关于档案管理创新与现代信息技术融合的研究

2023-04-16南充市人力资源和社会保障局王涛

卫星电视与宽带多媒体 2023年4期

■ 南充市人力资源和社会保障局：王涛

档案管理是一项复杂系统的工作，在以往的工作中受到纸质档案的影响，工作效率和质量偏低，已经无法满足现代社会发展的需要。因此要将档案管理和现代信息技术进一步融合，从而完成创新发展。但从实际工作情况来看，现代信息技术推动下，档案管理创新还存在一定的问题。要想解决这种问题，就要明确档案管理的内涵，同时在保证技术创新的同时，还要做好档案的安全防护工作。基于此，本文围绕档案管理创新路径相关内容进行研究。

1.档案管理理论及内容

1.1 档案管理理论

档案最早是指仓库、财务一类的登记簿，起源于明朝。随着社会的变迁，档案一直被不断赋予新的内涵，如今社会档案主要用于记录人们的各种实践活动。档案管理也可以称之为档案工作，是指企事业单位的档案室或者档案馆直接对档案的实体或者档案的信息进行管理，以此来为各项活动提供服务。从现阶段企事业单位档案管理工作的实际情况来看，主要包括档案的收集鉴别、整理归类、检索、统计分析等内容，所以档案管理具有一定的复杂性，要想提高其工作效率和质量，要对各类工作进行系统性分析，有针对性地开展档案管理工作。

1.2 档案管理内容

企事业单位的档案管理内容主要是指在日常活动中形成的具有价值的各种文字、图表、影像等材料和其他不同材质不同形式的历史记录。具体来说，包括以下几方面内容：第一，文档管理。包括制度规程以及党建、生产经营等工作的记录材料等；第二，技术档案，包括与其生产经营或日常活动有关的技术创新记录和工作记录等；第三，财务档案，原始凭证、总账、资产表、利润表等；第四，人事档案，包括各岗位工作人员的履历材料、人员登记材料和个人简历信息等。

档案管理是围绕档案及相关材料为核心开展的各项工作，要有方向、有针对性地开展。随着社会的不断发展，档案管理包含的内容和范围不断扩大，不仅包括现阶段人们所认知的内容，还包括信息技术所产生的各种材料。所以在未来工作中应不断扩大档案管理的工作范围。

2.档案管理现状

2.1 方式落后

现阶段大部分单位还以纸质版档案管理为主要工作内容，但是因纸质材料数量多，而且在管理工作中需要逐分打印保存，不仅导致工作效率低，还会造成严重的资源浪费问题。同时在存档工作中，大部分工作人员是以多年的经验积累形成的习惯来完成工作，这种方式具有一定的工作惯性，并不能将其视为科学的系统的档案管理方法。如果在后期对档案材料进行查阅时，不了解这些工作习惯的人很难快速准确地找到材料。现代社会发展飞快，档案管理也随着社会的变化而不断地创新和优化，如果固守传统的档案管理模式，将不能顺应时代发展，会被淘汰。

2.2 安全性弱

档案对于各单位来说是重要的资产和财产，因为这些材料涉及了很多重要信息，甚至是高度保密信息，所以档案管理的安全性尤为关键，但是现阶段部分单位在档案管理工作中还没有重视安全防护工作。这种安全问题体现在以下几个方面：首先，现代信息技术带来了庞大的网络系统。而应用网络信息技术进行档案管理，如果没有注意网络安全，那么将造成严重的数据隐患，同时还有可能受到病毒的威胁而出现问题；其次，档案管理工作需要在一个安全稳定的环境中开展，如果相关硬件设施没有做好安全防护，那么在管理人员不知情的情况下，很容易被其他人员使用U盘等介质转移重要材料；最后，纸质版材料因这些材料很容易受到外界因素影响而出现问题，例如受潮、火灾等，所以没有做好保护工作的情况下，当出现突发情况时很难保护材料的安全。

2.3 服务性差

档案材料作为一种隐形财富，档案管理工作尤为重要。在传统的档案管理中，部分工作人员错误地认为只需要保管好材料，不让其受到外界因素影响，就完成了工作要求。一般情况下，由一些文职人员来兼任此项工作。但是从实际情况来看，档案管理已经由保存提升至管理和服务，给各类活动提供支持。所以部分单位的管档案管理方法和模式存在严重的缺陷，不具备应有的服务性。在活动开展中，如需调取相关材料，例如人事档案、检测报告技术档案的，那么使用传统的管理模式，很难及时调取相应档案，不仅阻碍活动的开展，甚至因调取错误还会使活动出现严重问题，这种问题的产生就是因为相关单位或工作人员缺乏服务意识，没有正确地应用现代化信息技术来开展档案管理工作。

3.档案管理问题成因

3.1 档案管理理念缺失

档案管理理念直接关系到档案管理工作的开展水平。分析目前造成档案管理问题的原因，档案管理理念缺失是主要的问题之一，这种问题体现在三个方面：第一，缺乏现代信息技术档案管理的思维，现在信息技术对社会的影响是巨大的，不仅改变了传统工作理念更优化了工作流程，对于档案管理工作来说，只有正确应用现代信息技术，才能保证高校高水平高质量地完成档案管理工作，不过部分单位没有重视这类技术，造成管理方法落后且水平偏低；第二，片面认识网络档案管理安全性，在应用现代信息技术开展档案管理要重点做好安全工作，防止数据丢失或被恶意攻击等。不过部分单位只是片面认识到安全管理工作，导致档案受到了严重的威胁，一旦被恶意攻击或窃取将给单位造成严重损失；第三，电子档案管理规范空缺。为了进一步规范电子档案管理，工作需要匹配相应的管理制度和工作规范，但是从目前情况来看，部分单位并没有认识到电子档案管理工作的重要性，所以导致管理制度规范缺失，工作人员失去了科学的指导，严重影响工作质量。

3.2 档案管理网络平台不健全

档案管理与现代信息技术相融合，需要搭建相应的网络平台，这是工作创新的基础。不过从目前大部分单位开展网络平台建设的实际情况来看，档案管理网络平台存在明显的缺陷问题。首先，档案管理平台硬件配置欠缺。因网络平台对硬件设施有着很高的要求，需要专业人员来进行安装和使用，不过目前许多单位并没有重视到硬件设施的缺陷问题，从而无法满足网络平台所提出的要求，在运行效率和工作水平上无法得到保证；其次，档案管理软件系统开发不足。档案管理网络平台的各项功能需要专业的软件来完成，而软件开发水平不高，功能不完善严重影响了档案管理的水平和效率；最后，档案管理安全性有待加强，在建立档案管理网络平台的过程中要对各项威胁进行系统的分析，从而制定防御措施，不过目前在档案管理安全方面工作却存在一定的缺失，系统很容易受到外界的入侵或被病毒所影响。使系统失去了应有的安全性和稳定性。很容易造成机密文件或涉密材料丢失。

3.3 复合型档案人才培养滞后

档案管理各项工作都需要人来完成，所以工作人员的综合素质直接关系到档案管理工作水平，但就目前各单位的实际情况来看，严重缺少复合型档案管理人才。造成这种问题的原因有三个方面：第一，相关单位忽视人才的培养，在日常工作中单位的主要领导没有正确理解档案管理工作的重要意义，在人员安排方面仅将一些文职人员兼职完成档案管理工作，这类人员缺乏专业的理论知识和技术能力，所以在工作期间不能正确完成档案管理工作，同时因企业的不重视，所以在人员培养方面存在明显的不足；第二，档案管理人员专业知识缺失。部分从事档案管理的工作人员是由其他专业调转过来的，这类人员缺乏专业的管理知识，所以在实际工作中很难顺利完成工作任务；第三，档案管理人员综合能力有待加强，分析现阶段企业从事档案管理工作人员的综合能力，需要从责任心、执行力、专业技能、理论知识等多方面同时评价，不过目前部分人员的工作意识和执行力有待加强，其专业技能理论知识严重缺失，这也就造成档案管理工作很难顺利完成，同时在与现代信息技术结合而发展档案，管理创新的工作中，工作人员的综合能力不足，也造成无法顺利完成相应工作，导致档案管理工作创新，受到严重阻碍。

4.现代信息技术推动下档案管理创新路径

档案管理工作对各领域的发展起到非常积极的作用，所以要对档案管理工作现状进行深入分析，明确表现出的问题以及产生原因，要有针对性地制定优化措施，同时结合现代信息技术做好档案管理工作创新。从目前信息技术水平和档案管理工作现状来看，在未来工作中开展档案管理，创新融合现代信息技术要做好以下几方面内容。

4.1 树立档案管理创新理念

4.1.1 培养档案管理服务意识

要做好档案管理创新。首要工作就是培养档案管理服务意识，在信息技术飞速发展的今天，传统管理方式已不再适用，所以要适应网络信息技术发展下经营管理和运营决策的新模式和新概念，在管理意识上要做出变革，将档案管理服务意识贯彻到每项工作中。一方面，单位的主要领导要正确树立档案管理服务意识。在组织开展档案管理工作时，要将其融入每个每项工作中。对工作人员提出明确的要求。另一方面档案管理工作人员也要正确树立服务意识，将理念转化为行动。在工作过程中，站在其他岗位工作人员的角度对档案工作的保存及调取进行思考，从而提高服务水平。

4.1.2 重构档案管理工作流程

要想进一步规范档案管理工作，就要明确工作流程，相比于以往的档案管理工作，在现代信息技术影响下，档案管理工作具有更多的内容和更高的标准，所以单位要对于档案管理工作各项内容制定明确的工作流程。一方面要明确如储存调取整理等工作的内容和流程，使工作更加规范，另一方面要明确各项工作标准，给工作人员提供更明确的指导。需要注意的是，在信息技术的影响下，需要建立网络平台来完成这些工作，所以在系统中也要对这些标准流程加以明确，使工作人员更顺利地完成档案管理工作。

4.1.3 建立健全电子档案规范

在进行档案管理，工作创新时要遵守相应的工作原则，也就是根据国家及行业制定的相关标准规范来开展实施工作，相关单位要对内部的档案管理建立明确的标准，尤其是在信息技术的影响下，要建立健全电子档案规范标准。要重点做好保密等安全性工作。

4.2 加强档案管理平台建设

4.2.1 完善档案管理硬件配置

相关单位要正确认识到档案管理中硬件设施的重要性，在发展信息技术与档案管理融合的过程中做好保障工作，为其提供所需的硬件设施。首先要明确建立网络信息平台所需的硬件设施种类，内容及参数，这项工作要由专业人员来完成，从而保证合理性和科学性；其次，单位要提供相应的资金保障，用于购买和安装硬件设施；最后要做好硬件设施的调配工作。根据相应的管理制度和要求，对其进行调整。

4.2.2 健全信息技术电子档案平台

对于管理软件的开发，要从实际工作为基础。符合本单位档案的特点及性质，即要提高软件的适应性。一方面在建立过程中要注意软件系统的各项功能，需要对各类档案的储存，调取整理，分析各项工作，制定相应的程序，从而完成电子档案平台的建设。另一方面，要注意信息技术电子档案平台的安全性，通过科学的方法提高防护能力，避免在今后的使用过程中被恶意攻击，窃取档案。

4.2.3 加强档案网络安全维护

第一，要定期排查网络安全风险，档案管理工作人员要具备相应的网络风险评估意识，在日常工作中，根据系统情况和外部环境，对软硬件进行详细的排查，同时要建立相应的评估制度，对可能存在的风险或可能出现的攻击情况，详细开展检查工作，并作好记录，以便为后续工作提供参考；第二要提高技术保障。积极引用国内外先进的网络安全技术来提升整体能力；第三，应用身份验证的方式来进行。档案管理工作，只有具有权限的人才可以对系统进行操作。同时要记录访问痕迹；第四，要设置防火墙隔离技术，通过这项技术来抵御外部的恶意入侵。