档案服务机构档案人才需求分析及启示

韩禹荣 潘未梅／天津师范大学管理学院

随着我国档案工作的发展，档案服务机构已成为我国档案事业的重要构成部分。除了法律规定只能由国家档案部门行使的档案事务外，档案服务机构的档案工作涵盖了档案管理的各个技术环节，涉及档案工作制度制定、技术咨询和人员培训等，甚至可以代理由政府档案部门组织的各种档案事务申报和检查。2021年实施的新修订《档案法》第二十四条对档案业务外包进行了规范，也是对社会力量参与档案事业合法性的充分肯定。相比于档案服务机构在档案事业中的重要地位，对任职于档案服务机构的档案工作人员在档案职业主体中的地位，业界一直存在争议，因而有必要对其人才需求现状进行研究。

1 文献综述

目前针对档案服务机构的研究主要集中在档案服务机构的定义、政策法规建设、存在的问题及发展策略，部分研究通过调查问卷、走访等形式调研了档案服务机构从业人员的职业状况，梳理了其职业道德现状并构建了胜任力模型。例如，李文以等[1]对在河南省档案局备案并公示的22家商业型档案服务机构从业人员从数量、教育背景和知识技能三方面进行调查，认为机构人员数量较少，基本以专科学历为主，对于专业背景的要求涉及档案学、文秘、计算机和图书馆学、汉语言文学等多种类型；同时，普遍要求从业人员具有认真负责的工作态度、能够熟练运用办公软件及熟悉档案整理办法。通过对档案服务机构中特定的数字化从业人员状况进行分析，方彦等[2]认为从业人员学历普遍不高，本科或研究生等较高学历人才多数担任管理岗位，大部分人员仅接受了简单的岗前培训，对档案知识背景了解较少。在对档案中介职业人员的职业道德进行梳理时，吴加琪[3]提出从业者必须具备较强的业务能力，包括熟悉档案、法律、管理等领域的标准实务和具备高水平职业判断能力，以完成客户委托的业务。另外，李海涛等[4]构建了档案外包服务企业人员胜任力模型，从核心、通用与技术胜任力三方面展开，其中通用胜任力下的知识与技能可以通过学校教育和企业培训获得。

招聘信息是反映用人单位人才需求的重要手段之一。目前，我国已有基于招聘信息对档案职业人才需求特征和规律进行的研究多集中于企业、各级各类档案馆等事业单位以及行政机关等机构的档案管理相关职位。有学者对企业档案人员的招聘信息进行分析，认为企业档案管理职位招聘的学历要求比较多元，主要集中在大专层次[5-8]；对专业要求不严格[9]，其中，档案学专业的需求量最大，具有职业优势[10]；有较大比重对工作经验有要求[11]。此外，企业比较看重档案人才的细心、责任心、刻苦耐劳、保密性等职业素质[12-14]。而事业单位中档案职位招聘对学历的要求偏高，起点多为本科[15-16]；对于专业，包括档案学在内的众多相关、相近专业所占比例较大，档案学专业人员的可替代性较强[17]，此外，有些岗位除了对应聘者的专业、学历进行限定之外，还要求应聘者是党员、具有基层工作经验等，总体上倾向于招聘德才兼备型人才[18]。同时，事业单位也会对档案人才提出一些软性技能要求，包括沟通能力、团队精神和责任心等[19]。我国公务员招考岗位对档案人才的学历要求也集中在本科[20-22]，但学历门槛有降低趋势[23-24]，档案学专业在招聘中面临中国语言文学类、计算机类、历史类专业的竞争，专业特色不够突出，具有较强的可替代性[25-27]。

较少有研究专门关注档案服务机构档案人才需求特征，基于招聘信息的研究更是缺乏。对档案服务机构档案人才需求的研究能够帮助我们揭示其档案人才的整体轮廓，有助于全方位刻画和理解我国档案职业主体，推动档案服务机构和我国档案事业整体的高质量发展，也能引发对我国当前档案人才培养的反思并为其创新性调整提供参考。

2 数据收集与分析

本研究以智联招聘平台所发布招聘信息为数据源，以“档案”为关键词，职位类别限定为档案管理，按照智联招聘平台本身所划分的24个地区分别进行了岗位检索并对检索结果进行筛选取样。取样标准为：（1）招聘信息内容的详实程度，即至少包括工作内容和职位要求两部分内容；（2）招聘单位为档案服务机构，即经营范围包含“档案整理、档案数字化、档案寄存、档案托管”等；（3）为了对比两种不同类型岗位在人才需求上的差异，采取了定额抽样，按照“操作性岗位：管理性岗位=3：2”的比例进行取样。之所以采取定额抽样，是因为前期调研过程中发现，档案服务机构招聘岗位大致可以分为操作性岗位和管理性岗位，前者指进行日常性基础业务工作的岗位，如档案扫描员、档案项目助理、档案数字化著录员等，后者则指统筹规划日常档案工作的岗位，能够起到计划、组织、协调、控制的重要作用，如档案数字化项目经理、档案业务顾问、档案技术研究员等。经筛选取样后，共获得151条样本数据，其中，操作性岗位101条，管理性岗位50条。

本研究采用内容分析法对招聘数据进行分析。具体分析步骤如下：首先，初步阅读招聘信息，分解提炼关键词并以此制定编码表；随后，对照该编码表对每条招聘信息进行编码，并对编码结果进行统计。本研究的编码单位为单条招聘信息。编码表主要包括学历、专业、工作经验、工作内容、相关知识技能及个人素质要求等主题[28]。需要说明的是，尽管在选取招聘信息的过程中已经尽力筛选内容比较详细的招聘信息，但是仍然存在招聘信息主题信息缺失的情况，所以有的主题的招聘信息总数少于151，相关数据分析项占比总和小于1。

3 研究结果

3.1 主要工作内容

151条招聘信息中，工作内容与档案业务工作相关的各环节占比分别为收集（14.6%）、整理（53.6%）、鉴定（2.6%）、保管（4.6%）、检索（0.7%）、编研（3.3%）、利用（0.7%）和统计（4.0%）。其中，整理占比最高。与档案数字化相关的各环节占比分别为分类/排序（22.5%）、编页/编码（9.3%）、扫描（44.4%）、著录（35.8%）、图片处理（11.9%）、质检（29.1%）和装订（14.6%）。对档案数字化工作在不同类型岗位职责中分布占比统计发现，超过八成（81.2%）操作性岗位的工作内容涉及档案数字化，而仅有20%的管理性岗位工作内容涉及数字化。其余工作内容中，档案整理标准的制定与档案工作制度的完善占比7.3%，新员工培训和人员管理占比10.6%，与客户沟通对接和档案工作技术指导及业务指导分别占比9.3%、9.9%。需要应聘者进行档案理论研究或业务研究，编审史料和教材及信息化建设与库房建设等工作的岗位极少。

3.2 学历要求

不同学历要求在招聘信息中占比分别为：大专或大专以上学历（47.7%），高中或中专中技学历（23.2%），本科及以上学历（13.2%），研究生以上学历（1%），无具体学历要求（15.2%）。对比不同类型招聘岗位对学历的要求发现，仅有4.95%操作性岗位要求本科及以上学历，32%的管理型岗位要求本科及以上学历。整体上，管理性岗位对学历的要求比操作性岗位高。

3.3 专业要求

超过一半（63.6%）的招聘信息没有明确限定专业背景，其他明确提出的专业背景要求分别为：档案学/档案管理/图书情报/图书馆学/情报与档案管理的对口专业背景（21.9%）、计算机相关的专业知识（10.6%）、行政/文秘等（6%）、中文/历史/汉语言文学（5.3%）等。对操作性岗位和管理性岗位的对比分析发现，前者当中要求档案学及相关专业背景的占比为10.9%，后者当中具有类似要求的占比高达44%，对其他专业的要求占比分别为：计算机专业知识（12.9%，6%），中文/历史/汉语言文学等相关专业背景（3%，10%），行政/文秘等管理类专业（3%，12%）。

3.4 工作经验要求

50.3%的招聘信息要求应聘者应具有工作经验。其中，明确要求应聘者具有相关工作经验的占比31.8%，明确指出需要1—3年、3—5年或5年以上工作经验的占比分别为17.9%、8.6%、5.3%。37.6%的操作性岗位和78%的管理性岗位分别对工作经验有要求。

3.5 知识技能要求

接近一半（48.3%）的招聘信息要求应聘者能够熟练应用办公软件，主要是Office系列的Word、Excel等。有些还对其他技能作出了要求，如打字速度快（7.3%）、能够熟练使用图片处理软件（2%）、数字化加工软件（1.3%）、档案管理软件（1.3%）等。操作性岗位中对熟练使用办公软件有要求的占59.4%，管理性岗位中为26%。约4.6%的招聘信息要求应聘者具有档案管理相关资格证书，包括但不限于档案管理员资格证书、档案人员岗位培训证书、数字化档案管理证书及档案上岗资格证。其中，2%的操作性岗位对此有要求，10%的管理性岗位对此有要求。

3.6 个人素质要求

个人素质要求在职位要求中出现频率较高，出现频率最高的为认真负责（59.6%），其次是沟通/表达能力（22.5%）、组织协调能力（12.6%）和学习能力（12.6%）。保密意识和团队意识也是招聘单位比较看重的人才素质，分别占比19.9%和24.5%。其他频繁提到的素质要求包括良好的问题解决能力、环境适应能力、执行能力、高强度抗压能力和业务流程管理能力等。

4 讨论和分析

4.1 档案服务机构人才需求特征概述

整体上，档案服务机构人才由基础操作人员和管理人员两大部分构成，其工作内容集中在档案整理和数字化，对学历的要求下限为大专学历，职业准入门槛较低，对专业、技能等的要求范围较广，但是突出了档案学专业，以及具有计算机应用技能人才的优势。研究结果与我国已有的对档案服务机构从业人员职业状况分析的结论一致。此外，本研究发现档案服务机构的业务内容主要集中于档案整理与数字化等劳动密集型的工作，档案编研、制度制定等高端咨询性的业务占比较低，其在档案事业结构中的位置主要依赖其低成本的优势。

对操作性岗位和管理性岗位进行对比可以发现，两者在不同主题呈现出一些差异化的特征。管理性岗位的工作内容专业难度较高，具有一定的挑战性，例如项目或人才管理、制度与标准的完善以及档案编研等，需要员工具备扎实的专业知识和丰富的经验，能够对专业性较强的任务开展项目管理并承担更多的责任和风险。因而，管理性岗位偏好本科及以上学历，对具有档案学及相关专业知识背景的人才更加青睐，并且更看重应聘者的工作经验，且对于持有相关职业资格证书的要求比例也高于操作性岗位。相较而言，操作性岗位在熟练使用办公软件、具有计算机专业知识等方面具有要求的占比高于管理性岗位，且操作性岗位的主要工作内容集中于数字化，涉及简单的操作、数据录入、扫描等，易于习得且重复性较强，不需要太多经验和专业知识，但需要员工具备一定的基本技能，尤其是熟练的计算机应用能力。

4.2 我国档案人才需求特征整体概览

档案服务机构与企事业单位、行政机关、档案馆等是我国档案事业的有机构成部分，发挥着独特的价值。结合已有的针对其他类型机构档案人才需求特征研究的结果，将共同勾勒出我国档案人才需求的整体轮廓。（1）对学历的要求范围跨度较大，覆盖了专科至研究生学历层次。档案服务机构对企业的需求主要集中在大专层次，而行政和事业单位的要求较高，偏好以本科为起点的高学历人才。（2）对专业的要求以档案学及其相近专业为主，管理类专业、文史类专业和计算机专业为辅，专业涉及范围广，档案学虽具有一定的职业优越性，但仍面临其他专业的竞争。（3）档案服务机构与企业对工作经验的要求比例高于事业单位和行政机构。可能的原因是档案服务机构业务具备一定的专业性和技术性[29]，成熟的工作经验使其能迅速投入工作，降低培训成本。同时，这也与档案服务机构本身作为企业盈利性有密切关系。（4）细心、有责任心、团队合作能力、沟通表达能力及保密意识是不同类型机构档案招聘职位对求职者个人素质的共同要求，其中保密意识与档案工作的性质密切相关。

4.3 档案服务机构档案工作人员的职业归属界定

尽管档案服务机构在我国档案事业中的合法地位已受到认可，但对于档案服务机构的工作人员是否属于我国档案职业主体的构成部分学界存在一定的争议。本研究结果可以为相关讨论提供参考。

现有研究对档案职业主体的界定多参考2015年《职业分类大典》（以下简称《大典》）最新修订版中首次被独立成为小类并更名的“档案专业人员”，即从事档案接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、保护、利用、编研的专业人员[30]。其主要工作任务是：“接收或征集档案资料；进行档案资料登记造册、价值鉴定，确定保管期限；进行档案资料分类、编号和组卷；进行档案资料排架、入库、移出及登记、统计，清点、核对档案资料；进行档案库房日常管理和档案资料安全监护，保护、修复档案；编制检索工具，建立数据库；提供档案资料借阅和咨询服务；进行档案资料考证研究与编纂”[31]。然而，档案职业主体是否包含档案服务机构中的档案管理人员，学界有不同观点。徐拥军等认为其属于档案职业主体的范畴[32]，而杨光则持反对意见，认为其属于社会生产服务和生活服务人员[33]。“十四五”档案事业规划在完善人才评价机制规划方面指出应“保障非公有制经济领域档案专业人员、档案服务企业人员平等参与职称评审权利”，意味着档案服务企业工作人员是档案专业人员，应属于档案职业主体的一部分。

对于如何判定档案服务机构的档案工作人员是否属于档案职业主体的构成部分，相关研究多基于职业判定标准进行对比分析。职业主体的范围因对档案职业的界定标准不同而异。胡鸿杰[34-35]提出职业应具备社会性、目的性、技术性、稳定性和群体性等本质属性。本研究发现，档案服务机构的业务内容主要集中于档案整理与数字化等劳动密集型的工作，能够满足特定的社会需要，是从业者获取报酬的主要途径。相关工作的开展需要应聘者具备相关的思维方式和专业的知识技能并能够运用特定的技术和方法。同时，档案服务机构在我国具有一定的体量，相关从业人员也具有一定的体量。因而，该工作具有目的性、技术性和群体性。稳定性指职业形成后不因产生新的社会需求而影响原有职业，处于稳定的周期中。在目前未完全实现单轨制、单套制的档案事业体系下，档案业务活动的过程已基本形成固定框架。鉴于此，档案服务机构档案工作在未来一段时间内不会消失，符合稳定性的特征。社会性有不同的解读，胡鸿杰认为社会性指的是“职业通过各种形式与其他职业发生联系”[36]，而杨光则将其解读为“职业对社会而言具备一种普遍的价值，能满足广泛的需求而非个别需求”[37]。本研究认为社会性应采取后一种解读方式，档案服务机构的工作人员能够以经济的方式为社会档案工作的开展提供服务，具有一种普遍的价值，因而符合社会性的特征。据此标准，档案服务机构档案工作人员属于档案职业主体。

在社会性、目的性两大属性的基础上，杨光[38]还认为职业应具有专门性。档案服务机构中操作性岗位的工作内容主要是档案管理、档案数字化等专业性工作，工作内容相对狭窄；而管理性岗位从业者主要进行档案工作的管理工作，更多从统筹规划的角度切入，具有项目管理的性质，但也需具备档案专业知识，结合档案工作的性质开展管理。因此，无法确切的说明档案服务机构档案工作人员是否属于档案职业主体的一部分。

5 启示与建议

基于档案服务机构档案人才需求对已有档案人才需求特征的补充，我国现有档案人才培养方式可以从以下四方面进行调整与完善。

第一，扩大教育层次，完善人才结构配置。我国档案人才培养的主要手段是高等教育，目前已形成了本、硕、博三个培养层次和较为完整的培养体系[39]。也有部分专科院校开设了“图书档案管理”专业，但是其对于档案教育的针对性有所欠缺，且该类院校数量较少[40]。档案服务机构与企业作为我国档案职业市场中档案人才就业的主要途径，对人才学历的要求集中在专科。基于此，应扩大档案学相关专业专科层次教育的比例，将“本—硕—博”高等教育培养体系调整至“专—本—硕—博”更加全面且对口的培养体系，指向性培养具备不同层次档案工作核心能力的档案人才，做到人才结构配置合理，人尽其用。

第二，科学确定目标，提供人才传输。培养目标作为人才培养模式中的首要环节，是档案人才培养的重要向导。不同层次的院校或教育机构应根据档案职业市场对相应层次人才的需求，调研其所需具备的核心能力与基本素养，制定科学合理的培养目标，有针对性地进行相关能力培养。同时，院校和教育机构可以调整生源结构，例如，在招生时即提供职业技术与学术研究两条发展路径，进行分类培养，为专注于技能实践型人才需求和档案理论研究型人才的特定市场提供相应人才，实现育人和用人的双赢。

第三，调整课程设置，多学科知识渗透。在我国就业市场，相当比例的档案工作岗位向非档案专业开放，涉及文秘、历史、计算机、行政管理及信息等领域[41]。单一的档案知识理论学习不足以满足社会对档案人才的需求，档案教育机构应根据不同培养目标与出口方向调整课程内容的设置，以档案课程为核心，增加其他学科领域的课程或开展具备补充其他领域背景知识效能的讲座，丰富授课形式，多学科知识相互渗透。同时，在教师队伍建设方面，可以引进跨界师资力量或者探索“校内、校际与校社”特聘模式，以及招聘拥有丰富实践经历又掌握社会各界发展信息的兼职教师等方式[42]。

第四，注重实践培养，校政企合作共进。实践能力是档案人才适应档案职业最根本、最重要的能力，能够直接体现档案人才培养与实际业务的匹配度。在档案人才培养的过程中，要强调实践教学环节，注重对人才实践能力的培养，促进其知行合一。基于校政企多方合作[43]，学生作为主体，依据培养目标，通过实践、实习以及毕业设计等方式参与实际业务过程，有效解决理论知识培养与实际操作联系不紧密的问题，使其成为具有档案知识背景和实践技能，能独立完成档案工作的专业人才。