企业财务档案规范化管理也很重要

李娜

对财务档案进行规整的作用

影响企业未来的投资和发展 在发展的过程中是否能够拥有健康的资金流对于企业未来发展来说有决定性作用，一旦企业内部的财务出现问题，将会造成不可逆转的损失。因此，企业在发展的过程中必须对财务档案进行规整，对企业的项目投资资金进行动态管控，为企业高层次发展做好充分准备。

有利于领导层做出正确的决策 财务档案能够为企业领导层决定项目投入时提供重要参考。领导做决策或项目评估时，需要充分考虑多方面的影响因素，如所投项目是否能给未来的发展带来较大的利益、现阶段企业的资金能否为新项目的投入提供足够的支持等。企业领导需在权衡利弊下，对未来的发展进行科学合理的规划，而财务档案可为领导的决策提供精准的参考，也是判断企业是否具有竞争优势的重要依据。

企业档案规整常见的问题

对财务档案的管理不足 很多企业的财务档案在发展的过程中会出现丢失案的情况，并且对于人才的选拔或是财务档案整理人员的管理存在不足。根据当前调研情况观察，丢失档案发生频率依然没有减少。这是因为企业对财务档案的约束力不够，管理不足，例如，当出现丢失档案的情况时，相关管理人员并未受到相应的惩罚，这将导致严重的懈怠心理。再如，企业选拔档案管理人员时没有严格把关，相关工作人员缺乏工作经验和敬业精神，致使信息丢失、信息不足、投机取巧、浑水摸鱼等现象时有发生。

财务档案整理存放年限出现问题 财务档案在进行归档的过程中是需要保证纸张的使用年限和字迹清楚的。如果财务档案在进行归档的过程中由于所使用设备损坏，将导致出现纸张缺失或是纸张损坏。与此同时，财务档案在存放的過程中是需要对字迹进行严格把关的，如果出现字迹模糊的情况，应该进行返工，保证财务档案字迹清晰。

财务档案管理人员能力出现问题 随着科技的进步，企业在发展的过程中也引进了先进的设备进行财务档案的保存和处理，如果档案管理人员操作能力不够，将导致无法根据设备的使用方法对财务档案进行保存和归档。另外，档案管理人员未对所用设备进行定期的维护保养，造成无法流畅地使用设备或是依然采取传统保存方式，无法更好地对财务档案进行保存。在企业财务档案规整过程中，只有专业的人才准确地了解和掌握设备的使用方法和状态，并能够在出现问题时及时地报修，充分发挥设备价值，才能对财务档案进行有效保存和安全规整。

进一步提高财务档案管理水平的措施

建立健全财务档案管理机制 在管理财务档案时应该进一步提高财务档案管理人员的理念和能力。在思想方面，应该对管理人员强化财务档案规整重要性教育。在做好财务人员行为规范化约束的同时，应该通过完善的奖惩机制来对人员的工作进行严格考评。为了适应现阶段财务档案管理现代化的进程，对财务档案的保存设备也应该及时进行动态检查，保证相关设备始终处于正常状态，能够对财务档案进行良好的储存。企业的财务档案保存年限非常长，记录着企业过往发展的关键数据，关乎企业未来的发展趋势，因此，若能够对档案进行严格密封保存，通过相关专业存储设备对档案进行保护，也有利于防止企业档案信息泄露。此外，制定严格的工作制度要求可防止相关人员出现违背职业道德和安全生产的行为。

对管理人员开展定期培训 管理工作者是能够直接接触到财务档案的，因此有必要对他们进行定期的严格培训，包括如何有效保存财务档案、存储设备的使用方法、财务档案管理人员职业要求等。对管理人员进行定期的严格培训有利于提升财务档案的安全性，能够提升管理人员在理念、意识以及行为上对财务档案重要性的认知，从而确保工作质量。与此同时，相关档案管理人员在理念上要与国际接轨，企业要为管理人员提供国内外高水平的专业讲座或培训，保证管理人员拥有先进的财务管理知识，为精准管理夯实基础。

综上所述，企业在发展的过程中财务档案管理或多或少会出现一些问题，这些问题会对企业的健康发展产生影响，不容小觑。严格规范的财务档案管理能够进一步保证档案存储的安全性，有利于提高企业在发展过程中的竞争力。

作者单位：扬州高等职业技术学校