完善档案管理 赋能金融经济工作

杜峰辉

金融档案主要是金融企业在展开各项金融活动时产生的一种具有参考利用、保存价值的历史记录。因为金融企业的不同，所以档案的数量和种类较多，并且其中体现的内容比较丰富，比如，开展各种建设活动时形成的建设档案和金融服务机构进行相关业务时出现的会计档案等。档案在每个企业和机构中都属于必不可少的历史资料，它全面地记载了企业经营管理的全流程，对企业的经营和发展具有至关重要的意义。

完善档案管理工作的重要意义

企业等机构在进行日常经营和管理时，所有开展的活动都要记录在档案中，所以在企业等机构中，档案是重要的无形资产，可以体现出整个单位的发展进程。企业开展的经营或管理工作，和档案管理之间存在密切关联，两者相辅相成，在共同作用下，能让内部管理得到更加科学和可靠的支撑。

档案具有凭证價值。和其他资料相比，档案最大的价值就是凭证价值，特别是在很多金融公司和经济服务机构中，档案是最具权威性的原始证据，记录了所有相关活动的数据。其中部分内容可作为研究、审查、处理问题以及法律权利确定的凭证。

在开发客户时也有一定价值。在挖掘客户群体价值的过程中，档案就可以很好地发挥作用。比如，在分析证券公司、开发潜在客户时，合理运用档案可及时了解客户的相关信息，加强和客户之间的沟通，促进新客户的开发与客户关系的维护。

可切实改善企业形象。在金融市场中，卓越的业绩和良好的信誉对树立企业形象具有重要价值，而且还可让企业等机构自身力量不断增强。开展档案管理时，通过归纳、收集相应的照片、视音频及实物等，可以展现出更加生动、真实和全面的企业形象。

档案管理中存在的问题

缺乏对档案管理工作的认知，且不具备较强的管理意识。档案记载着各类重要信息，是开展工作的重要依据，在解决纠纷时，也是必不可少的凭证。很多金融企业相关人员在工作时，一般会非常重视会计报表、会计凭证登记等，但却忽视了档案文件的整理、归档、保存等工作。部分领导因没有正确认识档案管理工作的重要性，最后使档案管理与日常工作之间无法密切结合。还有部分机构管理人员片面地认为档案管理意义不大，或个别人认为档案属于机密文件，必须通过繁杂的保密措施进行管理。此外，在个别金融机构展开档案管理工作时，还会面临档案管理范围不清、分类设置不合理等问题，不相信坚持档案管理能对企业产生积极影响。在这种观念影响下，相关人员在具体工作中也不会投入更多设备、资金和人力进行支持，最后也就无法提升档案管理成效、无法对金融经济工作进行服务。个别企业、机构虽然对数据化有一定认识，但了解程度不深，也会导致很多不切实际、不合理的事件出现在档案管理中。

缺乏档案管理专业人才，且相关人员专业素质不高。金融机构属于社会组织的重要组成部分，为了实现规范化管理，在开展相关工作时，必须有相应的人才给予支持。但现阶段很多金融机构工作人员，并不具备较强的专业水平，导致档案管理无法更好地服务金融工作，也无法将此项工作应有的价值发挥出来。金融机构在进行档案管理时，相关人员自身必须有综合知识作基础，除此之外还要掌握金融、法律、计算机等方面的知识，并将其熟练应用到档案管理中，只有这样才能更好地服务金融经济工作本身。比如，很多金融机构受编制限制等因素，没有及时设立档案管理部门，相关工作由兼职人员担任，具体的岗位职责很难通过这些人落实。在档案进行数据化管理的过程中，相关人员专业素质较低，影响了金融档案价值发挥。金融行业的档案和其他档案相比，数据量更大且更加复杂，对处理这些数据内容的档案管理人员也提出了更高要求，在面对海量数据信息时，要做到足够耐心。但很多人在进行档案管理工作时，整日面对复杂、海量的数据，难免会出现消极心理，这种情绪如果无法得到有效管控，很可能会使整个数据化管理出现各种问题，影响档案管理质量。

相关岗位业务培训机制不完善。很多企业、机构在进行档案管理时，依然有部分人员没有进行专业的岗前培训。这些人没有经过相关培训就上岗工作，导致无法厘清报表、账簿、分录和会计科目之间的勾稽关系和对应关系，最后导致相关信息严重失真。另外，部分档案管理人员虽然自身具备档案管理、财务会计等相关知识，但关于金融法律法规的学习和研究被严重忽略，导致自身专业水平无法进一步提高。

数据驱动没有得到金融行业的重视。针对档案进行数据化管理时，为了将管理质量提高，必须要建立相应的部门，同时通过专业人员全面负责此工作，为了有效实现目标，必须投入相应的资金成本。但对于相关金融企业、机构来说，在内部开支较大的情况下，一般会将数据化管理金融档案的成本节省下来。这种情况势必会导致难以发挥数据化技术的效用，致使整个行业都不能更好地重视档案数据化管理。

金融信息的安全性欠缺。在数据驱动下，金融行业的档案管理得到了许多便利。在实际开展档案管理工作时，合理使用数据驱动技术，可让整体工作变得更加高效，也可以更加全面地实现信息共享。发达的互联网技术让信息搜索变得更加简单、准确，通过网络还可以高效完成档案的数据化处理，结合各种网络技术，可高效展开金融行业档案管理工作。但因为互联网本身存在共享、开放的特征，且一般都通过网络形式将金融档案进行数据化处理，所以此过程中会面临不同的安全问题。比如，在进行档案管理时，相关数据内容可能会被恶意篡改或丢失，还可能面临系统被非法入侵等问题，此外，很多管理人员在日常工作中为了提高自身利益，还可能捏造不实信息，这些问题都会造成档案数据失真或丢失。

加强档案管理为金融经济工作服务的相关对策

全面提高管理人员从业素质。社会发展进程中，信息化管理会逐渐成为主流，金融行业在开展档案管理工作时，要合理应用计算机技术等先进手段。金融企业要不断强化工作人员在档案管理、计算机应用、财务、金融等方面的技能，只有这样才能切实满足企业发展需要。首先，为解决档案管理人员专业程度低的问题，金融企业需要提升招聘条件，通过筛选优秀人才充实档案管理工作队伍。其次，要让档案管理人员接受关于法律知识、档案管理知识、财务知识的培训，提高档案管理的专业技能。最后，作为金融企业机构要明确档案管理的价值和意义，并在此基础上将专职管理部门设立起来，充分凸显金融档案管理的重要地位，让全体工作人员都了解此工作的重要性。

提升对金融档案管理的重视程度。对于金融行业来说，如果无法认识到档案管理的重要价值，就无法提高工作效率。金融行业要将各类数据驱动技术的价值和优势充分体现，不仅是要掌握数据驱动技术，更是要将其进行实际应用。同时，在档案数据化管理中，还要不断加强对数据化管理经验的交流，这样可以让档案管理质量有效提高，促进金融经济工作的发展。

明确具体部门职责，建立管理网络。通过科学创建管理网络，可以实现档案管理全覆蓋。例如，金融机构可以组建档案管理小组，小组中每个人员都要合理安排，比如小组的组长由企业领导担任，同时在小组中配备数名专业的档案管理员，由这些人员全面负责档案的整理、收集等工作。金融项目要配备专职档案员，当档案员确定后，应避免频繁更换，保证内部人员的稳定性，这样可以确保整体管理效果。

金融企业机构对档案进行管理时，应将档案管理部门做为直接管理者。重点关注档案管理部门展开档案整理、收集、归档等工作，为日后工作提供更加全面、准确的依据。档案内容如果仅通过管理部门单独管理，则很难实现预期效果，所以各部门管理者都要对此工作给予足够关注。有关领导也要将此工作放在重要位置上，不断加强督促各部门，使其与档案管理部门之间形成有效配合，并主动参与到档案管理中。有关管理内容要以正式文件或会议纪要等形式下发至各部门，这样可以让每个部门都对档案管理引起足够重视，显著提升整体管理效果。

将责任落实到个人。在提交各类档案时，要详细登记档案的制作人、移交人、整理人等信息。金融企业机构展开的活动都会留下痕迹，经整理后最终会汇集成文件资料。针对各类实践活动、文件资料同步实施管理，保证资料中记录的内容具体、详细，才可以提升档案的准确性。金融机构在进行开展、管理各类业务时，一般会产生大量的资料和文件，而在不同活动中，档案管理的相关负责人及其自身态度，也会直接影响档案的完整性，其工作能力和专业技术水平则会影响最终工作质量。档案管理部门要详细制定档案管理人员的工作职责，督促其积极参与金融活动，保证最终产出的档案更加真实可靠，避免随意编造内容。部门负责人和企业管理者，也要针对员工履责情况进行严格监督，同时在绩效考核中，还可将此作为依据并与最终工资待遇挂钩，这样可以从根本上改善管理人员的工作态度、提升责任心。

集中管理各类档案资料。以往金融企业机构在对档案资料进行管理时，通常都由某个部门独立完成，面对各种不同类型的数据资料，并没有将其集中起来进行统一管理。如果业务档案由业务部门直接进行管理，很可能会出现部分人员违规办理业务的状况。另外，在金融企业机构进行档案管理时，有很多潜在的安全隐患，如果无法进行统一管理，可能会导致人力、物力不同程度上的浪费。机构中相关部门要结合具体管理要求，展开档案的归档、整理工作，已经完成整理的档案要定期向管理部门进行移交。

随着时代与科技的快速发展，金融业也迈入了高速发展期，金融企业和机构的档案管理工作也会面临更多挑战。由于档案在行业发展中具有重要价值，所以通过各种途径、方法提高档案管理质量。具体工作中要结合金融企业及相关机构具体情况，将档案管理制度建立起来，加大对档案管理时效性和准确性的重视，合理科学地制定档案管理程序，保证档案管理的安全性及工作效率，为全面推动企业的可持续发展打下坚实基础。