计算机网络技术在档案管理工作中的应用分析

摘要：随着计算机网络技术的迅猛发展，档案管理的效率得到了极大的提升，这不仅彰显出当今科技的先进性，也为未来的档案管理提供了强大的支撑和借鉴。由于机关单位的持续发展，大量的档案信息被收集、整理和分析，这些信息的处理和使用质量将会对公众的权益产生重要影响。为了更有效地管理档案，满足社会对信息化的需求，应该持续努力，不断对其优化和完善，以达到更好的效果。

关键词：计算机网络技术；档案管理；应用效果

中图法分类号：G270 文献标识码：A

１ 引言

通过将计算机网络技术应用到档案管理中，能够大幅度改进这项工作的流程，并为客户带来更优质的服务。然而，由于档案管理需要处理大量数据，而且计算机网络技术的使用时间相对较短，因此，仍需不断提升档案信息处理的计算机网络技术水平。随着科技的飞速发展，实现信息化管理已成为当今档案管理的重中之重。为了更好地满足社会需求，必须不断改进和完善计算机管理系统，以提升档案管理的效率和质量。

２ 计算机技术应用于档案管理的必要性与迫切性

２．１ 必要性

２．１．１ 档案现代化发展的需求

随着计算机技术的快速发展，其成为企业和社会组织管理档案不可或缺的重要工具，并给各个领域带来了前所未有的变化，大大提升了效率和效益。随着时代的发展，档案在我们的日常生活中扮演着越来越重要的角色，它们所包含的信息也变得越来越有价值。使用先进的技术对大量的信息和档案进行存储和分类，从而使其更有效地进行传播和管理。面对日益复杂的信息档案管理，工作人员必须提升自己的能力以及效率，以便更好地执行档案管理任务。传统的纸质档案管理方式存在诸多弊端，如工作周期过长、人力投入过多、流程烦琐、效率低下等。通过应用计算机技术，能够更加有效地管理文件，从而更快地完成拟稿、核稿、签发等任务。另外，通过自动化的分类、立卷和归档，将文书处理与档案管理进行有机结合，从而极大地减少工作量，提升工作效率。

２．１．２ 推动现代管理信息化

档案管理不仅仅是维护和保存档案，而且还应积极探索、开发和利用有效的档案信息，以便更好地满足社会发展的需求，并为未来的工作奠定坚实的基础。在这个过程中，档案的有效性、便捷性和明确性将会对后续工作产生重大影响。通过应用信息技术，能够将档案信息进行数字化处理，从而大大提升管理效率。这不仅能够推动信息技术在档案管理方面的应用，还能够让档案管理更好地适应时代发展，从而实现彻底的改革。

２．２ 迫切性

随着高科技的飞速发展，档案管理已经开始应用信息技术和计算机技术，取代传统的手工操作，以信息为载体，而计算机则成为处理工具，从而极大地提升了档案管理的效率。档案管理工作者的职责已经从传统的纸质文件转变为利用计算机技术实现文件的录入和管理，从而更加有效地完成编目和检索，以及更加准确地记录所有相关信息。通过应用计算机技术来存储信息，能够实现更加便捷的信息管理和档案管理。

２．２．１ 档案管理工作面临的发展机遇

在西方国家，计算机技术已被广泛应用于档案管理，但是由于我国计算机的普及时间较短，因此，利用计算机技术提升时效性和效率的尝试太少，并且在将其与档案管理结合起来的过程中，仍存在一些挑战需要应对。利用计算机技术处理档案，实现信息的有效共享，已经成为一种现代化的必然趋势，但仍有待于持续完善。

２．２．２ 档案管理工作面临的挑战

虽然计算机技术在档案管理方面的使用时间相对较短，但仍然具有巨大的潜力可供挖掘。许多宝贵的历史文献都是通过计算机进行存储的，但由于各种信息技术的局限，其安全性仍然是一个重要的问题。

因此，必须加强对这些文件的保护与开发，并确保它们的安全。随着市场经济的不断发展，信息技术的应用越来越重要，其可以为我们提供更有效率、更便捷的档案资料。

２．３ 应用价值

随着信息技术的飞速进步，档案管理的数据量急剧上升，对于管理的要求也越来越高，而传统以人为本的管理方式已经难以适应当今的复杂环境。传统以人为中心的管理模式缺乏效率，导致大量的人力、物力和财力浪费。采用先进的计算机信息技术来改善档案管理，不仅有助于其实现智能化和自动化，而且还具有重大的社会和经济效益，其最大的价值体现在如下。（１）通过利用大数据技术，能够更加便捷地获取和管理档案信息和资料。这种方法不仅能够减少对纸质档案的依赖，缩短获取时间，而且还能够将档案资料存储在Ｕ 盘、硬盘等容器中，从而极大地简化资料收集的过程，以及提高资料的利用效率。（２）通过数字化处理，档案资料可以被安全、快捷地存放于多种不同的存储介质中，并且具有良好的备份功能，这样可以有效避免资料的流失和损毁。此外，如果档案资料受到破坏，只要使用备份数据库，就可以迅速恢复，从而极大地提升档案的安全性和可靠性。

（３）采用先进的自动化档案管理系统，可以大大提升查询和检索的效率，只需要在搜索框中添加合适的条件，就能够迅速找到所需的档案资料，并且能够实时、准确地更新，这是传统人工管理模式无法比拟的。

３ 计算机技术在档案管理中的实际应用

３．１ 档案的自动化管理

通过应用计算机网络技术来管理档案，能够实现对档案的自动化处理，从而降低人力成本，节省时间和精力，提高工作效率。通过使用计算机网络技术，能够快速地将文件存储到系统中，并能够自动地整合和处理这些文件，还能够根据需求快速地搜索、识别文件。

３．２ 档案信息网络共享

随着计算机网络技术的不断发展，它的信息共享能力大大提升。同时，通过对传统的联机搜索和脱机搜索进行改进，使档案的信息化水平得到了显著提升。通过网络平台，人社局就业办可以将失业员工的个人信息和其他非隐私资料共享给用人单位，并且通過严格的身份验证，让用人单位可以轻松访问平台，同时利用平台提供的搜索功能，快速找到自己所需要的人才。通过信息共享，企业可以更加清晰地了解员工的过去经历，从而缩短与员工之间的差距，进而提升失业者重新就业的效率。

３．３ 档案信息安全保存

利用先进的计算机网络技术，开发出具有高度可靠性的软硬件系统，以及可以实现对档案信息的实时传输，从而构建出完整的数字化档案。相较于传统的纸质档案，数字档案具有更高的可靠性和便捷性，其可以在极短的时间内被完整地保存，而且可以通过网络迅速传输，从而节省了大量的时间和资源。通过将数字档案存储于互联网上，可以延长其使用寿命，减少对外界的干扰，降低管理成本，极大地提升档案管理的效率，从而有助于改善失业者的就业状况，并提升其生活质量和水准。

４ 计算机网络技术在档案管理工作中的应用建议

４．１ 更新档案管理指导理念、发挥计算机信息技术优势

当前，我国企业和事业单位在档案管理方面存在诸多挑战，如果不能找到有效的管理方式，将会导致信息资源混乱和效率低下。为了改变这种状况，应逐步引入计算机信息技术，以创造良好的条件。市档案馆负责人应当充分认识到档案管理的复杂性，并努力寻求解决方案，以提高档案管理的效率。因此，应加强对信息技术的研究，并引进先进的科技和设备，以便更好地实现档案管理的目标。市档案馆致力于通过建立完善的网络体系来管理和保存各类档案，并为公众提供便捷的查询、检索、复印等服务，以保证档案的安全、完整、及时、准确。

随着科技的不断发展，计算机信息技术已成为当今社会不可或缺的一部分，它以其便捷的操作、丰富的信息以及广泛的应用，极大地改善了档案管理的效率，满足了当今社会对高质量档案的要求。通过采用先进的计算机信息技术，能够有效地管理档案，使它们具有完整性、有效性，并且能够跨越时空的限制，通过网络信息的传播，实现信息的共享。另外，还要不断推出最新的软件，充分保障档案的安全、可靠和准确性，从而达到良好的管理效果。通过信息技术，可以对数字化或电子版的档案资源进行存储和传输，并利用计算机技术、网络技术、虚拟技术和转换技术来实现这一目标，以弥补传统档案管理模式的缺陷，从根本上解决问题。

４．２ 提高档案管理工作人员的计算机技术水平

随着信息化的发展，计算机网络已成为当今社会的重要组成部分，为档案管理带来了前所未有的便利。因此，相关部门和企业都必须跟上时代的步伐，充分发挥计算机网络的优势，开发和利用各种信息资源，以更加高效地完成档案管理任务。同时，应当积极推进档案管理信息化建设，努力实现信息处理与应用的高效协调，充分发挥档案信息的潜在价值，为企业的决策制定、工作的顺利进行提供可靠的技术支撑和有力的依据。机关单位应该积极探索新技术的应用，加强统筹协调，确定最佳的技术应用方案，并不断积累经验和方法，以达到有效的档案管理效果。

４．３ 构建档案线上共享平台、完善信息化档案管理机制

随着信息化档案管理的不断深入，它不仅可以有效提升档案管理的质量和效率，而且能够更好地激励和促使企业实现更大的经济发展，同时应加快构建应用档案资料线上共享平台，不断改进和完善信息化档案管理机制，以提高档案管理的质量和效率，实现更高效的管理。比如，通过采用先进的云技术，搭建多终端的档案资源共享平台，使智能手机、计算机等多种设备都连接到一起，从而使各种档案管理设备都能够轻松、快速地获取和处理相关信息，并且还可以通过数据的共享，促进档案资源的规范性和统一性，实现档案资源的标准化。

基于信息化档案共享平台，应不断改进和完善信息化档案管理机制，以确保档案管理人员能够有效遵守规范并受到约束。首先应该充分利用最前沿的信息化技术，如大数据、互联网，并结合实际情况和需求，制定一套完善的档案管理标准，加强对档案管理的监督，确保档案管理者能够按照规定的程序和流程完成任务。另外，为了提高档案管理的安全性，必须加强对信息化档案的安全防护。例如，加强对档案信息的安全检查，防止它们受到黑客、病毒等恶意攻击，还需定期對病毒库进行升级，并使用防火墙和杀毒软件，以便更好地保障档案数据的完整性。

４．４ 保证数字档案的安全性与保密性

尽管将档案输入计算机网络可以显著提升档案管理的效率，但由于存在着许多恶意攻击者，导致数据档案的完整性受到严重威胁，从而严重损害了档案的凭证功能及安全性。另外，随着网络病毒的持续发展，一些恶意攻击者利用他们的高超技术，对系统、文件等进行篡改，导致档案的完整性受到严重威胁，从而给社会带来巨大的危害。如果计算机中的文件遭受了黑客攻击或病毒攻击，将对公民的个人隐私造成极大的威胁。

使用计算机网络技术来管理档案时，最重要的是确保个人信息的安全性。为此，必须建立和完善有效的管理制度，并采取有效的保密措施，以确保档案的安全性。为了确保设计的失业档案存储的计算机能够正常运行，应确保它的网络连接完好，并且使用防火墙和杀毒软件来维护系统的安全性。在计算机系统中，任何与档案隐私有关的信息都不得通过互联网传播，使用者应该严格遵守身份验证程序，定期对档案进行审核，并参加专门的培训，禁止在计算机上下载任何非正式的软件，禁止浏览任何未经授权的网页，以及禁止访问任何可能存在风险的网站，以确保失业者的档案信息免遭恶意攻击。

５ 结束语

随着数据量的迅速增长以及计算机网络技术的飞速进步，将数据转化为可视化、可追溯的数据已成为当今社会的一种重要趋势。然而，由于计算机网络化管理尚未普及到各个领域，使得档案管理的效率和准确性仍有待提高。为了更好地管理档案，必须加强档案信息库的建立，并且让工作人员更加熟悉和掌握计算机网络的使用方法，以便更有效地应用这项技术来改善现有的档案管理。档案管理人员应当改变思维方式，增强服务意识，充分利用计算机网络技术，从而最大限度地发挥档案信息的价值和作用。

参考文献：

［１］ 宋维维，赵雪．档案管理工作中应用计算机网络技术的分析及研究［Ｊ］．网络安全和信息化，２０２２（１１）：２８?３０．

［２］ 周燕．计算机网络技术在档案管理工作中的应用［Ｊ］．无线互联科技，２０２１，１８（２１）：２７?２８．

［３］ 马亚静．计算机网络技术在档案管理工作中的应用融合［Ｊ］．计算机产品与流通，２０２０（１１）：８１．

［４］ 梁霄．计算机网络技术在档案管理工作中的作用与实践［Ｊ］．电子商务，２０１８（９）：５７?５８．

作者简介：王宏伟（１９７５—），本科，馆员，研究方向：档案管理。