信息化环境下水利工程档案规范化管理

摘 要：水利工程档案是水利工程建设过程的最真实记录，档案的规范化管理为水利事业的高质量发展奠定了基础。信息化时代档案管理效率更高、管理更加科学，水利工程档案管理迎来了革命性变革，已经由传统模式步入了现代模式。本文根据某市水利工程档案管理经验，从建立层级化联动机制、创建信息数据库、强化系统测试应用等方面进行了分析，通过成本分析，认为档案信息化大大降低了成本。依此经验，提升水利工程档案信息化规范化管理应从组织体系和制度设计、标准体系、保证体系等方面入手努力。

关键词：水利工程档案；信息化；规范化

水利工程档案是水利工程建设的原始记录，为水利工程查考、维护、管理工作提供重要凭证。近年来，信息化、大数据改变了经济社会发展面貌，也成为水利工程档案管理的必由之路，为水利工程的高质量发展提供了坚实的信息数据支撑。随着水利事业建设热潮的来临，以信息化推动档案规范化，成为水利工程事业转型升级的主攻方向。本文以某市水利工程建设为例，分析水利工程档案面临的新形势，提出有效地解决对策。

1 水利工程档案管理的基本特征和时代要求

水利工程档案作为专门业务档案类，既有档案的基本属性，也有水利工程特征。在信息化加速发展时期，信息化建设也为水利工程档案管理带来新的机遇[1]。

1.1 水利工程档案管理的基本特征

1.1.1档案管理科学化程度要求高。水利工程档案的基本特性决定了管理的难度和差距：从种类上来看，水利工程建设涉及多个二级项目和环节，中间流程多、涉及人员多决定了收集整理的复杂性。水利工程在建设过程中受外界因素影响较大，增加了档案工作的不稳定因素。从规范性上来看，水利工程档案单位保管期限一般是两年，然后专门移交水利管理部门。这就对档案整理提出了更高的要求，既要管理好、整理好，又能符合标准移交好，对档案的收集、整理、归纳、移交等方面的连贯性、科学性提出了较高要求。

1.1.2 档案管理标准化程度要求高。由于水利工程档案的种类比较多，其整理标准也有所不同，比如水道档案、桥梁档案、施工记录档案等，都有不同的标准，对专业化要求比较高。除此之外，水利工程设施的特殊性，档案归档的内容和范围也会发生变化，档案管理必须要根据政策标准及时调整，因此，总体来看，水利工程档案的管理难度要明显高于其他类别档案。

1.2 信息化对水利工程档案管理的革命性变革

1.2.1管理效率有了质的提升。在传统的档案治理体系中，档案的查询、利用等环节需要大量的人力、物力。由于在管理环节中，人的因素占比大，也容易产生错误，进而影响查询质量和效果。信息化管理模式的引入，使人的因素大幅度降低，通过大数据技术对水利工程档案资料进行高效地管理和利用，提升了档案管理的实效。通过调研发现，大数据的档案管理模式已经渗透到水利工程档案的收集、整理、保管、利用等环节中，通过数据库的完善和资源整合，利用过程大大压缩，网上办公已经实现，水利工程项目建设的进程得到极大提升。

1.2.2 决策过程更加科学。水利工程档案信息包括了整个工程建设和各部管理部门的资料，为后期利用、维护等提供数据和信息支撑，这些數据为其他工程建设提供了样本，有助于建设工程单位制定科学的管理策略，有助于决策机构和团队快速全面地掌握相关的关键信息，为团队决策的制订提供科学、翔实、准确的数据，确保决策的方向更加准确、更加翔实，从而提升水利中心工作质量及水平，为水利事业发展起到了推动作用。

1.2.3 建立档案信息共享渠道。水利工程档案能记录丰富的信息，例如桥梁建设技术档案是记录桥梁内部结构和修建中形成的技术档案资料，既有重要的保存价值，后期利用率又高。在纸质档案管理条件下，桥梁建设技术管理存在较多局限性，许多档案只有一件，如需复制或抄写，将耗费大量的资源，档案多次借阅查找，无形中会破坏档案资料的质量，缩短档案寿命。同时，信息查找也相对困难，资源共享性难以达到，不利于档案价值最大化的发挥，降低了档案管理工作的快捷性。通过信息化技术的引入，信息库中的大型数据，搭建了档案信息的共享渠道，彰显了档案工作的实际应用价值。

1.2.4 提升档案信息传递的安全性。在传统的档案信息管理共享机制中，信息发送和接受只能依靠邮递、加密通道等方法，传播效率较低，受到传送时空的限制，为档案工作带来极大的不便；同时，传输通道也会出现丢失、损毁文件的现象，有泄密风险，给档案安全带来很大隐患。随着档案管理信息化水平提升，档案管理人员通过信息系统对档案资源进行加密传输，既提升了档案利用率，又保证档案资源的安全性，避免了失密泄密，档案资源的传输利用进入了新的发展阶段。

1.2.5 提升档案管理的稳定性。安全性的提升带来管理的稳定性。传统纸质档案在保管利用汇总过程中易受到侵蚀损坏。比如，腐蚀、水灾、浸泡、火灾等，都会给档案保存带来永久的破坏。纸质档案本身存储时间受纸张性质的影响，具有不可逆性，字体容易模糊，特别是水利工程档案的图纸，更容易出现褪色、污损，严重影响档案信息的存储效果。通过提高信息化管理水平，档案信息和载体之间可真正实现“脱节”，纸质档案一经数字化，将不再有人打扰，减少了纸质材料的人为接触，既保证了档案资料的可利用，又保障了实体档案原件。

2 水利工程档案信息化规范化的管理逻辑和成本分析

2.1 建立层级化联动机制

在信息化管理的前段控制阶段中，组织领导体系至关重要。一是明确管理人员职责使命。这是信息化建设的基础和前提。某市水利工程制定了《档案收集管理规定》《档案人员职责和奖惩规定》和《水利工程档案整理工作细则》，强化档案源头的治理，督促员工在起始阶段按要求收集好档案，为归档做好准备；二是强化管理措施落实。对于档案人员来说，规则明确了职责定位，需要根据水利档案的管理标准，全面整理各项文书图纸、批复、报告等资料定期归档，对违反安全规定的船舶提出惩戒措施。同时，对信息化建设提出了要求，让大家都参与到档案信息化建设中，管理体系更加优化。

2.2 创建信息数据库

一是明确数据库的建设标准。主要包括域、字段、命名等，提高系统的优化程度，为修改和查询提供便利。二是遵循行业规范。对档案信息的存取和查询、利用需要按照国家标准，符合操作流程。三是兼容性要强。信息技术突飞猛进，存储形式多样，建设要有前瞻性，端口和末端要选取多样的方式，提高兼容度，为后期升级改造提供支撑。四是数据库的管理信息要翔实准确。管理员信息要完备，包括基本的出生日期、姓名、标号及部门，以及负责水利工程模块的信息，主要是收集的范围、时间、进度和标准等。五是数据库的功能要齐全。功能主要除了常见的查询利用之外，还有远程访问、在线打印、打包提取、模糊查询、全文输出等，全面提升了档案管理水准，适应水利工程事业的发展的要求。

2.3 强化系统测试应用

一是进行合理性检测。主要是系统的页面、布局、交互式访问系统等是否符合要求和完备。二是加强功能测试方面。主要是检查各项功能是否安全有效，需要对各项模块进行检查，比如登录模块身份验证是否安全，查询模块是否能检索齐全，操作模块是否便捷有效，利用模块是否能够进行编研、打印等。检测也可以根据需求进行测试，比如，以建设图纸为单位，全面检查数据库中表格的完整性、标注的清晰性、字体的规范性，保证数据查询的符合系统设计的要求。三是加强安全性检测。数据库建设同时构建防火墙、建立防水墙等加强数据保护的措施，确保查询系统具备安全性、先进性、稳定性等，防止因数据泄露造成不必要的损失，实现档案资源高效安全地利用。安全性检测是检测的重中之重，也是必须进行的常态化检测的应有内容。

2.4 水利工程档案信息化规范化的效果分析

一是投入产出成本分析。档案信息化建设推进前期需要投入大量的资金，主要用于系统建设和软硬件的购买，但是系统建成以后，将大大节约人力物力和过程成本。同时，信息化建成后，虽然有一定的维护费用，但是随着查档量的增加，在不考虑时间成本的前提下，信息化管理的成本也明显低于传统模式。二是审批利用成本。网上审批，提升了审批效率，降低了材料成本，同时提高了档案人员的工作效率，使其有更多地精力投入其他环节。相关对比见下表。

3 提升水利工程档案信息化规范化管理的实践路径

3.1 建立水利工程档案管理组织体系和制度设计

加强信息化建设的组织领导，建立科层次化的组织领导架构。坚持档案工作“分级管理，维护完整，便于利用”的基本原则，成立了工程一把手亲自担任组长、分管领导担任副组长、综合办公室主任主管的档案工作领导小组、档案信息化工作领导小组[2]。工程领导将档案管理信息化规范化工作列入重要议事日程，与工程建设同安排、同部署、同检查、同落实。随着领导的变动，及时调整档案工作领导小组，保证档案工作稳定开展，服务好水利工作。

3.2 加强制度建设和标准体系建设

一是完善管理制度。根据工作实际，制定《档案整理归档制度》《档案保管制度》《档案信息化建设标准》等制度，完善档案的立卷归档、安全保管、调阅、档案统计、信息化等各方面，细化档案管理工作制度建设，做到档案管理工作有章可循，努力实现档案管理的规范化、标准化和科学化，确保全部档案资料保存完好[3]。二是推行档案“一季一归，一月一报”制度。综合办公室制定归档日程安排，各部门及时对已完成进行归档。档案室每月统计各部门的归档情况，并在每月的例会上进行通报，及时督促各业务部门按照规定移交案件归档。三是强化信息化标准建设。以推进數字化档案室建设为契机，启用电子档案查阅系统，实现阅档无纸化，实现传统档案管理模式向信息技术主导模式的转变。持续推广数字化系统的使用，逐步实现办理流程与卷宗同步生成，在确保数据完整准确的情况下生成电子档案，减少归档的步骤和环节，提高归档效率。

3.3 建立信息技术档案利用服务体系

一方面，要加强定制化个性化服务，提高档案利用的精准度。通过大数据、云计算、物联网等关键技术实现对档案信息的精准识别、精准整合和精准加工，设计不同的组合模块[4]，通过搜索记录，精准计算利用者的爱好、兴趣、习惯等，为查询者提供更为准确便利的信息服务模式。另一方面，创新性开展交互体验服务。5G技术与档案信息服务的深度融合，增强了档案体验式互动，通过交互方式实现专题检索、在线视频点播等档案特色活动，同时可以通过VR技术实现档案场景的复原和再现，为水利工程档案的高效利用提供智力支持。

3.4 构筑档案信息化安全防护体系

一方面，深入查找风险点和隐患。水利工程涉及人员多、单位多，档案信息海量，各环节都必须加强身份识别和认证，做到闭环管理。强化管理共享系统，建立层级性的模块共享类型，完善查询身份管理，避免出现一个账户可以一览所有资源的情况。另一方面，建立人防和技防相结合的复合型体系。现代化管理体系中，人防比技防显得重要，网络攻击的复杂性、隐蔽性越来越强，在大多数技防体系相同的前提下，档案管理人员的思想自觉和防范意识成为重中之重。因此，管理人员的选拔是基础，要把安全责任意识高、保密意识强作为标准，打造一支责任心强、对档案管理有热情的管理队伍，为档案管理打下坚实的队伍基础。

3.5 构建信息化建设的保障体系

一方面，档案管理部门要给予足够的资金支持，推进智慧档案室建设，购置计算机设备和存储系统，加强系统技术的研发，与时俱进提升系统的先进性。另一方，加强人才队伍建设。要树立档案信息化既是生产力，也是产品输出的方向点，加强创新型人才的培养，特别是前沿科技信息人才的培养，打造企业发展新的增长极。

结语

通过对某市水利工程管理的分析，该工程项目建设单位已经形成了信息化规范化的管理模式，为其他单位提供了可复制可推广的经验做法。面对信息化大潮的方兴未艾，水利工程管理的规范化必须以信息化为引领，提升管理的科学化水平，为水利事业的高质量发展贡献档案力量。

参考文献

[1]王付容.新时代背景下水利工程档案管理工作研究[J].黑龙江档案，2022（08）：30.

[2]刘美红.江苏省靖江市检察院加强档案管理提升检察工作水平的几点做法[J].《法制与社会》，2011（11）：30。

[3]罗晓丹.浅谈河南省水利普查档案质量控制管理措施[J].治淮，2012（12）：05.

[4]房荣军.“十四五”时期档案信息化的发展趋向与实践进路[J].兰台世界，2022（11）：04.

作者简介：聂丽华（1974-），河北省水务中心副研究馆员，研究方向：档案管理。