全媒体时代事业单位档案信息资源的开发利用

段颖群

全媒体时代的到来在很大程度上推动了事业单位档案信息资源的开发和利用。全媒体为事业单位档案信息资源的开发和利用提供了平台支持。现针对全媒体时代事业单位档案信息资源的开发和利用及这一过程中产生的问题，提出建立档案信息资源开发和利用管理体系，根据用户需求实现交互管理，形成多元化的开发和利用模式等有效路径。

在2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，深入推进档案资源体系建设，充分利用档案开展国家记忆工程被列为现阶段档案工作的主要任务之一。这意味着档案资源的开发和利用工作受到越来越多的重视。现阶段，中国媒体已经进入了一个全新的时期，信息化、智能化的发展态势明显，不同媒介之间不断进行深度融合。在此契机下，事业单位档案信息资源的开发和利用既迎来了新的机遇，也面临着新的挑战。

全媒体时代开发和利用事业单位档案信息资源的重要性

全媒体的概念

全媒体就是以媒介为载体，在广播、电视、报纸、手机等既有共同点又有互补性的媒介中，采用文字、声音、影像等多种表现手段，进行信息传播的一种运作模式。

全媒体对档案信息资源开发的影响

档案资源是一种信息资源。为了保障档案信息资源的真实性、完整性和有效性，促进社会的全面发展，需要合理应用新兴技术，提高档案信息查找的便捷性、即时性和联动性，将档案信息由静态化转为动态化，充分挖掘档案信息资源的内在价值，对其进行反复提取和利用，如此才能达到提高事业单位社会效益和经济效益的作用。事业单位利用全媒体技术开发和利用档案信息资源，符合现代用户获取信息的习惯。全媒体时代背景下，档案信息资源的开发和利用需要利用相关的信息处理技术和管理系统，使档案资源的生产、集成、管理和利用环节紧密联系起来[1]，盘活现有档案信息资源，创新档案信息资源的开发和利用模式，以最大限度地发挥档案信息资源的作用。

档案信息资源开发和利用的客观要求

有效利用全媒体对档案信息资源进行开发和利用是事业单位档案信息资源全面发展的基础，可以保障档案信息资源的作用最大限度地发挥出来，这也是全媒体时代档案信息资源融合发展的必然结果。随着时代的发展，用户对档案信息资源的需求也发生了变化，他们不再满足于单向地接收档案信息。在这种变化趋势下，档案信息资源的开发和利用需要运用全媒体技术、大数据技术和数字通信技术等新兴技术。这不仅可以快速提高档案管理工作人员的工作效率，还能降低用人成本，对推进档案管理信息化建设具有重要意义。

全媒体时代，档案信息资源的开发和利用需要摒弃保守、陈旧的落后观念，树立开拓创新、包容开放、注重效率的先进理念，以档案管理信息化建设为抓手，转变管理与服务模式、工作机制和体系，不断提高档案信息资源开发和利用的现代化水平。

在传统档案开发和利用过程中，档案大多依靠工作人员手动收集，以纸质形式进行保存和管理，这就导致档案查找难度大，档案安全性低，给档案信息资源的开发和利用造成了一定的阻碍。但是事业单位的工作相互关联，往往需要跨区域查找档案，由于缺乏档案信息资源共享平台，档案信息资源的开发和利用受到严重制约。全媒体的快速发展使这些问题得到了解决。利用全媒体技术和平台，查找和调配档案信息资源变得方便快捷，同行业跨区域查询和利用档案信息资源的速度得到了有效提高。借助全媒体平台和技术，档案信息资源的开发和利用可以真正做到以用户为中心，根据用户的多样化需求管理、开发和利用档案信息资源，事业单位的档案工作将实现有序、高效运行。

事业单位档案信息资源开发利用的现状和存在的问题

档案信息资源的开发理念相对落后

当前，部分事业单位对档案的重要性缺乏足够的认识，其档案管理工作更多是为了服务于行政工作和学术研究，真正面向社会大众的档案信息资源比较少。很多事业单位的档案信息资源开发和利用理念落后，在一定程度上阻碍了本单位对档案信息资源的开发和利用。传统的事业单位档案信息资源开发和利用以档案汇编为主，工作内容多是零散化和低密度的档案借阅查询、汇编汇总，这种比较简单和单一的工作内容使得档案信息资源的开发和利用存在一些比较突出的问题，比如服务作用没有显现，档案利用率较低，无法实现档案实时共享等。档案工作无法适应信息化时代的发展需求，就难以满足事业单位业务发展的需求。

档案信息资源开发方式比较单一

全媒体背景下，事业单位档案信息资源的形态发生了变化，之前提供档案原件或基础档案信息的传统档案开发和利用方式发生了改变。在此背景下，档案工作人员应该首先了解不同用户对档案的具体需求，对档案信息资源进行深度加工，变被动为主动，为用户提供更高质量的档案信息资源以及优质的服务，让用户悦听、悦读、悦览，促进事业单位档案工作的信息化转型。

从目前来看，事业单位档案信息资源的开发和利用方法仍较为落后，还是集中在档案展览、专题汇编和文献编纂等方面，对档案内容和载体的开发缺乏重视[2]。如何对档案信息资源的广度和深度进行挖掘，需要相关人员进一步关注。

档案信息资源利用的智能化程度不高

现阶段，档案信息资源利用的智能化程度较低，这也在一定程度上阻碍了档案信息资源的利用。一是档案信息资源共享平台建设缓慢。各事业单位档案系统处在“各自为政”的状态，没有全面对接业务系统、财务系统，这对档案信息资源的整合、共享产生了较大的影响。二是档案数据分析和管理程度不够。全媒体时代，事业单位档案管理部门要积极运用新技术，对档案信息数据进行分析，深入挖掘用户的隐性需求，助力供给服务模式向需求服务模式转变[3]。当前，事业单位档案工作信息化转型整体处于起步或发展阶段，档案信息的智能化开发和利用主要处于数字化平台准备阶段，推进过程相对缓慢。正因如此，档案数字化建设并没有使档案管理工作出现根本性的变革，档案数据之间也没有密切的联系，档案信息資源的利用仍然依赖传统的人工检索和查阅[4]。三是部分事业单位在档案信息资源开发和利用上的技术、资金和人力投入严重不足，严重阻碍了档案工作的发展。

全媒体时代事业单位档案信息资源的开发路径

事业单位档案管理部门应坚持以人为本的原则，从用户的需求出发，进一步优化档案信息资源的开发路径和方向，主动运用现代信息技术，在全媒体时代搭建多元的传播渠道，对档案信息资源进行全方位的开发，进一步提升档案信息资源的利用效果。

建立全媒体档案信息资源管理体系

传统档案存在和展现的方式主要是纸张、照片、胶片等。全媒体时代，档案信息资源更多以文本、音频、视频、图片等形式展现，并依靠全媒体平台实现快速传输和多维度使用。因此，事业单位在开发档案信息资源的过程中，应该主动使用全媒体技术，将其应用到档案信息资源开发和利用的各个环节，通过信息化管理，进一步挖掘档案信息资源的潜能。

在全媒体背景下，事业单位要想推动档案信息资源的开发和利用，必须建立一个全新的档案信息资源管理工作模式，积极推动不同部门的档案管理系统实现兼容。首先，构建完善的档案信息资源管理系统，加强对档案的整理分类、安全管理、便捷存取和高效利用；构建统一的全媒体平台，促进电子档案、音像档案等不同形式的档案通过全媒体平台发挥本身的作用，实现内容整合、资源共享、传播互通，有力推动档案信息资源的开发和利用。其次，在档案信息资源管理系统与业务管理系统协同建设的过程中，需要对档案管理系统、业务管理系统、财务管理系统进行重新设计，使档案信息资源管理系统更加科学化、一体化，便于档案信息资源的检索和利用。最后，拓宽档案信息资源开发和利用的广度和深度。全媒体平台不仅是融合多种媒介的立体宣传矩阵，还是突破档案信息单向传播局限性的有效手段。工作人员可以利用VR、3D等技术，多维度地展示档案利用开发情况和实体场景环境，为用户提供沉浸式体验和全方位感受。

定位用户需求，实现交互管理

全媒体技术为档案信息资源的开发和利用带来了新的发展契机，社交媒体的交互性功能在档案信息资源传播中体现出了极大的优势。因此以用户需求为导向，挖掘档案内容，主动为事业单位的发展和管理提供信息支撑，成为档案管理工作新的发展方向。在对事业单位档案信息资源进行开发和利用的过程中，工作人员要着重了解用户的实际情况，可以对用户进行划分，如将其划分为机关人员、研究人员、一般公众等，根据用户的不同需求设置档案信息全媒体平台的接入口和模块，提供特色服务，提高用户的体验感。通过开发留言、投票、分享功能，工作人员可以在推动档案信息资源二次传播的同时，在全媒体平台上及时了解用户的意见，加强档案工作人员和用户的交互。档案工作人员可以根据用户反馈的信息，对档案信息资源进行更有针对性和目的性的开发和利用，精准定位用户的需求，注重提高用户的参与感、获得感、满意度，并在此基础上开展编研工作，提高事业单位档案编研成果的质量。

采取多样化的档案信息资源开发方式

全媒体时代，档案信息资源的开发方式正由传统单一、封闭的方式变得具有多元性和开放性。这种新的档案信息资源开发方式既能满足全媒体时代用户对档案信息资源的多样化需求，又能丰富档案信息资源的种类。首先，拓宽事业单位档案信息资源的传播渠道。通过广播、电视、报纸、手机等多种媒介，拓宽档案信息资源的传播渠道。其次，构建自媒体平台。工作人员转变档案资源的开发和利用方向，从原来的注重“编”转变为注重“研”，积极利用全媒体技术，在对事业单位的档案信息资源进行编研的同时，还要对档案的内容进行深度挖掘和分析，提炼精华，撰写专题档案资料，生成电子档案展品，根据“一次开发，多次产出”的原则，通过微信、微博等平台，把具有更高思想高度和研究价值的档案提供给用户。最后，加强与相关机构的合作，进一步扩大档案信息资源的服务范围。通过构建线上线下多种服务模式，形成以用户为中心的跨媒介、个性化服务模式，积极与新闻媒体、档案馆、科技博物馆等相关单位合作，学习这些文化机构在档案编研、展览举办、文创开发等方面的经验，对事业单位的专业性、特色性档案信息资源进行梳理，运用音、视、像方面的技术，丰富档案信息资源的开发形式，编研出具有本单位、本行业特色的专题档案成果，并通过全媒体平台进行有效展示和传播，让档案“活起来，走出去”，更好地滿足用户对不同档案信息资源的需求，使用户更全面透彻地了解某个事业单位在某一时期的历史文化、经营状况、科研成果等信息。这样既彰显了档案信息资源的开发价值，又提高了事业单位的影响力。

促进档案管理高素质人才队伍建设

全媒体时代，提高档案工作人员的专业水平和综合素质，加强档案工作人才队伍建设，对事业单位的档案管理工作将起到极大的推动作用。通过业务知识培训、建立高校联合培养机制、设立人才基金等方式，可以激励档案管理人员在不断学习现代档案管理理论和新媒体技术的基础上，树立先进的档案工作理念，加快创新开展高质量、深层次的档案开发工作，挖掘档案中蕴含的重大价值。这对提升事业单位档案管理部门的工作能力具有积极的作用。

事业单位档案信息资源作为事业单位的知识库和信息库，在推动事业单位的生产经营和管理活动中发挥着不可替代的作用。在全媒体不断发展的趋势下，事业单位应该深刻认识档案信息资源开发和利用的重要意义，逐步建立起完善的档案信息资源管理体系，更精准地定位用户，满足用户需求，为发挥档案资源的作用作出更大贡献。

（作者单位：湖南省遥感地质调查监测所）