ERP软件系统在企业科研项目预算中的信息化应用

关键词：ERP软件系统；企业经营决策；信息化预算管理

中图法分类号：TP311 文献标识码：A

1引言

ERP全称Enterprise Resource Planning，中文译名“企业资源计划系统”。该系统基于系统化管理思维，搭配信息技术，能够为企业决策、员工日常工作提供相应的服务。总体来看，ERP系统有助于提高企业对资源的调配合理性，使企业利益最大化，故已经成为企业在信息时代生存、发展不可或缺的重要工具之一。时至今日，很多生产制造型企业均已明确“自主研发”的重要性。但在计划开展一个科研项目时，如何对此类项目的投入产出比进行控制，从而提升预算合理性，经常困扰企业决策者。基于此，本文围绕ERP软件系统在企业科研项目预算信息化中的应用展开分析。

2 ERP软件系统应用于企业科研项目预算信息化管理的功能分析

2.1创建“科研项目预算”工作分解结构体系

科研项目的本质也是“项目”，在编制预算时需要考虑的内容包括研发所需的原材料及其成本、研发周期、所需调拨的资源、人力资源的分配等。为提高企业科研项目预算编制、信息化管理的水平，降低复杂程度，可应用ERP软件系统，首先对科研项目预算的组成部分进行分解。具体流程如下。（1）在ERP软件系统中，创建一个全新的WBS节点，之后将初始的“原始状态”调整为“立项状态”。这一步的操作是后续所有操作的根源，必须按照相关要求完成编制。（2）为便于后续查阅，应严格按照WBS节点的编码规范完成立项。比如，在WBS首层中，第一位数字或字母（从左向右计数）表示项目的具体类型，科研项目通常以大写英文字母“E”表示：编号第二位是一个分隔符，以“.”表示。设置“.”分隔符的目的是提高操作人员查找的便捷程度。比如，编号为“E1035”和编号“E-1035”，尽管表示的内容基本一致，但在格式和明显程度方面，显然后者效果更好、更加直观。第3，4两位数字可以设置为企业或部门的代码，从而对科研项目的直接责任人进行明确表示。第5，6两位数字应表示科研项目的立项年份最后两位数字：第7位应表示科研项目的具体类型，最后3位数字（8～10）表示流水号。通过上述方式完成科研项目在ERP软件系统中的立项及编号赋予，不仅能够体现出正规性，还可以将项目的主要信息直观呈现。（3）为提升科研项目经费的管理水平，有效解决对照预算核算资金方面的问题，需在科研项目产生实际支出时，对资金的具体去向进行追踪，及时获取相关信息并完成标注。这样做的目的是：某些企业的科研项目的资金来源除了企业自身投入之外，上级单位、某些社会组织均有可能划拨资金。而这些来源不同的资金不能混淆，应明确用途并独立核算。总体而言，在ERP软件系统中，按照上述方法完成WBS科研项目立项节点的创建，有助于对科研项目的资金来源进行系统性拆分。在此基础上，可以按照相关要求，在“总账科目”下方，依次建立“成本费用”“科研资金”“来源分类”“项目分类”子模块，之后在“生产研究”这一最基层模块下，按照资金划拨时间，完成对应账目的录入及备注。通过这种方式，能够实现全部WBS管理项下的科研项目经费单独核算，不会与其他类型的费用混淆。

2.2维护科研项目的原始预算功能

在WBS节点创建完成后，如上文所述，需要以“预算状态”完成对“原始状态”的替代[2]。这种“替代”并非简单完成名目调整即可，而是需要依次执行下列流程。（1）按照上述方式，一次完成科研项目立项流程中每一个步骤对应的操作。（2）在系统中还应依次输入“科研协议”“科研项目合同书”等具有特定法律效应的文件资料中规定的条款（如科研项目原始预算等信息）。（3）在所有信息全部录入完成后，可操作ERP软件系统，正式开启针对科研项目的预算管控功能。（4）在ERP软件系统中针对科研项目原始预算进行管理時，需在最末端的节点上完成预算数据的录入。应尝试使用CJ30事务代码。这样操作的目的是可以更加方便地寻找并维护与原始预算相关处理有关的时间，有助于理清时间线。另外，在维护多个WBS元素上的原始预算值时，应该注重下列两个校验条件。其一，同一个周期下（一般是同一个年度下），每一个子层的WBS节点之上的原始预算之和不能超过上一层（即“父”层）的具体值。其中的逻辑是，比如“父层”录入的信息是，××年××月××日，上级单位针对该科研项目划人资金总额100万元。这一“父层”具有单独性，即如果在该“父层”生成之后，又出现与该“父层”信息属于“平级”关系的其他信息（如YY年YY月YY日，上级单位再次划拨50万元资金，这一事件的发生时间在第一笔划拨资金行为发生之后），则应额外建立一个“父层”。至此阶段可知，两个不同的“父层”容纳的科研项目资金划人总额分别为100万元和50万元，此即为“科研项目资金在ERP软件系统中的原始预算”。一个“父层”下方可以存在多个“子层”，主要用于监测追踪“父层”资金总额的消耗情况。因此，一个“父层”下方的所有“子层”涉及的资金总额不可能超过“父层”，最多与“父层”相等。基于上述流程，有助于企业对科研项目资金的划拨时间点、消耗情况、来源批次等原始预算进行精确处理，出现错误的概率会大幅度降低。

2.3根据实际情况变化更新项目预算

完成原始预算信息的录入之后，系统中有关科研项目的用户状态应该迅速转换为实施状态。随着项目的实施，实际成本支出与预算方案相比可能出现一定的差异性。针对这种情况，在ERP软件系统进行处理时，首先需要设置“预算变更线”，之后依次完成审批流程后，方可返回ERP软件系统中与该科研项目有关的“初始层级”，进而根据项目进展的实际需要，完成预算调增及调减处理。进行相关处理时，建议使用CJ37或CJ38事务代码，该代码能够对科研项目的原始预算分配方案进行有效保留，以备后续审查，不会出现“信息直接覆盖进而导致之前信息丢失”的情况。

2.4精确查询科研项目预算内容

科研项目与其他项目类似，在实施的过程中如有需要，应当随时查询项目预算（重点查阅的信息一般包括：（1）原始预算；（2）当前预算，完成比较，从而达到提高对项目资金应用情况了解深度的目的）。实现上述目标的过程较为简单，直接调取系统信息即可，在不涉及“信息调整”的情况下不会对原信息的完整性造成影响。如果需要对科研项目预算的历史调整情况进行查询，应使用CJ31“预算相关事务显示”代码。输入该代码之后，除了预算方案，包括原始预算录入时间、每一次预算调整时间、与之前一次预算方案以及与原始预算方案相比的预算总额增减情况、实际差额、重点变化环节等信息都会清晰呈现，有助于提高科研项目预算信息化管理水平。

3 ERP软件系统应用于企业科研项目预算信息化管理中需要解决的问题

3.1科研项目与财务科目的匹配性问题

笔者根据ERP软件系统应用于企业科研项目预算信息化管理工作后，基于不同科研项目预算管理需求对ERP软件系统进行的部分操作及理论上能够取得的效果进行了梳理。从中可以发现，ERP软件系统与很多企业已经广泛应用的智能财务管理系统在操作方式、理解难度层面存在一定的差异。笔者在实际工作中还发现，某些操作人员对ERP软件系统及其他智能财务管理系统的部分功能发生了混淆，由此导致的首个问题是：科研项目与财务科目的匹配性很可能不一致。比如，在传统的智能财务管理系统中，科研项目与其他项目的预算管理及相关操作的流程完全一致。这种“一致性”表面看来十分便利，但后续调整预算方案时的信息显示完善程度远远低于ERP软件系统。而在ERP软件系统中，当科研项目启动预算完成“下达”作业后，ERP软件系统必须经由“财务科目”，实时完成对应的费用记账等操作。基于此，如果科研预算科目与财务科目无法一一对应，项目的实际预算花费便难以精准控制，最终的统计数据可信度会有一定程度的降低。

3.2系统分包成本控制问题

部分ERP软件系统操作人员对如何启动“科研分包服务流程”缺乏足够的了解，导致分包成本控制无法全面实现。具体而言，ERP软件系统在根据录入的信息，完成分包服务订单建立后，会在一定周期内，按照相应的进度，对分包成本进行确认，由此产生的“分包服务订单费用”同样属于科研项目预算费用中的一部分。相关问题是，如果分包合同数量超过一定范围并导致分包服务订单创建、订单进度确认出现“延时”，有可能造成部分订单被遗漏的情况。另一个相关问题是：因未能及时启动ERP软件系统下的“分包服务流程”子功能，系统对科研项目分包合同的处理方式只会是“确认有关项目的进度”，针对分包费用，则执行“先挂账、后冲销”的处理流程。受此影响，分包成本几乎无法得到实时分析，有可能在后续作业时出现“某些信息无法一一对应进而造成错误”的情况。

3.3報表使用过程中存在的问题

ERP软件系统本身存在的问题是，该软件系统具有“普适性”，在没有额外付费的情况下，运营商不会为企业量身打造具有较强针对性的版本。因此，要求企业财务预算、管理人员在操作ERP软件系统时，需要根据有关业务的实际需求，完成更加适合企业决策者、高层领导使用的报表的编制。当前的情况是，由于忽略了上述问题，以科研项目为例，与项目有关的资金投入情况、相关方案的执行情况、投入产出比等信息无法清晰呈现在ERP软件系统自带的报表之中，令企业决策者及高层管理人员无法在第一时间清晰地看到有关信息，实际上削弱了ERP软件系统的应用效果。

4优化改进ERP软件系统在企业科研项目预算信息化管理应用水平的策略

4.1建立完善的财务与科研项目关系对应体系

在理清ERP软件系统应用于企业科研项目预算信息化管理时具有的功能，以及明确使用过程出现的问题之后，企业若要全面优化ERP软件系统的应用效果，则首先应建立财务科目与科研科目的对应关系。所谓“对应关系”，是指在ERP软件系统后台开辟一个“关系等量转化释义”模块，进而将科研项目中的某些信息与财务科目信息一一对应。完成这种“对应关系”的设置，以及操作人员在完成科研科目信息的录入之后，ERP软件系统会在对应的财务科目模块中将其自动转化成财务信息，既能够提高科研项目财务信息化管理规范程度，也不会产生信息混淆的情况。

4.2准确编制“上限科研分包成本控制”流程

企业在科研项目开展后期，如果需要基于ERP软件系统，对“科研分包成本控制”流程进行优化，可以采用的方法如下。（1）首先面向所有业务用户发布通知，要求其全面提升对源头预算数据及其他财务信息的把控程度，确保原始信息的准确性。（2）建立健全具有较强针对性的管理制度，对科研分包成本控制、不同用户的管理职责予以明确。（3）若需要启用科研项目分包服务流程，则需确定实时分包进度已经切实计人“分包成本”。如果忽视这一前提条件，后续的分包成本分析作业可能难以实现。

4.3不断开发有助于企业高层决策的科研项目预算报表

企业引入的所有财务管理系统的核心目标之一是将更加准确、更加全面的信息在第一时间提交给企业经营者，从而为提高经营者决策正确性提供强有力的支持。从这个角度来看，包括ERP软件系统在内的所有财务管理系统自带的财务报表都有可能与企业决策者的需求存在一定的差距。鉴于此，企业有关部门应该对决策者的报表使用需求进行多轮次调研，逐渐完成财务报表的调整，最终将财务信息以可视化、网络化、清晰化等形式呈现在决策者面前。

5结束语

EPR软件系统被现代企业引入之后，企业从上到下的所有部门（即从最高层领导人员到最基层的工作人员）都会涉及集中。由此导致该系统耗资大、费时费力，在缺乏相关管理及应用经验的情况下，极其容易出现“统一性”及“协调性”不足的问题，反而制约企业某些业务的正常开展。面对此种情况，企业自上而下首先需要提高对ERP软件系统功能的了解深度，定期总结ERP系统应用过程中产生的问题并提出针对性解决方案，最终助力包括企业科研项目预算信息化管理在内的各项工作切实提高质量和效率。

作者简介：

唐国辉（1985—），本科，助理工程师，研究方向：信息化项目建设。