乡镇卫生院档案管理工作浅述

2023-04-05辛进刚

中文信息 2023年3期

辛进刚

（栖霞市西城镇卫生院，山东栖霞 265311）

引言

档案管理对于乡镇卫生院来说，实际上是一项具有基础性与重要性双重特点的工作，档案管理的规范性会直接影响到乡镇卫生院工作的流畅性及科学性。随着新农村建设的深入发展，乡镇居民在各个方面的生活质量都得到了显著的提升，乡镇卫生院在这个过程中做出了非常杰出的贡献。档案的建设工作能够在卫生院落实服务工作的过程中帮助卫生工作人员更加完善的记录患者的各项身体情况，进而为农村患者提供更加有针对性的医疗服务。由此可见，档案的建设与管理是国家了解乡镇人口健康状况的重要突破口，也是国家站在全局角度规划乡镇医疗建设的重要依据。另外，档案的建设还有助于乡镇卫生院自身的良好发展，卫生院在日常的运营管理过程中，需要通过很多环节的把控确保卫生院的各项工作能够顺利、完善、有序地进行，这对卫生院的规范性发展也非常重要，虽然卫生院是国家重点建设、扶持的基础性医疗单位，但在新医改推行以后，卫生院也同样面临着严峻的市场竞争，此时若能够做好档案的建设工作，对提升卫生院的综合竞争能力大有裨益[1]。

一、档案管理工作应坚持的原则

1.规范性原则

档案管理的规范性原则主要体现在收集的规范性以及管理的规范性。首先，对于档案信息的收集来说，管理人员要遵循一定的规范性。新时代的档案管理需要注重档案信息的全面收集，并对信息完整性有一定的要求，因此必须在收集信息的过程中对收集的事项、流程、方式进行规范，在收集的过程中引导患者有效地填写自己的信息，特别是对于部分乡镇的患者来说，并不善于理清相关的程序及规定，因此需要对每一个患者进行有针对性的指导，并在补充档案信息的过程中对患者的情况详细记录，例如，文字、图片、音频、视频等，确保每个患者在档案中的信息都能够在规范性程序准确无误下达，如此才能为患者提供更加贴切的后续服务，进而提升卫生院的服务质量。其次，对于档案的管理也要做到严格规范。卫生院内每天接诊的患者数量较多且繁杂，每个患者的信息都会有所差别，在有效收集信息以后，需要对患者的档案信息进行规范性的管理，比如将档案信息进行分类，结合信息化的管理模式规范管理内息的内容，还要注意充分保护患者隐私，对患者的档案信息加密处理等，通过各个环节的有效处理促进档案的规范化管理，还要适当的简化烦琐的管理流程，促进管理模式的优化，包括档案的调取、应用、更新等，如此便可以实现档案收集、管理、应用全流程的规范化发展[2]。

2.便捷性原则

便捷性原则指的是录入的便捷性及调取的便捷性。档案管理是一个烦琐的过程，众多患者及医护人员的信息都是档案管理的重要内容，因此随着患者数量的增多，需要管理的信息也就越多，那么在录入、调取档案的过程中就会花费大量的时间。当前很多乡镇卫生院为解决这一问题都逐渐开始在工作中引入信息化的档案管理技术，为每一位患者建立专属的电子档案，如此就可以提升档案录入及调取的便捷性，打破档案应用时间及空间的限制，提升档案管理工作的效率及质量，除了医护人员便捷以外，还能为患者提供更加便捷的服务。此时需要注意的是，电子档案的建设也需要满足全面性的要求，对患者的各项信息都需要全面记录，如此在获取调取、使用的过程中才能发挥出更高的价值[3]。

3.综合性原则

档案管理的综合性主要体现在内容的综合性及管理方式的综合性。首先，卫生院在收集患者档案的过程中就需要尽可能地在内容上体现出综合性，对患者的各项身体情况进行收集，比如患者的身体情况、不适症状、病史、检查结果、有用药方式、检查内容以及每个阶段的复查情况等，各项信息都需在档案中有一个综合性的体现，这对制定患者后期的治疗方案具有非常重要的指导性价值。其次，对方案的管理方式也要具有综合性，在日常管理的过程中实际上涉及诸多的环节，比如收集、归档、加密、整理、调取、运用、转存等，这些烦琐的环节都需要在管理模式中综合地体现出来，对不必要或功能详尽的环节可以予以简化或整合，使档案的管理成为一个综合性、规范性、科学性的管理系统，借助互联网技术加强档案管理的整合性，如此就能使档案管理的思路更加清晰、流程更加规范，且安全性也能得到一定的保障，为加强卫生院档案管理工作质量有极大的促进作用[4]。

二、档案管理工作的现状

1.人员工作水平有待提升

人员的工作水平会对档案管理工作的整体质量产生直接的影响，当前很多卫生院的档案管理工作都开始向信息化迈进，引进了很多信息化的理念及设备，但档案管理的人员并没有随着技术的更新提升自己的相关技能，因此在实际工作的过程中经常会因为技术水平不足而导致工作进展并不顺利，对各项工作内容的落实并不到位，这就导致档案的建设质量及效率一直都得不到应有的保障，档案的内容不够完善且容易出现保存不当或者丢失的情况，进而在调取、应用档案的过程中无法发挥出档案的真实作用，久而久之，相关人员对档案的要求也就逐渐降低，使其成为“象征性”的工作。另外，还有很多卫生院对档案建设的重视程度明显不够，受到技术及理念的限制，还在延续使用传统的档案管理模式，对档案信息的收集、整理、管理等环节缺乏规范性的设计，使档案管理工作的流程没有明确的规定，随意性较强。积压过久的档案也会因为更新或管理不及时而造成损坏，还有可能受到场地的限制对档案进行处理，导致档案丢失、泄露，进而对患者及卫生院都造成不必要的经济损失，影响卫生院的可持续发展[5]。

2.管理制度不够完善

管理制度是的促进管理工作规范性的重要保障，也是提升管理工作效率及质量的关键性因素，因此在实际工作的过程中应该通过管理制度的制定来对相应的工作实践进行规范与指导。但就目前的工作情况来看，很多乡镇卫生院受到管理水平及意识的影响，缺乏完善的管理制度，且采用的管理方式都比较单一，甚至部分地区的卫生院仍然停留在传统的管理观念当中，致使其实际的工作方式并不能适应卫生院在新时期的发展需求，这样也在很大程度上制约了档案管理的现代化发展。此外，卫生院管理工作的监督制度也存在很大的不足，导致档案管理人员由于自身约束不当、外部约束不足，其对自身工作的重视程度逐渐降低，因而档案管理工作的质量也就无法达到理想的要求。还有很多比较偏远地区规模较小的卫生院并未设置专门的档案管理部门，档案管理工作是由他部门兼职，也并未设定专门的规范制度，经常会因无暇顾及而忽视了档案的建设[6]。

3.信息化建设滞后

信息时代的背景下，乡镇卫生院的档案建设也需要落实信息化的改进，引进先进的信息技术及设备，加强信息技术的应用能力，促进档案管理工作实现现代化、信息化的发展。但实际的情况却并不理想，很多地区由于经济、意识、规模、水平等方面的限制，使卫生院的档案信息化建设始终处于初级阶段，除了部分经济发达地区以外，还是有大部分的乡镇并没有实现信息化建设，因而这两种区域形成了两极分化的局面。而对于经济发展比较平稳的地区，虽然已经有了信息化建设的举措，但信息化档案管理的模式比较落后，很多地区是运用传统的管理模式在管理信息化的档案内容，这就导致管理模式与实际的档案建设需求脱节，无法达到最佳的管理效果，浪费了很多信息化资源。另外，信息化建设需要以设备做支撑，现代化的档案管理需要建立在新型设备的基础上，信息化设备的更新换代越来越快，很多地区受到经济水平的影响，对卫生院信息化设备的更新比较迟缓，并且对设备的了解不足，在设备出现问题时不能够及时找到问题根源，进而阻碍了档案管理的进度与质量。很多档案管理人员对信息技术的掌握也不够全面，只能处理简单的输入、调取等工作，导致信息化设备、软件、硬件的很多功能无法充分地得到利用，造成了资源、资金的浪费[7]。

三、提升档案管理工作的策略

1.提升档案管理人员工作水平

提升档案管理人员的工作水平有助于促进卫生院档案管理质量的有效提升卫生院应予以更多的重视并从意识、技能、素质等方面进行全面提升。首先，卫生院要充分发挥意识的能动作用，从意识上引导档案管理工作人员对自身工作的重视，通过会议、制度等方式向其融入档案管理工作的重要性，并为其提供科学的工作指导，帮助员工树立正确、端正的工作态度，如此就能够通过意识的有效引导，逐渐提升档案管理的质量。其次，卫生院还需要对档案管理人员的工作技能。在人才的输入阶段就需要提升卫生院档案管理岗位的招聘门槛，从理论及实践两个方面对其工作能力进行全面的考核，比如对档案管理的理解、工作内容的阐述、管理方式的创新、信息化设备的应用水平等，条件允许的情况下还可以通过现场的模拟检验应聘人员的实际操作能力，确保其完全合格了以后才能入职工作。并且在考核的过程中通过问题的回答还能集思广益，为档案管理的创新方法提供多元化的思路。而对于卫生院本身在职的档案管理人员，则可以根据卫生院的实际情况为其提供针对性的专业技能培训，聘请专业的管理人员向内其融入新时代的管理理念及方式，特别是对于信息化设备的运用方面，也需要提供更加专业化的培训，比如对设备的应用方式以及各项功能等[8]。

2.完善档案管理工作制度

档案管理工作制度的建立可以从以下几个方面入手：首先，卫生院要设立一个专门负责档案管理的部门，并为这个部门配备专门的工作人员，人员的选择可以是直接从其他部门调遣，可以是通过正规的渠道进行招聘，也可以是上方部门下派，但无论是哪种方式，都必须要保证工作人员的工作能力符合卫生院发展的实际需求。其次，卫生院需要根据国家医疗档案管理的相关规定结合卫生院的自身情况制定出专门针对性档案管理的工作制度，明确标注出档案管理工作的具体工作内容及流程，包括其他部门与档案管理部门之间的配合工作也要体现在制度的内容当中。最后，卫生院要制定相应的监督管理制度，可以是部门之间的相互监督，也可以设定专门的监督管理部门依据各环节的规定对档案管理的工作过程进行全面的监督，为档案管理工作流程的规范性及方式的科学性提供有效的保障。另外，还可以适当地制定奖惩制度，是档案管理工作的具体情况对工作人员进行适当的奖惩，若工作的态度、质量、效率都很出色可以在薪资、物品上给予一些奖励，充分提升人员的工作积极性，但对于工作态度差、水平低下或造成严重损失的人员也要秉持严肃的态度予以惩戒[9]。

3.加强档案管理信息化建设

信息化建设是卫生院发展的必然趋势，也是实现现代化转型升级的重要举措，因此在档案管理方面也要注重信息化的建设。主要可以从以下几个方面着手：首先，卫生院应引入符合档案管理要求的信息设备，并及时对设备进行更新，还需要加强对设备的维修与管理，相关人员的设备管理能力，要求管理人员对设备进行合理化运用，注重对设备的保护，尽可能延长设备的使用寿命。其次，卫生院还需要建立档案管理信息系统，将档案管理的各个环节纳入这一系统当中，并注重对系统的加密处理，严格管控人员对系统的使用权限，避免患者信息因系统管理不善而泄露，还可以为患者建立附属系统，使患者可以通过账号、密码的登录在附属系统中查询自己的就诊记录及病症，严格规定附属系统的使用权限，例如只能查询不能操作等，避免患者由于操作不当造成更改数据的情况，影响档案信息的准确性。最后，对于一些经济建设欠发达的地区，可以考虑暂时使用线上线下结合管理的方式，部分环节用信息化设备代替，线下也同样做好档案的管理工作，如此既能够为卫生院及档案管理人员提供缓冲的时间，还可以在设备出现故障时及时转换管理方式，促进档案管理工作顺利进行[10]。