强化档案数据资源治理提升档案公共服务效能——以嘉兴市档案馆为例

金培中 慈波/嘉兴市档案馆

近年来，嘉兴市档案部门认真贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示和重要论述精神，以“三个走向”“四个好”“两个服务”为根本遵循，始终坚持以人民为中心的发展思想，聚焦档案工作现代化建设，稳步推进以数字资源为主导的档案资源体系建设，全力打造全域档案公共服务均等化、普惠化、便捷化的“嘉兴样板”。2023年8月，市委书记陈伟作出重要批示，对全市档案工作给予充分肯定。2023年10月，嘉兴市档案馆机关业务系统原生数据档案化治理的实践做法在2023档案数据产教融合大会暨第十三届中国电子文件管理论坛作经验介绍。

1 坚持整体推进、试点先行，大力推动档案数据资源应收尽收、应归尽归

市档案部门整合融合区域范围内各类档案资源，积极推动档案资源应收尽收、应归尽归，不断夯实档案工作现代化先行的资源基础。

1.1 攻坚完成馆藏存量档案数字化

夯实档案数据资源“硬核心”，联动实施存量档案数字化、增量档案电子化建设。全市8家综合档案馆馆藏总量达到1839余万件，馆藏档案数字副本8413.6万页、电子目录1654.3万条全部纳入数据库在线管理。2022年，市档案馆启动新一轮档案接收工作时，市级机关行政权力事项电子文件、电子公文、业务数据等档案首次纳入接收内容，成为档案资源新的增长点，共接收行政权力事项电子化归档总量1030.1万件、电子公文档案30170件，脱贫攻坚、疫情防控专题数字档案10.6万件。市档案馆以推进省档案数据资源归集共享试点为契机，从馆藏档案数据底座治理着手，做好馆藏档案数据存储结构、命名编号、格式标准等数据治理工作，率全省各馆之先完成归集任务，全市共归集档案数据385.5万件。

1.2 强力推进室藏档案资源数字化

注重档案馆室数字档案资源的有效整合，全市1千多个市、县级部门（单位）综合档案室全面开展数字档案室创建工作并达到省级标准。室藏档案数字化成果全部纳入档案业务管理系统在线运行，数字档案总量达到9529万页、电子目录总量达到1498万条，实现归档数据随时入库、集中存储、在线移交、实时利用。指导益美高空气冷却系统（嘉兴）有限公司等4家民营企业开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档省级试点，积极参与市财政局、税务局、医保局等部门承接的嘉兴“大病无忧”理赔省级试点，并通过验收。

1.3 主动培育数据档案资源增长极

在全省率先探索应用区块链技术，开展重要业务系统结构化数据归档治理的研究与应用探索，市公积金中心等3个市级部门业务系统内7397万条数据实现数据档案化归档处置。2023年7月20日，嘉兴市档案局、档案馆举行嘉兴市机关政务业务系统原生数据归档管理路演活动，介绍“推进机关业务系统原生数据归档管理 创新打造数档安居工程”工作经验，并在2023年第十三届“中国电子文件管理论坛”上作主旨报告。在全省率先运用数字孪生技术，对馆藏实物档案进行四维建模和数字化存档利用，推进实现实物档案数据化、可视化。开展“互联网地方特色档案资源”采集工作，共自主采集档案数据资源110余万件，视频7000余件。

2 坚持科技创新、标准先行，大力推动档案数据资源融合整合、互联互通

市档案部门积极践行“数字赋能、融合发展”的服务理念，在档案工作多跨协同、机制贯通、平台贯通、数据贯通上持续创新，为实现轻量化、协同化、区域化的数据交互和共享利用奠定基础。

2.1 直面问题划出标线

市档案部门制定原生数据的归档范围、保管期限、编码规则、采集标准、数据获取、保存频率等档案业务管理规范，创新编制《嘉兴市机关业务系统数据归档管理暂行标准（通用部分）》《嘉兴市市级机关档案管理集群应用系统管理暂行办法》等标准规范，在继承现行业标准基础上，结合实际进行了扩展补充，做到内容管理标准化、流程管理规范化、归档数据包结构规制化，初步形成一套与新时代嘉兴档案工作相适应、可落地执行的数据归档标准、流程标准、技术应用标准、共享利用标准。通过标准，确定了原生数据档案在线获取、规范管理、有效利用的方法和途径。

2.2数字赋能强化集成

推进档案数据共建共享，聚焦深化档案工作数字化改革、推进数字档案系统迭代升级、加快档案资源数字化转型、加大区域数字档案共享利用、实施档案行政智能监管等五个先行，扎实推进档案工作数字化转型示范区创建。先后建成机关档案管理集群应用、档案登记备份与数据保全、档案远程利用服务、档案行政监管和档案馆综合业务管理等五个系统，迭代升级区域数字档案管理服务一体化平台和馆藏档案长久保存系统、增设市级机关协同办公系统电子公文预归档功能模块、实施重大活动和突发事件档案在线归集系统等，有效提升档案工作“数据高铁”点线面综合集成水平。市本级、嘉善县、海宁市力争2023年通过全省首批档案工作数字化转型示范区试点验收。

2.3 科技兴档注重转化

深入实施“科技兴档”工程，市档案馆《百姓用档“最多跑一地”改革研究》《重要业务系统结构化数据归档治理的研究与应用探索》课题分别通过国家档案局、省档案局科技项目验收。参与获2022年全省改革突破奖铜奖的省档案馆“构建档案资源高效共享和便民服务新模式”改革项目。市档案馆与中国人民大学信息资源管理学院、中国科学院档案馆等高等教育科研机构联合实施《结构化数据环境下国家文件（档案）管理模式研究》课题，实现了国家档案局重点科技项目“零”的突破。市档案馆承担的“档案库房环境管理广域化‘物联集成’总控应用”获浙江省档案科技成果一等奖。

3 坚持以人为本、服务先行，大力推动档案数据资源共享共用、便民惠民

市档案部门坚持目标导向、需求导向，不断创新服务方式，优化完善档案资源区域互认互信、共建共享、综合利用服务机制，架起跨省、跨市县、跨部门的档案服务桥梁，让档案数据资源“活起来”“用起来”“跑起来”。

3.1 档案工作地位有新提升

市委、市政府高度重视档案工作，市委主要领导对档案工作作出重要批示、赴市档案馆实地走访调研，时隔八年以市委、市政府名义再次召开全市档案工作会议，为档案工作营造了良好发展环境。市档案部门聚焦市委重大决策部署，主动融入忠实践行“八八战略”、加快打造长三角城市群重要中心城市各项工作，切实加强重大活动和重特大事件的档案保障服务工作，圆满完成疫情防控、脱贫攻坚、党史学习教育、庆祝建党百年活动、世界互联网大会等档案的汇集汇交。联合相关部门举办“走进嘉兴——日新月异40年”图片文献展，市四套班子领导集中参观展览，给予较高评价。攻坚完成2023首届嘉兴人大会配套主题图片展，会后举行高校巡展。

3.2 服务民生工作有新成效

深化推进民生档案远程查档、手机终端实名制查档、一站式调档用档取证库等一系列查档举措，在嘉兴市政务服务网上新建“机关内部查档直通车”，全省率先推出市域民生档案远程查档出证“一网通办”，查档群众在电脑或手机上查到的档案无需再去查档点打印盖章，实现了查档群众从“最多跑一次”向“最多跑一地”的拓展延伸。市内查档出证平均时间压减到10分钟以内，异地查档出证平均时间压减到15分钟以内，年均查档4万余人次并逐年增加，“百姓家门口的档案馆”便民利用服务品牌深入人心。大力推进“馆长接待日”和档案利用“工作日全天候服务”“双休日预约服务”等便民服务举措，为查档利用者提供更加高效、快捷、方便的档案服务。

3.3 城市馆际合作有新拓展

深化馆际联动机制，扩大异地查档“朋友圈”，与江西省上饶市、上海市浦东新区等地档案馆签订民生档案跨馆异地利用服务工作协议，明确民生档案跨馆利用范围、办理流程和联动机制，实现了跨地域、跨馆际查阅利用，构建了档案馆际合作城市新桥梁。目前，嘉兴市档案馆实现的异地查询档案有婚姻登记、知青、学籍学历等涉及群众切身利益的民生档案20余类。查档群众只需携带个人身份证明，直接到属地档案利用服务窗口就可享受“提交申请、登记审核、馆际协办、材料反馈”的“一站式”服务。此外，群众还可以选择传真、邮政快递等方式接收证明材料，免除舟车劳顿之苦。

4 坚持守住防线、安全先行，大力推动档案数据资源精准管控、稳妥可靠

市档案部门树牢安全第一的思想，坚持底线思维，增强忧患意识，把档案安全作为压倒一切的任务抓实抓牢，将安全责任落到实处。

4.1 压实档案安全责任

按照“谁主管、谁负责，谁实施、谁担责”的原则，严格落实档案安全管理主体责任，明确各项工作职责，确保权责明确、责任到人，落实安全管理各项措施。利用“6·9国际档案日”“12·4国家宪法日”等时间节点，连续12年在全市范围内开展档案普法宣传系列活动，抓好领导干部这个“关键少数”、库房管理人员等重点群体的档案安全法治宣传教育，让安全理念深入人心。建立档案资源总库管理员、数据调用分发员、数据修正经办员、数据汇交审核员岗位安全责任制和脱机载体管理登记制，常态化开展安全教育和技能培训工作，签订档案数据安全管理保密承诺书，织密档案数据资源梳理、提取、整理、汇交等环节的安全防护网，做到责任在肩、责任可溯。

4.2 加大数据安防力度

经常性开展档案安全风险隐患排查治理，统筹抓好档案实体、档案信息安全的全过程风险防范和闭环管控。持续加大对档案数据管理要害场所的监督检查，严格做到互联网与局域网“两分开”、办公电脑与档案数据运管电脑“两分开”，严守档案数据安全工作边界。突出关键环节治理，对立档单位收集归档、档案交接、整理、利用、运输以及档案数据备份迁移、电子档案管理、档案数字化外包等环节的档案安全问题，严格工作流程、明确操作规范。开展市级机关档案管理集群应用系统室藏档案和进馆档案安全自查整治，审核完成81家部门（单位）档案数据总量188万件，迁移和删除风险548个。

4.3 提升安全管控能力

主动应对档案数据资源省级归集、异地保存利用的新情况，积极探索区块链技术在维护档案数据真实性上的创新应用，努力提升档案数据资源在跨层次、跨地域、跨部门、跨系统、跨业务交互利用中的安全管控能力。健全人防、物防、技防“三位一体”档案安全防护体系，加强对相关单位、企业的档案安全工作监督指导，全面提升各级档案馆室风险防控和应急管理水平。加强档案风险防控和应急管理，配合相关部门开展电子政务系统网络攻防实战演练，在亚运会、亚残运会、互联网大会等重要时间节点，开展7×24小时网络安全值班，严格落实档案安全每日“零报告”制度，确保档案绝对安全。

有效整合档案数据资源、提高档案开发利用水平、加快推进档案数字化转型、及时高效提供档案优质服务，是一项常做常新的基础性、支撑性工作，还需要进一步探索实践。下一步，嘉兴市档案馆将继续坚持守正创新、勇于探索实践，持续在强化档案数据资源治理、提升档案公共服务效能上走在前、做示范，为档案事业高质量发展、现代化先行增色添彩，为嘉兴加快打造长三角城市群重要中心城市和智造创新强市，奋力谱写中国式现代化嘉兴新篇章贡献档案力量。