数据治理的系统性探索

2023-05-30楼蔚文赵爱国

档案管理 2023年2期

楼蔚文赵爱国

摘要：做好高校档案数据管理，首要的是构建高校档案数据治理体系。档案数据治理是数据治理和档案治理的交叉契合，文章提出了数据治理框架下高校档案工作体制、制度、规范，以及档案数据安全保障和共享与开发机制的构建与创新，探讨了构建高校档案数据治理体系的实现路径。

关键词：数据治理；档案治理；档案数据；治理体系

Abstract： To do a good job in archival data management in colleges and universities， the most important thing is to build a management system of archival data. Archival data governance is the cross fit of data governance and archival governance. This paper puts forward the archival work system， institution and standard in colleges and universities under the framework of data governance， as well as the construction and innovation of archival data security，sharing and development mechanism， and probes into the realization path of constructing archival data governance system in colleges and universities.

Keywords： Data governance; Archival governance; Constructing archival data governance system

随着高校数字校园、智慧校园建设进程的不断提速，高校形成了大量的数据资源。高校档案，包括档案数据被列为学校重要资产，高校档案数据治理也逐渐被提上议事日程。有研究认为，档案管理正由档案治理、档案信息治理，走向档案数据治理。[1]高校档案数据治理体系建设是实现高校档案数据治理的重要手段，是档案治理体系建设的重要组成部分，也是档案治理能力现代化的重要体现。本文从数据治理角度，探讨大数据背景下高校档案数据治理体系构建与创新。

1 档案数据治理的定义及内涵

有研究总结，大数据背景下的档案数据治理，是数据治理和档案治理的交叉契合。[2]对于档案数据治理有两个研究视角。一是从数据角度出发，将档案数据阐释为“数据形态的档案”。二是从档案属性出发，将档案数据解释为“具备档案属性的数据”。从数据治理角度讲，档案数据治理是数据治理的子集，因此其治理重点在于档案数据质量把控、资源整合共享、数据安全和数据价值实现，具有技术视角的特点。从档案治理角度讲，档案数据治理是档案治理的一部分，主张档案部门等从政策、体制、组织、方法等要素完善档案数据治理能力，关注档案工作的外部生态环境，具有社会视角的特点。综合以上观点，笔者认为高校档案数据治理，应依据数据治理的基本原则：协同共治、互联互通、全程治理、风险可控，通过创新构建档案数据治理体系，为档案数据治理构建良好的生态环境，实现高校档案数据的“收”“管”“存”“用”。

2 高校档案数据特点及存在的问题

2.1 高校档案数据来源及特点。高校档案数据主要包括两部分：一是馆藏档案的数据化成果，二是新增电子档案数据。[3]馆藏档案的数据化以馆藏档案的数字化建设为基础，受制于数字档案的数量、质量，具有数据颗粒较粗，质量不高的特点。目前，其数据治理的主要方式，仍是依赖于人力、物力、财力的投入，以及人工智能、语义化技术、可视化技术等全文识别、音视频识别技术的应用。本文讨论的主要是新增电子档案数据及其治理体系建设。

新增电子档案数据，主要包括新增电子文件、数据库、数字音像视频等电子档案及其元数据。大数据背景下的归档电子档案，来源于学校各业务系统，具有海量、多元、类型与结构复杂多样，且数据颗粒度逐渐细化的特点。以山东大学为例，学校党务行政、各业务部门大都实现了信息化的管理。在数字校园环境下，部分业务系统通过学校数据中心（或数据平台）的关联、融合，以格式化、标准化特点，在实现校园智慧管理的同时，形成归档档案数据；与此同时，仍有相当一部分业务系统，独立运行，归档数据格式多样、结构复杂。

表1山东大学部分业务系统应归档档案数据情况

2.2 高校档案数据管理存在的主要问题。海量数据的冲击下，高校档案数据管理普遍存在以下问题：一是学校档案数据未能应归尽归，尤其是业务系统数据库文件；二是归档数据质量不高，存在数据孤岛、数据冗余、杂质多等现象，还有相当部分档案数据存在元数据不规范，电子签名或电子印签缺失等問题；三是缺乏对档案数据的挖掘、分析、共享等深层次利用，档案数据的价值得不到体现。[4，5]

3 高校档案数据治理体系建设的主要内容及其作用

以数据管理为目标的档案数据治理体系，是档案治理体系的重要组成部分。徐拥军提出，档案治理体系是档案工作“四个体系”的“基”与“纲”，对档案工作具有引导、规范、促进作用。[6]因此，建设档案数据治理体系是高校档案数据治理的首要任务。档案治理体系是指档案部门“在一定职权范围内，制定法规标准、建立管理体制机制、实施管理制度办法，对档案工作进行自上而下、由内而外的，有计划、有目标的，全面系统的管理”。[7]由此类推，档案数据治理体系可以认为是档案部门从数据治理的角度出发，通过对档案体制、制度、规范、方式方法的重建与创新，构建适应档案数据治理的档案治理体系。

4 高校档案数据治理体系构建与创新

对于档案数据治理，有观点认为具有四个基本特征：数据驱动、协同联动、精准高效、安全为重。[8]笔者认为，高校档案数据治理体系建设也应围绕四个基本特征，在工作体制、制度规范、方式方法上，为高校档案数据治理创造良好的生态环境。

4.1 构建协同共治的高校档案工作体制。体制是高校档案治理的宏观支撑性要素，[9]涉及高校档案工作的组织结构与管理权限。从数据协同联动的角度出发，涉及高校档案数据治理的各相关组织和个人，应建立一种协同共治体制。高校档案工作体制一般为三级管理：学校层、档案馆（室）、归档单位。三级之间，或与同级相关组织机构乃至社会各界、服务对象间应建立密切配合、相互渗透、共同发展的共治体制。

学校层（如学校档案管理委员会）统筹规划学校档案工作，应与学校数据治理相关机构建立协同共治机制，使档案数据治理工作纳入学校数据治理范畴，做好学校档案数据治理的顶层设计。如将学校档案数据治理列入学校数据治理规划、办法，使高校档案数据治理融入学校大数据治理整体框架。

档案馆（室）是学校档案工作执行机构，应在贯彻落实学校档案主管机构的各项任务的同时，与归档单位——各职能机构，尤其是学校信息技术部门建立协同共治机制。与各职能部门协同共治，可将档案数据治理标准、规范，纳入业务工作流程，在数据源头控制归档数据的质与量。学校信息技术部门通常是学校数据治理的责任单位，承担着学校智慧校园建设、各业务系统数据关联的重任。档案部门与信息技术部门的协同共治，一是可借助其数据融合、汇总、关联、清洗的能力，规范数据格式、提升数据质量、克服数据孤岛现象，实现档案数据的规范化治理；二是可在档案数据管理基础设施设备的配备、档案管理信息平台研发等各方面获得全方位支持。

学校档案馆（室）还应注意与服务对象以及社会各界建立协同共治机制。通过用户的信息反馈机制，在档案数据资源建设、共享与利用、档案数据深层次开发等方面，提升档案机构的数据治理能力。目前，高校档案部门大都以更加包容和开放心态，通过远程服务体系建设、为服务对象搭建交互融合的线上线下应用场景[10]；利用各种自媒体途径，开展数字档案专题编研及展览，试图建立起与服务对象以及社会各界的协同共治。

应当明确的是，学校档案管理部门始终是档案数据治理的主导机构。目前，檔案界存在一种担忧，高校数据中心会替代档案管理部门，成为档案数据治理主导者。高校数据中心的工作目标和职能是满足高校数据的智慧服务、一站式服务，关注的是运行数据的融合与共享，真实与安全。高校档案机构的工作目标和职能是：存凭、留史、资政、育人，关注的是档案数据资源建设和档案数据管理、使用。二者对数据有相似的要求，真实、完整、安全、可用，但在数据生命周期中的位置、作用、工作目标是截然不同的。

4.2 建立数据驱动模式下档案工作制度和业务规范。制度与规范，是组织机构行动的准则。档案工作制度和业务规范，是高校档案数据治理体系建设的重要内容，是指导、规范档案数据治理的框架体系。

一是应依据数据治理的原则，及时修订档案管理制度。遵从数据治理原则，从数据产生、运行、归档全流程建立规范的治理框架。如在学校业务系统建设管理办法中，明确档案部门的参与权，在数据源头规范档案数据治理；在制定学校数据管理办法中，明确数据归档的要求与途径，将档案数据归档与管理纳入学校数据运行过程。

二是应将数据驱动、互联互通的理念纳入档案业务规范，尤其是高校档案分类体系的制定。2022年，国家档案局印发通知，在机关档案工作中全面推行档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度，引导各级档案机构尽量统一档案分类体系。2020年教育部已发文取消《高等学校档案实体分类法》。

笔者建议，应尽快建立数据治理原则下的高校档案分类体系。可以依据数据驱动原则，建立可以互联互通的，具有主题化、专业化特点，方便数据管理、数据利用的数字档案分类体系。如建立以OA系统为数据来源的文书电子档案主题数据类别；建立以学生培养与管理业务为数据来源的学生电子档案主题数据类别；建立以人事、科研、教研系统为数据来源的教师电子档案主题数据类别；建立以基建、财务、设备、出版等专业系统为数据来源的电子档案专业数据资源等。

4.3 建立风险可控的档案数据安全保障机制。安全是档案工作的第一要务。档案数据的安全问题，是影响档案数据治理的关键性因素。档案数据治理本身是一个全周期过程，因此高校档案数据治理安全保障机制，也应渗透数据治理全过程，涵盖数据治理体系全方位。

一是做好档案数据安全治理的顶层设计工作。应完善档案数据安全策略、规划、制度的制定，注意发挥新《档案法》赋予的监督检查职能，使保障档案数据安全的顶层设计落实到位。二是加强档案数据管理平台建设，重视信息安全技术引进，构筑档案数据安全的技术“防火墙”。如防火墙、用户身份验证，权限管理、系统监控、数据备份、数据恢复等安全功能配置；大数据处理、时间戳、电子签、数据加密、区块链技术等信息安全新技术引入等。三是落实档案数据库的安全备份工作。把档案数据库离线在线、异质异地、多套制备份等安全保障措施制度化、规范化，夯实数据安全的“围墙”和“地基”。

4.4 创新高校档案数据的共享与开发的机制与途径。高校档案数据治理的目的，是满足师生、校友和社会日益增长的对档案数据信息和档案文化的需求。因此，要求档案部门应加快创新档案数据共享与开发的机制与途径，构建精准、高效、智慧、知识化的档案数据公共服务体系。

4.4.1 建立大数据背景下的学校档案数据中心。[11]高校数据中心与档案数据中心是协同共享关系：依托数据中心，档案部门可以得到经过融合、关联、清洗、标准化处理的数据，做到档案数据的规范、高质量应归尽归；借助档案部门，数据中心也实现有价值数据的存储与备份，减轻了系统运行的负荷。档案数据中心可为档案数据安全管理、共享与开发，打造扎实的数据基础和开发利用平台。因此，建立学校档案数据中心，不仅可行，也是十分必要的。

4.4.2 加大区域档案信息共享平台的建设力度。新《档案法》中明确提出“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”。信息共享平台是实现高校档案数据共享与开放的重要途径。目前，山东省档案馆已在档案利用平台上筹建了山东省高校档案利用子系统，依据大数据及其治理，为山东高校毕业生提供身份鉴别、远程利用申请、档案数据安全传输等功能，创新了高校档案数据的共享利用途径。高校应充分利用数字社会、智慧城市的建设成果，通过让“数据多跑腿、用户少跑腿”，体现档案数据治理的成效，提升自身档案数据治理能力。

4.4.3 完善档案数据开放审核工作机制。档案数据开放审核工作是实现档案数据共享与利用的基础性工作。新《档案法》将档案形成单位和档案馆共同列为馆藏档案开放审核的主体。考虑到档案数据的全流程管理，在档案数据归档的不同阶段，档案部门应形成机制，规范开展档案数据开放审核工作。档案数据进馆前，督促档案数据形成单位对档案数据的价值和开放程度提出意见；进馆后，建立到期、定期开展档案开放审核制度。档案数据的开放审核应形成档案部门负责组织协调、形成单位负责审核鉴定、档案主管部门负责监督检查的工作机制。

4.4.4 形成深度开发档案数据机制。档案数据利用，具有可汇总、可凝练分析，可多场景、多维度展示的特点。因此，档案部门应拓展思维、创新方式，充分挖掘档案数据内涵信息，形成深度开发档案数据机制，实现档案信息的智慧化、知识化服务，满足档案数据在学校治理体系建设、校史校情教育、爱国主义教育、红色基因传承等方面的知识需求和文化需求，将“档案库”建成“思想库”“智慧库”。

4.4.5 充分发挥社会组织和民众在共享利用中的主体作用。随着大众档案意识的觉醒，社会组织和民众对高校档案场景式、沉浸式的共享热情日益高涨。激发公众力量的参与，可以倒逼高校档案部门信息共享利用的创新，让高校档案管理部门掌握需求并积极改进工作的方式方法，提升信息共享工作的质量和效率。

4.5 加强人才队伍建设，满足档案数据治理体系建设的智力需求。人才是制约当前档案部门开展信息化建设的关键因素，涉及档案数据治理尤为如此。加强数据治理体系建设，必须建立起一支适应数据治理的档案管理干部队伍。大数据时代的档案工作者，应是具有复合型知识背景的干部队伍。

一是要具有创新精神，实现管理意识的数字转型。意识决定行动，高校档案干部应树立档案数据治理的意识，将档案管理的整体思维与工作方法向数据层面拓展。重点加强面向数据治理的凭证意识、资产意识、协同共治意识、风险意识，将数据治理的理念贯穿于新时代档案治理全过程。

二是树立终身学习的理念，提升档案数据治理能力。档案干部队伍是学校档案工作的智力支撑。为加强档案数据治理体系建设，档案部门应不断开展人员的能力提升工作，尤其是信息化能力、数据管理和数据使用能力的提升；当然，也可以适时开展智力引进，吸引部分数据治理人才，提升整体机构的档案数据治理能力。总之，档案部门应注意建设一支具有数据思维的集管理型、研究型、操作型于一身的复合型人才队伍，[12]在提升高校治理体系建设和治理能力现代化中，贡献档案数据治理的力量。

*项目来源：2021年度山东省档案科技项目“高校数字校园建设视域下电子文件归档和电子档案管理规范化研究”（编号：2021-21）。

参考文献：

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