大数据环境下事业单位综合档案管理创新研究

摘 要：本文围绕新时代大数据背景下事业单位综合档案管理的创新性研究，从工作开展的必要性、面临的问题、如何开展三个方面进行论述。事业单位部门要在档案管理体制改革和发展的过程中，对传统的管理模式进行取舍与改正，多途径、多角度、多方式、多渠道采取有效的措施办法，保证档案管理能够在合理的范围内开展创新工作，为实现综合档案管理事业高质量发展打下坚实基础。

关键词：大数据；综合档案管理；创新

引言

互联网+大数据时代深刻影响着人们的生活思维和生产方式，为人类世界带来全新的面貌。大数据产业与档案事业的深度融合，使得综合档案管理工作进入了全新的变革时代。近年来，人民群众对档案利用率的不断提升和对档案事业关注度的不断增强，对于事业单位而言，进一步强化档案管理力度，提升档案管理效率和整体质量，成为当前发展的主流方向，需要我们创新思路，对工作流程进行优化改进，确保档案事业在大数据时代浪潮下能够实现良性健康发展。

1 大数据环境下事业单位综合档案管理工作创新性开展的必要性

1.1 提高事业单位档案管理效率

大数据技术的广泛应用，使得档案管理由以纸质档案为主的传统库房时代进入以电子档案为主的数字时代。随着社会经济的快速发展，事业单位每天所形成的档案不计其数，档案资源总体数量与日俱增，文件管理烦琐复杂，工作人员需要花费大量的精力和耐心，且具备专业知识和技术才能对其进行正确的分类保管。过去人工档案管理方式显然无法适宜当前的工作节奏，大数据时代下的档案信息化建设，档案部门信息化能力和管理品质实现巨大飞跃，管理人员实现利用先进设备对数据进行收集、管理、保存、利用、资源共享、统计分析、异地查询，而且操作简单、方便，可为社会各界快速提供专业、完整及准确的资料，有效减少了员工工作量，做到工作效率最大化。

1.2 实现规范化档案管理

过去的事业单位，档案信息化发展速度缓慢，单位之间管理水平参差不齐，人工管理档案为主的环境下不同档案工作者思维方式和工作习惯也各有差异，导致档案管理无法形成统一的规范模式，产生的历史遗留问题很多未解决。大数据时代下的档案信息化建设，无论是顶层设计还是具体落实，档案数据的收集整理、保管利用均有明确的标准要求，极大推动了档案事业的规范化发展。

1.3 提升档案资源的安全管理水平

档案本身是依据、是资源、是财富，可以说是重要的不可再生资源。在传统档案保存模式下，大多是将纸质文件放在橱子、柜子、盒子里。在长期的收集保管、查阅利用过程中難免会因为人为或者自然原因加速档案的老化，造成磨损、缺失、混乱等不可逆损害。大数据时代下的档案信息化建设，电子数据格式的档案资源存储于安全性高、兼容性强、符合长期保存要求的硬盘、光盘、磁盘等各类介质中，并采用异地容灾备份、异质定期备份的办法有效防止档案资料遗失[1]，是抵御突发性自然灾害破坏、确保档案安全的一项重要措施，且极大地节省了管理费用。大数据环境下的云计算技术，可保证服务器的所有节点和终端的所有接口数据实现精准控制，避免在电子档案利用过程中造成数据链紊乱的问题。数字加密技术和强复杂性密钥技术，对不同用户进行登录和查询利用权限加以限制，最大程度保证专人专项查询档案，实现信息隔离，有效解决数据被篡改、乱使用问题。

2 大数据环境下事业单位综合档案管理工作创新性开展面临的问题

2.1 综合档案管理重视程度不够、创新意识不足

综合档案管理工作与其他工作不同，具有长期性、系统性的特点，难以在短时间内看到成效，因此容易被主管领导忽视。与此同时，事业单位对庞大综合档案数据的处理与开发缺乏总体性、科学性的建设目标，在数据库分级管理、信息化技术标准体系、数据信息传输通道方面的建设无法做到统筹规划，难以保证信息体系的高效性和协同性，进而导致档案管理工作缺乏战略性，这些问题在工程开展之前无法解决，后续的管理方向会像无头苍蝇，发展将会极不稳定。

2.2 缺乏完善管理机制、管理水平较为落后

目前，随着大数据与各行各业的结合不断深化，各项产业的发展迅速提升。但是针对档案行业，很多事业单位领导者并未充分关注、了解、领会“互联网+大数据”的时代优势[2]，未能及时依据外部社会发展趋势来对管理机制作出进一步的调节和创新，导致档案信息化建设缺乏必要的基础保障和外部支持。这样产生的负面影响如：管理人员缺乏完善的培训、成长机制，个人素质无法满足社会潮流，会逐步被时代所淘汰；安全工作缺乏完善的机制，在数据库防护、人员权限、数据处理等方面便可能会出现各种各样难以把控的问题；信息系统缺乏完善的管理机制，软硬件设备的运维得不到保障，会严重制约电子档案的日常利用。有的事业单位虽然具备一定的管理机制，也针对部分问题进行了整改，但没有结合本地域、本单位发展实际，完善后的综合档案管理机制实用性不强，也深刻影响到档案事业与大数据的结合[3]。

2.3 档案管理者综合知识与能力素质有待提升

工作质量的高低与从事具体管理工作人员的业务能力、思维方式和专业水准有着紧密的联系。现阶段大多档案管理人员缺乏应有的职业素养，职业性不强，对档案管理业务缺乏充分的理解和认识，传统档案管理模式下配置的人员无法满足大数据时代的需要，此类问题在基层档案事业单位普遍存在且难以短时间内解决[4]。与此同时，事业单位在人员聘用、选拔、培训等方面力度不够，受职业发展限制和收入水平的制约，难以招募到具有较高技术水准的专业性档案管理人员，人才队伍综合素质得不到提升，无法适应新时代环境下岗位工作要求。事业单位对综合档案管理者缺少长期、系统、专业的培训，也是导致管理者素质偏低的重要因素。

2.4 档案信息化水平仍需快速提升

在传统管理模式中，以纸质文件管理为主，几乎是零数字化工作模式，在过程中需耗费大量的时间与精力去避免错误发生，还不能够达到预期结果。在“互联网+大数据”的时代背景下，充分实现综合档案管理与高端信息技术融合是发展主流方向。但是目前大多事业单位没有开展信息化建设或者信息化进程十分缓慢，没有根据自身发展情况去针对性地选择管理系统，在软硬件设施配置上不够完善。部分事业单位信息系统虽已建设完成，但也存在功能不齐全、根基搭建不牢固、底层构架不完整的问题，比如缺少共享与馆际交流的功能，无法打通单位之间的藩篱，导致“信息孤岛”的产生，极大阻碍了档案事业向大数据时代迈进。

2.5 档案安全性没有实现全流程覆盖

在事业单位档案信息化建设过程中，电子设备高度依赖于各类网络，网络安全水平没有随着信息化工作的开展而提升。由于互联网环境多种多样、繁多复杂，在每个环节都存在不少危险因素，对已形成的电子档案资源造成不小的威胁。存储介质的损坏或者故障，会直接导致数据丢失；网络黑客、病毒的入侵，会使系统崩坏，严重影响正常工作开展；地震、洪水等自然灾害，很有可能对档案数据造成不可逆伤害[5]。所以，安全性问题必须引起各事业单位高度关注。事业单位的综合档案管理与单项档案管理不同，存在很多级别类型的涉密档案，档案管理人员的业务水平、职业道德如果没有得到专业的培训，保密意识、法律意识达不到要求，很容易踏入违法红线，造成麻烦。

3 大数据环境下事业单位如何实现综合档案管理工作创新性开展

3.1 掌握互联网思维，转变思想理念

随着社会水平的提升和人民物质生活水平的不断提高，公众要求档案资源管理变得更加智能化、高效化、人性化、便捷化。作为综合档案管理者，在思想、管理内容、管理方式上都应与时俱进，充分认识到档案信息化管理的重要性，引起对于大数据与档案深度结合的关注，并向上级部门申请相应支持，要深度领悟大数据新时代主要思想，用优质的服务意识、大局意识去创新档案管理和信息化工作，以数字化改革推动综合档案管理工作实现高质量发展。

3.2 创新工作思路、优化管理模式

大数据背景下，档案管理发生以下三种改变：一是档案由纸质文件转化为电子数据，存在介质由实体转向虚体，在管理过程中往往面对的是在线采集、待加工处理的电子资料。二是由被动向主动转变，综合档案管理存在介质的改变，由过去纸质档案的被动管理变成数字档案的主动推送，相关管理人员应树立积极的工作意识，主动为查阅者提供完善的查询信息，不断增强群众满意度。三是管理向服务转变，科技的发展，使得在综合档案管理工作中，具体管理时间不断缩短、管理方式不断优化、管理成果更加显著，这就需要管理者将大部分的工作时间和精力放在如何提升服务质量上。

3.3 创新档案信息化管理制度

制定完善的、针对性强的、特色的综合档案信息化管理制度，是大数据时代实现档案事业转型升级的重要保障，事业单位要聚焦提供档案资源优质服务这一目标全面实施档案信息化管理工作。事业单位领导与综合档案管理者要深入贯彻落实中央关于信息化工作的决策部署，集中开展专题会议，传达并深入学习相关文件，扎实开展信息化工作。要成立网络安全领导小组，制定《综合档案信息化管理制度》，落实信息化工作主体责任和工作标准，对系统维护、风险评估、灾难恢复、应急处置等方面要作出明确的规定和要求，创新適合自身发展的档案管理流程。同时，制度应明确网络安全主要目标和基本要求，制订网络安全工作计划，为综合档案管理系统配置安全网关、漏洞扫描等安全设备，切实提高网络安全水平。要严格推行监督监管机制，部门齐抓共管，形成监督合力，紧盯重点领域、关键环节，列出责任清单，将有关协调工作落到实处，实现统筹推进、协调联动，分类处置问题。针对数据安全，要建立行之有效的重要档案异地备份制度，保证在最大程度减少对原件磨损的前提下，对档案数据实施全覆盖、多介质、多形式复制，有计划、有组织、有针对性地将重要档案迁移到其他载体上，同时提倡省、市、县各级档案部门上下联通，互相开展异地备份工作，使得档案原件和数据得到妥善保存。

3.4 强化档案信息化管理人才队伍的建设

在信息技术广泛应用的背景下，对档案管理人员的专业能力也提出了更高的要求，创新人才培养机制，加大人才培养力度，引进专业性强、素质好、技能高的综合性档案管理人员，是当前档案事业发展的重要工作。要创新式开展人才培养，摒弃传统开会培训、观看视频、灌输式的形式，内部可通过举办知识竞赛、技能实操比武等各类宣传活动的方式，引导档案管理人员领悟新思想、了解新形势、学习新做法，提升个人责任感和使命感。多方面、多角度、多形式开展线上线下培训活动，打破时间和空间的局限，促进档案人员增强自身能力、提高工作效率，树立新型管理理念，紧跟时代潮流，适应档案管理工作新形势新任务新要求，全面提升档案管理信息化水平，快速实现新时代大数据背景下事业单位综合档案管理目标。

3.5 强化资金投入，加大信息化基础设施建设力度

随着科技的发展，时代的进步，事业单位的综合档案管理应紧盯潮流，大踏步跟进，下决心开展信息化建设。单位领导要事先开展市场调查，及时寻找新形势下适合档案发展的道路，高位推动、统筹谋划、合理建设，为档案信息化管理工作的开展创造良好条件。建设过程中争取做到“一步到位”，让档案管理系统紧跟科技发展脚步，而且在长时间内不会被时代所淘汰。重点工作在以下几个方面：第一，要以“互联网+大数据”为基础，在平台内外实现数据的传输和共享。第二，要选择实力过硬、信誉良好的设备生产商，保证软硬件设备品质优良。第三，要重视纸质档案与电子档案相结合，可采用分类设计的方法，突出人事、财务、民生、项目档案管理内容。第四，要做好系统基础平台建设，可在未来发展过程中做到增配增功能。第五，要做好系统软硬件的运维工作，安排技术人员负责机房温湿度记录、硬件保养检修，做好故障维修记录。第六，要尽量实现全国产化替代。

小结

综上所述，在“互联网+大数据”时代，事业单位综合档案管理工作需要及时转变工作思路，创新方式方法，加快推进信息化建设，尽快融入大数据环境中，从思维方式、管理体系、人才培养、软硬件设施、信息技术等多种维度抓起，着力优化单位档案管理品质[6]，充分发挥档案工作存史、资政、育人作用，更好地为中心大局工作服务。

参考文献

[1]徐蕾.“互联网+”时代背景下事业单位档案管理信息化建设策略探讨[J].办公自动化，2022，27（19）：13-15.

[2]姜霁纯.新时期事业单位档案管理工作创新探讨——以地方社会科学研究机构为例[J].办公室业务，2022（09）：53-55.

[3]李国源.事业单位档案管理工作优化创新方式分析[J].城建档案，2020（12）：84-85.

[4]解翠.新时期下事业单位如何建设档案管理信息化[J].商业观察，2021（34）：63-65.

[5]曾萍.事业单位档案管理工作的现状与时代融合分析[J].中国井矿盐，2021，52（06）：39-40.

[6]葛庆文.新时期行政事业单位档案管理创新思路与方法[J].黑龙江档案，2022（01）：54-56.

作者简介：张烈芳（1977— ），大学学历，山西省文水县机关事务服务中心党建办副主任、馆员，工作与研究方向：档案管理。