关于新技术环境下全宗理论适应性的若干思考

李淑华,杨 燕

(淮南师范学院 档案室,安徽 淮南 232038)

新时代,计算机、通信技术、大数据、物联网以及区块链等技术飞速发展,产生了大量的结构性和非结构性电子数据。对这些电子数据实体或虚拟的整理和利用是否还能在全宗理论的指导下进行,值得探讨。笔者从全宗理论发展的角度,对新技术环境下全宗理论的适应性进行了若干思考。

全宗理论是档案学的核心理论,它的成熟和完善是档案学全面深入发展的理论基础。全宗理论问世至今已有180多年的历史,对各国档案事业发展具有理论和实践意义,已为世界所公认。虽然不同时期世界各国对全宗名称以及内涵的表述各异,但对全宗基本精神的认识是一致的,即尊重历史、尊重客观的历史主义精神。

一、全宗理论是档案管理的科学理论

不了解历史就无法展望未来,同样不了解档案专业核心理论的发展脉络,就无法使理论从容应对由于时间和空间环境的变迁所带来的各种挑战。全宗理论产生和发展的历史表明,它是档案管理的科学理论,依据它对档案进行整理和分类是科学的。布伦内克指出,全宗理论具有作为整理的原则、档案馆组织的原则和作为学术研究的原则的三重意义。可以说,在档案工作的各个环节,全宗理论都发挥着科学的指导作用。

全宗是档案馆的第一层次分类,这种分类不是一般类别的划分,而是把馆藏档案划分为最大的类别[1]。档案馆在接收档案进馆时,就要以全宗为单位进行,使全宗成为馆藏档案的基本分类单元,这就使纷繁复杂的馆藏档案的整理变得简单易行,实现馆藏档案的条理化、有序化和科学化。运用全宗理论整理档案,能确保来源于同一个机关或同一活动过程的档案的集中管理,保持它们之间的密切联系,尽可能地保留历史的原貌,使人类的记忆得以传承。档案鉴定也必须以全宗为单位进行,因为单个的孤立的文件很难确定其价值,只有放到全宗整体中判定其价值,档案鉴定工作才有意义。全宗理论的来源是档案鉴定永恒的基本原则,就像米歇尔·迪香指出的:“评价一件文献资料至关重要的是准确地让人知道记载的事情在哪儿发生的,事件经历的过程是什么,结果是什么,谁、何时、怎么样得到的。”[2](P201)因为一个全宗的档案比较全面系统地记载了一个机关、团体、社会组织和个人等丰富多彩的实践活动,通过全宗利用档案能最大限度地发挥档案的价值。在这信息爆炸、新技术层出不穷的时代,没有全宗理论的指导,人们将陷入档案信息海洋的洪流中无所适从,档案存在的价值也就大打折扣。

二、全宗理论的本质是历史主义

历史主义也称“历史观点”,是人类认识世界和改造世界的一种方法,强调“尊重历史、尊重客观”的精神[3]。其主要是从客观世界的现实存在状态出发,在承认和接受客观事实的基础上,全面地、统一地、综合地理解、把握客观世界真实的总体[4]。历史主义作为一种总体意义上的方法论,笔者认为档案的本质属性、全宗的基本原则以及全宗的发展历程等都体现了历史主义的精神,全宗理论的本质就是历史主义。

首先,历史主义是档案本质特性的体现和要求。档案是人类社会活动的真实历史记录,是一种客观的历史存在,原始记录性是档案的本质特性。档案中蕴含大量的真实信息,传承人类文明,承载人类记忆,具有历史的参考、凭证、情报等重要价值。大量的甲骨、金石、简帛等档案,揭示了古代的经济政治文化等发展状况,成为了解人类历史进程的金钥匙。目前“三星堆”的发掘,正慢慢揭开古蜀文明的神秘面纱,有力地证明了中华文明的悠久历史。正如怀特所说,“档案的实质在于:它不仅记录了成就,而且记录了获得成就的过程。”[5](P2)档案的这种本质特性明确地规定了档案管理要遵循历史主义的思想,维护好档案所体现的社会的历史原貌,确切反映档案形成时期的社会真实状况,满足社会各方面对档案信息资源的利用需求。

其次,历史主义是全宗理论思想内核的真实反映。冯惠玲等对全宗作出定义,即“全宗是同一社会活动中形成的具有密切联系的档案文件整体”[6]。全宗不是从档案内容的逻辑性质角度对档案实体进行的逻辑分类,而是把社会中现实存在的同一来源的一个个具有实际独立意义的档案文件整体直接看作是一个个基本的、不可分散的有机体[4],是一种事实性的客观存在物,而不是仅存在人们头脑之中的抽象概念物[7]。运用全宗实现馆藏档案的第一层次分类,不仅使馆藏档案的分类变得简单化和科学化,而且不管这个全宗是以主体为中心形成的还是以客体为中心形成的,全宗内的档案都作为一个有机的整体,这正是档案形成历史原貌的最佳体现。主体全宗反映的是一个机关、团体或个人活动的客观存在,体现了历史主义。而对于客体全宗,有些人把它看成是对档案的逻辑分类,认为客体全宗的出现是逻辑主义或者事由原则的回归,这其实是错误的。客体全宗不是凭借知识或思辨分析出来的,一个项目、一个课题、一种产品等的档案文件是在同一活动中自然形成的,是存在于某项活动过程中的客观实在,把它们作为一个全宗加以保存,体现了档案的形成规律,是尊重客观尊重历史的历史主义精神。

同时,全宗理论的基本原则要求在组织全宗的过程中,同一全宗的档案不得分散,不同全宗的档案不得混淆,尊重全宗内原始的整理体系[8]。每个全宗反映的是不同机关或职能活动的历史状况,如果同一全宗档案的完整性和纯洁性被破坏,那么档案所记录的历史事实的真实面貌就难以维护。这就要求档案工作者尊重档案形成的客观过程和现实状态,以维护全宗的完整性和纯洁性。一个全宗内档案原始顺序和标记,在一定程度上蕴含了档案整理者或档案保管者的某种目的,因此尊重全宗内的这种原始整理体系也是尊重客观和历史主义思想的体现,能更好地实现档案的原始记录功能。

最后,全宗理论的发展和演变之中贯穿了历史主义思想的精华。全宗理论从1841年法国“尊重全宗原则”的提出到其演变的过程,始终贯穿着历史主义思想的精华,历史主义指导和孕育着全宗理论。全宗理论从最初的单一机关来源到机关来源与职能来源并存,再到电子时代的概念来源,这实际上是对历史主义的认识不断深化的过程。早期全宗理论的来源是指一个具体的机构,是在当时社会活动和社会职能分工都比较简单的情况下人们对全宗构成者的认识,它符合当时的实际状况,按照单一档案形成者构成全宗,能维护这一时期档案的内在联系和完整性。但是,对于社会实践活动来说,它既有以主体为中心的社会活动,也有以客体为中心的社会活动,社会活动的具体执行者只能代表活动的一个方面即主体方面[9]。因此,随着社会活动和社会职能分工越来越复杂和多变,以客体为中心的社会活动日益突出,这时人们开始对全宗构成者进行思考,认识到了社会实践活动的两个方面,从而把全宗来源扩展到机构来源和职能来源并存,形成了主体全宗和客体全宗,这样就确保了复杂的社会实践活动的真实面貌,维护了历史的真实性。而电子文件的出现再次引起人们对全宗来源的思考,由于电子文件本身的特性以及它与机构之间的“一对多”“多对一”“多对多”的复杂关系,人们将全宗来源关注的焦点从实体来源转移到了文件形成者的职能和业务活动的概念来源上,对来源的理解更加抽象化和科学化。虽然概念来源不像传统来源那样直观,但它绝不是档案人员的主观臆想,而是有着特定内容的客观存在,概念来源依然坚持了历史主义的基本精神。

三、新技术环境下全宗理论显示出较强的适应力

全宗理论的思想根源就是历史主义,这一理论的发展明显地继承了传统档案学理论中最优秀的思想即历史主义思想,并且随着社会的变革和档案工作的发展,人们对全宗理论历史主义本质的认识将不断深化。电子文件代替纸质文件已大势所趋,如何管理好电子文件(档案)已经成为摆在档案工作人员面前的主要难题和急需解决的主要矛盾。新来源观就是人们从新的视角对全宗的来源概念的新的阐述,它强调文件的形成过程和背景等文件之间的来源联系,更符合现代电子文件的特性。近年来在国家档案局的统一部署下,一些省档案馆、行业档案馆如山东省档案馆、安徽省档案馆、上海市高级人民法院档案馆以及中国电建档案馆等单位先后通过了电子档案单套管理试点验收。在电子档案单套管理的趋势下,电子文件的全流程管理至关重要,区块链技术的应用能够实现电子文件“全流程可溯、全链路可信、全节点见证”,确保了电子档案的真实可信。在新技术环境下,电子档案单套制管理是新来源观指导档案管理实践的生动体现。

首先,在维护电子文件的完整性、真实性方面,全宗理论指导电子文件的管理工作。结构化或非结构化的数据都具有电子文件的特性,人们在任何时间和地点可以不留痕迹地对电子文件实施新的组合、修改、删除、拆分等行为。要证明电子文件的真实性,保证电子文件确实是在某项业务活动中产生的,并且未经改动,就必须对电子文件生成过程的背景信息或者说来源信息进行控制,这是目前提倡的电子文件前端控制和全程管理所密切关注的,也是区块链技术确保电子文件真实可靠的关键节点。文件每流转到一个受理节点而产生的新的元数据信息可以持续保存在区块链中,进而形成一条不可逆、可追溯的原始链条,为档案数据的前端控制提供可能[10]。因为电子文件的背景信息包括了电子文件的形成机构、形成目的、文件格式等,它与电子文件正文一起被存取,如果背景信息丢失或缺失,将导致电子文件信息失真或无法正常读出,使电子文件失去保存价值进而给社会记忆造成无法弥补的缺憾,而失真的电子文件能引起误导作用给社会带来更大的危害。电子文件与传统文件一样是人们在社会活动中产生的,具有来源、形式、时间、内容等多方面的联系,但来源依然是最重要的联系,只有在保持同一来源的前提下,文件其他方面的联系才有实际意义,新技术的运用更好地维护了这种联系。

其次,在电子文件鉴定领域,全宗理论影响深刻。20世纪80年代以来出现的“社会分析与职能鉴定论”“文献战略”和“宏观鉴定战略”是档案鉴定领域有较大影响的鉴定理论。“社会分析与职能鉴定论”源于德国档案学者汉斯·布姆斯的“以文件形成者体现社会价值”的思想,认为档案的社会价值应该通过了解反映社会需求和愿望的重要文件形成者的职能来判断,对文件的评价标准从复杂的社会价值、问题或趋向转变为由文件形成者的职能所显示出的文件来源[11]。“文献战略”是美国档案学者海伦·塞穆尔斯提出的,后加入了“机构职能分析”的概念,从对文件内容的鉴定转向文件形成机关的职能,是一种建立在研究基础上的职能鉴定法。“宏观鉴定战略”是加拿大档案学者T.库克提出的,主张鉴定方法应“置于一种文件前后关系为基础,以来源为中心的框架之中,而不是置于以内容为基础的历史文献框架之中。”[2](P153)尤其在对电子文件鉴定方面他指出鉴定应侧重于职能、业务和风险分析,而非文件及其潜在价值。这三种鉴定理论都把鉴定的对象从文件自身转向了文件形成者的职能,鉴定方法趋向宏观。比尔曼指出,“来源力量”这一概念不仅是在复杂计算机信息中鉴定档案文件的关键,而且是档案人员帮助文件形成者抢救其消失的法人记忆的唯一途径[11]。这是新来源观在档案鉴定领域的重要体现,突出文件来源信息对电子文件鉴定的极端重要性,更适应电子文件的特点。

最后,全宗理论(来源原则)对电子文件的检索利用具有特殊的意义。1985年莱特和比尔曼在《来源原则的力量》中指出:“以来源为基础的信息检索注重的是研究规范文件形成的形式、功能和有机联系,它优越于主题检索和以内容为基础的检索方法,成为档案人员在电子文件时代发挥作用的关键。”[9]由于电子文件生成的复杂性,要实现对电子文件的准确检索,在电子文件著录方面,必须强调文件的来源,即文件的形成机关、形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等来源信息[7]。否则,在海量的电子文件面前,检索将困难重重。《国际标准-档案著录规则》和我国《中华人民共和国档案行业标准档案著录规则》(DA/T18-2022),都要求全宗是著录的第一层级,把尊重全宗原则作为档案著录的首要原则。档案著录时体现档案的来源等背景信息,能维护档案之间的多维关联,丰富档案数据语义,为档案数据的智能化检索利用奠定基础。如内蒙古自治区档案馆的基于语义工程的档案智能查询系统,能帮助利用者快速找到目标档案,大幅提高模糊信息下的查档效率和精确度[12]。全宗理论指导电子文件的检索实践,在新技术环境下更好地呈现了电子文件形成的具体细节,增强了电子文件检索效率和信息的有用性。

新技术环境下,档案工作者在全宗理论的指导下,要善于运用新技术更好地管理档案,使档案管理紧跟时代发展的步伐,认真践行习近平总书记对档案工作提出“四好”“两服务”的要求[13]。