基于钉钉平台的实验室仓储管理系统的设计与实现

李廷锋 李道军

关键词：钉钉；云仓库；实验室仓储；数字化

0 引言

随着移动互联网及数字化技术的快速发展，在不同领域，受到各种不确定因素的影响，比如疫情常态化下的居家办公、各个岗位员工的工作时空变化等；不同部门对相同数据的重复处理，同一业务需要不同部门的协同作业，传统的人工方式已经变得效率低下、落后复杂、不能满足现代化教学管理的需求。如何利用这些新技术来不断规范日常工作、简化工作流程、提升工作效率和服务水平，已成为新时代发展的必然趋势。教育部“十三五”发展规划也提出：“继续加大优质数字教育资源开发和应用力度”。廖永峰等[1-4]提出了基于钉钉、微信、云计算虚拟技术的应用研究，新技术与教育教学深度融合和全面发展，对教育教学管理模式的数字化改革具有重要的促进作用，并最终形成一批有针对性的便捷、高效、准确的管理创新模式及成果。

钉钉是阿里巴巴集团打造的企业级智能移动办公平台，引领未来新一代工作方式，是数字经济时代的企业组织协同办公和应用开发平台，是新生产力工具。钉钉将即时沟通、智慧办公等多种功能深度融合，打造简单、高效、安全、智能的数字化未来工作方式，助力企业的组织及业务数字化，实现企业管理的全链路数字化。由于受新冠肺炎疫情影响，工作学习方式对在线协同、远程化、移动化、信息化、智慧化、数字化办公有了迫切需求。各级各类学校也越来越多使用钉钉进行校园基础办公业务的管理，如钉钉健康打卡、钉钉课堂、钉钉在线会议等应用。

在此背景下，本文基于钉钉平台，结合第三方应用软件——冠唐云仓库，设计了一套异地多仓多端协同的高校实验室仓储管理系统，该系统包含物资入库审批、出库留痕、物料查询、随时随地盘点等功能。该系统不仅实现了技术上的创新，更多的是简化了校园办公的业务流程，降低了物资管理成本，提高效率，更好地促进智慧校园建设。

1 传统实验室仓储管理现状及教育管理数字化需求

目前，很多高校实验室仓储建设与管理水平还很传统、低效，彭辉辉等[5-8]对实验室管理中出现的不足和弊端都有详细的阐述。主要体现在以下几个方面：1） 资源配置体系混乱，甚至和教学需求不匹配，造成工作效率低；2） 实训室技术人员数量不足、素质不高，依旧是传统的人力工作方式；3） 实验室仓储管理数字化水平低，甚至造成巨大的浪费和流失。

实践教学是大多数高职院校极其重要的教学环节，很多占比超过50%，实验室作为高职院校培养高素质技能型人才、开展实践教学极为重要的场所，承担了大部分的教学任务，也是高职院校教学的主阵地，便捷高效的实验实训管理水平是学校整体实力的重要体现。

随着目前高校规模不断扩大，传统的仓储管理模式和数据采集模式已经很难满足仓储管理的数字化要求，实验室耗材的种类及数量也与日俱增，仓储管理的要求也越来越繁杂，逐步成为制约高校智慧发展的重要因素。鉴于高校实验室仓储管理全业务流程及管理过程中出现各种的问题，例如耗材采购、入库验收、库存管理等，减少各个管理环节的工作量、节约维护成本，规范整个耗材管理流程，提升工作效率及服务质量，对实验室仓储管理的数字化提升实现可持续应用都具有非常重要的意义。

2 系统的架构设计

钉钉作为未来的新生产力工具，开放了大量的API接口，为企业数字化转型提供开放兼容的环境。可以在钉钉平台上低成本、便利地搭建适合企业自身需求的数字化应用，诸如，项目管理、仓储管理、ERP 等，整合企业所有数字化系统；同时还提供各种版本和终端，实现不同终端间的信息无缝转换和链接，全方位提升中国企业沟通和协同效率。

根据业务需求及功能要求，进行系统架构设计。基于钉钉平台的数字化管理系统，以钉钉已有的API为数据入口，结合第三方应用软件冠唐云仓库，设计钉钉云仓库应用管理系统。该系统能实现多端协同管理，全面解决多地多仓管理，多人异地同时访问等问题。

系统接口与学校数据打通，可以实现单点登录；后续也可以实现与财务数据打通，实验经费管理实时更新；系统设计考虑不同角色的需求，为校级领导、管理员、普通员工分别设置不同的访问及管理权限；针对不同的业务管理权限及范围，实现系统内消息通知实时推送，对实验室库存数据进行实时预警和提醒，便于各有关人员及时掌握自己需要处理的事务，提高工作效率。例如，实验室仓储管理员及时动态了解实验器材库存数据，以便及时补充购买；也可以直接上报实验室耗材购买所需的列表清单及账单，便于领导在线审批等。

系统架构如图1所示

2.1 平台实现层

基于钉钉平台，以现有API为数据入口接入云仓库小程序，打造数据管理系統，打通各数据模块，实现数据联通，在整体架构基础上实现实验室仓储数字化管理、数据统计分析、事务分层管理、高效的预审批和审批系统融合的多功能平台，如图2所示。

2.2 数据交换层

在数据交换层，通过平台API及小程序，将系统用户的业务数据进行封装，形成JSON数据对象，对后续的业务进行灵活处理。主要数据包括：管理员身份认证、用户身份认证、各功能模块数据、云仓库存储数据等。

2.3 业务逻辑层

在数据交换层的基础上，根据实验室用户的业务需求，为不同用户提供使用场景权限及管理，主要包含：用户业务管理，功能业务管理，耗材入库、出库、统计分析等系列业务功能，系统中所有业务功能主存储数据要模块包括库存管理、订单管理、客户管理、设置及货品查询及数据统计分析，如图3所示。

库存管理：固定资产、库存查询、出库、入库、调拨、盘点、新增货品、上架下架、库位一览、移库、单据列表等；货品查询及数据统计：货品查询、数据变化、数据看板（库位-库存-出入库数据等）、商品分析、出库分析、采购分析、销售分析等；订单管理：采购、采购单列表、销售、销售单列表、领用申请、领用单列表等；客户管理：客户、供应商、拜访记录等；设置：用户管理、参数设置、系统设置、功能开关、帮助中心等；根据以上功能模块，轻松实现耗材出入库管理、耗材申购管理、维护耗材信息、耗材库存管理、盘点耗材与数据统计分析管理、库存预警管理及系统维护管理。

2.4 用户界面层

该系统平台主要为实验室师生们提供基于钉钉平台的数字化专属界面，如图3所示，可以方便地使用手机、平板、PC等便捷的移动终端访问，实现多端协同访问，异地多人多仓管理。

3 系统实现及功能展示

3.1 系统实现

基于钉钉的数字化实验室云仓库管理系统用户主界面如图3所示。以简洁的UI设计，展示了常用的主要功能，每个功能模块下，具体显示可以使用的应用，清晰明了，使用方便快捷。不同的用户，使用权限设置不同，业务分层管理，更加突出效率和使用体验，使用手机或其他终端可以便捷访问，随时随地登录使用。

为了便于后期系统维护，在系统设置、角色管理、权限管理及数据管理方面进行具体设置。系统设置，对系统的登录信息设置二级学院名、登录方式、初始密码、技术支持、联系方式、注意事项等；角色设置，根据有关人员的业务范畴不同，对角色操作权限进行严格划分，依据不同人员的业务重点，设定相应的权限，便于有关部门及人员在具有安全保障的基础上进行管理；權限管理，根据角色进行权限的控制与管理，根据管理需求设置不同级别的角色并绑定给用户，分配不同的管理权限；数据管理，首先要保证安全性，做好安全机制，主要包含系统初始化、数据备份、数据恢复等。

3.2 系统功能展示

仓库管理员及注册用户手机端使用钉钉App即可登录使用，可随时随地异地多人多仓无限制访问，实现耗材出入库登记申请、在库耗材实时数据查询。本文仅以入库功能作为示范，步骤如下：进入首页-库存管理-入库-入库单，如图4所示。根据入库单需要提供的数据进行填写即可轻松入库耗材，单据编号还可以使用扫描功能，免去了手动输入的麻烦，避免出现错误；传统的纸质流程的烦琐与低效被平台智慧化取代，但又将纸质单的确认功能保留，通过附件可以上传对应入库耗材的图片以及入库的签字确认单，以保留入库耗材的有关信息，相互核对检验，避免差错，更符合实际使用场景。

4 结论

基于钉钉平台，创新地接入第三方应用小程序云仓库，设计了一款高职院校实验室仓储管理系统，该系统改变了传统的耗材存储管理模式，以较低的成本实现了业务管理的数字化，将数据和管理移动到了云端，办公不再受时间、空间的约束。该系统门槛低、功能强大、使用便捷，可以根据实际需求搭建数据管理系统、实现个性化需求；依托学院现有钉钉平台，连通各数据孤岛，打通各应用间的数据，轻松实现实验室管理的数字化转型。该系统将教育管理与信息技术进行深度融合，传统工作中出现的诸多问题得到了很好解决，在郑州职业技术学院的运行效果良好，系统平台的利用率、效率、便捷程度都很高，有助于推动智慧校园的数字化建设。