精细化管理在职业鉴定中心档案工作中的应用

2023-08-05延安市职业技能鉴定指导中心刘娜

办公室业务 2023年13期

文/延安市职业技能鉴定指导中心刘娜

职业鉴定中心按照国家职业标准相关要求，对劳动者的职业技能进行科学规范、客观、公正地考核。在职业技能鉴定过程中会形成一系列的档案资料，这些档案资料是保证职业技能鉴定的客观性、真实性、原始性的重要依据。在档案高质量发展的背景下，职业鉴定中心档案工作应更新管理方式，提高档案管理质量。精细化管理是指通过优化档案管理程序、细化档案管理责任、借助信息技术手段提高档案管理效率，是符合新时期职业鉴定中心档案工作质量提升的有效方法。

一、职业鉴定中心档案工作现状

职业鉴定中心在职业鉴定工作过程中会形成职业技能鉴定考务档案、职业技能鉴定计划安排、职业技能鉴定人员名册、职业技能鉴定试卷、职业技能人员存档表等各类需要保存的档案资料。鉴于档案内容种类繁多以及新形势下对职业鉴定认证工作的新要求和新挑战，传统的档案管理工作方法显然已经不能适用，或亟须改善。

（一）新的要求。延安市职业技能鉴定指导中心每年承担着大量的职业鉴定工作，所形成的档案规模越来越大。为此，延安市职业技能鉴定指导中心在推动档案管理工作过程中将信息化、智能化、数字化作为主导方向。但在实际推进过程中，由于技术更新迭代速度越来越快，相应地对延安市职业技能鉴定指导中心档案管理人员的信息素养和职业技能提出更高要求。由于部分档案管理人员还没能在思想上和态度上有所转变，在推进职业鉴定中心档案工作信息化过程中主动意识不强，没有充分认识到档案管理工作信息化、智能化建设的必要性，在工作过程中面对新系统、新技术往往手足无措。

（二）新的挑战。职业鉴定中心档案管理工作覆盖职业技能鉴定整个工作流程。2022年评价机构备案新增4家，其中高技能人才评价基地新增2家。截至2022年底，共完成评价机构备案10家，包含用人单位1家，社会组织8家；可开展高技能人才评价工作的有3家，其中国有企业1家，为延安市公共交通有限责任公司；公办类院校2家，分别为延安大学、延安职业技术学院。随着工作任务的不断增加，职业鉴定中心档案类型越来越多，需要档案管理人员针对不同档案类型进行分类管理。但目前在具体工作落实过程中距离精细化、精准化管理还存在一定差距。

二、职业鉴定中心档案工作存在的主要问题

延安市职业技能鉴定指导中心在档案管理工作过程中既要树立“以人为本”的理念，积极推进档案开放，同时还要完善档案开放鉴定制度机制，更好地服务广大劳动者和社会大众。目前，职业鉴定中心档案管理工作还存在着档案开放鉴定实践推进乏力，相应制度机制建设落后，档案精细化管理推进缓慢等现实问题。

（一）档案开放鉴定实践推进乏力。从理论研究层面看，职业技能鉴定中心应将档案开放作为提升档案管理工作的重要方面，部分职业技能鉴定中心认为档案信息涉及劳动者个人隐私，导致档案管理“保密过度而开放不足”。原因如下：一方面，当前国家针对职业技能鉴定中心档案开放还缺少宏观层面的法律规制，在具体实践过程中还缺少统一的工作标准和具体落实环节，一些模糊的法律条款难以为职业技能鉴定中心档案开放提供依据，相关工作开展推进缓慢；另一方面，职业技能鉴定中心经过多年发展，拥有庞大的档案信息，要想完成档案开放鉴定目标，工作量巨大，以现有的人力、物力、财力推进缓慢，加之新《档案法》对档案开放期限缩短，进一步加大了开放鉴定档案的难度。

（二）职业鉴定中心档案精细化管理推进缓慢。职业鉴定中心档案管理精细化，能够为业务工作提供强有力支撑，有助于发挥职业鉴定中心档案信息资料的原始凭证功能。但目前在具体工作开展过程中，组织领导不到位。一是职业鉴定中心档案管理工作仍然处于边缘位置，并没有围绕职业鉴定中心档案精细化管理工作全面统筹各类资源，也没有研究精细化管理的各项问题，在工作中还没有形成“领导抓、专人管”的工作格局。二是制度机制建设落后。职业技能鉴定中心档案精细化管理需要扎实的制度作为保障。但目前关于职业鉴定中心档案管理的相关制度机制精细化内容相对较少，对各个岗位工作职责和任务划分不够明确，对于如何推进职业技能中心档案精细化管理还缺少可靠的制度保障。三是保障设施建设相对落后。在职业技能鉴定中心档案精细化管理过程中还缺少必要的硬件设施，弱化了职业鉴定中心档案管理质量。

三、职业鉴定中心档案精细化管理的优化建议

职业技能鉴定中心档案精细化管理是一项复杂的系统工程，必须在理念上主动转变传统工作思路，以理念带动行动，推进职业技能中心档案精细化管理。同时要在流程上严格把关，实现职业技能鉴定中心档案精细化管理各个流程的有效衔接。同时还要在人才队伍、方式方法创新和技术引进方面“做文章”，为职业技能鉴定中心档案信息化管理奠定扎实基础。

（一）以理念更新推动精细化。职业鉴定中心档案精细化管理是未来发展的重要趋向，只有在精细化管理过程中自上而下形成精细化管理理念，才能够在思想上认识到精细化管理的应然性和必然性，才会在行动上有所作为。因此，在推进职业鉴定中心档案精细化管理进程中，首先要从领导层做起，主动学习中办、国办《关于加强新时代高技能人才队伍建设的意见》，省委、省政府《关于印发陕西省“十四五”人才发展规范的通知》（陕发2022〔14〕号）和市委人才办《关于征求延安市“十四五”人才发展规划（征求意见稿）意见的函》（市委人才办函2022〔550〕号）文件精神，充分认识到职业鉴定工作的重要性，充分认识到职业鉴定中心所形成的档案的价值，进而围绕职业鉴定中心档案管理的具体特点，以精细化管理理念为指引，积极推进职业鉴定中心档案工作的开展。目前，延安市在高技能人才培育方面还难以满足“十四五”期间城市发展需求，更需要职业鉴定中心主动发力、积极作为，既要在业务工作上有所建树，也要在档案管理方面有所贡献。同时，职业鉴定中心主要领导还要对精细化管理理念进行宣传，形成以上带下的良性工作局面，要求档案管理人员认真学习上述文件精神，在思想理念上有所转变，将精细化理念与实际工作相结合，进一步提升职业鉴定中心档案管理质量。

（二）以流程优化推动精细化。通过优化职业鉴定中心档案管理流程，有助于缩短档案的收集时间，实现职业鉴定中心档案信息资源的快速整合。为进一步提升职业鉴定中心档案管理精细化水平，必须对当前职业鉴定中心档案管理的具体流程进行全面梳理。2023年，延安市职业技能鉴定指导中心明确提出：要优化服务，提升服务效能，主动做好无缝衔接，对有意向申报备案的机构主动对接，防止事项落空，避免办事机构“来回跑”。档案管理工作要按照上述要求对现有的流程进行优化，加强与相关部门联系互动，建立起紧密联系，避免出现疏漏。同时要重视职业鉴定中心档案社会化开放。新时期，无论是劳动者，还是社会公众对职业技能鉴定中心档案开放都提出了新的要求。为此，应有步骤、分批次地向社会公布一批开放档案，这样既有利于提升延安市职业鉴定指导中心的社会影响力，也能够更好地满足社会公众对于档案信息资源利用的迫切心情。

（三）以方法优化推动精细化。对标《陕西省人力资源和社会保障厅关于全面实施职业技能等级认定的通知》（陕人社发〔2020〕30号）文件精神，延安市职业技能鉴定指导中心在档案精细化管理方面还存在着阵地建设薄弱、档案管理粗放等问题。为进一步提升延安市职业技能鉴定指导中心档案管理精细化水平，必须以问题为导向，在优化流程的基础上，对延安市职业技能鉴定指导中心档案管理方式方法进行创新。例如，在具体档案划分方面可以从认定职业（工种）入手。2022年，延安市职业技能鉴定指导中心已从养老护理员、中式烹调、电工等几个职业（工种）扩展到汽车修理、企业人力资源管理师、人工智能训练师、劳动关系协调员、健康管理师等110个职业124个工种，相应地在档案分类方面也可以依据110个职业或124个工种形成档案分类，这样既可以快速地查询相关资料，也有助于提升档案精细化管理水平。从鉴定的层级看，延安市职业技能鉴定指导中心共组织认定2891人，获证人数1874人，初级（五级）1151人、中级（四级）404人、高级（三级）268人、技师（二级）24人、高级技师（一级）27人。可以按照初级、中级、高级、技师和高级技师进行档案划分，进一步提升档案管理的针对性，更好地发挥档案信息资源的特殊价值。

（四）以技术手段优化推动精细化。信息时代为职业鉴定中心档案精细化管理提供了可靠的技术支持。因此，有必要在职业鉴定中心档案精细化管理过程中主动融入现代信息技术，进一步提升职业鉴定中心档案管理的精细化、智慧化、信息化、数字化水平。一方面，要充分利用电子信息技术优势，实现传统纸质鉴定档案向数字化鉴定档案转型，进一步提升职业鉴定中心档案信息资源的查询效率，同时也有助于节省职业鉴定中心档案物理空间，防止因纸质档案发霉变质影响档案信息资源管理和后续开发利用；另一方面，积极利用网络信息技术搭建职业鉴定中心档案数据库，对职业鉴定中心档案信息资源进行合理利用和开发。目前，无论是职业鉴定中心自身发展，还是社会公众对于档案信息资源的多元化诉求，都要按照精细化管理的相关要求进行，借助技术手段进一步提升服务的多元性。在形成档案数据库的基础之上，随时调用相关数据为不同主体提供有针对性的职业鉴定档案信息服务。

四、职业鉴定中心档案精细化管理的保障措施

职业鉴定中心要将档案管理工作放在突出位置，更新精细化管理理念，持续提升职业鉴定中心档案工作质量。职业鉴定中心档案精细化管理既需要扎实的管理系统作为保障，也需要完善相应的保密制度，切实保障职业鉴定中心档案信息资源的安全。

（一）建立健全档案管理体系。通过档案管理体系建设为职业鉴定中心档案精细化管理提供扎实的体系保障。一方面，引导档案管理人员充分认识到精细化管理对于提升职业技能鉴定中心档案管理质量的现实意义，强化档案管理人员的管理意识，使档案管理人员知道自身工作的重要性，进而对自身行为进行规范，以更为负责的态度参与职业鉴定中心档案精细化管理工作之中；另一方面，重视档案管理系统内容规则与单位实际发展需求之间的联系，找到当前职业鉴定中心档案精细化管理存在的不足，结合职业鉴定中心档案管理现有资源，建立相对应的管理系统，实现档案管理体系与单位需求的有机匹配，进一步发挥单位内部的管理效能。

（二）建立档案管理保密制度。职业鉴定中心档案与广大劳动者的切身利益息息相关，对推进延安市人才队伍建设，促进延安市经济社会发展都起着关键性作用。因此，职业鉴定中心在档案精细化管理过程中应对档案信息安全保密工作给予足够重视，充分认识到职业鉴定中心档案的特殊价值。一方面，要确保职业鉴定中心档案管理有专人负责，建立相对应的保密制度机制，并坚持动态化原则，结合职业鉴定中心档案管理的实际要求和现代信息技术的发展变化，对档案管理保密制度机制进行优化和完善；另一方面，要为职业鉴定中心档案提供必要的安全防护措施，做好防火、防盗、防虫、防鼠、防霉、防潮、防静电等工作。