基于信息视角的医疗收入内部控制现状及对策研究

2023-07-11陈峥珍湖南省儿童医院

现代经济信息 2023年20期

潘韵陈峥珍湖南省儿童医院

自启动新医改以来，各级医院开展的各项工作均以病人为出发点，对服务流程及操作进行持续优化，引入自助挂号缴费设备，逐步增设银联、微信、支付宝等多渠道缴费方式，实现挂号、缴费、检查结果打印一体化，看病难的情况得以明显改善。然而，随着就医环境的优化调整，就医效率得以明显提升，这也对医疗收入的管理提出了新的挑战。笔者认为，应对当前挑战的办法之一，就是从医疗收入内部控制着手，在分析现行内部控制不足的基础上，采取信息化方式，对医院内部控制进行优化调整。

一、医疗收入内部控制的现状

(一)收入内控相关制度的制定缺乏前瞻性

现阶段，各种设备迅速更新，而医院内控机制却长时间未作出任何调整[1]。长期如此，医院内控“狭窄”特性日益凸显，概念不具体，也未确定重难点及具体开展的流程，导致内控出现了各种漏洞。即使有的医院已经制定与实施了内控制度，然而因前瞻性比较匮乏，需不断地进行调整与改变，也未进行有效的事前控制。只有出现了风险，才会采取各种应对措施。对于内控适应性要求而言，相关制度必须具备前瞻性，能够对该系统进行全方位、精准的评估，第一时间发现所存在的问题，并能够迅速补救。在这“兵来将挡，水来土掩”的想法引导下，财务管理往往处于被动状态，难以有效防控财务风险。

(二)流程设计存在漏洞

对于医疗收入而言，其包含了药品收入、材料收入、检查检验收入、治疗收入等。在医疗服务中，导向性特征明显，如检查检验比、材料比、药物比等，如此可进行针对性控制，避免乱开具药方、过度治疗的现象存在。医院收入还关系到医生、患者、银行及第三方支付平台等切身利益，所以特别重要[2]。但是，现阶段大量医院自主收费服务尚处于试验时期，信息技术实则上只是一种简单操作，内控流程必须依靠财务部门。例如，信息部门觉得医院应收款项同第三方收费平台一样，不存在任何漏洞。实际上，医院收入确认。医疗退费管理流程漏洞、多收漏收费等情况较为普遍，还需重点解决。

(三)第三方支付等新结算方式加大了收入内控的难度

目前，“互联网+”时代日益繁荣，在医院中运用微信、支付宝等第三方支付的方式日益流行，也是无法阻挡的趋势[3]。对于第三方支付而言，其同患者、医院、医保支付等各方是一个独立体，其是一种比较独特的交易平台，经济实力强，信誉高，在挂号结算、治疗付费等方面发挥着重要的作用，患者用起来十分便捷，就医时间也得以明显缩短，结算程序日益简化。这一种独特的支付方式，虽然为我们带来了各种便捷，也加大了医院的资金管控难度。虽然第三方支付中往往配置了专业对象这一独特工具，然而医院往来业务较多，退号、退费的情况比较常见，且“时差”这一问题比较明显，无法做到实时性对账，退费失败的情况较为普遍，影响患者的满意度，加大了医院资金管理的风险。因此，在收入内部控制工作中，第三方支付业务面临着严峻的挑战。

(四)退费程序和管理上存在隐患

对于医院收入控制而言，医疗退费管理尤为关键。这一业务只需在窗口办理即可，在某些重要的环节可能缺少必要的审核程序，收退费金额较高、收费点较为分散、操作人员多等情况比较明显，这无疑是增加了医院审核与监督收入的难度。

有时由于相关检查项目预约时间较长，病人需要取消某些检查项目来窗口进行退费时可能已经跨月甚至跨年，某些项目在信息系统中可能无法查询到，这种情况下收款员无法确定是否能为其办理退费；此外，病人相关单据遗失的情况下能否给病人办理退费往往也会造成收款员的困扰。因此，需要对退费管理的薄弱环节加强控制。

(五)收入票据管理手段落后

对于医院收入而言，收入票据是关键性凭证，加强这一方面工作的管理直接关系到收入内部控制的效果[4]。新时代下，为了能够获得更好的发展，越来越多的医院致力于工作效率的提升；同时，信息技术的日益成熟及普及，在医院内控各个环节中均能够看见其身影；在医院管理中，医院逐渐引入各种信息化技术，构建HIS 系统。但是，在票据管理中，信息化常常处于缺失状态。因票据管理意识比较滞后，难以迎合新时代所需，票据管理系统并未统会计审核系统、收费业务系统相连接，数据难以实现真正的共享。同时，票据管理系统并不完善，还需深入开发，各种管理工作依然采取人工方式。因此，一方面票据管理差强人意，票据管理好坏很大一部分取决于票据管理员的工作质量，当面临着大规模的票据时，往往需要投入大量的人力成本；另一方面，因票据管理并未实现信息化，信息化水平较低，核销方面难以对其进行全方位的监督与审核。

二、改善医院收入内部控制的对策

(一)健全内控制度

对于内部控制而言，制度是必不可少的基础，科学合理、可操作的制度体系固然是财务风险控制的一种有效方法，然而前瞻性财务内部控制机制的构建也尤为重要。各级医院规模有所不同，开展项目也各具特色，领导应做到实事求是，因地制宜，对可能存在的风险进行分析，并进行针对性评价，制定与实施相对应的政策，切实做到防患于未然。首先，基于内部控制管理的动态性特征，应从流程方面进行全方位、多层次地分析；其次，基于内部控制管理情况复杂性特征，全面、反复研究，超前进行计划；最后，基于内部风险突发性、不确定性等特征，提前拟定各种备选方案及计划，事先进行有效预警。

(二)收入控制流程重设

对于医院收入流程而言，其漏洞较多，严重威胁到医院的财产安全，内部管理效率差强人意[5]。对此，应采用现代信息技术，以一个共同的平台管理缴费、票据管理及财务核算等环节，如此各环节具有独立的功能，也可实现联动，构建成“流水线”封闭管理环路，从而有效监督与管理票据，进一步强化财务核算的及时性、准确性、全面性，其是新时代下医院开展财务管控的重点。目前，医疗业务收入是医院运营的目的，而医疗收入关系到医院、患者及第三方(如银行、支付宝、微信商户等)三方利益，对此，以医疗收入为基础，根据三方分为医疗数据中心(医院)，如诊察收入、药品收入、材料收入、检查检验收入、治疗收入等；业务处理中心(第三方)，负责收取款项，且第一时间返还医院账户；信息中心(患者)，其职能在于保存患者身份信息、就医记录、联系方式等。这里设计了具体流程，全面管控医院收入，构建成完整的三角。医疗收入，这里并不是医院应收金额、第三方收入完全相一致便可以了，还需各系统一一核对毫无差别后，才可有效预防各环节出现差错，避免数据出现偏差。首先，HIS 系统将各医疗费用相关明细囊括其中，积极、全面地合计费用，且第一时间将其传递给第三方平台，由其发起收费，并将其转入到银行账户中。当银行账户回到HIS 系统时，开展核对工作，确保明细同总费用完全相符合。系统实施前期，组织开展一系列培训活动，进一步提高工作人员的信息化素养，要求前期财务同信息进行密切衔接，安排专业的财务人员核对信息数据，第一时间发现问题，有效预防漏洞的出现。

(三)加强与对第三方支付平台的对账控制

第三方支付方式发展迅猛，应当立即采取相应的控制措施，加强与第三方支付平台的对账控制。

首先，应当建立自动对账平台进行自动对账控制，整合各平台通讯数据，将第三方支付的交易记录和医院HIS系统的交易记录以及每笔缴费的缴费人、收费人、缴费类型、流水号等相关信息每日自动核对[6]；并通过自动对账筛选出异常交易记录，自动对账系统可筛选出HIS、第三方支付平台的异常交易记录，并在自动对账平台内标红显示，便于财务人员快速查找到交易不符的情况，查明原因，快速处理单边账的问题，保证交易的安全，防止舞弊现象发生。

其次，应当加强对财务人员的培训，提高财务人员对账水平[7]。同第三方支付平台进行连接后，财务工作人员需第一时间从互联网上下载相关数据，对交易余额、账户余额进行认真地核对。针对银行到账信息、自动对账平台罗列出的不正常数据应进行全方位、多层次地核对，促使其能够同总账、第三方平台、HIS 交易数据完全相一致，明确账务，对未达的账项进行第一时间清理。若出现了异常状况，应积极同信息人员协作，高效率找到原因并有效处理，对医院资金、客户交易信息的安全性进行有效保障。

最后，医院信息科结合实际情况，制定第三方支付技术安全应急相关预案，若受到了黑客攻击，应第一时间通知用户，并对系统进行有效修复，保护数据安全，有效降低损失。

(四)退费管理采用分级授权机制，加强信息牵制

“一卡通”在各级医院比较常见，HIS 系统重患者医生把相关医嘱载入到就诊卡中，患者在其他科室检查、手术治疗及药方取药时，相关科室应当在系统中进行确认，在收费系统中这一项目则从“提交”转变为“确认”，费用随即锁定。在退费环节采用信息系统分级授权机制，退费时，除了审批纸质材料，还需对HIS 系统中锁定相关费用，且必须由HIS分级授权操作权限的工号登陆进行退费确认，将“确认”状态调整为“取消确认”状态[8]。例如，门诊挂号费退费，医师如已在系统中确认患者就诊，则系统无法操作退费；退药环节，药房系统需进行退费确认；相关检查服务操作环节，需在检查预约系统中点击撤销执行，收费人员方可执行退费操作。如下图1 所示，患者办理退费后，应当收齐所有纸质单据，并由病人在退费单据上签名，收费员应将含有患者签名的退费票据附在收款员日报表后以做备查，并安排专人通过票据管理系统对退费票据进行审核。HIS 系统每日自动统计退费项目、金额，并生成和打印退费日报表，每月进行退费汇总分析，对于退费金额、频次异常的科室、人员、项目给予重点监控。

图1

总之，对于分级授权设计而言，其巧妙地借助了信息系统中牵制这一独特功能，对错误操作、人情漏退费的情况进行有效预防。

(五)加强票据信息化管控

在收入实现中，收费票据是不可缺少的凭证，加强其管理，可对资金安全性进行保障[9]。医院应大力推进财政收入票据电子化建设，结合自身情况，开设票据管理系统，确保收费系统能够同财政厅票据系统进行无缝隙连接，采用信息化技术实时核销收费票据[10]。同时，将购买、保管、领用、核销等票据管理的各个环节，纳入到电子票据电子化管理的这个系统中，可在线全程追踪门诊、住院等所产生的收费票据；管理人员可对票据库存、领用、使用等情况进行实时查询，且票据管理系统同收费系统进行无缝隙衔接，收款员登录收费系统进行收费时，系统自动按照该收款员所领用号段按照由小到大的顺序生成收费票据，规范医疗收费行为；日汇总结算时可对当日收费金额、票据起始号码进行全面汇总，有利于两种不同的系统实施双重监督与核对，逐渐形成以信息化技术为核心的票据综合性管理系统。