企业数字化行政管理创新的应用场景与实践案例

李砚

摘  要：企业数字化管理是提高管理效率、降低成本、提高效率的有效尝试。在企业的经营活动中，必须不断地探索、总结、完善数字行政管理，从而提高企业的经营水平，促进企业的高质量发展。本文探讨了企业开展信息化行政管理的必然趋势，以及企业数字化行政管理创新的意义，分析了企业数字化行政管理创新的应用场景与实践案例，研究了企业数字化行政管理创新，以供参考。

关键词：企业  数字化  行政管理  效能

中图分类号：G250    文献标识码：A

Application Scenarios and Practical Cases of the Innovation in Enterprise Digital Administration

LI Yan

（Sichuan Rongcheng Leiming Technology Co.， Ltd.， Chengdu， Sichuan Province， 611100 China）

Abstract： Enterprise digital management is an effective attempt to improve management efficiency， reduce costs and improve efficiency. In the business activities of enterprises， it is necessary to constantly explore， summarize and improve digital administrative management， so as to improve the business level of enterprises and promote the high-quality development of enterprises. This paper discusses the inevitable trend of information-based administration in enterprises and the significance of the innovation in enterprise digital administration，  analyzes the application scenarios and practical cases of the innovation in enterprise digital administration， and studies the innovation in enterprise digital administrative management， for reference.

Key Words： Enterprise; Digitization; Administrative management; Efficiency

“十四五”規划提出：“加快数字中国的建设，全面推动生产方式、生活方式和管理方式的转变。”随着新一轮技术革命的发展，数字化时代的来临，数字经济对经济的拉动作用越来越明显。企业是市场经济中的一个重要主体，它的数字化转型是势在必行的。从我国目前的发展状况来看，行政管理方面的问题不仅会对提高企业的效率有很大的影响，而且对企业的发展也会产生不利的影响。因此，企业必须通过数字技术来进行管理制度的创新，以求达到降低成本、提高效率的目的。由于企业的经营活动内容非常丰富，所以在实际中运用数字技术的可能性也很大，在实践中可以得到一定的经验和思考。该文重点探讨了企业数字化行政管理创新的意义和实践，以期能对企业的行政管理改革有所启发，从而为企业未来的发展提供参考。

1 企业开展信息化行政管理的必然趋势

经济效益是企业经营活动的基本起点，运用现代管理方法和提高经营管理水平是提高经济效益的重要途径。新世纪企业的竞争，不仅是战略格局、科技、人才的发展，更是在经营上的竞争。企业要想在市场经济条件下增强其影响力和竞争力，必须充分发挥其基本功能，运用科技手段改变传统的思维方式，创新经营方式，逐步提高其经营管理水平。

1.1 把握时代的脉搏，促进企业健康可持续发展

在新的社会主义新时期，企业必须不断地进行变革，使之与时代相适应，以适应市场和发展的需要，而行政管理就是其中的推动者和执行者。众所周知，宏观政策和法律法规对公司的发展有着重要的作用。随着政策的改变，一些公司的可持续发展受到了影响，甚至是产业的可持续發展。在行政工作中，要充分利用企业信息化平台，快速地传递信息，第一时间完成党和国家有关政策的宣贯，使公司上下能够深刻理解和贯彻相关精神，要在思想上、精神上始终与政策保持一致，这样才能更早地察觉到政策的变动对市场的冲击，从而及时改变工作思路[1]。特别是企业的管理人员，要及时掌握最新的形势，及时学习十九大精神，深入理解和理解党的各项政策，把新时代的理念融入到日常的行政管理之中，坚持引进来与走出去相结合，贯彻科学发展观，响应党的十九大报告中关于建设“资源节约型，环境友好型”社会的战略方针，不能只是一味的追求利益最大化，要坚持经济效益、社会效益、环境效益的统一，在不断变化的市场环境中保持一个稳定的经营状态，实现企业的长远的发展，并积极承担起企业的社会责任。

1.2 管理更加人性化，增强企业凝聚力

行政是一种制度化和人性化相结合的过程。在公司的发展过程中，公司的决策不仅取决于管理层，而且公司的雇员在公司中也占有相当大的比例。加强企业内部的凝聚力，加强行政和行政机关的整合，加强对行政工作的贯彻。为了更好的为员工服务，加强企业的凝聚力，不断地提升员工的工作热情和主动性，为公司的持续健康发展打下坚实的基础，同时，员工也能在公司发展中获得更多的利益，形成企业与员工的良性循环，促使企业更好更快地发展。

2 企业数字化行政管理创新的意义

2.1 有助于解决现有行政管理弊端

从我国企业管理的现状来看，存在着管理体制不完善、管理效率低下、管理人员素质低下等诸多问题，这不仅与传统管理工作的性质有关，还与公司的发展前景有关。在企业管理中应用数字化技术，可以有效地解决传统体制中存在的某些问题。由于传统的行政系统对人力资源的依赖性，造成了企业的负担，在实施了数字化行政的改革之后，部分部门能够进行自动管理；传统的管理依赖于管理者的经验与判断，而数码科技则能让企业作出科学的预测与决策；传统的企业管理大多依赖 OA等系统，其功能不强、缺乏人性化，而采用数字技术可以很好地解决这一问题[2]。企业的管理信息化并非偶然，是现代企业实现高质量发展的必然选择。

2.2 有助于提升行政管理效能

数字平台是企业数字化行政管理改革的重要内容。一方面，数字平台能够有效地提升政府的工作效率。一些企业的行政审批程序太繁琐，要经过一轮又一轮的审批，这就造成了管理的低效。在建立了数字化平台之后，尽管相关的审批流程并未发生变化，但是，网上审批可以节约大量的人力和时间，提高工作的效率。例如，企业印章的管理，通过数字平台，可以实现统一的存取，网上办理，审批通过后，可以用印机进行盖章。而数字化平台可以有效地推动各个企业之间的合作。企业实行数字化行政管理制度，各部门间的信息交流将会得到极大的改善，各部门间的合作将会得到极大的改善。

2.3 有助于实现企业降本增效目标

在全球经济复苏速度减缓的今天，为了保持自身的活力，公司必须制定明确的降低成本和提高效率的目标，以实现高质量发展。高成本和低效率已经严重阻碍了现代企业的健康发展。数字化行政有助于降低企业的经营成本；由于经营活动的各个方面都有其自身的特点，所以在企业的经营中，行政成本也是一项很大的开支。而数字行政则是实现效率效益的根本。数字行政改革的推动，把繁杂、繁杂的工作交给数字平台来处理，使行政效率得到了提高，从而有助于企业达到总体效益的目的。

2.4 有助于推动企业数字化转型

大数据、物联网、人工智能、虚拟现实等技术，都在不断地推动着公司的发展，并在商业上进行着革命性的发展。数字化的转型，不再是一个简单的问题，而是一个决定企业未来发展的问题。影响企业数字化转型的主要因素有成本优化、不确定性应对、市场变动等。而推动数字行政管理创新，有助于企业进行有效的成本控制，改善企业的经营环境，提高企业的核心竞争能力，从而使企业更好地适应市场的变化。可以说，数字经营是企业数字化转型的根本，同时也是企业实现数字化转型的一个关键要素。

3 企业数字化行政管理创新的应用场景与实践案例

从企业的实际出发，数码管理的运用呈现出多样化的特征，即系统管理、印章管理、后勤管理等多种应用都通过数字技术进行了创新[3]。文章从五个关键环节入手，对数字行政的改革实践进行了详细的论述。

3.1 数字化制度管理

传统的管理体制存在制度不规范、管理困难等问题。既能有效地解决这一问题，又能使管理工作更便捷、更迅速。一是对企业的各种系统进行了分类和识别，使系统的查询更为便捷。二是实现了网上信息的发布与传输，使行政效率得到了提升，并加快了系统的实施。三是实现了网上系统的分析和评估，既方便了系统的制定，也方便了系统的实施。

某企业采用 EBPM系统的数字化系统，在推行数字化行政管理的实践中起到了积极的推动作用。在系统编写阶段，实现了文档内容的自动转化、文档条款的共享与协同；在系统的管理方面，实现了系统的在线发布和查询，并设置了不同的权限，以确保系统的安全；在系统评估阶段，通过动态评估，不断优化系统，提高系统的效能。自从建立了数字系统的管理平台，系统的管理问题得到了有效的解决，系统的管理系统也得到了进一步的改善。

3.2 数字化采购管理

从现代企业的采购管理现状来看，当前的企业采购管理中，采购成本过高，管理水平不高。尤其是在某些企业的采购过程中，由于没有健全的采购管理程序，导致了采购管理的混乱；部分企业的经营过程不明朗，加大了采购管理的难度；当前许多企业的采购管理都是通过 OA、 ERP等软件来实现的，这就导致了管理的低效。从这一点可以看出，在企业推行电子采购管理制度已成为企业发展的必然。

一家公司使用了一个电子的行政采购系统，它的使用体验很棒。该系统由八个功能模块组成，既可以管理采购需求，也可以管理订单，也可以管理供应商和合同。本系统的主要功能是在系统的日程表中设置采购任务，以及对采购任务的智能提示；智能分析系统，通过自动统计采购金额的变化趋势，让管理者能够清晰地了解企业的成本；支持B2B支付，实现了在线的金融支付，有效地解决了行政代付的问题。采用了数字采购制度，企业的采购成本支出更合理，行政管理也更具科学性。

3.3 数字化固定资产管理

企业要想获得良好的发展，必须进行有效的固定资产管理。一是帐实不符，导致了固定资产的损失。一个大公司，一个经理要管理几千件固定资产，很难清点，很容易导致固定资产的真实数额与帐目不符，从而导致公司蒙受损失。二是固定资产的管理不规范，导致了闲置和浪费。主要是由于固定资产登记、使用等方面的薄弱，导致急需物资找不到，常用物品无存货。而固定资产的数字化管理系统就是一个很好的解决办法。

通过对企业固定资产进行数字化管理，使企业的行政管理工作有了很大的提高。一是实现了自助登记、提取固定资产。员工本人可以使用自己的小软件进行注册、领取，并设置了回车提示。二是一件一件，即时查询。每个固定资产都有一个条形码，通过手机扫描就能了解到资产的详情。三是联合清点，提升工作效率。实现了部门清点、员工清点，降低了管理人员的工作量。通过对资产进行数字化管理，使公司的资产增值得到了有效的提高，并在一定程度上促进了公司的行政管理信息化。

3.4 数字化活动管理

组织与组织有关的活动，既能反映公司的文化，又能提高员工的工作热情。在传统的行政管理方式中，行政人员往往无法有效地进行活动的沟通，从而导致了活動的效果不理想；还有一些问题，比如，职工的参与不够，“形式主义”。如此一来，公司的宣传就没有任何意义了，甚至还会适得其反。因此，在现代企业中，要主动开展数字化运营。

一家公司引进了数字活动管理系统，收到了很好的效果。采用网上公告、群组通讯等方式，高效地进行公告，提高了信息传递的效率。同时，移动签到，多场景直播，让员工能够有更多的选择来参加，提高了员工的积极性。同时，通过网上的收费管理，使收费更方便、更灵活，有利于活动的顺利进行。通过实施数字活动管理，企业参加活动的人数不断增加，有效地调动了员工的工作热情，并在实践中形成了一种企业文化。这种管理方式具有人性化、智能化的特点，使行政工作的水平得到了提高。

3.5 数字化会议管理

在传统的管理工作中，大多数企业的会议都是以现场形式进行，并由管理层进行存档。由于会议室资源的限制，各部门间往往会出现“撞车”的情况，导致各部门之间的协调工作要耗费很长的时间，从而影响到公司的工作效率。此外，部分出差人员不能按时出席，影响了会议的精神。而电子会议的管理，则有助于提高企业的行政效率。

一家公司采用的数字会议管理系统，主要包括：一是支持网上预定，有效地利用会议室的资源，增强了各部门的交流能力；二是支持网上开会，让员工随时都能参加，非常方便；三是支持无线投屏，提高了会议的效率。通过实施数字会议管理，使会议不再是一个棘手的问题，可以有效地优化企业的资源分配和人力资源。

4 企业数字化行政管理创新的思考

很多公司在推行数字行政管理方面的努力已初见成效，既改变了传统的行政管理方式，又提高了行政效率。

4.1 数字化理念转变是基础

为了实现企业的健康发展，必须走数字化的道路，实现企业的核心竞争力。一方面，企业经营者必须全面了解数字行政。数字行政不只是运用数字系统，更要把数字规划建设到整个行政工作中去，要有针对性地推进数字化行政改革。与此同时，在实现数字化转型的同时，管理者也要正视机遇和挑战，以确保政府治理效率的提高。二是要树立正确的数字化发展理念，以适应新的发展趋势。对于现代企业来说，数字发展的概念不能仅仅是空谈，而是要把数字化理念转化为现实[4]。根据时代特点和数字化技术的变化，对企业的经营方式和经营目标进行调整，以实现高质量发展。

4.2 数字化技术应用与融合是枢纽

为了达到最佳的效果，必须将数字技术与企业的行政管理相结合。一是针对企业的管理需要，加大对数字技术的运用和创新。在引进数字技术时，企业不能脱离实际，要根据实际情况调整相应的技术，否则会造成资源的浪费。二是构建一个完善的信息系统；结合我国的实际情况、需要和目标，对政府采购管理系统进行数字化管理，并对第三方采购平台进行调整和优化。在推行数字政务平台前，应加强员工的培训与宣传，提高员工的协作意识，促进平台的应用。三是要重视技术和业务的结合。数字技术的运用，不仅打破了组织的界限，也打破了信息的界限，使数字技术的发展成为可能，而要使其与企业的商业活动相结合，才能使其最大的价值得以体现[5]。

4.3 行政管理多场景应用是根本

同时，在企业的技数字化行政中，也要注重多场景的运用与集成。一方面，要使已有的行政环境得到充分利用。在系统、采购、会议等场景下，数字化技术也可以在车辆管理、访客接待、证件管理等场景中得到运用，通过多种场景的运用，加快了数字化技术的积累与融合，使企业的行政管理信息化发展成为可能。二是加强场景建设，推动数字化行政管理创新。数字技术的更新换代非常迅速，同时也意味着技术的不断下沉，企业要抓住这个机会，把重点放在发展数字技术的应用场景上，为政府的工作提供全方位的服务，帮助企业的行政管理能力不断提高。这是一个企业持续创新的过程，也是今后发展的一个不可避免的选择[6]。

4.4 行政人员数字化能力提升是关键

（1）适应数码环境。在正式启用企业信息化管理平台之前，必须对其进行系统的培训，以使其从理论到模拟的实际操作中逐渐适应数字环境，从而实现理念与工作方式的转变。（2）对行政管理系统的数字化运行。只有对数字化系统及其相关的功能有了全面的了解，才能更好地运用到实际工作中去，利用DIS的优势来提高行政效率。（3）对事物的抽象和分析。这里所说的，并不是抽象的分析，而是管理者必须要有基本的数据收集、整合、分析、预测的能力，这是数字时代对管理人员的需求，同时也是管理层转变的一个主要方向。在具备了以上能力以后，企业经理将会获得更好的发展。

5 结语

总之，提高企业的管理效率是降低成本、提高效率、提高企业数字化水平的关键。企业数字化行政管理创新不仅是提高行政效率的有效途径，也是时代发展的必然趋势。从数字化管理、数字化采购管理、数字化固定资产管理、数字化活动管理、数字化会议管理等方面，数字化管理的改革势在必行。随着数字技术的不断发展和不断的积累，我们坚信，数字技术将会对企业的数字化转型起到举足轻重的作用。

参考文献

[1] 曾光伟.基于成熟度模型的传统零售企业数字化转型研究[D].长沙：湖南大学，2019.

[2] 焦豪.双碳目标下国有企业数字化战略变革的模式、路径及保障机制研究[J].北京工商大学学报（社会科学版），2022，37（3）：10-22.

[3] 苏毅兴.企业数字化行政管理创新的应用场景与实践案例[J].企业改革与管理，2022（6）：53-55.

[4] 刘淑春，闫津臣，张思雪，等.企业管理数字化变革能提升投入产出效率吗[J].管理世界，2021，37（5）：170-190+13.

[5] 黄敬志，陈敏，华艳花.企业数字化管理体系构建及优化：以G电网公司为例[J].投资与创业，2021，32（21）：160-162.

[6] 蒋盛煌.基于企业数字化的管理会计报告体系优化研究[J].管理会计研究，2022（2）：83-90.