新时期教体局档案收集与管理工作的探讨

2023-04-05相洪敏

中文信息 2023年3期

相洪敏

（青岛市黄岛区教育和体育局，山东青岛 266400）

对于教体局档案业务来说，收集和管理档案是档案业务中的重要一环，如果无法将档案的收集和管理工作做好，就极有可能致使后期的档案无法整理清楚明白，甚至导致部分档案丢失的后果，对于档案的日后运用和保留带来了严重的损害。所以教体局中档案的收集和管理工作需要引起相关专家学者的重视，并通过实地考察、多处走访的方式对现存问题全面掌握，之后针对已经出现的问题和有较大可能发生的问题进行探究，最后提出有实践意义的解决方向和建议。

一、教体局档案收集和管理过程中应遵循的原则

1.保障其内在紧密联系

教体局档案的收集和管理工作应该按照长期以来档案业务形成的客观规律办理，并保存其内在联系，并根据客观规律和内容的不同对其进行系统的划分。因为档案的收集和整理是为了更高的使用并留存档案。根据这个规律，所以工作人员在工作中实践中，需要经常学习前人留下的档案业务收集和管理规律，并根据实践自己总结内在联系，根据教体局档案的特点和需要对其进行有序归档，并保障能够在有需要的时候快速、完整地找到全部所需档案，减少档案不全、无法找到档案的情况发生。

2.价值的合理划分

教体局工作人员在档案整理的过程中，需要严格遵守相关的规定和条文，对不一样的档案的成分构成和范围进行按类处理，在按照类别进行整理后，还需要在档案中标注收入时间。对不同类型的档案进行分类后进行整理，能够将同类型的档案整理的更加清晰，为日后使用提取档案做出较好的铺垫。档案在收集完成后，就已经存在价值，而只有将档案整理得清晰明白，便于后续使用才能真正体现出档案的有效价值，为我国教体局档案做出应有的贡献。

3.便于管理和运用

在档案管理的过程中，相关负责人的主要职责是确保档案可以顺利使用和快速查找。这是检验档案收集和管理是否合格的标准之一。管理和使用两者是相互配合、缺一不少的关系，只有两者相互依存才能达成最佳的使用效果。所以相关工作人员应该善于将两者结合起来共同管理，不能有一方重要的思想倾向而选择轻视另一方面。同时在部门档案业务中，十分重要的工作原则之一是不能忽略分类处理的工作原则，相关管理人员需要按照利于存储的基本原则为出发点，这样对于实现文书档案的收集和管理具有十分明显的帮助。

二、当今档案的收集管理中存在的问题

1.对档案整理归档工作的重要性认识不够

在当下，目前我国的一些教体局对于档案收集和整理工作认识并不到位，也没有真正明白该工作的重要性。由于认识意识的不到位，导致档案收集和管理工作并未纳入正式议事日程。基于此现状，档案收集和管理工作较难获得其应有的支撑，资金投入也相对困难，工作模式仍旧停留在二三十年前的旧时代，而有关引进资金和设备的投入以及机构优化更是难上加难。上述现状是档案收集和管理的工作效率和工作效果未能完成既定目标的主要原因。此外，现如今在档案收集和管理工作中没有现代化的科学思想指导，便无法真正发挥出档案应该具备的相应属性，在较为传统的档案收集和整理工程中，对于档案的标准要求不高，收取上来的文件格式各不相同，针对此问题，需要对档案工作进行彻底创新，使之成为符合现代化科学理念的教体局档案收集和管理。

2.文书档案的整理归档制度不完善

在当今时代，教体局档案的收集和管理工作相对复杂且有一定操作难点，档案工作牵扯的事情多、责任部门多、流程也相对杂乱，在现实的工作中，很多部门对于档案工作的价值并没有提升到应有的位置上，并且没有清晰的管理制度。基于此现状，在教体局管理档案的过程中很容易出现问题，如档案收集困难，一些老师和学校不按规定时间上交档案；没有联系性，部分教体局在收集档案的过程中，只是阶段性的将档案收集，并没有将工作设为常态化阶段；收集上交的档案也缺乏完整性，档案未能完整记录整个事件的全部，仅仅将一部分档案收集归纳。上述这些都在一定程度上影响了档案收集和管理业务的效率，也在一定程度上影响了其最终结果。而且，一些教体局单位其内部档案业务也存在一些条文上的漏洞，之前的管理方式和管理角度和当今社会需要的档案业务发展已经脱轨，传统的档案业务更重视对简单文书档案的收集、管理，只是将档案粗犷的收集起来，而对于如何使用档案，如何使档案发生更好的价值并不重视。另一方面，制度的不健全，使得档案业务缺少监管，致使相关工作人员在操作档案的过程中缺乏严谨性，并有少部分工作人员工作态度不端正，经常出现工作问题，或者因为粗心的情况导致档案出现数据错误的现象，而且有一部分工作人员在工作中不清楚档案工作的价值和意义，最终导致档案资料遗失或者出现错误，从而丧失了档案的记录价值。上述现状对于档案业务而言，都不利于其健康长久地发展[2]。

3.收集档案的工作方法不规范

从教体局中的各个部门收集档案是档案业务的重要工作之一，档案业务是文书工作的延伸之一。但在现实操作内，很多档案资料因为各种原因未能及时送到指定管理部分，出现了很多工作中不配合或者难操作的现状，由于这些现实情况的制约，导致档案收集和管理工作出现很多现实中的阻力和难点[1]。在当下这种缺少部门间有效沟通和调和的现状下，一些教体局档案部门缺乏档案意识，员工之间的工作操作未能及时有效沟通，各学校和教师上交档案时的纸张、装订、格式、行距等格式不一致，间接导致了上交档案不一致或缺乏资料的情况产生，最终导致档案收集过程不顺、档案整理过程难度大的结果，而且伴随着这种情况而来的是其档案准确性不强。此外，目前我国教体局中的许多资料都是按照每年的文件进行处理，而不是根据其内容的方向和条文进行整理规划，导致各个档案出现一定间隙，并根据内容进行紧密的分类。再加上教体局工作细，文件资料也更为零散，信息材料、档案制作不规范、分类不科学等问题，极大程度上导致档案管理过程中困难，效率不高。同时，在当今时代，随着时代的进步对于档案的管理也有更复杂的要求，传统的人员操作和纸质档案收集的归档方式和当下网络信息技术运用下的文件、档案工作部门的办公需求有所不同，也无法使用纸质文件对文字记性计算机搜索的需求。

4.档案收集和整理工作人员综合素质需不断提升

档案的收集和管理最终都需要人进行操作，而档案业务的效率也和工作人员的专业水平和职业道德息息相关。但是在现实生活中，由于之前的宣传、教育工作不到位，部分教体局对于将档案收集和管理的工作重视程度还有待提升，虽然大部分教体局都设立了相关档案管理部门，但是部分教体局还是没有聘用专业的工作人员对其进行专业的管理，甚至有教体局工作人员在完成本职工作后兼职管理的情况。由于部分兼职员工并没有经过专业培训，而且也没有进行技能培训，直至档案管理人员的专业技能与当下社会对档案的要求不一致，而且会出现对档案分类、立卷等方面缺乏系统的了解，这样的现状，不仅导致档案资料出现工作效率的问题，而且也会出现一定的信息错误或疏忽等情况的发生。有的教体局虽然在档案管理工作中聘用的专业的档案管理人员，但是少部分工作人员由于没有认真负责的工作态度、导致具体工作人员在工作中态度不向上，只做表面功夫，为档案收集和管理的工作造成了一定负面影响。

三、档案收集和整理的优化方式

1.转变观念，提升思想认识

做好档案的收集和管理工作的最重要一点便是强化工作意识和工作责任心。各教体局的工作人员都应该将档案收集和管理的重要性放在心中，从本质上改变现在我国相对落后的档案收集和管理理念。需要用科学、现代化的思想作为档案收集、管理工作的指导，通过仔细收集档案、认真管理档案，并对档案进行有效管理，增加创新模式，关注整体档案工作。此外，需要从人员和有关工作设备入手，尽可能保证档案工作的资金能顺利使用，进一步确保现代化、科学管理观念在整体工作中顺利进行。因为只有将正确的观念和思想落实到工作中，并改革工作模式，才能确保档案工作顺利进行。各级有关领导和管理部门应该了解档案工作的重要性，时常在工作和生活中有意识地对员工进行宣传和督促，帮助相关工作者可以从内心中了解并意识到档案管理意义和作用，并清晰了解档案收集工作为日后工作所带来的帮助，从认识上确认工作的必要性，督促其按时将相应资料上交整理存档。此外，在档案收集和管理过程中，领导应该经常指导和督促工作人员积极进步，谨防其出现思想意识与需求不符的问题，进一步督促工作人员按照时间规定对档案进行收集和处理，并解决其可能发生的问题，进一步推进档案工作的顺利进行。

2.建构相对完整的档案收集和管理工作制度

在实际工作中，档案工作无法顺利开展，其中很大的问题之一在于有关档案收集和管理制度不完善。档案收集管理工作内容复杂，细节繁多，如需要进一步将档案工作提升至规范化行业，必须建设有法可依的规章制度，所以，应该在工作中尽快建设档案收集和管理制度，将档案收集的办法、有效期限、负责人等相关内容明确，如此才能对档案收集和管理工作进一步推进起积极意义。第一，应该具体情况具体分析，根据教体局档案工作的具体执行情况，设立符合员工希望和便于工作进行的工作流程，将档案如何收集、何时收集、如何整理、何时整理等规定明确。第二，应该在各部门内形成有效的交流方式，帮助各学校和教师能够在第一时间将应收资料提交至教体局档案部门，在提交材料的过程中，教体局档案工作人员应做好相关记录，确保档案信息明确。同时还应该重视突发或临时档案的管理，临时档案容易被工作人员忽略，所以更应避免找不到或丢失的问题出现。第三，建立档案管理奖惩制度，时刻对档案工作者的工作态度、工作方式进行程度有所检查，做到奖惩分明，进一步提升有关人员的工作积极性，达到档案质量进一步提升的目的。

3.使用现代化、科学的收集和管理方式

在当今时代，应该进一步提升档案收集整理程序和归档工作模式，提高工作效率。为了进一步推进档案工作的实际可操作性，应该将当前的工作程序进行一定整合，调整为简便、明朗、有效的工作程序。第一，提升档案业务的整体状态，在具体操作中应该将传统的收集模式进行改革，使用创新的收集模式，尽可能规避不必要的麻烦出现。第二，全面系统化整理模式是档案整理工作的最终追求，在整理档案的过程中，不能只关注档案表面的联系，应该重视档案内部存在的相同点，注重其内在规律性和联系性，按照其内在规律和联系进行整理，并尽可能提前做好档案前期准备工作[3]。同时，在开展档案收集和整理工作时，现代化科学的立卷分工管理方式是工作人员应该善于使用的，创建档案部门最后集体收集和各部门提前收集的制度，确保工作顺利进行，责任明确。文书档案中极其重要的、

具有全面性和综合性价值的档案由档案部门统一集中归档管理，而针对专业或相对特殊的档案，可以根据现实状况、现实性质，由各部门整理之后，再交由档案管理部门归档。

4.提高档案收集整理的信息化

当今时代，随着科学化的快速发展，信息化是档案收集和整理的一大特点，信息化已经与我们工作生活息息相关，它不仅使得经济快速发展，而且随着时代的变化，人们对档案收集和管理的要求也与日俱增，要求的不断增高，以往的档案收集和管理模式和当今社会的发展已并不一致，所以在完善档案管理系统，推动档案管理信息化建设的进程，是教体局档案管理中必不可少的一环，教体局应该使用更为先进的信息收集、传输、整理、归档技术，进一步提高档案收集质量与效率。此外，教体局应当尽快引入信息化技术设备，通过信息化设备研发运用文书档案信息资源收集、归档、保存、管理的新模式，与传统的文书档案收集整理模式区别开来。