“互联网+”时代企事业单位档案管理的探索与创新研究

■袁海芳

一、前言

近些年来，企事业单位的档案管理越来越发挥着重要作用，尤其是在“互联网+”时代，企事业单位在延续自身传统管理基础上，更应该结合实际创新档案管理新措施。随着计算机技术日新月异的不断提高，无论是行政事业单位还是企业单位，档案管理均在发生着巨大的变化。因此，伴随着信息化技术的变革，企事业单位档案管理工作的创新研究也被充分显现出来[1]。

二、国内企事业单位研究现状

档案管理工作是国内一直很关注的研究热点，许多专家学者针对全国不同类型的企事业单位档案管理发展进行了深入细致地研究。

（一）院校事业单位档案管理工作现状

从全国院校来看，尤其是高校，不断转变档案管理工作的意识，在档案管理工作中不断探索，不仅从单一的管理模式向多元化管理模式发展，更加注重档案管理的保密性[2]。同时，根据实际工作需要，院校档案管理进一步实现资源共享、信息共享，逐步建立完善的档案管理制度，形成新的智能化管理体系[3]，从而使档案资源更好地服务于院校的管理工作。

（二）行政事业单位管理工作现状

行政事业单位不同于高校档案管理方向，一是“重”审核。侧重人事档案中的人才选拔、人力资源配置等各项工作[4]，尤其是从“三龄两历”（三龄：年龄、工龄、党龄。两历：学历学位、工作经历）审核[5]，以“优”选为着手，进一步优化人才，从而更有效地发挥人才库的高效作用。二是“变”模式。传统纸质档案卷宗管理模式已经不能很好满足行政事业单位人才的选拔，不仅在查阅、利用等方面浪费大量的人力和物力，更降低工作效率，经长期探索研究，逐步形成以电子信息为基础的人才库管理系统。三是“分”责任。档案管理涉及人才资源安全等问题，建立完善的责任制，分级分权限管理，一方面可以防止人才信息的泄露，保证信息安全，一方面能权责分明，避免职责不分的现象出现。

（三）医院档案管理工作现状

无论是公立还是私立医院，医院档案管理工作在进行医疗、科研和管理工作中发挥着至关重要的角色[6]。国内医疗机构主要从三个方面不断演变。一是强化档案管理意识。从管理者至人事档案具体负责人员，不断转变档案管理工作思想意识，建立科学决策，才能把档案管理工作发挥到最大用处。二是健全档案制度以及考核制度。在面对各种医疗事件等应急事件中，以及上级各种检查考核中，利用档案管理制度的不断创新，从优、从速出台最优处置方案，保证档案管理不断地蜕变提升。三是不断提升档案管理的标准。医疗机构在不断进步的当今时代，最基本标准已不能满足患者的需要，实用性强、可操作性强、更标准化也是近年来医疗机构研究、探索的目标所在。

（四）企业档案管理工作研究现状

企业单位档案管理在近年来也已形成独有的体系[7]，主要有三方面。一是管理机构的形成。从全国来看，各类型企业已形成比较规范的管理和制度，部分企业一般采取独立的档案管理模式，配备专门人员进行档案管理工作，还有一些企业采用人事代理，优化资源。二是管理制度已初见效果。国家层面先后出台的条例、规范、规定等，促使各企业有了更好的用人制度，也更好地达到管理目的。三是管理人员不断增多。由于档案管理工作日益突出，各企业在管理人员的倾注也越来越多，使得档案管理效率不断提高，实现人事资源管理工作更加规范化。

三、企事业单位目前存在的问题

（一）在档案管理工作中思想不重视

在档案管理工作中，受传统档案管理模式的影响，各级分管领导对档案管理实际利用缺乏远见性，迫使档案管理实践长期处于教育改革的最底层，甚至是一直搁置。传统档案管理采用的是成套装订方法，无论是打孔还是装订，工作量大、投入人力多、成本高，既不利于人事调动查阅，也无法适应人才流动迅速的当今时代。

（二）对档案管理人才调入力量不充沛

在“互联网+”时代，随着信息技术的不断更新，档案管理工作本身对档案管理人员素质要求就在不断地提高。加上单位高层对档案管理人员的不重视，以及档案管理人员自身知识和技能存在的不足，靠以往的年龄大、人员少、专业要求低、管理单一的档案管理人员已经没有办法满足各类企事业单位的档案管理岗位，更没有办法提高档案管理的质量来面对当今的每一次信息技术的挑战。

（三）在档案管理工作中责任机制不健全

虽然国内各类企事业单位已经设置了基本的制度，但在操作性方面、针对性方面都存在一定的不足。如制度不够健全，针对性不强，虽制定了制度，但在执行时脱离实际或操作性不强。也有的企事业单位制度与大数据技术、信息化技术不匹配或脱节，甚至有的企事业单位只满足于原来的基本制度，与智能化信息产生排斥，拒绝与时俱进。也有的企事业单位在落实制度过程中，执行力打折扣，或者机制不顺畅。以上所述，导致档案管理的综合利用和发展受到阻碍，制约着档案管理工作的质量提升。

四、关于档案管理工作中的创新性举措

（一）不断强化档案管理意识

企事业单位不断转变档案管理的思想，创新档案管理工作措施，来打破传统的档案管理模式，才能对档案收集、分析、整理、利用等全方面进行改革。首先加强管理者的高层决策。管理者应深入研究现代档案管理技术采用合适的管理方式，以安全为前提，实现档案管理资源的共享模式。其次加强档案管理工作统筹协作。依托于先进的档案管理经验，分级分权限的从单一管理模式向多元化管理模式不断递增，形成有利于单位长期向好的发展模式。此外，应加强档案工作落地落实。任何工作都离不开执行到位，尤其是档案管理工作，只有科学性强、操作简单，才是检验存在的最好证据。

（二）不断强化档案管理团队人才的培养

档案管理工作专业领域不同，如人事档案、党务档案、企业业务档案等，对管理人员的专业素质要求也不同。一要不断提升档案管理人员的素质。任何性质的企事业单位档案管理工作，首要条件是遵纪守法、政治素养好。其次是通过具体负责人参加各种档案管理的培训会，以及学习国家相继出台的各种规定、办法、规范等，才能在思想上不断更新，不断武装头脑。二要强化档案管理人员的保密意识。无论专业素质高与低，都需要具备高度的责任意识和保密意识，在档案工作中，从繁琐、无序、乏味的档案资料中留有规范、有序、可利用性强的档案资源，才能在实际工作中，时刻抱有敏锐的洞察力。三要不断拓展学习档案管理与信息技术。惟有利用丰富的档案管理经验，结合信息技术科学，形成档案管理工作有机体系，才能真正从根本上实现人才资源高效管理的最终目的。

（三）不断完善档案管理工作机制

无规矩不成方圆，档案管理涉及大量个人信息，从安全性角度考虑，健全档案管理工作机制意义重大。一是制定档案管理规范化制度，健全工作机制。根据各类企事业单位专业领域的要求，制定针对性强、操作性高的制度，进一步完善工作机制，让制定者、使用者、操作者形成闭环管理，无论档案在收集、归档、应用等各个环节，都有制度可遵循，保障管理机制顺畅。二是档案管理工作机制要与信息科学技术强强结合。要加快推进纸质档案管理向电子化、智能化管理进程，利用信息技术科学的优势，制定更高效、精准的查阅、收集、使用的现代化档案管理制度，形成智能化档案管理新体系。三是建立健全完善的责任追究制度。档案管理基于安全保密的考虑，根据工作需要，结合分级、分权限的管理模式，完善责任追究制度，强化档案管理人员的责任意识，从而有效避免档案信息泄露、丢失等现象的出现。

五、小结

综上所述，本文从企事业单位档案管理研究的意义、档案工作的研究现状、存在问题，提出对应的创新措施，探索企事业单位档案管理工作中的变革，从而实现在不同领域的企事业单位中，加强专业档案管理人才的培养，同时树立现代化的管理思维意识，借助高科技设备，从而达到预期的高效管理目标。随着时代的发展，档案管理工作的探索与研究仍然面临很大的挑战，需要更多的学者专家乃至管理者进一步重视，才能不断适应各种新的挑战。