数字校园背景下高校立卷归档工作探究

文/山东农业大学档案馆 刘亚娟

党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央高度重视信息化发展，加强顶层设计、总体布局，做出建设数字中国的战略决策。随着数字中国建设的深入推进，越来越多的科学技术应用于高校治理之中，数字校园建设显得越发重要。在教育信息化的驱动下，高校档案面临着电子档案激增、“单套制”试点和区域信息共享的多重挑战。高校档案馆作为社会信息系统的重要组成部分，是学校和社会信息化的重要基地。部门立卷归档是高校档案工作中的重要制度，在“互联网+”和“数字校园”背景下，出现了一些新的问题亟待解决。本文结合工作实际，对高校档案立卷归档中存在的问题进行分析，并提出相应的对策。

一、数字校园建设对高校档案工作的影响

（一）“档案实体思维”向“档案数据思维”的转变。根据《高校档案管理办法》第十五条的规定，“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。”其中指出高校档案实行“双套制”管理。在国家推进档案信息资源共享服务平台建设的背景下，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用势在必行。随着数字校园建设的推进，高校档案馆作为学校信息资源基地，要解决各部门系统之间的“信息孤岛”现象，就不能再局限于“档案实体”的“收、管、用”，而是扩展为“档案数据”的全生命周期管理。对于原生电子文件的归档，要解决“归什么”“在哪里归”“归哪里”“怎么归”“怎么用”和“归得好”六个问题。

（二）“传统档案服务”向“现代档案服务”的转变。高校档案馆作为学校档案工作的职能管理部门，是永久存放和提供利用本校档案的科学文化事业机构。随着公众对信息公开化的呼声越来越高，高校档案馆的职能定位不仅是为本校服务，还承担着服务社会的职责与功能。随着高校档案信息化建设逐渐提上日程，各部门业务系统产生了大量电子文件。在校园网络环境下，这些信息不再被固定于纸质载体，而是产生了很多数据化信息，可以是文本、图像和音视频。各部门可通过学校网络平台实现系统之间的对接，达到数据共享、远程利用的目的。充分运用线上资源和现代信息技术，高校档案馆实现了“传统服务”向“现代服务”的转变，为校内外档案利用者提供了方便、快捷的服务。

二、数字校园背景下高校立卷归档工作面临的问题

（一）高校档案收集环节面临的问题。《高等学校档案管理办法》第十六条规定：“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。”在实际的档案收集环节中，各立卷部门存在归档材料不完整的问题，只注重收发文件，不注重其他材料的收集；只注重结果，不注重过程材料的收集；只注重纸质档案的收集，不注重其他载体档案的收集。随着数字校园建设的推进，国内许多高校都已采用OA系统进行公文信息的收集与处理，基本实现了与档案管理系统的对接，电子公文在线归档已经成为现实。立卷部门业务系统产生的大量电子文件成为收集的重点，不同于纸质载体文件的收集过程，应归档电子文件元数据与电子文件一并收集。而这些业务系统里的电子文件在收集环节面临着诸多风险，可能会出现背景信息不准确、系统之间不兼容、信息整合技术落后等情况。

（二）高校档案整理环节面临的问题。随着高校信息化建设步伐的加快，档案管理系统的运用十分普遍，已经成为高校档案管理的必要手段。目前诸多高校在档案管理系统中设置待归库，根据部门职能划分权限，各立卷部门可实现随时在线归档。在实际工作中，兼职档案员对档案整理工作生疏，导致分类不科学，划分期限不准确；为了使用方便，把重要文件或材料的原件留存在本部门，不及时归档。伴随着高校建设力度的加大，规模不断扩大，组织机构的设置逐渐发生变化，档案数量不断激增，业务量急剧上升。特别是新《档案法》中新增了“档案信息化建设”章节，出现了很多新问题亟待解决。比如《档案法》明确提出了“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。”对于高校信息化过程中产生的电子文件，涉及多个门类，立卷部门如何来整理这些电子文件，按照哪种规则进行分类，电子文件产生的背景信息应该以什么形式存在，这些问题都是档案部门和立卷归档部门需要思考的。

（三）高校档案移交归档环节面临的问题。高校档案馆作为全校的信息资源基地，校园文化基地，掌握着全校的核心数据和重要数据。档案移交手续是否完备直接影响到档案库存的盘点，体现了档案工作的专业性和严谨性。立卷部门在归档移交过程中常见的问题有：注重纸质载体档案的移交手续，忽视其他载体档案的移交手续；特殊载体档案的移交清单上只有移交双方的签字，没有具体移交明细；归档材料和移交清单目录不对应等等。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。目前，很多高校尚未建立全校的电子签章系统，没有加盖电子签章的电子文件，其真实性、完整性无法判断；对于各业务系统生成的电子文件，与纸质档案无法互为镜像，如何实现规范、完整地归档；通过“爬虫”技术抓取来的数据怎么归，归到哪一类，这些都是传统的档案管理系统无法解决的问题。

三、数字校园背景下高校档案立卷归档工作的对策

（一）健全档案管理制度，提高档案质量。高校档案馆应当积极响应数字校园建设带来的新变化，结合2020年修订的新《档案法》，规范本校档案管理办法，完善部门立卷制度，健全立卷归档流程，科学建立兼职档案员网络，切实提高档案质量。1.完善各部门归档范围。新《档案法》第十三条规定：“直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围……”，为各单位归档范围的制订指明了方向。高校档案工作人员应深刻贯彻和领会新《档案法》所蕴含的指导意义和思路，在档案工作实践的基础上，结合各立卷部门的职能，将涉及这些方面的原始记录列入归档范围和保管期限表。在实际工作中，由于专业知识的缺乏，各立卷部门兼职档案员只注重纸质载体档案的收集，忽视了其他载体档案的收集。因此高校档案工作要重视前端控制，从源头入手，及时将各单位业务活动中产生的照片、音视频等文件纳入各部门的归档范围和保管期限表中。新《档案法》第三十七条规定：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。”在数字校园环境下，高校业务系统产生了大量的电子文件。传统的档案管理系统已经不能满足业务需求，电子文件管理系统的建设迫在眉睫。与此同时，高校档案馆要根据电子文件的类型，制订不同的档案数据采集方案，并列入各部门的归档范围，实现电子文件及其元数据同时归档。2.提高各部门归档率。由于各部门职能的变更以及部门协同工作的增多，各高校制订的归档范围表无法完全涵盖部门应归档材料的范围，兼职档案员在收集过程中也无从下手。在实际工作中，各部门兼职档案员可以借助《各部门应归档文件汇总表》（见表1）来梳理本部门全年的工作脉络。其中，“事项”一栏填写部门年终总结提取出来的具体事件；“应归档文件”一栏填写归档文件的题名；“应归档时间”一栏填写各部门归档完成时间；“备注”一栏填写特殊情况的说明。通过梳理《各部门应归档文件汇总表》，并结合部门归档范围，立卷部门能清晰地列出本单位的全年工作事项，并有针对地进行材料收集，从而实现“应收尽收、应归尽归”，大大提高了归档率。

表1 各部门应归档文件汇总表（ 年度）

（二）强化“数据思维”，做好培训指导和档案宣传工作。大数据时代，数据成为我们生活和工作中不可或缺的一部分，存在于人类活动的各个方面。加强高校档案队伍的培训指导，做好档案宣传教育势在必行，因为观念的转变并非“一日之功”。树立“所有数据都是档案”的思维，高校档案工作要改变只注重“实体档案”的管理模式，加强“电子档案”的收集管理。规范兼职档案员队伍，对兼职档案员开展线上、线下的培训。深刻体会数字校园建设对档案工作带来的影响，结合高校的实际情况，将“所有数据都是档案”的思维纳入培训内容，增强各立卷部门的档案意识，提高文件的归档质量。疫情期间，为保证立卷归档工作的顺利开展，部分高校将立卷归档的培训内容录制成视频进行线上培训，取得了不错的成效。开展档案宣传教育，提高全员档案意识。数字校园建设需要所有部门的全力配合，档案馆作为学校的信息资源基地、重要数据中心，应成为全校信息化建设的重要参与部门，坚持“有为”才能“有位”。从开发档案资源服务校园文化的角度入手，积极宣传档案在为国守史、资政育人、科研创新等方面的重要作用。档案馆可以依托学校网站、利用微信公众号推送校史知识、档案科普等内容，通过不停“刷存在感”的方式持续进行档案宣传。

（三）坚定专业自信，稳步推进高校档案信息化工作。坚定专业自信，不断提升高校档案人员的专业素养。高校档案工作是一项专业性强、科学性强的工作。无论是在收集、整理和归档阶段，档案工作人员都要坚持专业、耐心指导，对部门立卷进行全过程管理，严格把控立卷归档的质量。档案部门手中有“数据”，才能更有自信地将工作顺利开展下去。树立全校信息化建设“一盘棋”的思想，高校档案馆要积极推进“电子签章”的应用，推进校园网相关事项的电子化进程。转变“实体”档案的管理模式，树立“数据”思维，结合本校实际建立符合馆情的电子档案管理系统。积极促成立卷部门业务系统与档案管理系统的对接，保证电子文件“安全”送达，并借助人工智能进行“四性”检测，为实现电子文件“单套制”管理打下坚实的基础。高校档案工作在推进“增量电子化”的同时，应积极实现“存量数字化”。转变传统观念，将“档案数字化”加工逐渐转变为“档案数据化”工作。把档案形成单位移交的档案转变为电脑可任意处理数据的过程，成为高校档案信息化进程中不可或缺的阶段。“档案数据化”工作让馆藏档案“活”起来，“唤”起学校各个时期的记忆，为档案利用者提供精准服务，从而更好地助力学校高质量发展，提高学校的社会影响力和美誉度。在网络新媒体时代，高校档案馆通过制订相应的社交媒体信息采集方案，界定本校的社交媒体档案收集范围、信息筛选原则和存储方式。利用成熟的“网络爬虫技术”进行信息抓取，建立好关键词数据库与档案主题词库的对应关系，做好信息分析，根据分类方案确定系统的存储方式。

（三）加强网络安全，做好档案数据异地备份。网络安全既关乎国家安全，也与我们的日常生活息息相关。网络作为一个开放性的互动平台，给社会发展及人们生活带来了极大的便利，同时也衍生出许多风险。频繁发生的信息泄露和网络攻击事件，为高校网络安全敲响了警钟。高校档案馆要做好门户网站和各类档案管理系统的日常维护，通过访问控制技术，甄别访问者的目的，并授予不同的访问权限，严格做到涉密档案信息不上网，非涉密档案信息要在规定的范围内传播。档案馆馆藏异地备份作为一种高校普遍的备份方式，可应对天灾、人祸带来的风险。高校档案馆应科学制订本馆的档案数据异地备份方案，对数据备份的时间、方式和存储介质作出明确规定，要将动态数据实时备份和静态数据定期备份相结合，在线备份与脱机备份相结合，定期进行异地增量备份，切实保证档案数据的安全、可靠和完整。通过调研了解到，很多高校与其他兄弟高校或者本省档案容灾备份中心签订了异地备份协议。

随着高校数字校园建设进程的加快，高校档案馆要转变发展思路，深刻领会国家对“数字中国建设”的重视。以此为机遇，为立卷归档工作注入新理念，实行新举措，将档案基础性工作做出“新高度”，在学校高质量发展中“谋”得一席之地，从而实现高校档案事业的创新发展。