基于创新扩散理论的企业财务共享中心内部控制优化研究

吴晓彤　刘倩倩　杨贇贇　冀方

摘 要：作为企业经营管理的重要手段，内部控制在抢占市场份额、抵御经营风险、保障公司稳定发展等方面发挥着重要作用。如何优化内部控制激发共享服务优势成为本文研究的方向，而创新扩散理论系统性展现了创新技术（方法）在整个社会系统中的传播扩散过程，阶段性、有序性、层层递进的工作重点与财务共享中心内部控制优化过程具有一定的匹配性与契合度。基于此，本文以基于创新扩散理论的财务共享中心内部控制为研究课题，从创新扩散理论的五个阶段出发，以内控问题为前提探索出一种恰当合理的解决方案，为财务共享中心内控优化提供参考。

关键词：内部控制；财务共享中心；创新扩散理论

一、引言

随着企业规模的不断扩大，大型企业集团及其分子公司具有选址跨区域、数量多、业务庞大的特点，相关机构均设立专门的财务部门，分散式的财务管理模式使得集团公司很难及时了解与把控各分子公司的经营财务情况，同时也会增加人力资源成本，且降低了业务信息的真实性与可靠性。财务共享模式是通过先进的信息技术与互联网实现集中式、规范化、流程化的财务管理工作，具有提高运营效率、降低财务成本的作用，因此，备受大型企业集团的关注与青睐，众多有实力的集团企业纷纷打造财务共享中心。但与此同时，财务共享中心虽然能够实现财务与业务的集中式处理，但也进一步加大了风险集中控制难度，对企业原有的内部控制环境造成冲击，并逐渐暴露出控制环境薄弱、控制活动不合理、风险管控能力不足等问题。作为维护企业高效运转的基石，内部控制发挥着关键性作用，需要加强对内部控制的重视程度并推动其随着财务转型优化。为更高效地优化财务共享中心内控，将依托于相契合的创新扩散理论展开详细研究。

二、基于创新扩散理论的财务共享中心内部控制优化流程

财务共享中心是企业集团进行财务监管、制定经济决策等的有力保证，能够统一管控企业集团的财务业务，提高财务核算效率。财务共享中心顺利运行也需要完善的内部控制予以保障，然而财务共享模式改变了传统会计核算体系，也进一步转变了内部控制的重心与风险，加大了风险可控性与辨认的难度。创新扩散理论反映了某项创新扩散传播过程及其效果，创新扩散理论下的主要流程由五大环节构成，即议题设置、匹配、重新组合、清晰化、惯例化，与财务共享中心内部控制优化涉及的问题、技术手段选择、过程、效果流程相契合。基于此，将以创新扩散理论为基础明确财务共享中心内部控制优化流程。

首先，设置议题。精准优化财务共享中心内部控制的重要前提是明确当前存在的问题或不足之处，以此找寻解决方向。从财务共享中心内部控制五要素出发全面挖掘问题及风险点，如控制环境方面、信息与沟通方面、内部监督方面、风险评估方面、控制活动方面现状及暴露的问题。然后再进行匹配。以挖掘的财务共享中心内部控制问题及风险点为基础，设计相匹配的问题解决方案或新技术，并做好规划调研工作，从多个方面判断方案或技术的可行性。其次，进行重新组合。实施具有可行性的财务共享中心内控优化方案，并不断调整与完善，确保新技术或方案与财务共享中心内控的组织结构情况相契合。再次，进入清晰化环节，侧重于明确财务共享中心内控优化方案或技术应用效果以及过程中暴露的新问题，及时进行修正与解决，同时，引导财务共享中心内控优化参与人员深入了解新技术或方案的优势，从而激发其主观能动性，积极参与财务共享中心内控优化工作。最后，惯例化环节。扩大新方案或技术的应用范围，不再限制于财务共享中心内控优化方面，与组织的日常活动相融合，实现日常化、常规化。

三、基于创新扩散理论的财务共享中心内部控制优化的案例分析

1.财务共享中心内部控制分析

作为一家伴随S能源股份有限公司财务管理转型发展而来的L财务共享中心，创建于2018年。L财务共享中心打造集中式财务管理，以保障集团整体财务状况工作为战略方针，全面转变财务管理模式，助力提升企业财务管理水平。L财务共享中心设有综合部门、员工服务部门、总账报表部门、运营管理部门、销售收款部门、采购应付部门、薪酬服务部门。

分析L财务共享中心内控现状，以控制环境现状为例，其侧重于组织结构与人力资源，前者体现于中心设置了包括业务部、区域中心以及运营总部在内的组织结构，并且在设立的部门中，运营管理部门承担岗位职责分配、管理员工绩效、组织协调公司重大运营计划、财务共享中心客户关系的维护等；综合部门承担财务共享中心的重要会议筹备记录、上下沟通协调工作、日常行政管理等事项；薪酬服务部门的主要职责是职工的入职离职调转服务、统计分析工作、薪酬事项；销售收款部门的工作内容为余额调节表的编制、查看余额调节表、跟踪分析银行与企业的剩余进账单等；采购应付部门的职责是资金支付、填制凭证等。后者则体现于L财务共享中心职工数量众多超过700余人，人力资源部负责员工的招聘工作，引导新入职员工定期开展业务培训，了解其所在岗位职责。

2.基于创新扩散理论的财务共享中心内部控制优化过程

（1） 设置议题——明确L财务共享中心内控亟待解决的问题

1）控制环境问题。L财务共享中心在职员工中研究生学历数量占比仅为6%，本科学历数量占比为53%。工龄较长的老员工与新入职的员工在基础知识和实践经验丰富程度上差距较大。L财务共享中心负责57家公司，直接改变了以往各销售企业、勘探炼化企业等分子公司设立专门财务人员的情况，由分散式财务管理转变为集中式处理模式。再加之，财务共享中心实施精准化分工管理，各司其职，如设立专门的凭证编制人员、信息审核人员等，与前期的各子公司需要全面掌握报表出具、凭证编制等专业技能的财务人员不同，这也造成L中心财务人员与业务相脱节问题。

2）风险评估问题。L财务共享中心根据财务流程设置了相应的岗位人员，一项业务的开展流经多个岗位人员，如审核人员、复核人员和资金支付人员等，极度细化的岗位分工使得L财务共享中心人员对业务数据的评估存在片面性，并且过度关注其岗位下的模块风险，导致出现风险识别滞后现象，如部分业务在单据审核流转终端发现风险、部分业务资金往来结束后发现风险，未能及时发现与披露相关风险，导致后期只能选择被动的处理方式。風险信息的发现与应对方案需要和L财务共享中心的管理层、内部控制小组、审计委员会等进行沟通，尤其是风险应对方案的确定需要经过各部门审批，不仅耗费大量的时间而且也会延误风险应对的时间。L财务共享中心的模块流程是跟随财务工作依次开展，人工审核极易因个人主观判断造成风险的判断偏差，并且一旦某环节出现失误将很难及时阻止下一环节的衔接，进而增大风险。

（2） 匹配——找寻解决问题的创新技术或方案

在创新扩散理论下，L财务共享中心内部控制问题突出主要体现在内部环境与控制活动两个方面。员工长期固定接触同一业务无法提升个人专业能力，在财务共享中心高强度竞争环境中无疑会打消其工作积极性，产生抵触心理，无法保证工作效率与服务质量，进一步影响财务工作进度。因此，可以从人力资源管理入手，通过给予专业能力提升补贴、良好的晋升渠道、高额的绩效奖金等予以解决。针对业务与财务脱节问题的解决方向，需要精准把握造成业财脱节的原因，从源头予以对症治疗；业财人员沟通不畅、双方理解性偏差无法保证财务信息的合规性与针对性。对此，可以通过加强业务培训，不定期派出财务人员到各业务单位进行学习，强化财务人员的业务能力等予以解决。针对风险评估问题的解决方向，同样从突出性问题着手，通过引入大数据技术与区块链技术予以解决，前者能够自动收集、处理、分析海量的数据信息，后者则能避免数据信息被篡改，由先进的信息技术自动化审核、预警财务数据信息，及时发现业务活动的风险点。

（3） 重新组合——正式执行财务共享中心内部控制优化方案

①改善控制环境。L财务共享中心全力推动业财融合实现业财一体化，公司业务涉及工程技术、炼化、销售、勘探、科研、装备制造、工程建设等类型，经营范围较广。对此，L财务共享中开展业务培训相关工作，建立差异化的业务培训体系，比如举办业财分享会，定期抽调工程技术、炼化、销售、勘探、科研、装备制造、工程建设等业务板块的骨干业务人员和L财务共享中心财务人员进行沟通交流，业务人员与财务人员从各自角度出发检查审视业务与财务流程是否合理，深度解读、研究与会计规则相关的业务。将财务共享中心各系统模块与各分子公司的业务系统进行有效对接，从而实现业务数据的共享与集中式处理，同时，系统带有的在线实时沟通交流，使得财务人员与业务人员能够实时交流相关信息，如业务相关的市场讯息、财务相关核算状况、业务流程等。

②加强风险管控。组建独立的风险管理部门。为避免风险识别滞后性问题，减少风险应对方案流转审批产生的时间成本。L财务共享中心设立专门的风险管理部门，其作为风险管理主导部门，全程负责风险的审查、反馈以及与审计委员会、业务部门、管理层人员的沟通工作。L财务共享中心风险管理部门的职责详情见表1。风险管理部门的设置使得风险无须经过多个部门的审核与调研，发现人员直接反馈于风险管理部门，由其负责与各部门人员进行沟通与交流，提高风险发现的效率。

建立三层立体的风险防范管理机制。L财务共享中心风险管理部门发挥主观能动性，主动联合共享中心各部门、纪检部门以及审计部门，设立三道防线共同防范风险，处分、处罚未经审批私自开立银行账户的职员，同时连带有关部门的负责人，情节严重者对整个部门进行业绩扣减，最大程度发挥警示作用；定期开展廉洁风险教育座谈会，增强L财务共享中心职员的廉洁意识等。

借助区块链技术改进费用报销业务流程，最大程度避免因财务人员主观判断造成风险判断偏差。某分公司报销申请人员通过扫描仪将报销资料传送至L财务共享中心费用报销系统模块之中，区块链具有的去中心化功能自动化分门别类存储于相应数据区块之中，同时全程记录上传时间、存储时间、审核时间。住宿费报销数据经有关节点部门验证同意后自动选择差旅费报销规则，费用报销系统根据差旅费报销规则智能化验证审批某员工的住宿费报销单据，并形成独一无二的专用编码。审核通过后自动进入下一阶段即现金支付，一方面，电子支付平台自动将住宿费报销金额打入某员工账户之中，另一方面，财务管理平台智能化进行会计处理工作，并将涉及的差旅费报销凭证进行归档存储。嵌入区块链的L财务共享中心费用报销系统有效地杜绝了数据差错通过审批的问题，相关各节点同时审批报销数据，并且违规篡改数据需要全部节点同意，有力地保证了费用报销数据的真实性与可靠性。

（4） 清晰化——明确方案实施初步效果

在改善内部环境方面，L财务共享中心通过建立差异化绩效考核体系、给予学历提升补贴、提供晋升机会或高额绩效奖金等手段，充分调动L财务共享中心在职员工的工作积极性，提升员工的业务水平，有力地增强了职工的工作热情与归属感。实现业财融合一体化，L财务共享中心通过建立差异化的业务培训体系、对接业务与财务系统等，使得财务人员能在切实了解业务信息的基础上开展财务核算工作，与实际业务更加契合，业财人员实时沟通，有力地提升了财务工作效率。在加强风险管控方面，L财务共享中心通过成立专门的风险管理部门、联合相关部门建立风险三道防线、借助区块链技术改进费用報销业务流程，有力地缩减风险应对方案流转审批产生的时间成本，风险防范力度加大，增强了报销数据的安全可靠性。

（5） 惯例化——给予常规化的保障举措

为确保L财务共享中心内部控制优化方案顺利实施，在创新扩散理论下有必要做好保障。比如，提升技术安全，嵌入区块链技术的L财务共享中心运行本质上是依附于信息技术与网络设施。报表分析数据、绩效评价数据、历史信息分析与管理数据、费用票据的管理信息等存储于区块之中，区块链技术具有共识机制与不可篡改性、时间戳等功能有力地保证了数据的安全性与可靠性，但无法完全保证数据泄露风险。因此，L财务共享中心应及时与系统技术维护人员沟通，及时升级财务共享中心系统的相关权限，强化中心的防泄露、预防攻击等能力，打造网络抵御系统，自动提示与预警网络安全问题，确保L财务共享中心系统正常运行。

四、结语

财务共享中心使得基层财务人员不再局限于简单的凭证填制等工作，通过进一步整合、汇集空间分布跨度大的各区域分子公司财务部门，以实现全过程、全方位的财务监控工作，为企业核心业务提供集中式的财务支持。但与此同时，财务共享中心在建设与运行过程中也带来了一定的潜在危机，暴露出内部控制存在的问题，亟须进行财务共享中心内控优化工作，以解决暴露的问题，发挥内部控制对财务共享模式的作用效果。基于此，借助创新扩散理论梳理L财务共享中心内部控制优化过程，从设置议题、匹配、重组等阶段出发，明确各阶段下内控优化工作重点，如在设置议题上，侧重于挖掘分析L财务共享中心内控亟须解决的问题。根据L财务共享中心内控突出性问题制定合理的解决方案。L财务共享中心通过创新扩散理论，梳理了共享中心内部控制优化方案，并以财务中心增值化与数字化为导向提出了相关的举措，从效果来看，取得了一定的积极效果。

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作者简介：吴晓彤（1990.03— ），硕士研究生，中级会计师，研究方向：财务管理；刘倩倩（1984.07— ），本科，高级会计师；杨贇贇（1986.09— ），硕士研究生，高级会计师；冀方（1987.05— ），硕士研究生，中级经济师。