财务共享在公办幼儿园财务管理中的应用

管丽靖

伴随着公办幼儿园的不断发展，传统的财务模式已不适应规模日渐增长的公办幼儿园。为了更好地实现幼儿园的内部控制，加强财政的监管，提高幼儿园的管理水平，促进其稳定地发展，需要对公办园的财务管理进行创新变革。财务共享是目前财务管理方面的创新性内容，其涵盖着多种科学技术与财务管理方面的知识。而幼儿园本身财务管理模式属于整体框架内、为实现总体财务目标而设计的财务管理模式、机构和组织分工各项要素的组合。本文基于此背景，根据财务共享管理的分析，探讨公办幼儿园财务管理内容中，财务共享模式的应用和未来发展趋势，以供相关人员参考。

财务共享管理的概述

财务共享可以加强幼儿园的内部控制，提高幼儿园的财务管理水平，有效地传递财务资料，减少幼儿园的运营和财务风险，并使资源得到最大程度的优化，提高资源的有效利用。财务共享是将大量可重复的、标准化的会计工作，集中在一个新的业务单位——财务共享中心，进行流程重组，并将其集中化、标准化和信息化，从而可以有效地减少实行财务共享的企业组织的经营成本，大大提高业务流程的处理效率，增强企业组织的财务控制能力，改善共享服务的质量，有效地创造企业组织的价值，从而有效地提升企业组织的财务管理。其与传统的财务管理区别及其主要特征为：

集中化。建立公司全面集中、统一管控的流程及系统，同时集中资金池管理，在保证资金安全的前提下，最大限度发挥资金的规模效益和协同效应。提高资金归集效率，推行集中支付，减少资金沉淀；集中费控管理，强化费用管控标准及集中处理，提高费用报销效率及管控能力。

标准化。在财务共享系统中，流程标准化管理是一個非常重要且复杂的工作，它需要对所有加入的企业组织进行整体的梳理、优化，直到重新整合，在减少过程冗余的同时最大限度地减少风险，这就是标准化的过程。标准化是实现财务共享服务有效运行的先决条件，所以需要在满足分子公司组织业务需要的基础上做到尽量的标准化、简单化。程序的合理性是影响财务共享系统执行效果的重要因素，而程序本身的不合理则会给企业的运作造成很大的阻碍，这需要在标准化和合理化中取得平衡。

信息化。多个核心系统的协同工作对财务共享管理系统的运行起到了至关重要的作用，而核心系统的设计与业务系统的整合直接影响到财务共享服务的运行效率和效果，同时也关系到系统是否能够有效地支持财务共享服务的业务流程。要实现企业组织财务及业务的共享，就必须使所有的系统平台、过程、功能真正地统一起来，利用信息化技术将过程固化，以自动化的信息系统取代手工操作，从而提高过程的质量和效率。

统一的、智能化的信息系统平台构建是一个漫长的过程，信息系统建设的成效直接影响到企业财务共享管理制度的建设。由于不同的分子公司组织可能存在不同的业务流程和信息系统，在系统梳理时需要考虑整体的体系统一、过程规范，并尽可能地减少类似的系统，降低融合的难度。财务共享服务是一种对企业内外部进行集中的金融业务，在此过程中，涉及大量的基础业务，因此，要有效地利用现代信息技术来提高企业的业务效率，如选择资源规划系统、视频扫描系统、光学字符识别系统、资金清算系统等专门的金融处理系统，可以有效地进行财务处理及提高效率。

财务共享在公办幼儿园财务管理中应用的意义

目前深圳公办幼儿园仍采用传统的财务管理模式，即每个幼儿园设置1―2名财务报账人员负责本幼儿园的预算、支出报账、收费、资产管理等财务工作，由国库中心进行集中记账。然而随着公办幼儿园规模的快速扩大，财务支出体量的增大，组织机构分散，管理层级多，信息传递受阻，机构设置重复，管理成本增加，幼儿园财务管理容易出现混乱，财务风险增大。财务共享服务的集中化、流程化和信息化可以很好地克服以上缺点，促进幼儿园财务管理有效性和科学性全面提升。由此，财务共享管理在公办幼儿园财务应用中，具备如下重要的意义：

统一幼儿园各财务环节流程及标准，有利于提高公办幼儿园规范化，借助财务共享，加速财务流程化和标准化建设。实施财务共享后，幼儿园内预算、报销以及资产管理等各个子系统可以得到充分衔接，各子系统数据得以集成，幼儿园管理者可以通过集成后的数据获取全园各项财务信息，会计人员也需要根据财务系统步骤完成工作，这对于加速财务流程化和标准化建设有着极大促进作用。

有利于提高效益效率，减少人员重复工作，并能有效地防止机构的重复建设，财务人员可以专注于财务审核、预算决算分析工作，提高财务质量。实施幼儿园财务共享后，幼儿园财务工作人员就可以利用系统进行数据计算和汇总，摒弃了以往人工计算的方式，不但能够提升数据准确率，同时还能减少财务人员工作量，更能促使财务人员各司其职，提高工作效率。

推动公办园不断扩张及发展。通过利用信息化技术，可以使数据在不同地域、不同部门之间进行整合、挖掘、加工、分析、传递和共享，能够自动识别、预警和控制各方面的风险；实现信息的互联和高层次的信息分享，教育主管部门及财政部门能够对内外部变化作出科学的反应与处理，实现幼儿园财务运营过程各个环节的动态管理，为主管部门的决策提供实时、精确的数据，从而使决策的合理性和科学性得到提升。同时，财务共享服务能够对财务业务进行统一管理，为财政局、教育局和各幼儿园提供相应的信息共享服务，方便将业务及财务模式推广到新设幼儿园，加大幼儿园业务及财务推广速度，从而促进公办幼儿园的发展。

财务共享在公办幼儿园财务管理中的具体应用场景与流程分析

由于目前全区各公办幼儿园独立预算经营，要想建立起多个系统，要耗费大量的人力物力。目前幼儿园较多会计工作都是手工作业，容易出现错误，给幼儿园财务和资金的运用带来风险。建立财务共享服务系统可以根据财务的业务和工作过程的特性，以自动化取代手工作业，实现幼儿园大规模、重复性的工作自动化智能化，使幼儿园的财务流程得到最优控制，同时也能有效降低幼儿园的财务风险。通过有效的人员、技术、流程的集成，实现不同地域、不同主体间的财务服务规范化、流程化，从而减少对财务功能的重复投资，提高财务的运行效益。主要包含以下场景内容：

收款退费管理：与银行系统对接，根据收款信息，如收款编码、付款人姓名账号等实现自动核对账目及录入收款数据；根据收款信息联动进行退费申请，实现原路账号退回，避免重新收集核对录入退款账号等工作，减少工作量的同时提高工作效率。收款与退费进行联动管理，更有利于数据的匹配管理，减少多退错退的风险。

费用报销管理：费用报销是幼儿园的主要财务处理类型，目前主要依靠线下手工流程完成申请审批工作，受到时间及空间的制约，效率不高，同时线下的档案管理，不利于数据信息的归集、整理及统计。利用共享费用报销系统，可以实现实时的在线申请、在线审批，可实现24小时随时或异地操作，大大提高处理效率。同时，费用报销系统可以与预算系统及财务会计系统有效连接，实现数据关联共享，实现预算报账联动管理。

资金管理：为规范资金支付业务，避免资金支付风险，财务信息共享服务通过资金管理中心规范的方式和程序，对资金支付的工作进行规范，确保资金支付的标准化，控制风险，提升满意度。一是通过资金管理中心的资金付款岗查找需要付款的明细；二是启动网上银行的付款请求，资金管理中心审核人员审核付款人及账户信息，确认付款申请顺利完成，并将付款不合格的申请材料退回。三是由资金管理中心对账岗进行每日结算，保证账目一致。月末根据银行流水及财务报表支付数据自动实现对账，自动编制银行对账单。资金的支付由资金管理中心统一审核支付，避免各幼儿园自行审核支付出现错误，通过系统自动对账功能避免资金错误支付的风险；集中资金支付可以提高资金支付效率并更好落实财务不兼容岗位制度的要求。

预算管理：预算管理目前一般是单独的系统，与财务系统分离，数据口径不一致，不利于管理及数据统计。财务共享系统中，加载预算模块，以预算数据进行收入及费用控制管理，同时在每个月结算后，都能从幼儿园的系统中自行下载交易数据，检查各部门的交易项目，并与年初预算进行比对，统计经费使用及结余情况，为后续的经费使用提供数据依据及指导。

供应商管理：基于采购和付款等重要信息资料，自动建立供应商数据库，并加以管理与维护。同时，实现采购后履约评价线上服务，并根据相关标准对供应商进行归类评级，为后续采购业务供应商选择确定筛选标准及提供便利。

资产管理：财务共享资产管理模块可以对资产的采购、折旧、转移、报废等信息数据进行登记、维护和更新。通过规则的设定，根据固定资产的入账标准判定资产所属类别并进行登记，确保各幼儿园数据登记的一致性和统一性。同时通过数据的接口，实现资产自动入账登记，确保资产系统和财务账务系统数据的一致性和连贯性。

电子档案管理：合理利用系统，建立无纸化的财务数据保存管理，实现会计档案信息化处理，降低紙质保存容易丢失损坏的风险，提高财务数据调阅效率，降低档案管理成本。

财务共享在公办幼儿园财务管理中的发展趋势

一、管理流程智慧化

随着信息化进程的加快，各行业都在努力实现智能化，而在财务共享模式中，财务共享模式正朝着智能化的方向发展，从而使幼儿园的财务管理更加高效。基于网络与“云”的智慧财务共享平台，通过信息的链接和共享，可以实现幼儿园与教育主管部门、幼儿园与财政部门、幼儿园与幼儿园之间的实时对应及信息共享，打破了传统的交易模式，消除了财务数据上报收集核对等非增值环节的处理。智能财务是通过科技的无限延伸，实现对幼儿园会计的无界定义，通过运用大数据与人工智能技术，对幼儿园的财务过程进行本质的优化，建立健全幼儿园整体财务管理流程与信息化管理流程，真正做到“业财合一”。只有这样，才能从根本上提高公办幼儿园的服务质量，使其财务管理更加合理、科学。

二、服务一体化和流程化

在财务共享业务中，以往的财务共享业务都是以PC为载体，实现相应的财务共享业务。一方面，随着共享中心的深入，财务共享与其他共享中心，包括人力资源共享等进行合作，从单一的共享中心向多个共享中心集成。另一方面，财务共享服务内容由以往常规的交易性流程作业逐渐向更多的高价值流程工作转变，例如幼儿园全面预算管理、幼儿园日常管理以及幼儿园发展计划分析等，而这些具有高价值的流程工作也需要更多的管理会计和业务之间的融合。

综上所述，财务管理是幼儿园经营的重要组成部分，要提高财务管理的质量，必须清楚地认识到，建设财务共享服务不是财务管理的终极目标，而是实现财务管理转型的过程和手段，财务共享从财务管理制度的完善、财务流程标准的优化、财务人员的综合素质等方面着手，对深化财务管理工作进行了全面、富有远见的探索，以实现对幼儿园财务管理的全方位发展。在财务共享管理后，新型的财务管理办法和技术措施为财务人员做了很多底层财务工作，财务人员可以向管理会计转变，真正实现“智能+人工”的工作方式，更好地加持财务共享中心助力幼儿园财务转型，为幼儿园的可持续发展打下良好的基础。（作者单位：深圳市光明区上域幼儿园）