博物馆业务档案现代化管理和利用研究——以综合地志类博物馆为例

李 兰

（四川博物院，四川 成都 610000）

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息[1]。当前，随着档案信息处理和运用技术的高速迭代，档案现代化管理和利用成为了我们在后现代化和后信息时代必须面对和思考的现实问题。在新时代档案工作中，档案工作“三个走向”（走向依法管理、走向开放、走向现代化）成为根本遵循，突出了档案工作现代化的鲜明导向，对我国在国家建设中推进档案管理利用全面现代化指明了方向。

其中，对博物馆业务档案及其现代化建设的研究在档案现代化研究中具有较为独特的意义。前者既涉及基于博物馆藏品这个“实物信息源”的真实资料，又包括博物馆作为专业文化机构的运行记录；既涉及信息，又涉及“信息源”本身；因此对其进行现代化管理和利用具有一定的复杂性、专业性和多样性，就此的研究也较为缺乏。目前来看，学界对博物馆业务档案现代化管理和利用问题的研关注较少，如中国知网、维普、万方三大数据库中收录的涉及博物馆业务档案的文献仅15篇，可见对该问题的研究还处于起步阶段。本文拟从档案和文博专业角度，对博物馆业务档案进行分析和定义，同时以综合地志类博物馆的业务档案建设为例，就目前文博档案管理和利用存在的问题进行分析，并提出相应对策和实施路径。

所谓博物馆业务档案，广义来说，涉及两个方面。其一是关于“实物信息源”的原始信息，即藏品信息；其二是作为专业文化机构的博物馆利用藏品进行文化生产活动时形成的信息和记录，如馆藏档案 、陈列档案、科研项目等。两者密切相关，前者是后者得以存在的基础，后者是前者得以利用的条件。因此，其涵义超出了一般意义上的档案，即在实践活动中形成的记录和信息，具有一定的特殊性和独特性。具体而言，博物馆业务档案的特殊性主要在于：一是既涉及记录“历史信息源”，又涉及在对这一信息源的记录、研究和管理、利用中形成的固化信息。二是既涉及对藏品这个“物化的历史”的直接客观记录（而非像书籍那样是对历史的间接记录），又涉及对这一客观记录进行管理和利用活动的记录和信息。三是其管理和利用既涉及信息和记录，更涉及对“实物信息源”的相关使用，具有多样性、多层次和复杂性。

因此，对博物馆档案的现代化管理和利用，主要是指在信息化时代，博物馆在档案管理过程中顺应社会发展潮流，推动规范化、信息化建设，提升档案管理工作效率和工作质量，加大藏品信息资源开发力度，实现博物馆档案效能最大化，进一步服务于社会发展需要，服务国家治理现代化需求。

一般而言，博物馆业务档案就其涉及的信息内容而言，除博物馆机构运行信息外，广泛涉及自然科学、社会科学和人文科学，三者分别对应了自然科学类、历史类和艺术类博物馆。这也是博物馆业务档案复杂性的一个重要原因。此外，我国各省、市的综合类地志博物馆的业务档案则较为全面，具有较强的代表性。具体而言，综合类地志博物馆的业务档案主要涉及以下两方面：一是包括了历史艺术和自然标本的藏品信息；二是博物馆发挥收藏、研究、展示、教育等主要职能时直接形成的历史记录，涵盖了陈展档案、文保档案、社教档案、文创档案、学术活动档案等，例如藏品编目卡、藏品档案、文物帐册、文物普查记录、陈列展览大纲、讲解词、文物保护研究记录等。现代信息技术的发展和广泛的应用，不断影响综合地志类博物馆业务档案管理和利用实践，文博档案的表现形式逐步由传统纸质档案过渡到文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式，业务档案也由传统的纸质档案管理模式走向电子档案管理模式、由实物档案管理走向信息管理，博物馆业务档案利用的方式不再局限于借阅、查询和编辑等，逐步走向档案信息资源的共享，档案资源的利用率有所提升。

从目前的实践而言，博物馆业务档案管理和利用在走向现代化管理的进程中还存在一些普遍性问题，还不能满足文博档案现代化建设的要求。主要体现在四个方面：

一是档案开发利用的主体单一化。虽然每个博物馆馆藏独具特色，但是在资金、技术、研发人员等条件有限的情况下，博物馆、档案馆、高校、研究机构等开发主体之间普遍缺乏联动与合作，仅依靠个别博物馆对馆藏文物进行研究，造成信息的深度和广度不够，无法构建完整的内容体系、挖掘文化特色，以及对馆藏背后的社会文化生活、社会发展与变迁进行系统化研究。同时博物馆档案资源的研究主体多以学者、高校、科研机构为主，研究成果偏向于藏品的历史、艺术、科技等价值，开发主体少了社会民众的参与，博物馆业务档案开发利用主体的思维受限，在一定程度上增加了档案资源针对性服务的难度，不利于从博物馆档案社会化需求的角度来开发档案，设计出满足人民群众精神需求的产品。

二是档案的管理系统功能不足。调查显示，数字化背景下产生了大量数字资源库，但这些资源库相互独立、缺乏关联，博物馆日常业务的协同成本较高。由于缺乏顶层协调，各地、各部门的博物馆档案信息化软件建设各自为政，使用网络版所占比例极少，绝大多数仍以单机版为主，数据库结构与数据库管理系统存在差异，导致不同软件系统的数据交换、共享不足以满足社会公共文化需求。

三是对档案的管理方式较为落后。博物馆业务档案内容丰富，形式多样，各大博物馆在开展业务工作后产生的文书档案、藏品档案、文保档案 、社教档案等由展览部、文保部、保管部、公教部等业务部室各自保管，以便部室内部管理和使用，工作中“重藏轻用”，档案利用率低。大数据时代下，博物馆虽然开发了“博物馆藏品信息系统”，对藏品档案资源进行信息化和网络化，以便于存储和读取档案资源信息，但是能建设和开发藏品信息系统的仅为省级馆或经费充足的大馆，基层博物馆还没进入到数字化管理阶段，或部分省级馆藏品档案虽数字化，但信息化程度跟不上发展需求，在实际工作中，发挥的是系统存储功能，主要以电子文档的形式展示档案内容，缺乏档案信息的深度理解和组织，为档案资源的深度挖掘和开发利用带来不便，显然现有的粗放式博物馆档案服务方式不能满足大数据背景下档案信息化发展的需要。

四是档案开发水平参差不齐。计算机技术对博物馆档案资源的开发密切相关，依靠技术手段，可以深入的挖掘和利用博物馆档案资源，发挥博物馆档案的信息资源的价值。目前，有的博物馆对档案的开发利用仅限于馆藏文物、档案资料进行简单的陈列展示、汇总编研等，新技术对博物馆事业发展的渗入相对缓慢，博物馆的档案信息进行的是碎片化的展示，缺乏内容研究和形式探索，资源利用率底。有的博物馆主动与信息技术以及互联网技术结合，利用科技的新成果，建立档案数字化管理系统，通过先进的数字化技术，例如AI（人工智能）、VR（虚拟现实）、AR（增强现实） 人工智能营造沉浸式的展厅环境和多元有趣的互动体验。

鉴于此，从加强博物馆业务档案资源开发利用、加强现代化管理和利用而言，可以从以下几个方面来实现改进：

一是协调联动机制，整合同行业档案资源，加强档案利用的协调统一。考古、文物、博物馆工作本身具有跨学科、跨族别甚至跨国界的特点，加之资金、技术、人力有限，仅靠一个博物馆开发利用仅仅是局部的，影响也只是小范围的。因此可以进行跨界合作，甚至是跨区域联动，例如馆际联动、馆室联动、馆社联动，与各级文物部门、档案馆、图书馆、高等院校、研究机构、行业协会、文化遗产基金会等机构合作，通过项目资助、课题合作、人才培养等形式，在技术、人员、馆藏等方面实现优势互补，协同完成博物馆业务档案收集、研究、开发、利用，甚至再创作，以此增强博物馆业务档案资源的学术价值，提升文博的档案资源开发的全面性，使得档案资源更生命力、更有温度、更有想象空间。例如青海省博物馆、四川博物院、甘肃省博物馆等9家博物馆共同发起成立的黄河流域博物馆联盟，通过发挥联盟优势，深入挖掘黄河文化蕴涵的时代价值，整合文物资源，在45家博物馆亲力支持下，开办了“山高水阔 长流天际——长江流域青铜文明特展”，编研出版了同名展图录，通过呈现文物，解读文物档案信息，集中呈现了商周时期巴蜀文化、荆楚文化和吴越文化独特的气质及文明气象，取得了良好的社会效益。

二是推动博物业务档案数字化。博物馆业务档案的数据信息是开展博物馆科学研究的一种有效载体，把业务档案进行数字化管理，有利于发掘中华历史文化，通过更加丰富的展现形式，满足大众对精神文化更高层次的需求[2]。因此，可以对博物馆业务档案进行数字化处理，即利用计算机技术、影像数字技术、数码显微技术、三维虚拟技术，以数字化应用信息系统建设为纽带，对文物及历史文化遗产加以数字化建模、数字展示，实现对博物馆业务档案资源的数字化存储和使用，对石窟和相关文物进行数字化采集、加工和存储，利用图像视频和三维展示技术汇集数据，构建共享石窟文物数字化资源库[3]。通过档案数字化不断完善博物馆藏品数据库，为博物馆数字档案广泛运用到考古测绘、美术临摹、文物保护、展览展示、文化弘扬等各个领域奠定基础。

三是利用信息科学技术，优化“藏品信息源”档案的生成和管理方式。历史文物种类丰富、数量庞大，文物资源蕴藏丰厚，数字化后的数据库资源具有非结构化、多源异构的特性，要实现对档案资源组织方式的优化，需要对档案资源进行“数据化”处理，即通过数据管理技术，构造基于数字人文研究的档案资源组织系统，实现档案资源组织方式的技术转变。常见的数据管理技术包括文本编码、语义描述、本体建模、数据库建设、数据库设计、多媒体搜索、数据看护与服务等[4]，通过将档案数字资源从文件级转变为数据级，将信息单元转变为知识节点，将档案库变成信息语料库，便于档案资源的深度开发和利用。

四是搭建档案信息资源共享服务平台。将藏品管理、办公管理、资源管理、文物保护、观众服务等数据统一到共享服务支撑平台上，实现博物馆数字资源管理、信息化管理、宣传教育的有机融合，注重增强系统的兼容性、可扩展性、灵活性，为后续第三方开发服务系统提供支撑，使后续需要建设的系统能够直接于平台上开发、测试、部署、发布、监控和管理，以实现数据交换、功能集成、共享、利用、电子借阅等功能。例如全国不可移动文物资源数据库、国有可移动文物普查数据库、革命文物数据库等。

五是科技赋能，提高档案利用效率、拓展利用方式。数字时代的技术发展可以为博物馆业务档案资源开发利用提供技术支撑，博物馆需要依托云平台、5G网络等新科技的应用，将常设展览、临时展览搬至官方网站、微博、微信公众号等多个平台，让观众们以“云参观”“云刷馆”的方式享受文化生活；将VR/AR等技术运用于虚拟讲解、“复原”展品、“复活”展览对象并与之互动，创建博物馆AR游戏以及AR馆内导航等活动[5]，把博物馆从“提供信息”场域，提升到“体验”场域，以便公众更加直观、深刻地通过档案资源了解有关文物历史文化知识。例如敦煌研究院推出的微信小程序“云游敦煌”、再现历史图景并虚拟重建的“再现圆明园”项目、苏州档案部门的“锦绣江南 古韵今辉——近现代中国苏州丝绸档案展”网络三维虚拟展馆等，都是通过科技赋能，提升档案资源利用效率，让公众享受到高质量高水平的数字档案利用体验。

六是挖掘档案信息资源，活化档案价值。博物馆每年的陈列展览活动所展出的文物只是冰山一角，大部分在库房“沉睡”，即便是展出的文物，多以简短的文字进行背景介绍，无法引起人们强烈的兴趣和好奇心，文物中所蕴含的文化价值传播效果大打折扣。因此深入挖掘博物馆业务档案资源，解读文物背后的故事，发挥档案资源在理想信念教育中的重要作用，需要以馆藏文物档案为基础，结合不同主体的陈列展览编研主题出版物，将博物馆档案转化为编研成果，如《走进最后的决战》、《平津战役故事》《张大千－留蜀精品》等书刊，这些书刊为以后的研究工作提供了重要的依据，有利于文化的传承和弘扬，挖掘文物背后的精彩故事。

博物馆业务档案的现代化管理与利用直接关系到整个博物馆的工作，对于保护和传承人类文明的遗产意义重大，只有通过加大业务档案开放力度、提高共享程度、建立保障机制，保证档案工作与文博业务工作相互促进、稳步发展，实现博物馆业务档案现代化管理，才能提高博物馆文化服务水平，促进文物事业高质量发展，才能践行习大大提出的“让收藏在博物馆里的文物、陈列在广阔大地上的遗产、书写在古籍里的文字都活起来，丰富全社会历史文化滋养”。