关于加快推进全省档案工作数字化转型的调研报告

为深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，全面贯彻落实党的二十大精神，落实中央和省委关于大兴调查研究的要求，根据《省档案馆关于大兴调查研究的实施方案》安排，结合开展学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想主题教育，省档案馆联系相关单位成立课题组，面向有关省直单位和市、县综合档案馆开展调研。调研通过问卷调查、座谈讨论、现场考察等方式进行，通过调研了解全省档案信息化建设整体情况，分析档案工作数字化转型存在的基本问题和困难，提出下一步工作的对策和建议措施。

一、全省档案信息化建设基本情况

（一）档案信息化深度融入党委、政府工作大局。“十四五”以来，全省各级党委、政府对档案信息化工作高度重视，档案信息化建设相关内容普遍纳入省、市党委、政府发展规划。“十四五”以来，省档案馆紧抓数字强省建设的机遇，每年均作为政策文件会签单位和相关任务牵头单位，先后参与了6项全省性多年期规划、计划、方案的制定与执行，结合数字强省相关规划和《“十四五”山东省档案事业发展规划》的特点与要求，联合省档案局制定印发了《“十四五”山东省档案信息化建设专项规划》。各市档案馆以省馆任务列入数字强省政策为契机，在本市制定规划和实施方案时，积极争取同类任务列入本级党委、政府政策范畴，推动档案工作与数字强省建设深度融合。

（二）档案馆舍建设带动信息化基础设施建设取得进展。全省市级档案馆均建立主机房，建设了数字化工作室，按照《数字档案馆建设指南》的要求布设了局域网、政务网、因特网。县级档案馆以推进馆舍建设为契机，普遍利用奖补资金和专项资金推进档案信息化基础设施和资源建设，93%建设了主机房，其中独立、共建、托管机房分别占总数的79%、10%、4%，89%的县级档案馆建设了数字化工作室。

（三）数字档案馆（室）建设成效显著。截至目前，全省累计建成“全国示范数字档案馆”10家，“国家级数字档案馆”28家，高水平数字档案馆数量位居全国前列；全国首家示范数字档案馆、首家省会城市示范数字档案馆、首家市辖区示范数字档案馆均产生于山东。2019年、2021年，省档案馆先后建成“全国示范数字档案馆”“全国示范数字档案室”，成为全国首家省级“双示范”数字档案馆。2023年，省检察院档案室建成我省第二家“全国示范数字档案室”。

（四）全省档案数字资源日益丰富。截至目前，13家市级档案馆传统纸质档案数字化率超过90%，2家数字化率在80%—90%之间，1家低于80%。县级档案馆83家传统纸质档案数字化率超过90%，34家数字化率在70%—90%之间，24家低于70%，分别占总数的59%、24%、17%。电子档案资源建设方面，省档案馆2021年率先通过国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部级联席会议办公室开展的电子文件单套归档和电子档案单套管理试点，实现了电子公文从规范生成到归档的全流程在线运转，形成档案管理综合业务数字化闭环。2022年，省档案馆建设的统一数字档案馆系统与省通用OA系统完成接口对接，为省直单位推广电子文件在线归档奠定技术基础。

（五）档案服务社会治理水平进一步提升。省档案馆于2021年在全省开展档案信息化“六级联动”试点工作，依托与全国档案查询利用服务平台对接的“在鲁查档”服务平台，在县（区）档案馆、县（区）行政服务中心、县（区）政府重点涉农部门、各乡镇（街道）、试点村（社区）设立档案查询专区，将档案利用服务延伸到基层一线，努力打造国家、省、市、县（市、区）、乡（镇、街道）、村（社区）“六级联动”档案查询利用服务体系，实现“网上申请、远程办理、就近取档”的异地、跨馆、在线档案利用。在平台接入181家综合档案馆、高校档案馆、城建档案馆的基础上，新接入各级档案室共2801家，扩大了“让数据多跑路、让群众少跑腿”的覆盖面和受众面。在各级档案馆因疫情闭馆期间，线上服务很好满足了人民群众的档案利用服务需求，得到了人民群众的认可。

同时调研中也发现，我省当前档案信息化建设工作还存在一些问题和不足，主要表现为政策拉动效应出现减弱迹象，高水平数字档案馆建设标准对基础条件较差的档案部门激励作用不足；基层档案部门信息化基础薄弱，乡（镇）、村（社区）档案工作存在不平衡不充分问题，地区档案管理基础条件和业务能力存在较大差距；档案数字资源整合利用水平还不够高，全省档案数字资源汇聚共享程度有待提高，电子档案向综合档案馆移交工作力度需要进一步加大；档案开发利用服务能力仍需提升，“在鲁查档”服务平台的宣传推广力度还需加大，平台功能仍需完善，大数据、人工智能等新一代信息技术在档案数字资源的挖掘开发利用中发挥效果还不够显著。

二、加快推进全省档案工作数字化转型的对策建议

（一）加强顶层设计，创新政策供给。一是以我省计划出台数字机关发展指数指标为契机，积极争取档案管理要求纳入考核指标体系，结合落实数字政府、数字机关建设任务要求，推进全省统建和自建政务服务事项业务系统增设电子文件归档和电子档案管理模块。进一步发挥省档案馆“头雁效应”，协助条件成熟的省直单位尽早开展电子公文和政务服务类电子文件在线归档，构建档案管理综合业务全流程闭环，提升电子档案规范化管理水平，为市、县开展电子档案接收管理工作提供经验路径。二是积极推动档案工作与数字强省、基层社会治理、乡村振兴政策相融合，为乡、村两级档案部门开展档案工作数字化转型争取支持。三是加紧出台由省大数据局、省档案馆联合编制的数字山东工程标准《电子档案 第1部分：接口规范》《电子档案 第2部分：数据规范》，为电子档案管理提供标准支撑。

（二）善借他山之石，精琢己身之玉。一是参考国家档案局《数字档案馆系统测试办法》要求，科学界定我省数字档案馆建成认定标准，将数字档案馆建设与馆藏档案数字化等基础业务工作有机整合、协同推进，鼓励基础较差的县级馆聚焦关键基础业务开展数字档案馆建设。二是对标先进省份经验，积极争取将电子文件归档要求列为各级政务信息化项目申报和预算编制的基本条件。

（三）优化资源配置，提升整体效能。一是加强前期指导，结合我省实际引导各级档案馆在数字档案馆建设过程中积极优化资源配置，提升系统建设水平。二是坚持“以测促建”，在数字档案馆建设和测试时进一步强调系统功能完备性、易用性等要求，充分发挥先进单位示范带动效应。三是结合国家档案局政策要求和我省数字政府建设实际，依托云平台开展“档案数据中台”建设研究，探索提升全省档案行业资源整合共享水平和减轻基层档案部门人财物投入压力的新路径。四是争取政策项目资金支持，探索OCR、知识图谱等技术在档案数字化转型中的应用，争取在档案智能识别、智能检索、智能鉴定、智能编研领域打造档案智慧化应用场景。

（四）强化培训交流，促进能力提升。一是坚持实战培训，在省内数字档案馆建设和测试时同步举办数字档案馆建设现场观摩会，培养信息化领域后备专家、业务骨干和年轻力量，提高档案信息化工作人员实操实战技能。二是形成指导合力，发挥省、市档案馆信息化人才作用，在县级档案馆开展数字档案馆建设、档案数字化加工等工作时提前介入指导，研究构建县级数字档案馆建设方案分级审核机制，提前规避建设内容缺项、工作标准不严、存在安全隐患等问题。三是提升服务成效，持续优化“在鲁查档”服务平台功能，加大宣传推广力度，打造全省统一档案服务品牌形象，压实市、县两级档案馆责任，以民生档案为重点明确“六级联动”档案服务主要内容，以全面开展试点为抓手，推动档案服务群众提质增效。

下步工作中，省档案馆将持续深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，贯彻落实习近平总书记对山东工作重要指示精神和对档案工作重要批示精神，以落实主题教育调研成果为契机，以数字档案馆（室）建设为抓手，加快推进全省档案工作数字化转型，推动全省档案事业高质量发展，为开创社会主义现代化强省建设新局面作出新的贡献。