高校档案管理由单轨制向双轨制转换的问题与策略

2023-05-05福建农林大学综合档案室陈惠琼

办公室业务 2023年8期

文/福建农林大学综合档案室陈惠琼

“双轨制”档案管理即将纸质档案与电子档案结合起来的管理模式，纸质档案与电子档案长期并存，双轨运行。很多高校的档案管理工作是以传统的“单轨制”管理模式为主，或有部分采用了“双轨制”管理模式，但或多或少存在一定的问题。基于现有情况，加强高校档案管理部门对“双轨制”管理模式的理解尤为重要。

一、高校档案管理模式阶段性研究进展

传统的档案管理模式为纸质档案单轨制，随着时间的推移，出现了纸质档案与电子档案并存的双轨制档案管理模式，未来电子档案单轨制可能成为主要的档案管理模式。图1描述了高校纸质档案单轨制、双轨制和电子档案单轨制管理模式文献数量随年份的变化。从整体上看，2006～2021年高校纸质档案单轨制、双轨制和电子档案单轨制的总文献数量分别为25篇、61篇和322篇，电子档案单轨制总文献数量为纸质档案单轨制和双轨制总文献数量的12.88倍和5.28倍。从发展趋势看，3种档案管理模式的文献数量随年份均呈现增加趋势。2006～2021年，纸质档案单轨制和双轨制的文章数量随年份增长缓慢，最大文献数量年均不超过20篇。2014～2017年，电子档案单轨制的文献数量呈现出迅速增长趋势，增长后文献数量是2010～2013年的2.14倍。

图1 高校档案管理模式文献年度发表趋势

二、“单轨制”转向“双轨制”档案管理模式的意义

传统的纸质档案信息较为安全，不易被篡改，且篡改后极易辨别。纸质档案一般保存在专门存放档案的档案库房内，不易丢失，这也致使档案的传递利用较为麻烦。纸质档案对纸张的需求巨大，且管理过程中需要耗费大量的人力物力。随着时间的推移，纸质档案可能因档案库房潮湿、高温等因素造成笔迹的变质、扩散。同时，因外部原因导致的火灾等问题也可能对纸质档案的安全产生一定隐患。

电子档案不需要存放在固定的档案库房，一般保存在网络，可由高校网络信息中心提供服务器进行存储。共享性是电子档案的优势，可以通过网络在全国各地对档案进行查阅、认证，提高了档案的利用效率和价值。电子档案不仅可以用文字表达，还可以利用各种图形（如柱状图、条形图等）和图片进行统计，其管理更为高效。在查阅过程中，可以对档案内容进行复制、分类和汇总等，提高档案管理人员的工作效率。与纸质档案不同的是，电子档案可以进行多次备份、下载和打印。然而，电子档案也存在一定的不稳定性，信息安全得不到保证。网络病毒等可能影响网络档案库安全，黑客等部分具有专业电脑技能的人可以通过互联网对档案内容进行修改且不留下痕迹，无法确定档案的真实性。

“双轨制”档案管理模式能够结合纸质档案和电子档案的优缺点，提高查档归档速率和档案管理部门的管理效率。方便相关人员随时查阅与认证，当电子档案有问题时，可从纸质档案库调取对应的纸质档案与之核对，确保档案内容的真实性。因此，“双轨制”档案管理模式是发展的必然趋势，纸质档案与电子档案互相对应、相辅相成，进而实现对档案的有效管理与保护。

三、“双轨制”档案管理模式可能存在的问题

现阶段，网络的迅速发展为档案管理模式由“单轨制”向“双轨制”的转换提供了有利条件。然而，“双轨制”档案管理模式在应用过程中仍可能存在以下问题：

（一）高校领导对档案数字化的重视程度。在信息数字化时代，网络的发展尤为迅速，部分高校领导将工作重点放在教学和科研上，忽视了档案管理对高校运行的重要性，加上个别高校领导思想观念一时无法转换，没有重视档案信息数字化，不愿投入过多的经费，档案数字化进程缓慢或档案信息管理系统过于简单，可能导致各种问题出现，影响了高校档案管理工作的高效运转。

（二）档案管理系统的安全性。高校的档案事关高校师生和行政管理人员的未来，需要高度的安全性。由于部分高校档案管理部门相关人员不重视档案数字化，未采用较为先进的技术，档案信息管理系统的安全性得不到保证。同时，部分高校的办公用房空间紧张，对电子设备库的管理较为随意，也可能出现潮湿、火灾等各种安全问题。

（三）档案管理人员的专业性。档案管理人员对纸质档案的管理程序较为成熟，但对互联网信息技术的学习及应用能力较弱，因此档案管理人员需要一定的时间来适应档案管理模式的转变，这就需要一批高素质管理人员作为保证。部分高校的档案管理人力资源体系不完整，缺乏高素质的档案管理人才。

（四）档案管理制度的完整性。部分高校缺乏完整的档案数字化管理与传统档案管理的对接体系与制度，导致高校相关人员可能在档案管理过程中找不到对应的执行标准和章程，或仅根据上级相关文件通知进行操作，没有结合高校实际制订相关的业务规范及工作制度。

四、高校“双轨制”档案管理模式的建议

高校实行“双轨制”档案管理模式初期可能存在各种各样的问题，笔者对此提出以下几点建议：

（一）提高高校领导的重视度。高校领导要上下一心，重视档案管理部门的工作。可以通过开展相关业务培训，改变传统管理模式观念，深入学习改革开放和实践科学发展观，紧跟信息时代的步伐。校方各部门相互配合，加大经费投入，提高档案管理效率。

（二）确保档案管理系统的安全性。高校必须保证档案的安全性。在安全与管理等各方面需求的刺激下，各种管理系统应运而生，高校领导应加大档案管理系统的经费投入，构建档案信息管理安全平台，应用先进互联网技术，确保电子档案内容不易被篡改，做到“预防为主，防治结合”，保证各门类档案的隐私性和真实性。建立档案管理数据库，按照统一格式将纸质档案和电子文档录入数据库，做好备份，并不断更新和完善。

（三）组成高素质档案管理人才队伍。高素质人才能够满足档案管理部门的工作需求，加快档案数字化进程。当前，培训档案管理人员、发掘本校专业人才及人才引进是组成高素质管理人才队伍的主要途径。可通过开展档案管理技术部门培训班和档案管理专业人士巡回讲座等方式扩大当前档案管理人员的知识面，提高专业技术水平和创新能力。部分高校档案管理部门现有人员思想转变较慢，信息接受能力较弱，可从本校其他部门发掘对档案管理感兴趣的人员加入档案管理人才队伍中，让真正适合的人负责档案管理工作。人才引进是组成高素质管理人才队伍最为直接的方式，大学生可塑性强，年轻气盛，因此可选择档案管理专业的应届毕业生，培训后直接上岗，补充到档案管理队伍中。

（四）完善档案管理制度和管理体系。规章制度使档案管理人员的工作更加规范化。高校应结合自身实际，健全档案管理制度，做好“单轨制”向“双轨制”业务流程转换的对接工作。管理人员不仅要对以往纸质档案全部录入，还要明确各个职位的职责，促进档案数字化有效推进，确保档案内容输入及时、准确、规范，以保证电子档案内容的准确性、完整性和真实性。