文书档案管理优化策略的研究

魏书桦

（鱼台县教育和体育局，山东 济宁 272300）

引言

文书档案管理工作是单位对内部信息资料进行高效整合管理的工作，是单位稳定、健康发展的重要保障因素。文书档案不仅反映文书档案单位发展历史与改革变化情况，同时能帮助单位领导者依据文书档案中潜在内容对单位未来发展方向与具体实施方式提供精准、有效的参考依据，帮助单位应对社会发展中存在的风险挑战。因此，对文书档案管理进行创新、优化十分关键，可从文书档案管理制度、管理人员素质、管理技术以及信息化建设等方面考虑，帮助单位构建规范化、现代化、科学化的文书档案管理制度，进而推动单位的可持续发展[1-2]。

一、问题的提出

文书档案涉及社会发展进程，可在生产管理、管理决策、问题管理、研究和创新等领域提供相对客观的成果。文书档案管理是整个档案项目的一个组成部分，具有政治、技术和服务特点。确保文书档案管理的正常运作是业务单位发展的重要先决条件，也是提高工作质量和效率的必要条件。在目前情况下，案例档案的内容通常准确地反映了公司的业绩，并为研究单位的业绩状况和科学发展方向的研究提供了依据。文书档案管理可以帮助决策者制定更科学的商业战略，促进企业的稳定和长期发展。因此，在新时代的背景下，有必要强调文书档案管理的改革和创新，以便在市场经济环境中有效提高企业的竞争力。在新时代的背景下，必须不断改进文书档案管理，并提供系统、准确和最新的文书档案信息，以满足社会发展的多种需要[3]。

二、事业单位文书档案管理工作的意义

1.提升工作效率

从本质上说，企业的文件和档案管理是企业内部管理的一个重要组成部分，也是企业过去发展的最有力证据和保存。对文书档案进行详细分析和整合，将为新时代企业发展和相关管理系统的发展提供明确、可靠的数据库在这方面，行政股管理层和全体工作人员应加强文件文书档案管理，优化该股的文件文书档案管理程序和规则，同时在该股内建立一个计算机化的文件文书档案管理系统，将文件文书档案管理与信息技术充分结合起来。

2.更好地保护珍贵的原始档案材料

传统的档案管理工作，利用最多的还是原始的纸质文件资料，这是档案工作的基础。对于一些重要的、珍贵的，特别是一些孤版的纸质档案，经历时间的洗礼，再经历人为的多次翻阅，就容易出现原始资料的损毁、丢失等情况。如不采取及时的补救措施，就只能看着珍贵的文献资料逐渐消失。在数字化时代，将纸质文件通过一定方式转化为数字档案信息，不但能形象、本真地展现出原始纸质档案的风采，同时对珍贵的原始纸质档案也能做到安全的保管和全面保护，为国家、社会留下宝贵的历史印记，这是档案工作的根本目的之一。

3.增强文书档案运用效率

文书档案是单位宝贵的文献资源，是单位日常工作的综合体现，通过对文书档案资源的整合、收集、汇总、分类、归档、编码，实现文书档案良好存储，便于日后运用文书档案。而进一步加强文书档案管理能力，可提升文书档案管理重视度，使职工明确文书档案运用的价值，良好地存储、管理档案，促进文书档案管理部门与其他部门工作合作，为他们提供针对性的文书档案资源，增强文书档案管理及服务成果，既提升文书档案资源运用效率，又可为单位整体工作的科学化实施提供支撑。

4.满足档案工作高质量发展的需要

计算机信息技术的飞速发展，计算机信息化现代化办公要求在日常工作中的推广，为档案信息化规范管理提供了必要的技术支持和保障。利用档案信息化规范管理开展档案工作，不仅充分发挥了计算机网络信息技术的作用，也为档案管理人员日常的档案管理工作带来了便利，满足了档案工作高质量发展的需求。国家对档案工作的规划要求不断提高，数字化时代档案规范管理也是当下档案管理工作的必然发展趋势。

三、文书档案管理中存在的问题

1.单位文书档案数字化工作制度不完善

当前事业单位普遍的文书档案管理规定对数字化方面的工作要求针对性不强，内容较为宏观，没有着眼于单位实际情况，缺乏具体实施细则，无法有效应用到文书档案数字化工作的各个环节中。所以，在开展文书档案数字化工作时，没有详细的文书档案数字化工作要求和规范，工作人员在参与文书档案数字化的具体工作时，对于文书档案管理规定中没有明确说明的地方，在实际操作时会感到困惑，对于问题的处理上会存在差别，这会使事业单位文书档案管理工作走向数字化，形成比较大的阻碍。

2.文书档案管理专业人才匮乏

首先，单位管理者的思想认知与综合能力直接影响文书档案管理在单位内部发展，决定文书档案管理工作制度的完善性、业务执行的效率性以及各部门间的协调性等。如果单位管理者综合能力不足，就导致文书档案管理综合质量难以符合标准规范，在实际工作中存在管理混乱的现象，进而致使文书档案管理工作难以顺利、稳定进行；其次，单位管理人员专业素养不足导致相关政策与业务执行效果无法得到保障，新时期发展中，各行业都在积极引用现代化技术进行管理，因此需工作人员对计算机系统、互联网技术、信息技术等具有良好的综合使用能力，但部分单位文书档案管理人员由于受到传统观念等因素的影响，并未有效掌握信息技术，对计算机系统操作并不熟练，进而降低文书档案管理效率，影响单位内部管理综合质量。

3.重视程度比较低

随着信息技术在各行各业中的广泛应用，人们对信息技术的认识也在不断增强。同时，信息技术也为人们的生活和工作带来了较大的便利。但目前事业单位文书档案管理工作信息化建设效果并不好，存在一定的问题。如文书档案信息化程度比较低，信息化建设不科学等，这些问题都会对文书档案管理工作的效率产生直接的影响。而事业单位文书档案管理信息化建设水平比较低，主要是因为领导层的重视程度比较低，对信息化建设没有正确的认知，文书档案管理工作资源投入不足，文书档案信息化建设效果不好，进而影响文书档案管理工作信息化建设质量。

4.文书档案管理方法单一

在新的一段时期，文书档案管理水平总体上有所提高，但在一些部门，实际问题妨碍了文书档案的管理，妨碍了文书档案的多部门使用。首先，一些单位对文书档案的使用不感兴趣，文书档案的管理并不十分重要，这影响到文书档案管理的科学实施。其次，文书档案管理方法是统一的或传统的，缺乏现代思想的应用，导致文书档案管理方法和模式过时，无法满足单位的发展需要。最后，对管理问题的进一步思考导致文件文书档案管理水平低下，从而影响到文件文书档案管理在组织单位发展中的地位。

四、事业单位文书档案管理的优化策略

1.设置专门的文书档案室

单位应按照相关档案法规定，配备保证文书档案安全的专门档案装具，以及防盗、防火、防光、防有害生物的必要设施，以保证档案的完整和安全，并配备先进的档案管理设施和设备，实现档案管理的现代化。同时，要加强文书档案的分类收集。要统一规范文书档案的载体、字迹要求，对文书档案类目进行分门别类整理，按单位分类、按部门分类、按类别分类、按会议分类等，并在平时做好分类整理工作，年终做好归档存档工作。要严格把关、统一管理，规范收文、行文程序。对文件选用、文件编发、发文范围、发文内容格式等作详细规定，严格执行。对上级事业单位来文，要在登记办理、传阅、归档、保密等环节上做到手续齐全。收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此不仅要善于收集整理文件资料，还需要用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，有效发挥档案信息功能，不断丰富档案资源建设。

2.构建完善的数字化工作制度

目前，涉及文书档案数字化工作主要依照国家标准《中华人民共和国档案法》《事业单位档案工作条例》、行业标准《纸质档案数字化规范》、单位内标准《事业单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表》《事业单位档案管理规定》《文书档案整理工作要求及做法》等各级标准规范来开展数字化加工工作。各单位应基于各级标准规范，根据本单位的实际情况，构建并完善本事业单位内文书档案数字化工作制度和工作流程，例如，文书档案电子数据安全保密制度、文书档案电子数据归档制度、文书档案电子数据安全保管和备份制度、文书档案数字化实施方案、文书档案数字化加工操作流程及规范等，明确细化此项工作，保证文书档案的数字化工作有规可依。

3.构建文书档案网络链接

在事业单位文书档案管理过程中，为了保证文书档案的管理效率，应该构建文书档案专项网络，设置专门的文书档案网络链接，包括区域网、互联网等。文书档案在事业单位的发展、经营过程中具有十分重要的参考价值。事业单位的文书档案资源管理和开发的目的，就是为了给事业单位内部以及外部提供数据查询和利用。可以利用信息技术来构建新型的文书档案管理模式，进而能够创新多种文书档案服务，为用户提供多元化的档案查询便利服务。例如，利用网盘等技术帮助客户查询和保存相关的文书档案。为了保证用户的文书档案数据安全，可以借助先进的技术对文书档案进行追踪。事业单位针对文书档案构建网络链接的同时，还要考虑档案管理人员的素质，能否支撑文书档案的信息化发展。要为文书档案管理人员提供一定的培训、实践平台，帮助文书档案管理人员提高自身的专业素质，从而适应信息化时代的管理标准。

4.提高管理人员个人素质

我国各事业单位在数字化、现代化的管理模式下，促使以往简单的文书档案管理工作同样也变得更具技术性，而这便需要事业单位储备大量能够熟练操作计算机技术、电子技术的人才，以便更好地开展文书档案扫描、录入、排序、调取等工作。想要达成此目标，首先，事业单位应该与所在地区各高校建立合作关系，重点培养现代化档案管理人才，确保其能够快速适应岗位工作，利用数字化技术高效管理各类文书档案。其次，事业单位应该建立激励机制，鼓励在岗人员参与到有关数字化管理文书档案的培训活动中，提高个人素质，增强自身的工作技能，转变原始的工作模式为技术性模式，共同促进数字化管理文书档案的发展。

5.优化流程增强协同

各组织单位的文书档案管理是一个系统的项目，要求各组织单位的高级管理人员充分注意这一问题，根据文书档案管理问题提出改进措施，要求文件管理单位与其他组织单位保持密切联系，建立一个强有力的合作制度。此外，必须优化文件归档过程，并迅速吸取经验教训和差距。随着文档的增长，服务会生成大量文档，如果不及时处理，不仅会浪费大量空间，而且会增加档案管理员的工作量。在一些组织中，工作人员不足、文件管理不善以及许多文件不完整和格式不一致，使全面和顺利地监测和使用文件变得困难。因此，有必要加强各组织单位文件管理标准化的势头。在对现有文件进行彻底重组的基础上，必须认真核查和统一文件的内容和格式，登记和归档文件，登记和销毁超过保存期限的文件，重新安排和合并某些文件，使其内容更加明确。

6.建立档案管理数字化平台

建立数字文书档案管理平台有助于提高文书档案管理的效率，优化文书档案管理，并协调所有内部环节。协调各部门之间的沟通和沟通，优化对文书档案的访问，优化档案管理处内部资源配置，利用数字和信息技术建立内部网络。确保有效的文书档案数字化管理，实现文书档案信息资源的实时共享，实现文书档案的在线存档和查阅，提高各部门对档案信息的利用，推动文书档案数字化管理的进展，解决档案存取效率低下、档案借用程序烦琐、档案隐私丧失以及档案存取权配置不当。

结语

新时代信息技术的迅速发展直接促进了工业改革，信息数字化是指导文书档案管理的主要指标。在信息时代优化文书档案管理需要一个长期和不断变化的过程，国家必须重视信息建设，档案管理等利益攸关方必须认识到优化档案管理的必要性和紧迫性。文书档案管理必须坚持综合规划原则，加强文书档案信息技术的应用，促进档案管理现代化的发展。