国内档案数字化监理研究综述

文/中南出版传媒集团股份有限公司 康惠

当前，市场化档案数字解决方案是我国档案数字化工作的主要形式。旺盛的市场需求推动了档案服务创新。近年来，监理被引入档案领域，档案数字化监理成为研究的新课题。

一、监理领域的相关研究

监理领域与档案相关的研究不多，已有的研究重点探讨了监理档案的管理。刘保瑞指出，监理档案是监理活动过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，是工程建设各方主体在依法建设、现场管理、质量控制以及采用新技术等方面的原始记录，是建设工程施工质量的重要组成部分。建设工程档案中的监理档案更是重中之重；花蕊则从ICT技术应用角度分析了电力监理档案管理优化的价值、问题与解决方法。同时，现有文献少有将档案数字化监理视为监理的子领域探讨与分析。监理领域研究与档案管理的交叉研究侧重于监理档案管理，这一领域未对档案数字化监理进行系统讨论。

二、档案数字化质量控制研究

质量控制是档案数字化的生命线。研究者在档案数字化早期实践中就已经关注质量控制的问题。刘琼瑶提出馆藏资源数字化建设必须重视格式标准、质量检测；刘萌则强调加强质量控制是馆藏数字化建设的必要保证措施之一。现有文献主要研究了档案数字化质控理论体系、应用技术以及标准。

（一）档案数字化质量控制体系研究。纸质档案数字化是控质体系研究的主流，但纸质档案数字化存在著录款目混乱、格式不规范等共性问题。近年来，声像档案数字化质控开始引起研究者的关注。方彦基于PDCA构建了纸质档案数字化质量控制循环体系，以变被动录入为主动智能追踪的管理变革；刘江霞综合国内外已有研究，分析了声像档案数字化质量影响因素，构建了五级主观评价标准体系。

（二）档案数字化质控系统研究。李艳娟认为，国内纸质档案数字化成果监测工具是缺位的，已有的工具存在检查不全面、普适性差的问题；吴卫华介绍了浙江省研制的档案数字化成果质检系统，该系统填补了国内档案数据质量检验实用工具的空白。宁波市档案局与宁波工程学院联合开发了一套集计算机智能化检测和传统人工检测为一体的智能检测软件平台。该平台实现了检测手段的智能化和检测规范的智能化，从而提高了检测质量与工作效率，节省了人力物力，在档案工作中取得了良好的效果。

（三）档案数字化质控标准研究。我国纸质档案数字化标准体系尚不完备，部分标准缺失、更新速度滞后。杨中营介绍了北京档案局起草的《档案数字化规范》并标准进行了解读：2013年12月20日，北京市质监局公布《档案数字化规范第7部分：成果存储与利用》，正式形成涵盖纸质、声音、录像、缩微胶片、照片等类别的地方标准体系，为区域档案数字化质控提供标准支持。已有研究预设了档案数字化质控的场景：即档案数字化质控流程、业务设计主要是基于二元市场主体——业主与承建方。除承建方的自检外，质控主要由业主实施。随着市场的发展，数字化外包市场进一步细分，已有的“业务—承建”二元质控体系无法解释引入监理的三元质控体系。

三、档案数字化监理研究

（一）档案信息化系统监理研究。在档案领域，档案信息系统建设较早引入监理。薛四新、彭荣、陈永生等主编的《档案信息化应用系统建设》中提出，信息工程项目监理与系统建设过程中的咨询服务对档案管理学而言是一个新生事物，是影响信息化建设成功与否的重要因素；陈国云从信息化生命周期、信息不对称、约束机制、信息化发展以及委托方和承建方的需求五个方面分析了档案信息化引入监理机制的必要性，但并未对信息监理进行界定；张永生提出，信息监理即信息系统工程监理，是指依法设立且具备相应资质的信息系统工程监理单位受业主单位委托，依据国家有关法律法规、技术标准和信息系统工程监理合同，对信息系统工程项目实施的监督管理；周美兰认为是用专业的信息项目监理单位代替非专业的项目实施机构，对信息项目进行科学管理，以确保信息项目实施的有效性和科学性。

（二）档案数字化监理。早期的数字化监理项目要求监理方具备信息监理资质，这是因为早期的数字化项目是将数字化系统与档案数字化加工打包采购（如宁波市档案局2008年招标采购监理服务）。随着档案信息化的推进，档案业务机构档案数字化监理开始独立发包。夏美玲指出，档案数字化业务外包存在的安全、财务等隐患，需要制定标准化业务流程、加强数字化场所安全防控引入第三方监理；钟伦清以广东省馆藏数字化成果及档案实体还原质量检查服务项目（即档案数字化监理）招标文件中的用户需求为例，介绍了档案监理的基本流程、质量检查汇总、质量验收要求、数据检测要求；屠跃明认为，档案数字化质量监控引入监理机制可以帮助档案部门对外包企业筛选把关，对项目进行全方位监督，减轻档案部门的负担，同时也有利于协调业主方和承建方的关系。

现有研究重点分析了概念、价值与作用、风险、业务流程运行模式。李步德认为，档案数字化监理是档案数字化市场细分的结果，从概念、属性、特征以及服务内容系统分析了档案数字化监理研究的基本理论问题；魏会玲则侧重分析了档案数字化监理的价值与作用；周军基于WBS-RBS工具对档案数字化监理的全生命周期的业务风险进行了系统分析；吕玉洁、蔡明娜、方彦则重点从档案数字化监理的运行机制进行了研究。档案领域档案数字化监理仍处于起步阶段。理论依据、基本理论问题等档案数字化监理的基本理论研究有待进一步加强。现有研究以个案分析为主，缺乏档案数字化监理应用的系统调查与分析。已有的研究重点探讨了档案业务部门档案数字化监理的应用，但是对档案数字化监理运行机理分析不足，档案数字化监理模式的实现与提升少见讨论。

四、研究评述

通过对档案数字化监理相关研究的梳理，主要存在以下不足：

（一）档案数字化监理基本理论问题研究较少。档案数字化监理基本问题研究的滞后已经导致档案业务管理机构社会采购中监理服务商认知的冲突，档案数字化监理的基本理论问题研究亟须完善。

（二）档案数字化监理研究不系统、不深入。对于档案数字化监理的演进与成因、理论基础、机理以及提升路径等问题仍缺少系统、深入的分析。

（三）档案数字化监理研究体系尚不完备。从方法论的角度看，档案数字化监理缺乏可操作的框架与具体的解决方案。从档案业务管理机构的角度看，档案数字化监理的应用条件、潜在风险、价值与作用仍缺少系统的分析与梳理。

（四）对档案数字化监理意识不足。从管理的角度看，档案数字化监理缺乏管理与规范。从治理的角度看，业主、监理方的自律与他律如何实现和政策需要进行哪些干预等问题仍少见讨论。