浅谈农业科技档案的开发与利用——以上海市嘉定区基层单位为例

文/上海市嘉定区农业技术推广服务中心 俞静

农业科技档案是在农业科研、农业经营管理等过程中产生的资料，是一种专业性很强的科学档案类型，包括文字、图、表、音像、实物、标本等科技材料。是农业科研工作的第一手资料，真实记载着农业科研和农业生产活动的一些现实情况。其信息量大，专业性强；形成周期长，成套性要求高；政策性较强，保管和使用价值高。完整保存、科学管理好并发挥其作用，可以提高工作效率和工作水平。

利用农业科技档案资料，进一步发挥农业科学技术档案的知识、科技等功能，并发掘其所蕴藏的科学价值，对于推进农业农村现代化建设、提升农民生产力、推动农业农村高质量发展意义重大。

一、农业科技档案的特点

以农业科技档案中的科研项目来说，一个农业科研项目从立项、项目实施、结题总结、项目验收、成果申报等环节，所经历的时间不等，至少要一年以上，有的需要好几年时间，形成周期长。材料形成的每个阶段内容互相独立，反映的是该科研项目的整体性，成套性要求高。

二、农业科技档案开发利用现状

（一）农业科技档案，为农业生产管理提供凭证参考。农业科技档案为农村发展提供依据，为农业科研、教育、经营和管理工作提供参考，是直接记录和体现科学发展过程的。农业科技档案可以为新技术的研发带来帮助，通过比较以往的农业技术档案所记录的信息，有助于农业新技术研究中困难的解决，防止误导的研究方向，为服务乡村振兴提供参考借鉴。因此，嘉定区农业技术推广服务中心通过大量农业科技资料与科研项目等收集、整理、归档工作，农业科技档案为大量农业生产提供基础数据、实验数据、实践项目依据，为嘉定区“三农”工作做参考。农业技术人员通过当年与历年本区农情对比，有针对性地指导农户、培训农户提供坚固的保障，也为农技人员在职称晋升的评审提供审核材料。翔实的科研项目材料不仅为项目的申报、评奖、推广等提供依据，也为科技人员参考申报其他课题提供利用价值。

（二）农业科技档案，是实现科学决策的重要依据。农业科技档案，是农业管理人员进行正确决策的重要依据。农业管理人员在颁布农村各项方针、政策之前，应当先对以往的农业生产科技档案加以查阅，掌握当前和过去的一段时间里，农业生产水平情况和动态信息，在分析的基础上掌握其规律。唯有如此，才能制订出农村、农民容易接受的政策与措施，才能准确进行决策，推动农业科学技术档案工作的开展，推动新时代“三农”工作深入开展。

（三）农业科技档案，促进农业技术的推广。农技推广的专业人员、技术专家，在新技术、新成果研发过程中，有日常性的工作总结、技术总结、效益分析、试验总结、实施方案等各种资料。以嘉定区农技中心为例，这些农业科技档案范围包括全区的农业技术推广和有关科技活动、技术指导，是对农业科学发展的进程和成果的真实记载，记录着各项相关的情况和资料。其中，全年收集归档的农业技术资料包括粮油作物病虫情报、水稻苗情、果树简讯、蔬菜病虫情报、种子、土壤肥料等用文字、图表、数据的方式记载的宝贵资料，把每一类、每一期汇编成册，做好案卷。档案管理员每年做到主动收集，定期集中收集或待项目完成结束后，完成收集任务并归档，保证农业科技档案应归尽归并妥善保存。嘉定区农技中心分析了大量有关农业科技档案的资料，整理了有利的经验，大大开阔了农技推广工作者的视野，在日常操作中，能够以农业技术档案为基础，避免了重复性研究、重复劳动，从而有力推动了农业科研水平与质量的提升。另外，嘉定区农技推广行业的农技推广人员，根据档案部门归档的农业科技档案中获取对农民有利、有效的信息，充分发挥宣传导向作用。通过组织农民进行先进的农业技术培训、引导性培训，田间学习、网上直播以及农业技术骨干定期或不定期下乡进村、入合作社企业手把手开展农技培训等方式，使广大农户接触新技术、新技能，并采取减少病虫害的发生、提高农业栽培技术、提高粮食作物的生产能力等各种手段，从而推动了农业科技的普及，促进了农业农村建设较快达到现代化，从而有效推动农业增效、农户增收和农业发展。

三、农业科技档案利用面临的困难

（一）未能统一思想认识，不够重视。在农业科研开展过程中，各项试验研究报告、分析、整理总结等都是由农业技术人员自己完成的，个别农业技术人员由于个人感情以及查阅利用方便等原因，所交的材料不完整、不及时，因而影响了科研档案的完整、准确、系统性。有些管理部门职责不清，重视业务工作，轻视档案管理，不能严格按照档案规章制度办事，责任未落实到人，忽略了档案收集时交、接双方需要配合完成的重要环节。接收的材料交给归档部门，上交责任人应按日期或时间进行处理，归档资料要真实、全面、正确、完整，档案移交时附带目录，办好移交手续。如不能统一思想，增强法律意识，协调意识，会导致档案收集环节存在问题，影响归档材料的完整性。

（二）缺乏知识产权保护的相应措施。农业科技档案的实质属于科学技术，是知识的组成部分，应当得到保障。目前，由于现代农业科技档案管理过程中人们对知识产权的了解不够，忽视了知识产权的保护。对科研成果最多考虑的问题是鉴定、论文发表、项目立项、申请评奖，从而导致研究成果不能得到专利保护或进行必要的科技保密，甚至在获得成果奖励后不加以宣传推广，从而导致研究成果小部分流失或产生不了相应的经济价值。

（三）农业科技档案利用率低。农业科技档案利用率低，农业科研人员重科研、轻利用；重视自我开发，轻视档案资源的共享。农业科研成果除了一部分试验推广外，大多数随着科研工作结束而进入档案室，科研档案被长期搁置，利用率低，使科技档案的利用价值未能充分体现，得不到有效开发和利用。

四、新形势对农业科技档案的新要求

新修改的《中华人民共和国档案法》于2021年1月1日起实施。另外，最新制定的《上海市档案条例》从2022年12月1日开始实施。其在中国档案法治事业的发展中有着里程碑作用，对促进新时期归档工作的全面开展带来深刻的影响。

新形势下，档案管理工作更强调由关闭向开放、由重保管向重业务的转化，并及时地向政府主管部门报告、向社会各界提供最有价值的资料信息。因此，对农业科学技术档案、农业档案事业发展提出了新的要求。作为一种新的历史任务，必须担负起为党管档、为国守史、为民服务的新任务。只有坚决依法治档，才能更好地服务大局，服务农业、服务民生。

五、开发利用农业科技档案的措施

（一）加强宣传，依法管理农业科技档案。平时要重视档案，积极争取党和行政部门领导的重视和支持，全体人员要加强《档案法》《上海市档案条例》《知识产权法》《专利法》《著作权法》等法律知识的宣传普及，贯彻落实，这是依法治档的工作要求，也是档案工作的职责所在。做好农业科技档案的宣传管理，可以充分利用科内会议、展板展示、业务工作群内推送档案相关知识，沟通交流最新的法律法规和工作实践做法等，定期对相关职能科室、科技人员、各科室档案资料员进行普法学习、业务学习，使大家明确农业科技档案的重要性、系统性、完整性，任何组织和个人都应遵守法律的规定。通过积极宣传，转变观念，提高广大人员的法律意识及对农业科技档案工作的支持和配合。

（二）“以人为本”，提高档案工作责任。应当形成“以人为本”，以科学技术为关键的管理思想。随着时代的发展，档案工作面临着诸多变革和挑战。在农业科技档案管理工作中，必须转变传统模式，要由管理型向服务型转化。档案负责人、管理者、业务部门、档案工作者都要高度重视农业技术档案的归档管理工作，以保证归档材料的高质量。在档案人才业务培训工作方面，要从档案工作的现实需求入手，确立继续教育和终身教育的基本理念，把档案工作人员培养与建设当作一项重点内容来抓，进一步加强培训力量，完善培训制度，以培养推进建设，以推动档案事业长期科学发展。

（三）规范管理，不断丰富档案馆藏。结合新《档案法》的实施，应进一步修订和完善档案管理制度、实施细则，及时更新农业科技档案管理制度，使其上升到制度层面固化下来，加强推广实施，确立以科研成果为核心的管理思想，明确权属确定、管理办法、保护方式、职责认定。以确保农业科技档案管理制度有法可依，依法实施，有制度可循。为了丰富馆藏，档案部门和科研主管部门要协调配合，按照集中统一管理的原则，落实材料上交责任人，档案管理员平时与责任人要加强沟通协调，及时追踪相关科研材料，保证农业科技档案的完整、准确、系统，不断丰富档案馆藏。

（四）创新机制，改进农业科技档案服务方式。

积极拓宽农业科技档案信息资源，通过现代化的技术手段，促进档案信息化建设，创新服务机制，使档案信息的存储、检索、分析、利用达到规范、方便、快捷、高效的要求。在网络安全和知识产权保护的前提下，通过单位的局域网平台，实现资源共享。深入挖掘研究利用需求，使之更好地应用于农业生产和农业科研实践，发挥农业科技档案信息资源的优势，为农村、农业、农民服务。

（五）开发利用，提升农业科技档案的利用价值。搞好农业科技档案的编研工作，要在编研内容、编研方法、编研效果等方面多动脑筋。通过档案部门编制的检索工具（市科委项目立项索引、区科委项目立项索引、科技成果获奖情况检索表、区农业科技档案案卷总目录）、基础数字汇编等，档案管理员能直接从相关表格中获取有用信息。有了这些检索工具，提高了查档效率，便于档案管理员及时有效地向档案查阅利用者提供档案信息。因此，为了便于查阅农业科技档案，要做好相应的编研工作，根据新形势及时更新完善检索工具。要建立对农业科技档案利用的反馈制度，及时掌握档案使用状况，总结使用规律，并采取制订农业科学技术档案使用效果记录的方法，适时调动档案工作的各个环节，以有效提升农业科学技术档案的利用效率，从而做到对档案信息资料的合理使用、管理，提高经济效益，不断拓宽农业科技档案的利用面。嘉定区农技中心为农技推广业务工作展示、宣传而定期编写《嘉定农业志》《嘉定农业年鉴》、单位大事记等素材。此外，根据嘉定区档案馆的工作要求，嘉定区农技中心归档的农业科技档案，自1980年～2000年，近1000卷档案，已进区档案馆馆藏。目前，按照《档案法》第二十七条“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日满25年向社会开放”的有关规定，每年，嘉定区档案局都会同区农技中心，共同对馆藏内符合年份要求的档案进行开放鉴定，并进行审核，对部分符合开放规定的档案向社会开放，现已陆续开放农业科技档案共计301卷。这项举措为农业科技档案走向社会，满足公众利用档案的权利和需求，提供了重要的渠道，农业科技档案的利用范围更广泛了。

六、结语

随着新《档案法》的施行，档案事业依法治理步伐继续加速，档案的专业规范化管理水平将进一步提高。国家对农业科技档案的重视程度不断提高，必将推动农业科技档案事业进一步加速。站在新起点，迈向新征程。今后，农业科技档案管理，要以贯彻落实新《档案法》为核心，进一步坚持政治方向，进一步增强法律意识，规范农业科技档案的工作机制，做好农业科技档案的开发利用，促进嘉定区农技推广行业农业科技档案高质量发展，为嘉定区“三农”工作的发展贡献力量。