强化档案审核工作提升干部人事档案管理水平

2023-04-05晏春明

中文信息 2023年3期

晏春明

（广安区人力资源服务中心，四川广安 638500）

目前，要确保干部人事档案管理工作的顺利实施，提升干部档案管理的质量与效能，必须加强档案审查工作能力，清醒地认识并强化对干部人事档案管理。通常干部人事档案管理应当具备很高的完整性、真实性，才能得到有效利用，这必须建立在不断提高人事档案管理水平的基础上。从实践看，新时代干部人事档案管理中暴露出的各种问题，需要通过改革加强档案审查，提高管理水平，以推动干部人事档案管理的持续开展[1]。

一、加强干部人事档案审核的重要性

档案审核工作作为档案管理的关键部分，对于提升档案管理水平有着重要的影响，需要相关人员予以高度重视。在审核干部人事档案过程中：紧扣“三龄二历一身份”开展工作，重点审核干部的出生时间、参工时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员等重要信息，尤其要注意审核档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等，对干部重要信息真实性存疑的，干部本人要作出书面说明，由组织进行调查核实，根据中组部相关政策填写《干部人事档案专项审核认定表》，交干部本人核对并签字确认，每卷档案必须经过初审和复审，且初审人和复审人要签字确认。通过强化干部档案审核管理，就可以从根本上解决干部人事档案管理中存在的问题[1]。而通过规范档案审核管理的工作方法，就可以提升干部人事档案管理的正规化管理水平。所以，一定要加强档案审查，提高干部人事档案的管理水平。进一步强化对人事档案信息的充分掌握，把人事档案中“三龄二历一身份”的信息用文字的方式汇总表达，具备了强烈的指导性、举证依据、借鉴意义以及相当的法律效力。由于人事档案直接关系到社会保障和民生，同时存在着原始性和历史性。准确、真实的档案资料能够在建立人力资源时起到有效帮助。通过开展人事档案审核，还能够对历史档案等资料信息中出现的问题加以核查、改进，以便更有效提升人事档案服务质量。在这一流程中，还能够更进一步增加人们对人事档案工作的进一步认识。

强化档案审核，将能够有效提升干部人事档案管理质量，高效运用人事档案信息资料，为人力资源管理机构实施各类人事工作提供全面可信的数据服务。同时，经过对干部人事档案信息的严密审查，也能够在一定程度上提高人事档案的稳定性、可信度与完整性，并有效提高人事档案信息质量与统计效率。而专业的档案管理人员则将负责人事档案审查、整理和分析工作，从大量实践中提升他们的综合素养，进一步提升干部人事档案管理工作水平。

二、当前干部人事档案管理审核工作现状分析

1.缺乏管理意识

目前，在开展档案管理过程中，档案管理部门及管理人员普遍缺乏管理意识，因此，干部人事档案工作人员的档案管理能力比较弱。一般而言，按照规范档案室必须坚固、耐火和防潮，并配有铁质文件柜。而库房面积每千卷需二十至二十五平方米，库内还必须配备空调、除湿及灭火器等设备。但其实不少单位的干部人事档案室内条件都很差，达不到一定要求，而且缺乏专门的档案空间，因此整理和查阅干部人事档案的空间也十分狭窄。人事干部档案通常记载着干部人事的全部情况，必须尽量充分地挖掘，多方面的表现，以作为选拔使用、安置人员的重要依据。但在具体操作时，往往出现不同程度的遗漏，导致档案信息不完整。此外，由于干部人事档案管理信息化建设水平相对较低，人工管理仍为主要方法，只是在电脑中输入一些基本的个人信息，并创建一个简单的档案索引目录。没有运用到现代信息技术，建设档案信息数据库，在检索干部人事档案信息时，仍需查找纸质档案，费时费力。导致干部档案利用率低，削弱了档案的基本功能[2]。

2.档案材料内容缺乏完整与规范性

就目前档案管理工作来看，干部人事档案资料残缺不全的情况相当常见。其中，比较常见的是没有学位或者从事科研工作所取得的学历资料，如没有学位的文件或者研究生申请书等。岗位调整资料匮乏人员介绍信，领导工作介绍信，干部调动文件等，都是关于干部工作岗位调整的重要资料，调动材料丢失的问题在各部门中普遍存在。

高校学生的注册证、劳动合同、基本养老保险缴纳凭证和终止劳动合同，而且有关资料缺失非常常见。由于干部人事档案管理并不完善，所以干部人事资料审查主要核实“出生时间、工作时间、入党时间、工作经历、学历、干部情况”等关键信息。主要方式是将个人资料上原来的信息与最近的信息进行对照，看是否存在信息不一致的情况。在干部人事档案审核实践中可以发现，干部人事档案审核能力不足是档案管理中比较常见的问题。例如，对干部人事档案进行“三龄、两历、一身份”审核，是档案管理的重点[2]。从内容上看，在认定“三龄”时，往往存在个人资料记录不一致、年份不同等问题，如混淆农历和公历等，缺少与学业信息相关的证明材料，如未注册登记表、毕业登记表等。简历中有支持材料，但在给定的简历中没有适当的工作经验，导致在任何给定时间点的经验不足。干部身份认定，干部个人档案中没有干部任用的踪迹信息，部分备案信息未按要求规范填写，甚至更改。一些档案材料印章不全，需加盖部分部门或单位印章，个别部门或单位印章遗失，或者一些干部人事档案存在没有参考价值的文件，导致归档数据文件复杂。

3.相关机制急需完善

最高层次的检定审核制度的建立，充分体现了干部人事档案管理工作的实际需要。但一些地方档案管理机构却不重视馆藏资料的规范性和真实性。建立审查机制时，既无法提高其效益，也无法充分保证档案的卷宗价值，不能反映其自身使用的价值。许多档案管理与审核方法的制定不能分析其对组织人员业绩的作用，特别是干部人事档案方面，这使得在档案审核工作实践中不能把握其资源使用的价值。也有部分档案管理人员在核查工作中没有深入研究归档实施方向，只是根据系统设计方案对档案管理进行创新，难以为档案干部提供参考。

三、强化档案审核工作提升干部人事档案管理水平的方法

1.增强管理意识

干部人事档案审核涉及的内容多种多样，业务量大，政策性强。所以，开展更有效的干部人事档案审核工作，就需要在国家审核机关的统一领导下，认真组织好审核队伍，积极开展干部人事档案审核工作。并经常开展汇报会，认真听取审核工作汇报，及时总结工作中出现的困难情况，并指出具体解决办法，以使干部人事档案审核工作顺利完成[3]。建立专用的档案查阅区、档案管理工作人员办公区和档案保管处。并建设牢固、耐火、防水的专门档案仓库，并安装铁质档案柜等，完善库房空调、除湿、消防和温湿度测量装置等设施，避免库房潮湿。采用高温高湿、照明、防潮、抗霉、防虫、防尘以及防有害空气等的方法，及时处理实际问题。在档案管理人员结束工作后，应注意及时关闭档案库设备电源，禁止摆放茶杯、食品，禁止抽烟等。安装监控和防火墙，实现干部人事档案管理安全、科学和便捷。

2.构建现代化的档案管理思维

在干部人事档案审核过程中，要求工作人员具备较强的审核能力，这是确保档案管理结果准确的基础。就目前干部人员档案考核工作的实际状况来看，为了进一步提高审核质量，需要建立现代化的档案管理思维，加强对审核项目各个环节监管，从而推动干部人事档案管理工作的顺利实施。在实际的档案审查管理中，需从干部人事档案管理工作人员思想入手，转变传统的管理观念，积极将现代管理理念引入人事档案管理中。干部人事档案审查人员也要深入做好审核管理，以提升档案管理服务质量。在干部人事档案审核工作中，各级主管部门也要相应扩大对基层档案审核工作人员的管理职责，让他们在工作上具有相应的自主性。在档案审核工作中，应基于《干部人事档案工作程序规定》要求的基础上，对干部人事档案的接收、使用、交接、保管、归集、整理和归档等方面进一步加以规范，建立健全干部人事档案审核、资料收集及档案交接等多项工作制度。认真完善工作账簿，确保干部人事档案规范有序，保证档案工作准确实施，使档案审核工作真正起到积极的效果[3]。此外，还要加强完善干部人事档案信息化建设，运用现代信息技术，改进工作方法，优化工作流程，提高干部人事档案管理和利用效率。

3.加强信息技术的应用

在人事档案审核工作中，应用信息技术，是为了充分发挥信息化管理的作用。因为领导干部经常会调整，工作岗位也会变动。所以，干部人事档案中的个人信息存在较大的不确定性，若在干部人事档案审核中仍采取传统的人工操作模式，不但会影响审核效果，而且还无法提高审核的准确度。但使用信息化系统的好处是信息的传播速率较快，可以通过使用干部人事档案管理专业应用软件，来提高审核效率及审核质量。现代信息技术的广泛使用对于保证干部人事档案审核过程标准化、优化发展等方面都有着重要的作用。因此，当前应继续加快推进档案管理信息化建设，应用信息技术，明确组织性质，构建适合本单位的档案管理信息平台，并不断完善干部人事档案管理专用管理模块，把在管理中掌握的各种档案信息统一录入指定信息库，并妥善进行记录工作，以更有效地管理档案信息。另外，在档案管理工作中，要不断完善自身档案保护机制，并建立干部人事档案审查模块[4]。由于档案信息系统的建立，外部数据信息以及各种信息源均能够在网络平台上资源共享，并且能够随时查询。如要检索干部人事档案资料，可以使用操作程序开展检索操作，这样不但能够迅速查询资料，而且能够自动检索，大大提高效率。通过使用干部人事档案检索功能，可以与系统中存储的数据进行比对，使得各种信息一目了然。并确保干部人事档案在查询过程中，具有较高的安全性和可靠性。

4.完善干部人事档案信息采集制度

当前，我国事业单位正在紧锣密鼓推进公开招聘制度。事业单位内部人事变动时有发生，岗位突变屡见不鲜。日常工作中也有很多培训和考核，干部人事档案十分复杂，难以保证干部人事档案的完整性和真实性。因此，要不断创新工作方式，转变档案信息收集方式，认识资料形成规律，主动收集人事档案。密切关注专项工作和重点工作开展情况，按照档案信息形成规律及时收集材料。加大干部人事档案宣传力度，进一步强化征集和补充干部档案资料的力度，逐步完善干部人事档案资料，提高干部人事档案资料的真实性和完整性。此外，要按照相关要求调整干部人事档案范围，提高人事档案利用率。例如，建立干部最新业绩档案制度，及时更新整理干部工作业绩和任务完成情况，及时更新真实反映干部学历和各类职业资格考试情况的相关信息。同时适当放宽管理，比如放宽干部档案纸张规格的硬性要求，以前归档的材料不需要完全按照统一标准裁剪装订，因为有些材料裁剪后，破坏原有档案的完整性，最终形成的档案信息采集责任制，明确干部人事档案材料移交的责任人，密切配合相关业务部门，协调分工，制定相应的制度规范[5]。在收集档案资料时，应将各方面的工作有机结合起来，以充分保证馆藏资料的完整性。

5.加强对档案管理者专业素质的培养

要提高档案管理的科学化水平，还需要进一步强化档案管理队伍建设工作。在干部人事档案管理的专业队伍建设中，要加大对具备档案专业背景和有关知识的人员的引进。经常开展干部人事档案管理工作者的业务培训，使他们提高知识技术水平和工作业务水平。各相关单位和行业之间也要不定期召开有关研讨会，介绍有关干部人事档案工作方面的管理方法与心得，以增进人员交流学习。干部人事档案属机密资料，选拔干部人事档案管理人才时，着重选用政治素质高、作风过硬、责任心强和保密意识强。档案管理工作是高度政策导向和专业的工作，作为干部人事档案管理工作人员，应当具有过硬的知识水平和坚实的业务能力，以此增强档案管理工作人员的业务能力，提升干部人事档案综合管理水平[5]。由于档案事业较为单一，档案工作更需要细致。要多关心档案管理人员，在思想上鼓励他们，在生活上关心他们，切实解决他们工作和生活中的困难和问题，确保他们全身心投入工作，进而形成一支素质高、业务精、爱岗敬业和严于律己的干部人事档案管理队伍。此外，档案内容的完整性和真实性，是干部人事档案合理利用的关键，而提升干部人事档案审核工作质量则是能达到这一目标的重要途径。相关人员在进行初步审核干部人事档案时，必须严格按照中央组织部审核标准执行，开展审核工作，并验证注册表。按照审核内容和要求逐卷逐页展开审核工作，出现问题详细记载，确保每一个档案有初审人和复核人签名。