关于改进高校会场管理和服务质量的探究——基于贵州医科大学的体验分析

文/贵州医科大学 孙继忠

随着高校办学规模的不断扩大，内部工作开展和外部联系交流不断增多，会场管理和服务质量工作面临着新的任务和挑战。同时，各有关会场设施建设也逐渐走向高端化、智能化趋势，如无纸化会议系统、云视频高清会议系统、LED电子大屏等。同时，会场音响声控、灯光演示、线路改造等技术设施的升级管理日益呈现出高度的技术性、复杂性。因此，如何加强高校会场管理和服务质量，协调各部门力量，有力推进学校的发展建设，是新形势各高校办公室工作人员必须引起重视和认真思考的问题，也是进一步提升管理科学化水平、加强办公室内涵建设的重要内容。

一、现状与问题

目前，贵州医科大学南、北校区共有各类会场13间，分别有大礼堂2间、道德讲堂2间、大型会议室7间、小型会议室2间，由学校办公室综合科具体负责管理，供全校南、北校区各单位轮流申请使用。据统计，南、北校区经常存在一天或半天之内多个会场同步进行数场重要会议或活动，但工作人员严重不足，无法多头兼顾，导致会务服务质量受到一定影响的情况出现。同时，会场仪器设备时常存有突发性技术故障，因无法保证专业技术人员随时在场，设施故障的解决缺乏及时性，对会议和活动开展造成一定程度的影响。

另外，北校区因有学校附属医院同在该校区办公，会场使用频率更是居高不下，各会场仪器设备由学校与附院两家厅级单位交叉使用，设备操作、维护缺乏专门机构和人员管理，极易引起设备故障，特别是寒、暑假学校在北校区办公时，北校区会场使用更是紧张，时常在会场申请使用上出现时间冲突，对两家单位工作开展带来一定影响。

二、相关管理部门改进会场服务的举措进程及局限性

（一）招募一定数量的勤工助学学生从事南、北校区会场仪器设备操作管理和服务。因学生每天不同时段都需要上课，导致学生服务时间不固定，无法及时解决临时性、突发性、持续性会场需求服务，且每学年每学期课时量不同，特别在进入高年级后，随着课时量增多和面临毕业重担，时有学生退出，服务人员队伍不稳定，进而导致整体会场服务效果不容乐观。同时，在大型活动举办日当天，值守学生服务能力水平有限，无法满足演出单位服务需求，还需另请服务厂家技术人员过来协助进行专门仪器设备操作和服务。另外，大礼堂、道德讲堂由于舞台设备操作涉及众多高压电路和高空作业（如：舞台升降机经常需要学生爬至舞台顶上方进行手动操作，南校区大礼堂LED电子大屏后部还有复杂电路开关，时常需要人员进出操作）有一定的安全隐患，需要专门技术人员进行仪器设备操作。

（二）通过与学校相关物业公司或人事处协调安排人员在南、北校区从事简单会务服务。近年来，有关部门与学校物业公司协商在南、北校区提供合同工专门从事会场保洁、礼仪等服务。南校区方面，由于无团队人员协作管理，加之人员服务能力有限，在仪器设备操作管理、茶水及座签摆放等方面不能很好地满足会务使用需求。另外，会务服务上下班时间不固定，工作经常需要早到或晚归值守情况，存在无法正常上下班的问题，相关物业公司合同工人员无法长期接受此种工作安排，频繁出现辞职现象，人员流动性大，不利于学校会务服务工作的开展。北校区方面，通过与人事处协商招募合同工1名，从事会场保洁服务已有多年，但年纪偏大，服务内容单一，仅1人能从事卫生打扫工作，其他会务服务、仪器设备操作等更无法胜任，无法满足全面的会务服务需求。

三、其他兄弟院校会场管理经验做法

目前，贵州省内部分高校新老校区会场管理与服务普遍实行物业外包模式。

（一）直接委托校外物业公司负责学校各项会务服务与管理。贵州师范大学、贵州民族大学、贵州中医药大学、贵州理工学院四家高校均与物业公司协商签订服务合同，除个别会场仍由学校有关部门具体管理之外，已基本将学校整体会场外包给学校物业公司，具体会场管理与服务由物业公司提供，内容涉及大礼堂、行政楼各有关会场，具体负责相关会务服务、仪器电源开关、设备操作、会场布置、空调管理、会场保洁等服务。

（二）由学校依托挂靠在自身后勤处相关公司。

如后勤处方面物业公司等负责学校各项会务服务与管理。贵州大学各会场（老校区大礼堂除外）基本都由挂靠在后勤处的物业公司负责服务管理整个学校新、老校区会场，各设有会议服务中心1个，安排有会务服务人员、仪器设备操作人员。贵州财经大学依托学校后勤处成立资产管理有限公司，负责全校包括会场在内的物业服务，涉及开关门、设备操作、会务服务，均由一定数量的专职会务人员完成上述业务工作。

四、改进建议

高效专业的会场管理和服务工作是高校会议活动顺利进行的重要保障。为提高会场的管理与服务效率，保证学校正常工作的有效运转，需在实践管理中不断总结经验做法，改进方式方法，提高管理质量和服务水平。对会场进行科学合理的管理和使用，严格按照管理规定办事，保障会场高效运行。

（一）借鉴省内兄弟院校经验，积极尝试学校会场服务全面外包，走专业化会务服务路线。根据兄弟院校会场管理做法，将高校会场业务整体交由相关物业公司进行全面管理，已是一种发展趋势。会场各有关设备如无纸化会议设备、高清视频会议系统、LED电子大屏、声光设施、会议系统等仪器设备操作、运转建议由物业专业技术人员进行管理。设备维护、检修项目内容如物业公司无法完成可由其或学校委托专业设备公司予以完成，避免依靠学生操作而带来安全隐患；会场有关会务服务如会场保洁、茶水服务、会务座签等资料及桌椅摆放、仪器设备开关、门锁开关等有关服务由物业专业团队人员完成，以更好地展现高校良好的会务管理活动形象。

如此，既能形成持续性、专业性的会场管理跟进服务，又能方便学校不同校区多家单位使用，一方面能解决学校办公室综合科室会务人员人手不够的问题，将具体管理科室、部门从频繁琐碎会务中解脱，以便做好办公室各有关工作；另一方面，也能避免非专业人员操作而带来安全隐患或出现工作失误。从长远考虑，建议学校后勤管理处（后勤集团）可适时组建成立学校会议服务中心，最终形成由学校办公室负责审批，学校会议服务中心具体运营全校所有会务场所的管理格局，让学校会场服务走上专业化、规范化的发展模式，打造有高校特色的会议服务运转体制。

（二）认真落实上级节约办会要求，探讨实施学校会场收费制管理模式。目前，贵州省内高校普遍还未实施会场使用收费模式，贵医大南、北校区会场也本着“有需尽用”的原则无偿供全校各单位申请使用。但随着学校会场各相关仪器设备配备逐渐完善，以及学校各单位工作业务量逐年增加，会场使用频率也大幅增加，部分申请单位工作人员使用会场节约意识不强，会场使用成本飞速增长。仅以南校区大礼堂为例：现有投影仪（1000w）、音响系统（5000w）、舞台照明系统中三基色照明（2400w）、面光灯（35200w）、耳光灯（32000w）、舞台染色灯（22000w）、摇头灯（36000w）、追光灯（6900w））、空调系统（29000w）、LED电子大屏（80000w）、长条LED电子屏（4800w）。据测算，上述仪器设备在活动或会议举行期间，同时开启功率消耗高达254.3KW，按教育用电1度电0.472元计算，一小时仅电费计达120元，使用半天（6小时）计算高达720元。此种统计方式还未将观众席照明系统、接待室供水系统和各有关设备耗损、耗电计算在内，如若计算在内，则耗电费用更高。

因此，为进一步牢固树立厉行节约、勤俭办会的良好会风会貌，借鉴贵州省教育厅会场管理做法，实行学校会场使用收费制势在必行。高校会场收费不以营利为目的，而是实现水电等耗损项目的补充平衡，进而督促学校各使用单位在做好工作的同时树立节约意识，为学校节约开支。建议依据会场场地大小、仪器设备使用程度、使用时长、仪器耗电量大小等指标，实行有区别的收费模式。

（三）加强高校会场的精细化管理与服务。高校的会场管理与服务工作是一项琐碎又复杂的工作，有必要将精细化管理引入高校会场管理与服务工作中，切实服务学校的日常工作，保障会务活动圆满完成。会前，应与相关承办使用单位做好充分的对接和沟通，与有关承办及参会人员保持密切联系，随时告知其相关重要事项。会中，面对会议活动的临时变动和突发情况，及时请示、迅速解决。会后，要认真做好经验总结、发现问题、认真思考、及时纠正，从而不断提高会场管理与服务的效率和满意度。

（四）加强学校新建校区相关职能部门会场标准化建设。目前，贵医大相关职能部门普遍建有会议室供部门会议或活动使用，但又存在部分职能处室会议室桌椅设施不完善，承载力不强等现状。下一步，可借校区调整之际，由学校相关部门协调对上述有关楼宇及楼层职能部门会议室进行规范化、标准化建设，按30～40人规模将会务设施补充完善。如此，能避免逢遇学校重大分组、分团会都需临时从学校会议室调配桌椅到相关职能部门会议室，开完会又搬回，继而造成桌椅搬动耗损甚至丢失的不良现象。

另外，通过相关楼宇部门标准化会场建设，有关部门会议既方便邀请校领导参加，也可在本部门或本楼宇举行，避免逢遇校领导参加的相关会议都要来学校层面会议室举行的情况，可适当减轻学校会场管理与服务压力，同时提升有关部门自身办会水平和能力。同时，校领导去职能部门会场开会参会，通过走访，增加对基层职能部门工作开展情况的了解，有助于增进校领导与基层职能部门的互动交流。

（五）平衡新老校区会场布局，适当增建会议场所，充分满足学校发展使用。以贵州花溪大学城各高校为例，新、老校区联动办学，会议场所分布不均衡，老校区会议场所仍然紧缺，会场硬件设施老旧，无法满足学校发展使用。因此，对各高校新、老校区会场建设需平衡考量，根据各校区实际情况，对老校区增加、完善会议场所，切实为学校发展提供优质的会务服务。