职业院校干部人事档案管理信息化的实践与探究

陈俐燕

北京水利水电学校 北京 100024

引言

信息化技术的发展和互联网应用的普及，极大地促进了社会的进步，也给作为面向社会提供育人育才服务的职业院校带来深刻影响。干部人事档案管理是职业院校人事管理的重要组成部分，是精准把握人才信息，公平公正选人用人的关键所在。为贯彻中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》、落实北京市委组织部《关于推进干部人事档案专项审核全覆盖工作的通知》要求，结合职业院校干部人事档案管理实际，作者所在单位对干部人事档案的信息化做出了有益尝试，力求充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。

1 干部人事档案管理信息化概述

信息化是充分利用以计算机为代表的智能化工具和信息化技术培养发展新的生产力，开发信息资源，推动信息交流，实现知识共享，进而造福社会的历史过程。干部人事档案管理信息化是指将计算机、系统软件等信息设备及信息技术充分运用到干部人事档案管理工作中，在纸质档案的基础上形成各类电子文件将信息资源加以存储，使干部人事档案更加完整、真实、准确，利用起来更加方便、高效。例如，职业院校人事管理部门秉承科学的干部人事档案管理理念、依托智能化工具和信息技术，深度挖掘干部人事档案信息资源并加以充分利用，实现职业院校人事档案管理由以往的传统管理模式向数字化、电子化管理方向转型，提升人事档案管理的质量、效率和水平。在科学技术迅速发展的今天，信息化是大势所趋，信息技术的广泛应用也必将对社会、经济发展产生积极作用。职业院校干部人事档案管理是人事管理的重要职责，以往的管理模式和方法已经很难满足新时期档案管理工作的需要，干部人事档案管理向信息化转型升级是学校人事管理未来发展的必然选择。

2 干部人事档案管理信息化的重要性

干部人事档案是干部政治素养、文化素质、思想道德、工作经历、业务能力、业绩成果、遵纪守法、家庭背景、社会关系等情况的历史记录，是人才选拔、教育培养、管控监督、评鉴任用的主要抓手，也是人力资源实现有效配置的重要依托，为人事管理工作的开展提供了有力保障。干部人事档案管理信息化的重要性主要体现在如下几个方面。

2.1 提高干部人事档案的管理效率

干部人事档案管理信息化是在专业化、智能化理念的指导下，干部人事档案管理工作不断完善和发展的重要方向。信息化进程中，使用专业的干部人事档案管理设备和软件系统，可以有效地推进干部人事档案管理的信息化水平，将纸质档案信息加以整合，并通过信息化设备存储在干部人事档案管理系统中，既有利于干部人事档案的保管和储存，也便于人事档案管理人员以及上级主管单位进行人事信息的查询和共享。干部人事档案管理的信息化，在一定程度上减轻了人事档案管理员频繁翻阅纸质档案的工作量，通过系统的简单检索即可查阅、摘录、打印相关信息，同时可以运用系统整合干部人事档案数据，快速生成各种名册和报表，极大地提高了干部人事档案的存储、查询、汇总分析的工作效率。

2.2 提升干部人事档案管理的规范性

规范是干部人事档案管理信息化的前提，直接关系到人事档案信息的加工处理及整合。干部人事档案管理系统对录入的人事档案信息有明确的规定，相关人事档案管理人员必须按照系统的要求规范操作，按规定的字体、格式正确录入人事档案信息。这样一来，极大地弥补了纸质档案管理中内容不完整、字体格式不统一、字迹难以辨识的问题。此外，干部人事档案管理系统的规范化要求，使干部人事档案管理人员必须加速自我提升，努力学习新生事物，掌握系统应用的相关技术，推动本职业院校在干部人事档案管理方面形成综合性的管理机制，以实现干部人事档案信息数据的迁移和共享，提高干部人事档案信息的利用率。

2.3 提高干部人事档案管理的安全性

在纸质管理时代，为了确保干部人事档案的安全性，对档案保存环境有非常严格的要求，如：档案室的温度、湿度、干燥程度及封闭性要求都很高，为此必然占用大量的办公空间及建设资金。即便是创造了良好的档案保存环境，纸张上的字迹也极易随时间的流逝而变得不清晰，纸张也会慢慢变黄、变薄、变脆，难以保持原貌。此外，一旦发生了火灾、洪水、偷盗等事故，档案将遭受巨大损失，很难复原。在干部人事档案信息化过程中，将人事档案进行了数字化处理，纸质版本通过扫描存储到系统中，同时应用网络技术设定了访问权限，进行了保密处理，既延长了档案的“保质期”也增强了档案管理的保密性。

3 干部人事综合管理系统在职业院校的应用实践

利用信息技术实现干部人事档案管理的现代化成为当前提升事业单位人事管理水平和效率的有效途径。为全面深入推进事业单位人事制度改革，进一步提升人事管理水平、提高工作效率、优化办事流程，在北京市人事局的积极推动下，作者所在的职业院校根据北京市的统一安排，在上级单位的指导下，积极开展了《事业单位人事综合管理信息系统》的上线运行工作[1]。

《事业单位人事综合管理系统》从北京市人力资源和社会保障局官网登陆，整个系统包含八大应用模块，分别是：单位管理、人事综合管理、综合统计分析管理、年度统计管理、外籍人员管理、表彰业务管理、年度工资总额业务管理、一件事平台（办理社保业务、办理档案业务、办理引进业务）等。该系统集人事档案信息存储、数据提取应用、人力资源结构分析、报表自动生成等多种功能于一身，极大地推进了干部人事档案管理的信息化进程。

作者所在职业院校已经在北京市人力资源和社会保障局开立事业单位综合管理系统账户，完成单位管理、人事综合管理、综合统计分析管理、年度统计管理模块的搭建和信息录入工作，下面简单介绍一下作者使用《事业单位人事综合管理系统》如上几个模块的感受。

3.1 单位管理模块

单位管理模块是单位归属的认证模块，单位信息查询中可以查看单位基础信息、编制信息、领导职数、单位联系信息，具体包括：统一信用代码、单位名称、系统类别、机构类型、机构规格、是否参公、事业单位类别、所属行业、经费形式、所属区划、法人、重要职责；编制总数、财政补助编制数；正处级、副处级职数；单位地址、单位邮政编码、邮箱、人事（干部）部门联系人姓名、职务名称、办公电话、移动电话等多项内容。各单位可以根据实际需要修订单位相关信息，上级单位也可根据实际需要随时调取下属单位及相关联系人信息等。相比于旧有的纸质备案方式，人事综合管理系统的应用更加便捷且不受到时间地域的限制，加速了上下级单位间的沟通、协作和工作指导。

3.2 人事综合管理模块

人事综合管理模块是人事信息档案管理和应用的最主要模块。主要包含：岗位设置管理、人员信息管理、新进人员管理、岗位聘用管理、合同管理、考核管理、奖励管理、机关工勤人员管理、职员管理等九个子模块。

岗位设置管理子模块，存储了单位基本信息、机构设置情况、各岗位说明书，同时可以根据录入的信息自动生成岗位设置审批表和岗位设置方案表[2]。信息化程度高，操作便捷，方便上级单位对下级单位岗位设置情况的管控，也便于用人单位定岗定员，减少了大量纸质档案的存储和传递，同时为招聘、晋升等工作的奠定了基础框架。

人员信息管理子模块存储了每位员工的个人信息，包含：基本信息、岗位信息、学历学位信息、奖励信息、年度考核信息、工作简历、职称信息、直系亲属信息等。还能自动生成单位人员名册，人员信息情况一目了然，便于干部人事管理中对人员档案信息的信息化存储、查阅和调用，为后续人才选拔、评定优秀提供基础信息保障。

新进人员管理子模块应用于单位招聘管理和人员调入管理，招聘和人才引进方案可以通过系统统一上报上级单位审批和备案。

岗位聘用管理子模块应用于单位岗位聘用的管理。各单位可以通过岗位聘用管理模块申报岗位设置方案接受上级审核，也可在系统中对岗位变动人员进行岗位聘用信息修改，随时根据需要导出岗位设置审核表、岗位设置方案表。同时，上级部门的审核过程可以在系统里完成，最终形成岗位设计审核表，节省了纸质资料上报、盖章、返还的中间环节，审核工作可以在系统里完成，安全且便捷，真正实现了政务工作的高质高效。可以说人事综合管理系统实现了岗位聘用操作全程的追踪、审核和档案存储信息化，上下级单位随时可以调用查看，并能追溯过往岗位变动情况及时间轴。

合同管理子模块集合同订立、合同续订、合同变更、合同解除、终止管理、合同信息查询于一身。该模块把员工的合同档案加以信息化，可以通过系统调阅员工过往合同签订情况，同时保存了合同档案的扫描件，可以节省查阅历年合同的时间，减少纸质档案翻阅次数，延长纸质档案的保存期限，方便合同管理人员查看合同签订期限，理清固定期限、无固定期限签订思路，以便及时为单位人员订立、续订合同。

考核管理子模块将考勤业务、年度考核信息申报及考核结果信息化，支持一键导出考核备案表。奖励管理模块存储人员定期奖励、及时奖励的信息，应用时可根据需要调阅对应年度的个人奖励信息和集体奖励信息，同样支持信息的一键导出。系统实现了考核档案和奖励档案的信息化，简化了上级审核、批复流程，方便了人员历年考核、奖励情况的调取查阅，为干部选拔任用提供重要依据。

3.3 综合统计分析管理模块和年度统计管理模块

综合统计分析管理模块和年度统计管理模块是与人事综合管理模块并列的核心模块，综合统计分析管理模块可以从人员学历、年龄、岗位类别等维度形成统计图表，实现人员信息的直观化、多样化、个性化呈现，推动了人员信息数字化的进程。年度统计管理模块是以往年度统计工作的信息化，将以往下发统计报表系统的呈现在管理系统里[3]。一共涵盖了11张年度统计报表，分别从行业、岗位类别、招聘、合同、岗位设置等多维度进行人员信息统计，统计报表可以根据单位管理、人事综合管理录入的内容自动生成，方便快捷且准确，有效规避了人工测算填报易出现误差的不足，减轻了人事管理员统计报表的工作量。

4 结束语

在信息技术迅猛发展的大背景下，职业院校干部人事档案管理信息化水平亟待提高，其建设亦是一个漫长的过程。在此过程中，院校要充分意识到干部人事档案管理信息化的必要性和重要性，充分运用大数据思维、开发信息化工具，使干部人事档案管理信息化成为职业院校人事管理的重要支撑。当前，事业单位综合管理系统的建设和应用是一个非常好的契机，也是一次有益尝试，其对干部人事档案管理的信息化、现代化起到了极大的推动作用。相信在不久的将来，随着人事综合管理系统的不断拓展应用，职业院校干部人事档案管理的信息化建设将迈上一个更高的台阶。