论述工伤保险档案管理的重要性

江祖鸿 福建省福鼎市人力资源和社会保障综合事务中心

工伤保险是社会保险制度的重要组成部分，越来越受到人们的重视。随着工伤保险事业的快速发展，工伤保险档案的数量急剧增加，而档案管理的质量将会影响到工伤保险的管理水平和参保人自身的直接利益。工伤保险档案是参保人进行工伤确认、劳动能力鉴定等过程中形成的资料信息，具有法律效应，工伤保险档案管理工作有着较为严格的工作流程。只有完整的工伤保险档案才能够保障参保人进行工伤认定，享受工伤待遇。由于整个工作过程涉及较多环节，具有明显复杂性，在档案管理的过程中，档案文件容易泄漏，进而影响档案的真实性。因此，要重视工伤保险档案在工伤保险管理中的意义和作用，实现档案管理的规范化、科学化和信息化，提高工伤保险的管理效率和服务水平。

优化工伤保险档案管理模式，提高日常工作的服务质量。针对工伤保险档案管理中存在的问题，查找其出现的主要原因并进行积极有效的解决，提升工伤保险档案管理水平，积极探索全新的档案管理模式。

工伤保险管理中档案的重要性分析

加强工伤保险档案管理是开展工伤保险工作的必然要求

在现有的档案管理模式下，工伤保险档案信息主要为企业职工的参保信息、医疗事故档案等。在每个采集年度，工作人员都需要对原始档案进行分类整理、归档，这样会耗费大量的时间和人力。而且原始档案几乎都存储在档案室中，不仅占用了大量的储存空间和人员管理时间，使用起来又极不方便。因此，做好工伤保险档案资料的科学管理是一项重要的任务。

加强工伤保险档案信息化管理是提高工伤保险工作质量的重要途径

企业职工参保人员在工作期间享受的每一项待遇都需要通过参保档案信息进行核实，这些档案资料就是其享受待遇的重要凭证。工伤保险主管部门应高度重视工伤保险档案的科学管理，这对提高参保档案信息的准确性和高效服务工伤保险工作的质量具有重要意义。

优化工伤保险档案管理能够有效促进工伤保险的健康发展

工伤保险是社会保险中的一种基本保险，随着社会保险缴费人数的不断增加，相应的档案管理工作量逐渐增加，优化工伤保险档案管理可以使工伤保险工作更好地适应新时代的发展。

工伤保险档案管理的特点与建设标准

工伤保险档案管理的特点

工伤保险档案管理与其他保险档案管理工作有较为明显的区别，尤其在工伤认定的各个环节中。

一是工伤保险档案信息的共享性。工伤保险工作过程中会产生很多档案信息，这些信息通过服务模块进行数据汇总，相应的结果被记录在系统中，通过开发端口，实现工伤保险档案数据共享，进一步完善信息自助平台。

二是工伤保险档案管理适应时代发展的便民性。工伤保险档案管理的主要目标是降低成本，提高工作效率，更好地服务社会和群众。在工伤保险档案的日常管理中，应采用电子化管理，这样可以大大提高服务质量，有效降低管理成本。

三是工伤保险档案使用的频繁性。随着当今社会保险行业保障体系的不断完善，更多的企业为员工购买工伤保险，为企业减轻负担，保障员工的自身利益，因而产生了大量的工伤保险档案。因此，应根据工作实际需求，不断完善健全工伤保险档案管理的服务功能，更好地服务参保人员。

工伤保险档案管理的建设标准

在工伤保险档案管理过程中，应针对服务的需求和目标，利用现有资源进行开发建设，提高服务效率。

一是开展工伤保险档案管理数字化建设。工伤保险档案管理需要做好数字化建设，就是将信息资料扫描后输入电脑，然后进行数字化处理的过程。传统的信息资料管理方法是将档案信息资料输入指定的计算机，通过开发建设的服务模块进行智能化查询，或者利用相关功能模块进行操作，同时要统一文件格式。

二是开展工伤保险档案管理标准化建设。坚持工伤档案管理标准化建设，必须结合相关制度政策，顺应时代的发展需求，确保信息及时共享，实现工伤保险档案的标准化管理。

三是开展工伤保险档案管理的信息化建设。在档案信息化的过程中，要按照档案管理的有关规定，坚持信息收集和档案信息录入、索引的规范化，在配套的服务模块中实现信息的共建共享共用。

工伤保险档案管理中存在的问题

档案管理层次不一

造成这种情况的主要原因是相关工作人员对档案管理的作用和意义没有充分的认识，导致不同地区、不同部门对档案管理的认识有着明显的差异，特别是档案信息化水平较低的部门还没有建立完善的档案管理系统，部分建立了档案管理系统的部门数据库资源严重不足，档案管理专业水平较低，无法在实际管理过程中有效发挥信息技术的优势。

档案管理难度系数增加

工伤保险的社会参保面不断扩大，参保人数逐年增加，需要处理的工伤保险档案也在持续增多，导致工伤保险档案管理工作的难度持续加大。职工进行个人参保转移使档案管理工作更为复杂，部门工作效率受到影响。

工伤保险档案管理在工伤保险管理中具有独立性，与其他部门之间缺乏必要的沟通，同时档案部门与工伤保险业务部门之间也有着必然的联系，两者的有效融合与传统档案管理有着明显的不同，使信息数据存储更加安全，有效避免了数据丢失情况的发生，但还是会发生信息数据被篡改的情况。

档案管理安全系数不高

在工伤保险档案管理的日常工作中，要切实保障档案资料的安全性。信息数据被盗，就会泄露参保人的个人信息，造成经济损失等。工伤保险档案管理的目的就是实现档案信息资源的共享，在数据交互当中进一步凸显档案的价值。

档案管理人员水平较低

缺乏专业性人才提供工作指导，不利于工伤保险档案管理工作的开展，进而导致工伤保险档案管理水平下降。既掌握档案管理的要点，同时又能熟练运用计算机技术的专业人才较少，导致工伤保险档案管理还是以人工协作的传统方式开展工作，使得工伤保险档案管理的信息化建设受到限制。而部分档案管理人员缺乏对新知识的学习兴趣，自身综合能力得不到提升，部门也没有组织开展专业培训活动，使得工作人员的工作积极性无法被调动起来。

提高工伤保险档案管理水平的有效措施

推进档案管理信息化建设

福鼎市在推动工伤保险档案管理信息化建设的过程中积极转变理念，不断解决档案管理信息化建设过程中出现的问题。福鼎市在年初就使用了“福建省全国养老保险信息系统”，工作人员按照经办、审核、审批等权限开展工伤保险档案管理工作等。通过开发应用适合时代发展的工伤保险档案信息化管理模式，将指定的服务模块嵌入工伤保险档案日常管理工作中，结合实际情况对相关业务人员进行科学配置，应用不同的设备，共建和谐的工作氛围。同时，严格执行相关规定，极大地避免了工作人员在工伤保险档案管理信息化建设过程中的随意性。

提高档案管理服务效率

提高工伤保险档案管理服务效率是当前创新工伤保险服务工作的必然要求。

一是工伤保险档案管理主要是通过扫描指定的纸质档案或实物档案，将其转化为图片格式，利用计算机技术等将扫描的文本通过信息化方式转化为指定的档案材料，并对这些文本材料进行数字化处理。现有的音频、文件等材料需要录入指定的储存空间中，开通部门与业务科室之间的共享端口，使这些形成的电子信息材料能够进行下载共享共用，以减少材料的重复提交，降低办公成本，也减轻申请人的负担，实现便捷管理。

二是建立档案信息目录。基于工伤保险档案通过数字化手段形成的电子档案，建立科学化的档案信息目录，便于日常的查询和提取，工作人员只要输入关键字就能调取所需的材料，以此来提高工伤保险档案管理的服务效率。

提高档案信息的安全性

通过网络系统完成对工伤保险档案内容的有效传输，以数字化形式的档案信息代替传统文本形式的档案信息，避免了传统档案管理工作中盖章等烦琐的流程，使工伤保险档案管理更加便捷。但还是要注意数据传输中信息的真实性，避免出现信息丢失等状况，导致信息完整性降低。为了避免这些问题出现，还要进一步加强档案信息的有效管理。

数据录入通过基本流程实现充分归档；数据输入要确保其完整性；针对已经录入系统中的数据还要利用计算机技术完成对其的进一步加密，以多重方式提高数据传输的安全性，避免恶意篡改等情况的发生，严格保证档案真实性不受影响。

档案管理人员要及时做好备份工作，以分开存储的形式保存档案，妥善保管和存储原始档案。针对档案信息的基本情况完成相应分类，定期或不定期对保存在电脑设备里的档案材料等进行维护。

利用信息技术实现档案资源的共享，促进了工伤保险档案管理效率的提高，进一步简化了管理流程，发挥出了大数据技术对社会保险业务开展的积极作用，工伤保险档案管理的信息化建设为社会保险业务的发展提供了充足的条件。

完善档案管理服务体系

档案管理服务体系建设可以促进管理制度的完善，对档案管理工作效率和质量的提升有较好的推动作用。体系制度建设是推动档案管理工作健康有序开展，强化档案管理能力，直接提升档案管理服务水平的重要措施。只有完善的档案管理制度才能够使社会各个方面都参与到工伤保险档案管理中，正确认识工伤保险档案管理工作，降低工伤保险档案管理工作的难度。

工伤保险档案具有可变性，特别是企业工作人员的变动会直接体现在工伤保险档案中。而为了保障档案管理质量，在工伤保险档案管理工作中要配置完善的管理系统，使档案管理工作有清晰的发展方向，这样工伤保险档案管理工作才会更加科学高效。

电子档案的建立能够节省更多的存储空间，提升档案信息的使用寿命，提高档案数据的使用效率，进一步减轻人力物力负担，降低档案管理工作的压力，对工伤保险档案管理的发展也会起到积极的作用。

工伤保险档案管理的数字化建设能够适应不同企业和地区的发展，使工作人员更快速地适应全新的工伤保险档案管理工作形式，因此，在开展工伤保险档案管理数字化建设时既要做好技术引进，也要根据其特点制订出完整的操作计划，明确数字化建设流程的同时加强对档案管理工作开展的指导。档案管理数字化建设不仅能够提升管理质量，同时也能做好各项安全措施的衔接工作，进一步实现档案资源的共建共享。

加强档案管理人才培养

人才是工伤保险档案管理服务模块建设的基础和推动力，档案工作人员的综合业务水平直接关系到档案管理的质量一定要重视专业人才在档案管理中的作用，加大对专业人才培养方面的投入。福鼎市在工伤保险档案管理数字化建设中，积极引进和培养具有专业素质的人才，促进档案管理信息化的全面发展。

新时代下，档案管理工作正向智能化、数字化和信息化转变，这已经成为时代发展的必然趋势。在这种情况下，档案管理工作对档案管理人员综合素质和专业能力的要求越来越高，同时也要求其在思想上形成正确认识，制定档案管理规定，严格规范工作人员的行为。同时工伤保险档案信息关系到参保人的隐私，因此还要强化保密措施，注重档案信息的安全建设，防止丢失。

档案管理人员要利用学习机会进行信息安全技术系统化学习，并将其应用到实际工作中，可以利用软硬件完成对档案数据的备份。档案管理人员在档案管理数字化建设中要做好基础工作，例如对档案数据的整理和信息的扫描，档案管理人员的档案数据在输入过程中要足够认真负责，避免出现数据遗失，保证档案的准确性和完整性。

福鼎市重视专业人才的引进和培养，使得档案管理人员的专业水平持续提升，同时不断完善招聘制度，通过社会招考等渠道，对优秀人才进行积极引进，保证了档案管理工作的活力。

工伤保险在企业生产中的保障性作用越来越突出，参保的职工在工作期间受到工伤能够获得应有的医疗赔偿和经济补助，这大大提高了职工工作的积极性。工伤保险最大限度地保障了职工的生命财产安全。近年来，工伤保险事业持续发展，参保人数逐年增加，工伤保险档案管理显得愈发重要，而如何强化工伤保险档案管理工作成为工伤保险管理的重要内容。

在新时代，工伤保险档案管理主要通过应用数字化、信息化、智能化等技术，提高了工伤保险档案管理的服务水平和工作效率，也保证了工伤保险档案的安全，逐步构建起新型工伤保险档案管理体系，更好地为参保人提供工伤保险服务。同时，工伤保险管理档案工作也在不断完善管理模式，积极营造安全的档案管理环境，从根本上促进工伤保险档案管理水平的持续提升。