对加强物资采购管理降低企业采购成本的研究

罗振

摘 要：众所周知，为了使企业取得长足、健康地发展，切实保障企业内部利益最大化就显得尤为重要，而企业内部成本控制是实现企业利润最大化的基础。现如今，企业的采购成本占据了内部成本较大的比例，因此，为了有效控制企業内部采购成本，提升企业经济效益，要求企业内部物资管理部门加强物资管理，控制采购成本，提高物资采购的管理水平。本文研究了企业物资采购管理的相关概念、影响企业采购成本的因素以及企业物资采购管理的重要性，并针对性地分析了企业物资采购管理过程中存在的问题，提出了相应的优化策略，希望能对相关领域学者和企业提供一定的借鉴价值。

关键词：企业；物资采购管理；采购成本；优化策略

近年来，随着我国现代经济技术的快速发展，市场竞争环境愈加复杂，企业要想在这样激烈的市场竞争环境中取得较大的经济收益，就需要在自身生产经营过程中有效控制企业的运营成本，以保障企业能最大程度地使用最小的成本创造出符合企业持续性发展的最大效益。企业采购成本占据了企业运营成本的较大比例，因此，物资采购管理在企业内部管理中就显得尤为重要。企业的相关管理部门应该根据企业内部的实际运营情况，科学地制定出符合企业发展的采购计划。与此同时，企业内部也应该合理制定企业采购人员的物资采购标准，以便其能以最低成本采购物资，从而提升企业的利润。如果企业内部高层管理人员对企业内部物资采购管理关注度不够，那么就有可能使物资采购人员工作态度闲散，难以完成既定的采购计划，从而导致整体的物资采购流程难以支撑企业的运营发展，降低企业的经济效益，从而影响企业在市场竞争中的价值。因此，企业内部应该加强对物资采购管理的重视，降低采购成本，进一步控制企业运营成本，使企业内部的控制管理更有价值。

一、相关概念概述

1.企业采购成本的内涵

企业采购成本是指企业为了获得所需劳动和物资而产生的各项费用的总和，贯穿了企业生产活动的全部过程。采购是企业生产经营活动中的一个关键环节，企业内部在进行物资采购管理时必须将最低采购成本作为采购目标。在当前市场条件下，企业的各项生产经营活动并不稳定，具有一定的复杂性，这无疑给企业内部高层管理人员提出了更高的要求，也要求企业内部采购管理部门制定出科学、有效且合理的物资采购管理制度和规范，以确保企业采购活动规范化、标准化，从而使企业采购成本达到最低。

采购主要是指企业从供应商处购买企业内部生产经营所需的原材料和服务，例如从其他企业和机构购买的物资、劳务以及设备。从不同的国家和不同的组织机构层面上看，其本质都是要获得企业生产经营所需物资或劳务的一种经济活动。在这一活动中，采购所要付出的成本就是指其在一定时期内实现既定经济目标而获得相应物资或劳务所带来的价值损失以及必要的支出。“采购”和“购买”均可简称为“采购”，其含义是相同的。由于社会分工日益精细，产品之间的差异越来越小，因此，我们可以认为，在某些特定市场条件下，针对不同环节将同一产品进行生产成本构成因素比较分析是有效的。具体地讲，在市场变化的条件下，以相同或相似程度进行分析得到一个结果，比如产量增加所带来收入和利润增加，或者某一产品单位生产成本下降。

2.降低企业采购成本的思路

随着我国现代经济技术的发展，市场竞争环境发生变化，企业的发展面临全方位的挑战。企业要想在大环境下取得可持续发展，降低企业的采购成本这一环节必不可少。在新时期的发展背景下，我国科学技术不断提高，某些传统的原材料逐渐被市场淘汰，越来越多与技术相结合的产品逐渐被消费者纳入选择范围，从某种程度上来说，这不仅给企业的物资管理部门增加了采购难度，也给企业的运营管理带来了一定的阻碍。因此，企业内部高层管理人员应该更加重视采购管理部门的制度建设和人员管理，而采购管理部门应该结合市场需求，综合考虑各方面的因素，在切实保障企业利益最大化的前提下进行物资采购，以保证企业内部物资采购活动能够科学有效地进行，从而使企业各项经济活动能正常运转，为企业节省更多的资金，进一步保障企业的利润，以使其效益最大化。

二、影响采购成本构成要素

企业内部采购成本管理是一项非常复杂的工作，涉及面比较广泛，需要大量的数据和人力支持，在采购工作中，采购成本往往成为企业成本管理中的一项重要内容。在物资采购过程之中，影响采购成本高低的因素主要包括三个，即采购模式、采购量以及供应商规模。

1.采购模式

不同的企业有着不同的采购方式，有的是“招标”模式，有的是“询价”模式。在这两种模式中，往往是由企业根据自身情况进行选择和判断，一般企业会选择规模大、资金实力雄厚的公司作为自己的供应商。

2.采购量

采购量在某种程度上决定了企业生产计划和销售计划中所需物资所占比例大小，即决定着采购成本的高低。从经济学层面上来看，采购量越多，意味着所要承担的议价压力越大，议价空间更大，而从管理学角度上来看，采购量过小则效率不高。如果一个企业不能将采购量控制在一定范围内并且没有很好地将供应商管理起来（如供应商关系管理），那么企业必然会因为盲目选择采购而造成大量成本浪费。

3.供应商规模

供应商规模越大，风险越大（如价格风险、交货风险），所以一般来讲，中小企业不会选择规模大、实力强的供应商，除非不得不选择时。企业在进行物资采买之前，一般会结合企业经营状况以及当下的市场状况对供应商规模和生产资质进行评估，以便后续筛选出理想的供应商。并且，企业在与供应商确定物资价格时，会结合当前市场实际情况与不同的供应商沟通，从而选出适合企业生产经营的供应商。

三、企业物资采购管理的重要性

在如今激烈的市场竞争中，企业内部成本结构中采购成本所占比例较高，企业物资采购管理是企业经济活动中一项十分重要的工作，其直接影响着企业生产经营活动能否顺利进行。因此，做好物资采购管理工作是一项非常重要而又十分紧迫的任务。为了做好这项工作，企业内部必须采取科学有效的措施对采购管理进行改进。首先，企业高层管理人员应该从思想上高度重视物资采购管理工作，要认识到加强物资的采购管理工作对于加快新产品开发速度、提高新产品质量、降低生产成本具有十分重要的意义。其次，企业内部应该针对自身发展状况建立各种健全的规章制度，并规范各项流程和操作规程。再次，企业内部需要加强对物资采购专业人员的培训和教育。最后，企业还必须加强信息收集与处理能力，以便能对物资采购与供应全过程实施有效的控制。

做好物资采购管理工作要正确理解企业生产经营和发展战略中有关物资供应、生产设备及配套设备购置、科研技术开发和工程建设所需物资供应和技术服务的含义。根据国家有关规定，企业在进行生产经营活动过程中所需的各种专用设备设施包括专用设备、公用工程及配套工程等都必须按国家标准配备，这些内容是构成物质生产系统不可缺少的部分。

四、企业物资采购管理中存在的问题

物资采购是整个企业生产经营过程中至关重要的环节，也是企业财务管理的基础环节，其不仅是影响企业经营成本的重要因素，而且对企业经济效益的影响程度也越来越高。但是，当前许多企业内部物资采购管理问题还很多，在物资设备采购过程中，由于受企业制度、部门分工不明确、业务人员素质等方面原因的影响和制约，出现了很多不规范、不科学而又严重影响经济效益发挥的问题，下文从四个方面分析了企业物资采购管理过程中存在的主要问题。

1.企业物资成本管理不到位

大多数的企业采购人员在进行采购活动时都会考虑到成本问题，他们在确定采购量时都会把采购量尽量控制在预算范围内，这样既能节约资金又能控制产品价格。但是，企业中也存在采购人员没有合理管理采购成本的情况，比如有的工程材料采购中会存在一定数量的回扣行为，或者在不合理的时间内提前进行订货或采购，再如有的材料在生产前一段时间就已经被预订，但是很多时候却是到了一定的时候才需要进行订购，还有某些是为了降低采购成本而故意抬高价格进行交易。这些行为都不利于提高企业物资成本管理水平。除此之外，某些企业的物资成本预算可能出现没有根据市场需求及时进行调整，从而对企业的成本控制工作造成了一定的阻碍。

2.物资定价缺乏合理性

对于一些重要材料的购买，企业会有专门的工作人员根据企业自身实际需要提前做预算，而预算的制定可以有效地避免因价格变化带来的损失。比如生产设备材料中的一些大型设备，如主机设备、辅机设备等，这些都是属于比较昂贵和重要又不易购买到的产品。但是，在企业实际进行物资购买过程中，物资采购管理部门可能会因为市场变动和企业自身发展等原因，导致物资定价不符合市场需求，缺乏合理性，从而导致物资购买过程使企业和供应商双方无法达成一致。

3.管理制度不完善

由于目前我国市场变化较大，许多供应商运营规模庞大，此时健全的物资采购管理体系就显得尤为重要。但是我国目前许多企业的物资管理制度不够完善，难以约束企业内部各种采购人员的行为，从而导致企业各个部门物资管理混乱，对企业的发展造成了阻碍。如果企业内部不能建立健全且完善的物资采购管理制度，那么，其将难以保证企业内部各层级物资管理有序地进行。此外，由于物资采购过程所涉及的部门和工作人员较多，没有合理且规范的物资发放流程就难以保障该项工作的顺利进行，也有可能使企业各部门生产所需资料和采购结果出现不对等的现象，从而使工作人员发生分歧，破坏企业内部和谐融洽的氛围，降低企业管理水平。

4.管理人员能力不过关

在企业内部物资采购过程中，可能由于物资采购工作人员的能力不过关，从而导致采购物资难以满足企业生产经营的需求。首先，由于采购相关工作人员缺乏专业知识，其专业能力不足以支撑其在市场上进行物资购买，无法准确地根据企业实际需求对人力成本、企业内部运营状况以及技术实现等方面进行分析，从而影响实际采购结果。其次，由于工作人员缺少责任心，没有完全意识到物资采购管理对于企业内部成本控制的重要性，从而导致其尚未对企业内外部环境以及竞争对手进行详尽的分析就确定了原材料的供应商，这就有可能导致企业以高昂的成本购进相应的物资，无形中使企业运营成本增加。最后，由于企业采购工作人员缺乏经验，物资管理部门的管理者可能聘用一些临时员工进入该岗位工作，由于这些临时员工不了解该项工作的性质和相应注意事项，使得其难以有效地控制采购环节的各项事务，从而使采购管理工作难以有条不紊地进行。

五、加强物资采购管理，降低企业采购成本的优化策略

随着我國市场经济的发展，企业间的竞争日益激烈，对采购成本的控制也越来越重视。对任何一个企业而言，企业内部成本控制是核心竞争力之一，降低采购成本是企业控制成本的重要方式，但由于受传统采购管理理念的影响，许多企业在采购管理中存在着诸多误区，造成了企业成本控制的效果不理想，以下就如何优化企业采购成本控制提出了几点建议。

1.以市场为导向，建立价格风险防范机制

价格是影响经济活动的重要因素之一。在市场经济条件下，价格已成为影响企业生产经营活动、产品销售、降低物资采购成本和加快资金周转的重要因素。但从近几年的情况来看，原材料市场价格波动比较大，价格上涨与下跌对生产经营成本影响较大。因此，要在市场经济条件下开展降本增效应坚持以市场为导向。市场是决定生产要素配置和产品价格的基本力量。从国际、国内两个市场来看，中国原材料、燃料和动力价格大幅上涨、能源及劳动力等资源要素短缺问题日益突出、产能过剩和资源浪费现象比较普遍。在此背景下国内煤炭、钢铁、水泥等行业受产能过剩和环保等政策制约影响效益大减甚至出现了生产经营困难。国家发展改革委对煤炭行业实行了差别电价政策；钢铁、水泥等产能严重过剩行业产品价格大幅下降和库存上涨导致销售利润率持续下降；部分煤炭企业资金紧张甚至出现破产。这些都是原材料价格上涨对企业的生产经营产生的较大影响。

2.对材料采购实行分级管理。

为了保证产品质量、降低生产成本，企业应按其不同产品种类及批量大小建立相应的材料库和相应的供应商名录。当材料发生短缺时，可以由相关部门根据其紧急程度通过“紧急询价”“紧急订货”等途径进行快速购买，而当材料价格上涨时可以根据其波动情况选择“涨价询价”方式。在制定不同产品品种时要考虑不同产品价格变动规律，通过对各种情况进行分析并结合具体情况来制定相应措施。

3.物资供应商的优化选择

在企业内部的各项物资采购管理过程中，需要企业对不同材料供应商进行合理的选择、管理，供应商对于整个企业的采购管理工作来说起着关键作用。因此，企业内部可以建立供应商档案、对供应商定期进行评价，并根据供应商情况及时调整供应商名单。此外，企业还可以建立出一套符合自身企业发展的供应商评价体系，在与供应商签订长期供货合同时一定要有保障意识，在合同中必须明确所购买物资的质量要求、交货时间、数量等基本信息。企业在与供应商建立起长期合作伙伴关系后，可以实行定期跟踪制度，以便减少中间环节和交易费用，进一步有效降低企业的运营成本。

4.完善物资采购管理制度

降低企业采购成本要从采购制度入手，首先是要明确采购制度的制定目的是实现采购目标，降低采购成本。相關文献表明，只有制定合理的企业战略，建立合理有效的制度体系才能实现企业战略目标。企业要根据市场发展变化情况制定产品策略，满足市场需求从而降低产品价格，使生产成本保持在一个合理的水平上；在确定产品目标之后制定考核指标从而提高供应商服务质量来达到供应商质量升级、降低供应商产品价格等目的。通过对采购制度的不断完善和调整使企业内部形成良好的工作氛围，最终使企业业务流程顺畅，实现降本增效和提升管理效率。

5.提高管理人员的业务能力

提高企业采购管理人员的业务能力，要让员工树立危机意识，培养其职业操守与职业道德。提高个人业务能力是改善采购管理模式及工作方法的重要手段之一。通过不断培训、学习来提高员工业务能力，提高员工工作效率，可以降低企业成本。

六、结语

综上所述，在我国经济不断发展的大环境下，企业内部需要重视物资采购管理，制定并完善符合企业发展的采购制度，选择合适的供应商，保证其产品质量，从而降低企业采购成本，进一步保证企业取得长足、健康地发展。

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