如何进一步推进医院文书档案管理工作提质增效

鲍春晓

（六安市第四人民医院）

随着医改深入推进，医院在医疗质量、服务能力、文化建设、人民群众满意度等各方面都取得了成效，综合管理能力显著提升。医院在开展综合服务工作中产生文书档案数量多、涉及范围广、种类多，基于这样现况，想要充分发挥档案在医院发展中的作用，就需要对文书档案进行有效、高质量的管理，从而促进医院管理工作提质增效。医院文书档案管理水平是衡量医院综合管理水平的重要标准之一，有效开展医院文书档案管理，持续发挥文书档案在医院发展中的重要作用，完整记载不同时期医院发展状况，能够提供医院不同时期发展所需信息，提升医院文书档案利用率，文书档案管理水平的提档升级显得尤为重要。

一、医院文书档案的特点

在医院日常管理工作中，文书档案是最重要的文件材料之一，记录着医院的各种信息，也是医院开展管理工作的重要信息来源和依据。其具有历史性、规范性和服务性的特点。第一，医院文书档案是医院在开展党务、行政管理等活动中形成的具有价值的历史记录，这体现了历史阶段性。第二，文书档案的鉴定、分类、排序、保管、使用和借阅等体现了其规范性。第三，文书档案为医院领导层做决策时提供重要决策参考价值，能提升领导层工作效率；同时信息化建设和管理可以更好地为患者服务，其体现了服务性。但医院各部门都会产生各种文书档案，多数呈现分散性特点。这种分散状态使得管理难度明显提升，导致文书档案收集不全情况经常发生。针对这样的实际情况，管理人员就要对文书档案进行及时有效收集、集中统一管理、规范整理、入馆入库，将有效提升管理工作的质量。

二、医院文书档案管理存在的问题

（一）文书档案管理分散

随着医院综合服务能力提升，医院科室分工细化，在党务、行政管理活动中形成的有价值的档案也越来越多。但是由于医院重视程度不够，档案管理体系不够完善，管理手段相对陈旧，规范性不强，管理人员对文书档案管理工作认知程度不够，导致各科室形成的文书档案多数由各科室自行保管、分散存放保管，没有实现统一集中管理，一定程度上对文书档案管理质量产生影响。

（二）文书档案利用率不高

就目前的实际管理工作来说，因为医院没有做到对档案资源进行集中统一管理，没有做到科学合理划分档案，科室只是履行档案资料保管职能，没有规范地按照档案管理要求进行整理归档；且科室档案管理人员不固定，文书档案保管出现差错，可能出现文书档案丢失情况；人员对科室前期形成的档案不熟悉，在遇到需要查阅、利用时，不能及时有效地提供利用。

（三）文书档案管理信息化建设滞后

随着医院各项工作提档升级，档案管理要求随之提升，文书档案管理工作虽然较之前有所提升，但与医院其他方面发展相比，投入比例较小，电子档案管理系统软件、存储、转换等设备投入不足，医院文书档案信息化发展存在着明显的滞后现象，一定程度影响医院综合发展。

（四）文书档案管理人员综合能力不高

医院文书档案管理的直接责任人多数是一线管理人员，但就目前的情况而言，这些管理人员不论是管理能力、法律知识还是医疗知识等方面综合素质都有待进一步提高。此外，医院对文书档案管理工作人员配备不够，以及管理人员流动性过大，基本上都是兼职档案员，专业能力素质不高，直接影响了管理工作的连续性、系统性。加之很多医院管理人员对文书档案重视程度有待提高，文书档案管理人员又缺乏系统地专业培训，对专业知识熟练掌握度不够，外出学习、交流的机会不多，对当前档案管理形势认识不足，所以无法适应专业化的档案管理工作，一定程度影响文书档案的质量。

（五）文书档案数量质量均较低

由于医院部门科室较多，在开展职能活动中形成具有保存价值的文书档案的数量就较多，但由于科室兼职档案员的专业能力有限，对文书档案收集、鉴定能力有限，导致许多有保存价值的文书档案没有及时保存，导致文书档案数量较少。另一方面即使有价值的档案被保存，成为文书档案，多数都没有按照文书档案标准、要求进行规定，存在订书针保留、目录不符合要求，归档不完整等现象，档案归档的质量不高。

三、促进医院文书档案管理提质增效的意义

（一）安全及时有效传递信息

文书档案的保存和管理形式很大程度上决定了文书档案管理效率的高低。在传统的医院文书档案管理工作中，保存纸质版是其主要手段和形式。这种传统的管理形式显然不够充分。

随着信息化技术的普及，医院文书档案也应当进行数字化转型，相较于纸质文书档案资料，数字化资料的保存、传递和查阅更为方便快捷，能及时、有效传递信息。不仅缩短了保存和传递的时间，同时还提升了信息传递效率，备份、辅助和传输都非常便捷，能够及时、安全、快速地交流信息。

（二）提升办公效率和质量

在传统的纸质管理模式下，人力是医院档案管理效率和质量的主要决定因素，而如今可通过信息化手段构建完善的医院文书档案管理体系。利用信息技术手段对医院文书档案进行制作、储存、转移和共享，实现信息的快速交换，从而大大节省人力物力；同时也可以通过信息技术手段对医院文书档案的管理系统进行有效管理，极大提高了办公的效率和质量。

（三）实现资源互补和共享

对医院档案管理系统进行构建，从单一的医院档案管理系统向信息资源系统过渡，不仅能够使资源的利用效率得到提升，更重要的是医院各部门能够利用信息资源系统快速查阅、利用文书档案资源，及时了解信息，实现资源共享。同时，信息资源系统的建立与完善，也是保证本院与其他医院医疗资源信息互通和互认的前提。

（四）提高档案的有效利用率

文书档案是医院主要职能活动的重要体现，其具有真实性、有效性和凭证性，是反映一个单位的历史面貌的重要凭证。文书档案具有很高的利用价值，档案管理人员不仅能熟练地为职工提供真实有效的档案信息查找，还能更准确地为单位和个人进行其证明、介绍，满足单位、职工对档案利用的需求，所以提高文书档案管理质量，将会提高档案利用率，将更有利于维护医院和个人的权益。

四、推进医院文书档案管理提质增效的策略

（一）增强文书档案管理工作意识

为使医院文书档案管理体质增效，首先是强化认识，认识是行动的先导。一是档案管理人员规范文书档案工作，严格审查把关，使文书档案整体质量上个台阶。二是要协调处理好档案室与其他科室的管理，强化档案管理人员与其他科室人员沟通交流，从而使档案管理工作顺利开展。三是高度重视文书档案的完整性，处理好文书档案工作的细节问题，将管理工作贯彻落实到文书档案管理的全过程。四是提高兼职档案人员的意识。对于相对固定的兼职档案人员来说，要按照档案管理标准严要求、严管理，确需更换兼职档案人员，则要做好交接登记工作，确保档案工作的完整。因此，医院领导层的管理人员要增强档案管理意识，充分发挥引领作用，保障医院档案事业持续发展。

（二）明确文书档案归档范围

为了保证文书档案的完整性和规范性，就需要明确医院文书档案归档范围。一是医院档案管理者根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局第13号令等法律法规，以医院实际情况为依据，合理划分文书档案归档范围，在确定文书档案归档范围后，与医院各部门，各科室进行沟通协调，确保各科室文书档案应归尽归。二是对没有归档价值的文书档案资料、涉密文件资料，也要明确划分管理期限，及时进行处置。

（三）提高信息化管理水平

随着社会和科技的飞速发展，信息技术得到了广泛普及和应用，信息化办公逐渐成为主流，因此对于医院文书管理工作而言，在工作中引入信息化技术手段，积极推行信息化管理显得尤为重要。

医院是一个特殊的机构，形成的档案涉及领域多、专业性和综合性都较强，对文书档案的数字化加工整理，可实现档案资源共享、查阅、调阅、保管等，方便快捷，极大地提高档案利用效率，有效提升医院整体管理工作。

（四）提升管理人员综合能力

文书档案管理具有很强的综合性，而医院文书档案管理的直接负责人多数是一线管理者。作为档案管理人员仅仅具备较强管理能力是不够的；还应该有较强的政治素养，忠诚可靠，有较强的执行能力和担当精神；还应该具备较强文书写作能力、档案收集、鉴定、分类、编目、保管、利用等综合应用能力。信息化时代，档案管理人员还应该会利用信息化设备对纸质档案电子化操作。档案管理人员综合能力的提升，将有效提高档案管理质量，保障档案利用。

（五）加大档案工作宣传力度

档案工作是一项非常重要的工作，各项事业的发展都离不开档案。首先我们要围绕档案服务大局、服务社会的职能，采取多种宣传方式，加大对档案工作宣传力度，使档案和档案工作让越来越多的人认识、了解并给予肯定。其次，紧密结合“6.9国际档案日”开展档案宣传，通过电子屏、横幅和招贴画宣传档案工作的意义，营造良好的宣传氛围。再次可通过上级档案主管部门联系，开展档案工作集中或线上学习，组织观看档案行业宣传片等，增强医院档案管理意识和档案工作宣传力度。

五、完善医院文书档案管理工作提质增效的保障机制

（一）决定因素是管理层重视

文书档案是医院在开展党务、行政管理等活动中形成的具有价值的历史记录，是为领导层提供参考、决策服务的，涉及范围广、综合性强。管理层高度重视档案管理工作，将促进单位档案管理体系的完善。医院管理者作为医院的领导干部，要发挥榜样示范作用，充分发挥领导职责，高度重视，积极推进文书档案服务于医院的发展。一是完善组织机制。建立健全组织领导，在日常工作中将档案工作做到有计划、有总结、有督查，与其他工作同部署、同落实。二是强化制度管理。医院管理层要求医院根据国家和省有关法律法规，并结合实际，制定符合档案管理的规章制度，保障落实。同时要求在规定时间内送至档案管理部门，对全院文书档案进行集中、统一管理。三是强化对档案管理人员的教育培训，每年要求档案人员积极参加继续教育学习和业务交流。科室档案管理人员多数是兼职，强化专业知识学习，提升档案人员的专业素养，提高其对本科室档案的收集、鉴定、归档，保障文书档案的质量。四是接受上级档案主管部门的监督和管理，积极邀请档案主管部门来单位指导工作。开展档案知识培训、讲座或座谈会，营造良好的氛围。五是积极与档案管理落实较好的单位进行学习交流。选派人员到档案管理先进单位进行学习，学习先进的管理经验。

（二）保证软硬件设备设施完善

医院应当准确了解和把握档案管理部门的管理要求，对相关的软硬件设备进行优化完善，充分满足文书档案管理工作物质需求。一是配备档案管理所需的电脑、静电复印机、刻录机、扫描仪、数码相机等，安装适应档案现代化所需的管理软件等。建立不少于20平方米的档案室，且档案室符合档案管理标准，干净、整洁、无杂物堆放。落实档案“九防”措施，要有档案管理需要的档案装具，档案盒、档案柜、密集架等，档案室自成体系，做到库房、调阅室和档案人员办公室“三分开”，保障档案完整、单独存放。

（三）完善医院激励机制

1.物质激励

科学合理地制定激励标准，并且严格按照这一标准实施激励政策，对管理工作人员进行物质奖励和等级晋升。同时还可以对医院文书档案管理人员进行鼓励和引导，让他们向管理岗位或专业档案管理方向发展，以此不断提升自身的专业知识和职业技能。

2.精神激励

医院可结合内部评定机制，不定期对优秀档案工作人员进行表彰，让文书档案管理人员感受到关注和温暖；推荐他们到更高层级的医院学习和进修，开阔档案工作人员的视野，增强工作人员的综合素养。另外，可以通过公开表扬、晋聘的方式为工作人员搭建竞争和发展平台，充分调动工作积极性，让档案工作人员充分意识到想要更好地发展就必须要努力提升自己的专业技术水平和综合能力。因此深化精神激励，推动管理人员促进档案管理提质增效的重要手段。

六、结语

综上所述，医院文书档案管理工作是医院管理工作的重要内容之一，文书档案管理只有与时俱进，要合理有效解决当前医院文书档案管理中存在的问题，适应新时期档案发展需求，所以医院要求高度重视、完善相关机制，强化文书档案管理，提升档案人员综合能力，才能保证档案管理工作真正时实现提质增效，才能最大程度发挥档案在医院发展中的重要作用，从而促进医院高质量发展。