现代企业制度下如何做好秘书工作

关娇

秘书工作是党政机关和企事业单位办公室工作的重要组成部分，承擔着辅助决策、协调服务、办文、办会、办事等多项职能，一个好的秘书人员应该是领导者的参谋与助手。那么怎样才能做好这项工作呢？现结合自己的工作实践，从角色定位、应该具备的基本素质和如何提高办公室秘书工作的质量和水平等几个方面，谈一点粗浅的认识。

一、秘书人员在企业中要准确把握角色定位

  1.秘书人员是企业管理工作最直接的参与者

文秘人员是与领导最接近的岗位，无论是会议纪要的撰写还是信息收集的提供，基本上自始至终参与了企业每一项生产经营决策形成的全过程。仅从这一点来说，不管是主动参与还是被动参与，秘书人员都实实在在参与了决策过程，他们的工作效率、质量会对决策质量或多或少起到影响，他们是名副其实的企业管理工作的参与者。

  2.秘书人员是企业管理的信息收集者和提供者

收集和提供企业生产经营信息是秘书人员日常的主要工作之一，这就要求他们要做有心人，自觉及时地收集一切与企业经营管理相关的信息，随时为领导提供其所需的信息内容，为生产经营决策做好信息准备。

  3.秘书人员是企业各项管理计划的督察落实者

执行力是企业管理效率的重要标志。一些成功的企业往往把提高执行力作为企业管理的首要任务来抓，而一些企业之所以效率低下，也往往是由于企业的决策得不到及时有效的执行。所以，在企业的经营决策、方针与目标确定后，除了由领导自己直接传达管理意图外，在更多的情况下，需要秘书人员和下一层管理者来进一步传达、督促、落实管理意图。这样，秘书人员就要对经营决策、方针与目标进行深入具体的部署，并做好落实过程中的协调、提醒、督促工作，随时掌握真实地经营决策、方针与目标的落实情况。

  二、企业秘书人员应该具备的基本素质

  1.必须具有较高的思想素质

秘书的工作性质决定了秘书人员非常接近企业的管理核心，这就需要他们必须具有强烈的工作责任心、进取心和吃苦耐劳的精神，具备大局意识、原则意识、保密意识和作风谨慎、严以律己的行为意识。

  2.必须具有较强的业务素质

秘书人员的主要工作可分为办文、办事、办会，这就要求他们应具备较强的文字写作能力、统筹兼顾的办事能力、分析判断能力和敏锐的反应能力。特别是文字写作能力，是应该成为秘书人员的看家本领。文字工作是一项非常辛苦的工作，尤其是文秘工作，要成天面对各类请示报告、汇报材料、职代会报告以及讲话稿等文字材料的起草撰写，工作量非常大。这就要求他们不仅要具有扎实的文字功底，而且要掌握大量的信息，并对大量的信息加以甄别筛选，通过归纳、总结、提炼，形成一份经得起推敲的完整材料。

  3.必须具有较强的工作协调能力

日常工作中的办文、办事、办会都需要各级部门的配合。作为承上启下、上传下达的职能者，秘书人员要时时刻刻做好关系协调、工作协调。企业是一个复杂的集合体，由于企业每个成员所在部门情况、利益不同以及对待问题的角度、认知水平不同，所以必然存在差异和分歧，有分歧就会有矛盾。这就需要进行科学的协调，统一各个群体的认知，进而解决各种矛盾。

  4.必须具有较强的学习能力

秘书工作的性质和秘书人员在企业中的特殊地位，要求他们必须成为一名一专多能的复合型人才。为此，学习应该成为文秘人员每日必做的功课。尤其是在进入信息化时代的今天，科学技术日新月异，知识更新以分秒来论，如果稍有停顿，就很可能被时代淘汰。企业秘书人员更要注重学习，不仅要学习文秘专业知识，也要努力学习科技、人文、历史等方面的知识，同时要加强政治理论知识学习，及时全面掌握国家、行业内外最新动态。

  5.要具有处理突发性事件的能力

企业中经常会发生事故性、自然性、行政性的突发事件。秘书人员要具备应变意识，协助领导迅速、准确地处理好这类事件。这就要求在事件发生时，一是做到头脑冷静，耐心听取各部门的反映，把事情的原因、性质弄清楚，将心理调整到最佳状态，沉着冷静，从容应对。二是有充当多重角色的能力，既要当好事件的协调者，又要充当信息的传播者，在领导授权的情况下，还要充当事件的指挥者。

三、如何提高办公室文秘工作的质量和水平

  1.提升秘书工作者职业能力

在提升办公室秘书工作质量与水平的过程中，需要强化秘书人员的职业能力，并通过促进秘书工作人员创新发展等形式，让其更好地参与到企业发展和相关工作中。秘书人员要不断强化自身在文件起草方面的职业能力，通过学习文书起草方式、灵活运用各种文书等形式，培养自身的思想修养和知识储备，通过更加高质量的文件写作内容和风格，准确把握领导的讲话意图和语言风格，促进职业能力的发展。

  2.提升秘书工作者的综合素质

办公室秘书人员在日常工作过程中，需要提升自我综合素质与能力。单位需要加强对秘书人员综合素质和整体素质的培养力度，可以定期对办公室秘书人员进行培训，增强秘书工作人员对秘书工作流程、内容的全面了解，还可以通过强化秘书人员表达能力、合作能力、沟通能力等形式，促进相关工作的合理开展。办公室秘书人员要不断巩固自身的专业知识和沟通交流能力，通过与各部门之间有效沟通互动等形式，促进秘书工作顺利开展。秘书人员需要强化自主学习能力，通过对现代化管理系统、知识系统进行学习等策略，提升自我政治素养和综合素养，运用现代化的管理理念和方式，推动自我管理能力与水平全面发展。

  3.要加强学习，不断提高业务技能

当今时代，社会发展日新月异。秘书人员一定要树立学习意识，不断提高业务技能。首先，要认真学习党的路线方针政策，做到政治意识明确，才能保证正确的工作方向；其次，要加强办公室业务知识的学习，了解时代发展变化，努力学习秘书工作的经验和做法，提高自己的业务水平；最后，要掌握现代办公设备和技术的应用，更加高效地做好办公室工作。

新时期，办公室秘书人员要想促进各项工作顺利完成，必须通过提升自身职业能力、综合素质及树立大局观等策略，促进自身专业技能和工作素养不断提升。除此之外，还可以通过强化文秘实际操作水平等形式，为完成各项工作提供保障。

（作者单位：山西汾西重工有限责任公司 ）