数智时代企业档案工作创新路径探析

文/张伟

数智赋能可在一定程度上提高企业档案工作的效率、深度挖掘企业档案的资产资源价值等。为此，本文在梳理企业档案工作现状与问题的基础上，探讨数智时代企业档案工作面临的机遇与挑战，进而从创新工作机制、优化业务流程、面向知识开发、提高工作效率等方面提出具体的路径与对策

企业档案是企业历史、企业文化和企业精神的重要依托，企业档案工作是留存企业记忆、创建企业文化、提升企业行业竞争力的重要基础。随着企业数字化转型进程的加快，企业档案的资产价值日益凸显，企业档案工作的效率和效能亟待整体提升。2018年4月28日，国家档案局与科大讯飞签署全面战略合作协议，并建立人工智能联合实验室，积极探索“人工智能+档案”的更多可能[1]。在此背景下，手写识别、语音转换、文本挖掘等新兴技术在档案智慧化管理中的优势显现，数智赋能正逐步成为提升企业档案工作效率和效能的重要契机和途径。

一、新时期企业档案工作面临的主要问题

1.企业档案工作认知普遍较低

缺乏综合、全面、长远的档案管理认知观是阻碍企业档案工作开展的重要因素。一方面，部分企业忽视档案的信息资产价值，对企业档案工作的重视程度不够，如不设置专门的档案部门或岗位，长期由兼职档案员完成档案工作；另一方面，部分业务部门认为档案工作与自身利益不相关，不配合归档或需求意愿不足，整体制约文档一体化管理。主客观原因长期交织叠加，会加剧“档案无用”认知，并抑制档案需求。

2.企业档案工作机制亟待转变

企业档案工作的有效运转依赖外部管理机制和内部工作机制的共同驱动，一套完整的企业档案工作保障机制包含制度、技术、人才、安全等多方面要素的协同与支持[2]。一方面，纵深化的企业管理体制下，企业档案工作通常自下而上地开展档案的收集、归档、整理、利用等，制约档案业务效率和档案服务质量；另一方面，传统企业档案工作流程与模式难以完全适应数字转型背景下企业电子文件管理的需求，如非结构化文档有待归档、档案资源开发方式有待多元等，以实现多模态、多渠道、跨部门档案数据的整合与共享。

3.企业档案工作效率稍显落后

影响企业档案工作效率的主要因素包括两方面：一是档案人员的数据素养，档案数字化、智能化转型对档案人员的信息素养和知识服务能力提出了更高要求，档案专业知识欠缺、工作程序不规范、被动式消极服务等都有可能影响企业档案工作效率；二是档案技术水平，大数据环境下档案收集由实体档案移交转变为电子数据实时归档，档案利用从复印、借阅、展览等转化为知识挖掘与应用，档案管理系统平台的功能扩展到数字档案加工、档案信息发现、档案知识服务等多重功能。为此，亟待综合应用海量存储技术、信息深加工技术、档案信息长期保存等推动档案一体化管理系统升级[3]。

二、数智时代企业档案工作面临的主要机遇

数智时代是“将大数据、人工智能、云计算、物联网、移动互联网、区块链等的新一代技术及其衍生环境与顶层设计、思维意识等相融合，并将数智思维和技术贯穿各种社会实践活动，以推动社会生产力快速、高质量发展的一种时代环境”[4]。随着信息技术、网络技术的发展，部分企业已初步完成档案数字化、档案管理系统建设、电子文件单轨制归档等转型。下一阶段的重要任务是借助数智技术与方法深层次分析和挖掘企业档案的资产价值，提高企业档案工作的实际效益。

1.海量企业档案数据收集与处理

大数据是海量的非结构化数据，具有数量大（volume）、实时性（velocity）、多样化（variety）等基本特征[5]。企业档案资源是企业大数据的重要组成部分，但是在企业各类生产经营活动中生成的文字、图片、音频、视频等档案具有多载体、多模态、分散性、异构化等问题。数智时代的到来，可以为企业档案的前端控制、文档一体化管理等提供更多技术与方法支撑，如智能生成、规范化设计、自动采集、智能标引、批量归档等，极大地节省档案工作者的工作量，更是提升企业档案工作的规范化与标准化程度。

2.企业档案资源智能加工与整理

数智时代，可以借助文字识别、图像提取、自然语言处理等技术对档案数据进行智能化加工、分类、排序并加强内容管理[6]，整合不同来源、形态、载体的多模态资源并建立多元关联。在此基础之上，可以改进档案资源体系的分类框架，将资源描述粒度从实体转化为数据，聚焦档案资源的数据价值，优化档案资源的组织加工方式，以探索面向知识利用与服务的多维企业档案价值。

3.企业档案资源深度关联与聚合

随着企业数字化转型的深入，企业档案工作重要任务转向从信息层面对企业档案资源进行深度挖掘和开发。为此，可以以智慧档案服务为导向，通过运用分类、聚类、关联的数据挖掘手段深入挖掘企业档案的知识价值，探索档案关联服务、精准服务等新模式。具体而言，企业档案部门应深入发现档案数据资源中的多维联系，将档案管理系统与企业内部其他系统的相关数据进行关联，并进一步利用知识图谱、本体建模、数据可视化等技术手段加以呈现，促进数字技术与档案工作的深度融合，最终为企业决策提供数据支持和知识服务。

三、数智时代企业档案工作创新的可行路径

1.数智驱动企业档案工作机制转变

数智时代到来也对企业档案工作的长效机制提出了新的要求。在档案管理体制上，小型企业可将层级制、垂直化的管理模式逐步向扁平化的管理结构过渡，而大型企业可充分借助组织规模的优势，探索建立企业数据档案管理中心等创新型档案知识服务部门，打造协同共享的企业档案工作体系。在档案人员素质上，以数智时代档案工作的转向为依据，提高企业档案从业人员的准入门槛，如将档案专业知识、信息素养水平作为人员考核的重要标准，对档案人员进行系统培训和考核，为企业档案工作机制改革提供支撑。

2.数智驱动企业档案业务流程优化

数智时代的先进理念与技术方法有助于打破企业档案管理工作各环节之间以及与其他业务活动之间的壁垒，为来源复杂、分布离散、形态多样的档案数据提供更为流畅的传输、加工、处理渠道和平台，从而一定程度上改进企业档案工作的业务流程与工作方式。一方面，在企业总体数智化转型的过程中，以企业业务需求为主线构建企业信息资源开发利用系统时，会相应建立企业档案数据资源开发利用管理体系，从而为企业档案业务流程调整提供保障；另一方面，为更好地实现企业档案智能服务，需要实现企业档案工作各业务流程的联动管理，并基于文档一体化管理原则实现企业档案管理系统与其他业务系统的对接。

3.数智赋能企业档案知识系统开发

数据资产是数智时代企业发展的核心竞争力之一，企业档案工作要充分组织、整合、挖掘企业档案的数据价值，并通过知识化输出实现价值增值。一是面向知识服务拓展企业档案数据收集范围，除企业内部文件资料外，也多渠道实时收集市场调研资料、行业数据统计等相关外部数据；二是面向智能服务加强企业档案的精细化存储和深度化加工，如从不同角度挖掘档案知识，形成细粒度、多维度的档案知识单元，充分发挥企业大数据的规模效益和资源优势，建立起面向企业内部的共享型、开放型档案知识系统，成为支持企业决策和发展的战略知识库。

4.数智赋能企业档案工作效度提升

数智时代档案数据的收集、加工、存储以及传输工作需要与之相匹配的硬件设施与软件技术，影响着企业档案工作的效率和管理水平。在硬件设施方面，企业可根据自身情况配置相应的计算机、路由器、大型高速交换机等信息处理设备。在软件技术方面，企业可在经济条件允许范围内积极开发或购置服务于企业档案工作的大数据系统，从而在共享型信息网络的基础上对档案数据进行加工处理，切实提高企业档案工作的效率。同时，为有效规避企业档案工作数字化进程中的风险挑战，也应加强对档案数据安全的监督监管，提高企业信息安全意识，做好档案数据泄露、权限控制、备份丢失等安全隐患的应急预案，例如可引入PKI 技术等数据加密方式，在对海量档案资源进行云存储的过程中提高应对数据风险的能力、提高数据安全水平。

由此可见，数字浪潮之下，以企业档案工作提质增效为基点，充分探索企业档案管理过程中面临的发展机遇、现存问题和创新路径，从数据的视角开展企业档案服务，从而促进企业档案的数据价值实现，推动企业档案工作高质量、可持续、创新型发展。