编制工程建设项目档案工作规划的探讨

2023-05-14陈开清

广东公路交通 2023年5期

陈开清

(广东省政府还贷高速公路管理中心,广东广州 510623)

0 引言

随着我国国民经济的快速发展和城市化进程的迅速推进,建设项目数量持续增加,建设项目档案的数量和种类也呈现出多样化和复杂化的趋势,档案工作面临着新的挑战。与此同时,档案行政管理部门和行业主管部门对建设项目档案工作也越来越重视,不断加强了档案工作的监督和检查力度。在这样的背景下,编制档案工作规划成为建设项目档案管理工作中一个必要且重要的任务。通过编制建设项目档案工作规划,可以明确档案管理的目标和任务,统一档案管理标准和规范,合理规划档案管理流程和步骤,提高档案管理效率和质量[1],保障项目档案的完整和安全[2]。

1 建设项目档案工作规划定义

建设项目档案工作规划是指在建设项目实施过程中,为保证建设项目档案的真实、完整、可用、安全,对建设项目档案管理工作进行计划、组织、指导、协调和监督的文件。它是一种规范建设项目档案管理工作的制度,是为档案管理工作提供有效保障的重要手段之一。

建设项目档案工作规划应在建设项目实施前制定。根据建设项目的性质、规模和特点,建立相应的档案管理制度和工作程序,明确建设项目档案管理机构的组织职责和任务分工,制定建设项目档案收集、整理、保管和利用的计划[3],以确保建设项目档案的全面性、准确性和可靠性。

2 建设项目档案工作规划的意义与作用

建设项目档案工作规划是规范建设项目档案管理工作的重要纲领性制度,具有保障建设项目档案管理工作的有效开展、提高档案管理的效率和质量、促进项目档案的利用和价值等多重作用[4]。

(1)明确档案管理机构的设置和职责。制定建设项目档案工作规划,可以明确参建单位档案管理机构的设置和职责,能够保障档案管理工作有序、高效地开展[5],进而推动档案管理水平的提升。

(2)制定档案收集和整理计划。建设项目档案工作规划可以制定档案收集和整理计划,明确档案收集的时间节点和方法,确保档案的全面性和准确性,有利于建设项目档案的整理和利用。

(3)标准化建设项目档案管理工作。通过制定建设项目档案工作规划,可以对档案管理[6]的每个环节进行标准化和统一性,确保整个过程按照一致的准则和流程进行,使得档案管理工作更加规范、科学、高效。

(4)保障建设项目档案的安全性和完整性。编制建设项目档案工作规划,可以明确建设项目档案的管理范围和责任人,规范档案的保存和利用,确保建设项目档案的安全性和完整性[5]。

(5)提高档案管理的效率和质量。通过制定建设项目档案工作规划,可以明确档案管理工作的流程和步骤,规范档案管理的标准和规范,提高档案管理的效率和质量[8]。

(6)促进建设项目档案的利用和价值。编制建设项目档案工作规划,可以合理规划档案的利用和宣传,充分挖掘档案的历史价值和凭证价值[5],推动实现建设项目档案利用和价值的发挥。

因此,编制建设项目档案工作规划是保障建设项目档案管理质量和实现档案价值的重要手段,对于提高建设项目档案管理[5]的规范化水平、推动建设项目档案的利用和价值的实现,具有重要的意义和价值。

3 建设项目档案工作规划编制依据

3.1 法律法规

编制建设项目档案工作规划的依据之一是法律法规。根据《档案法》《档案法实施办法》《建设项目档案管理办法》等法律法规的规定,建设单位必须对建设项目的档案进行管理。工作规划应当遵守相关法律法规的要求,制定符合法律法规要求的建设项目档案管理制度。

3.2 工程建设规划

工程建设规划是工程项目的基础性文件,包括工程项目的规模、类型、工程内容、建设目的、建设地点等内容。档案工作规划应根据工程建设规划,制定建设项目档案收集、整理、保管和利用的计划。

3.3 项目合同和招投标文件

项目合同和招投标文件是建设项目档案工作规划的另一个依据,包括建设项目的实施方案、资金来源[1]、工程量清单、技术规范等。这些文件对于建设项目档案管理的要求和范围有很大的指导和控制作用。

3.4 工程进度计划

工程进度计划是工程项目实施过程的指导文件,包括工程项目的时间、进度、质量、安全等。档案工作规划应根据工程进度计划,制定相应的档案管理计划和档案收集、整理的时间节点和要求。

3.5 档案管理工作经验

借鉴成熟的档案管理工作经验,是制定建设项目档案工作规划的重要依据之一。通过吸取过往的经验教训,可以制定出切实可行、适应实际情况的建设项目档案管理制度和工作流程,有助于确保建设项目档案管理工作有序开展,提高管理效能,降低风险,从而更规范和高效地开展档案管理工作。

4 编制建设项目档案工作规划的步骤

建设项目档案是记录建设项目全过程的重要信息资源,是保证工程质量和安全、保障工程质量和经济效益、维护国家和社会利益的重要手段。编制建设项目档案工作规划是建设项目档案管理的基础,一般可按以下步骤编制。

4.1 明确工作目标

制定建设项目档案工作规划的第一步是明确工作目标。工作目标应与建设项目的规模、类型、工程内容和建设目的相匹配,明确档案收集、整理、保管、利用等方面的目标和要求。例如,要求建设项目档案必须齐全、完整、准确、系统、安全等。

4.2 确定工作内容

根据工作目标确定建设项目档案工作内容,包括档案收集、整理、保管、利用等一系列档案管理活动。应在工作规划中明确每个环节的工作范围和工作流程,如档案的形成收集、整理分类、编目装订、保管保护、利用开发、鉴定销毁等[2]。

4.3 制定工作计划

制定建设项目档案工作计划,需要考虑工程进度、工程规模、工程阶段、人员配备等因素。工作计划应是一份详细、实际、可操作的计划,包括每个环节的时间、资源和预算等。应采用阶段性的方法,分阶段实施,以保证整个工作的顺利进行。此外,应对每个阶段的成果进行考核,以保证工作计划的有效性。

4.4 明确工作责任

建设项目档案工作应责任明确、分工明确、责任到人。应为每个环节和每个人员分配任务,确保每个人都明确自己的工作职责和工作目标。此外,还应对工作过程中出现的问题和风险进行考核和管控。

4.5 实施和监督

建设项目档案工作规划的最后一步是实施和监督。这个阶段的重点是确保计划按时按质完成,需要定期进行工作的考核和监督,及时调整工作计划,发现问题并解决问题。同时,还要加强沟通和协作,确保整个工作的顺利进行。

5 建设项目档案工作规划的主要内容

建设项目档案工作规划是为保证建设项目档案全面、准确、完整、真实、可靠而制定的文件,是规范建设项目档案管理工作的重要制度,内容应涵盖体制机制、组织机构、基础业务等。

5.1 档案管理机构的设置和职责

档案的产生来源于工程建设活动的过程,因此,提高全员档案意识,将档案工作渗透到项目的每个单位、部门和个人,使档案工作从源头抓起,才能保证档案的齐全与完整。建立一个科学的档案工作体系是开展档案工作的组织保障,通过建立档案工作的领导关系,理顺档案工作脉络[6],明确各自的职责和任务,才能保障档案工作体系运转顺畅。

5.2 明确项目档案工作依据

项目档案是工程建设和管理过程的真实记录,不仅为质量验收、计量结算和设计变更等提供佐证,也为项目竣工后的维修养护、决算审计、路产管理等提供重要依据[1]。为了保证项目档案的齐全、完整、真实、准确、系统、安全,档案工作规划必须列出所执行的法规标准及制度。

5.3 制定归档文件质量控制措施

项目归档文件质量控制措施是为了确保竣工文件的准确性、完整性和可靠性,以及保障档案的长期保存和有效利用而采取的一系列步骤和策略。主要包括:竣工文件编制标准、审核流程、培训交底、检查整改、保管利用等。通过建立明确的质量控制措施,可以有效地管理和监督项目文件的形成、存储和使用过程。

5.4 档案收集和整理计划

制定详细的项目档案收集和整理计划,以确定建设项目档案收集和整理的步骤。在计划中,明确每个阶段的档案收集时间节点、采用的具体方法,以确保所有重要档案都被全面、准确地收集整理,从而维护档案信息的完整性和可信度。

5.5 项目档案业务建设

档案业务建设是项目档案工作的基础性工作,是检验档案管理水平的核心内容,包括制定项目文件归档范围、责任单位与保管期限、项目档案的分类方案、归档文件立卷整理方法和质量要求、制定项目档案管理信息化的具体内容等。

5.6 项目档案形成套数及流向

根据有关文件规定,建设项目档案完成验收后需向相关单位移交全套或部分项目档案,办理进馆手续。因此,在工作规划中应明确定义项目档案的形成套数以及其流向路径,包括规定各类型档案应形成多少份副本,以及这些副本将如何移交给相关的部门,确保项目档案验收完后能及时、完整、准确地办理入库进馆,能够满足后续借阅与利用的需要。

5.7 档案管理监督与考核

确立建设项目档案管理的监督检查与考核评价机制,定期开展档案管理工作的检查和考核,以确保档案管理工作顺利进行和有效实施。

6 编制建设项目档案工作规划注意事项

(1)遵循法律法规和规范性文件。编制建设项目档案工作规划时应遵循相关档案工作的法律法规和标准,主要包括档案法律法规、档案规章,档案规范性文件和档案标准,这些法律法规和标准也是开展档案工作的依据。

(2)综合考虑项目特点和需求。建设项目档案工作规划应综合考虑项目的特点和需求,制定符合实际情况的档案管理措施和方法,避免空洞的理论和抽象的规定。

(3)确定工作计划和时间节点。规划内应明确档案管理工作的工作计划和时间节点,并制定可行的实施方案和管控措施,确保档案管理工作按计划顺利进行。

(4)合理分工和职责明确。规划在划分组织机构时应进行合理分工,并明确相应的职责,确定各级档案管理机构的职责和权责,避免工作重叠和责任不清。

(5)重视档案信息的安全。档案的安全是不可逾越的底线,须制定严格的档案保管制度和方法,保证项目档案的安全,避免出现泄露和损失等安全事故。

(6)审查评审和优化。针对编制人员经验不足或业务水平有限的情况,特别是在涉及重大建设项目的档案工作规划中,建议积极寻求档案行政主管部门和相关行业主管部门经验丰富的专家的参与,进行审查评审。通过组织专家审查,可以对档案工作规划进行全面的审视和评估,发现潜在的问题、疏漏或不足之处,并提出有针对性的改进建议。这有助于确保工作规划在设计阶段就具备高质量和可行性,能够更好地应对后续实施过程中可能出现的各种困难和挑战。