智能化财务共享中心建设分析

沈斌斌 广东一方制药有限公司

引言

在当前时代背景下，传统的财务管理模式无法适应时代发展趋势，财务共享只有实现智能化，才能有效应对时代发展步伐。智能化转型不仅是帮助企业适应信息化时代的步骤，更是提高企业管理效率、规范企业工作流程的方式。在当前时代下企业要充分借助财务智能化技术对企业工作流程进行优化，正确认识到财务智能化对企业的影响，从而提高企业的管理水平。

一、相关概念

财务共享服务是20世纪80年代提出的新型管理模式，通过财务共享服务，能够大幅提高集团的财务管理效率和财务管理水平，借助集中化的管理模式，解决财务资源浪费等问题，将各分支机构重复率高、同质性强的会计活动进行集中管理，主要包括费用与总账、应收账款、应付账款管理。财务共享模式能够提高财务管理效率和质量，并降低成本，为集团创造更高的价值，并为集团提供更加专业的财务服务，达到降本增效目的。智能化技术是借助人工智能技术，将人员从低附加值的工作中解放出来，根据人类预先设定的规则执行自动化的任务，大幅提高管理效率。

二、财务共享中心建设的问题

第一，管理氛围不完善。首先，信息系统有待进一步建设。在智能化财务共享的模式下，要求通过建立完善的信息技术平台为智能化财务共享工作开展提供必要支持。但是部分企业的智能化财务共享体系建设力度有待进一步提高，管理模式还存在着一定的问题和不足。其次，人员管理不完善。智能化财务共享模式下，要求加强人才的建设。但是部分集团的人员专业能力不足，人员能力无法适应财务共享模式的开展。

第二，费用与总账管理不完善。传统的财务共享模式下，费用和总账管理还通过人工方式进行大量处理，人工处理方式不仅导致管理效率低下，还容易产生一系列风险，不利于管理效率的提高。

第三，应收账款管理不当。在传统管理模式下，集团对客户进行授信以及款项催收等环节，还要借助大量的手工开展管理。手工管理存在一定的随意性，例如在对客户进行授信时存在随意性，不利于提高应收账款管理的规范性，也不利于提高管理效率。

第四，应付账款管理流程不合理。传统的应付账款管理涉及大量的对账工作，涉及大量的供应商数据录入、更改等工作，由人工开展相关工作容易导致工作效率低下，还可能产生新的风险，给集团的正常发展带来不利影响。

三、智能化财务共享中心建设建议

（一）优化管理氛围

第一，改进信息系统。在当前时代下，集团可以应用先进的信息技术，包括大数据、人工智能等技术构建完善的信息化平台，让财务共享体系在满足可操作性、智能化的背景下，对各项信息系统进行应用[1]。为确保各分支机构的工作能够得到有序开展，要保证信息技术高效使用。企业在构建信息化平台之前，要对自身信息技术的应用进行了解和调查，对各分支机构所采用的信息系统进行分析，以确保财务共享中心能够为各分支机构提供更良好的服务。同时集团要对财务共享中心的员工进行适当培训和教育，确保其能够适应信息技术处理能力，充分发挥系统的协同作用。此外，企业要提高信息系统的安全性和规范性，通过改进企业信息系统的可操作信息，建立标准化、统一化的工作流程，在兼顾各分支机构需求的同时，提高信息技术管理的规范性，确保财务共享中心建设得到各分支机构的支持。

第二，重视数据安全。在智能化的财务共享模式下，集团各项数据都在信息系统操作，每天都会产生海量的数据信息，只有确保数据安全，才能保障财务共享中心有序运转，因此要加强网络安全防护措施建设。集团要通过改进网络安全防护措施，避免信息系统遭受黑客攻击或病毒入侵等方面问题发生的可能性。同时集团要招聘信息技术人员，保障网络安全，并招聘信息技术方面的人员对集团的信息系统进行杀毒和维护。此外，登录财务共享中心的人员也要有相应的授权，确保相关人员在权限范围内才能开展相应的操作。

第三，强化人才管理。为确保财务共享中心实现有序发展，集团要充分发挥人员在财务共享中心的作用。首先，定期对人员进行培训。为了确保集团的人员能够适应时代发展的要求，集团要加强对人员的培训，并定期对关键岗位进行轮岗。其次，培养复合型人才[2]。智能化财务共享中心对员工的数据分析能力有较高要求，财务共享中心每天会产生大量的数据，各类数据通过智能化系统进行分析、整理、输出，要求财务共享中心员工对相关数据进行检验。因此，在智能化财务共享中心的背景下，要求人员具有数据分析能力，在集团培养一批复合型人才，避免人员能力仅停留于核算方面的问题。

（二）费用与总账管理智能化

第一，改进费用报销流程。在费用报销流程中，要对费用报销相关事项进行审批并发放资金。在实际操作中，很多集团的费用报销事项存在时间集中的情况，在报销过程中可能会存在报销效率低下的问题。为了解决人工处理所存在的问题，要对费用报销流程进行再造，借助影像管理系统获取发票数据。在费用报销流程中，很大一部分工作要由人工进行数据化处理。通过将发票数据进行扫描和识别的方式，能够根据不同类型的发票对发票进行分类，以大幅提高管理效率。通过分类发票对发票的信息内容进行复核，并对复核完成的发票进行报销。通过这样的方式由信息系统代替的人工进行处理，大幅提高财务管理工作效率。

第二，优化总账处理流程。总账处理流程能够提高账务处理效率，保障管理质量。智能化财务共享中心对凭证进行自动识别与录入，并借助RPA系统对各类数据进行处理。原始凭证获取之后，各分支机构通过对凭证进行处理，能够借助影像扫描技术转化为电子资料，并将相关资料传递至财务共享中心，实现凭证的自动化录入[3]。在凭证完成扫描之后，借助图像识别技术能够提取关键信息进行分类识别，借助RPA技术获取发票中的摘要、金额、商品名称等相关信息，自动生成记账凭证。

（三）应收账款管理智能化

在应收账款管理流程中，要形成从授信到订单结算、收款全环节的规范管理，以优化管理流程。通过建立端对端的管理流程，能够对应收账款流程进行自动化处理，有助于财务共享中心实现对管理流程节点的有效管控。

第一，建立客户信用管理体系。应收账款管理的本质目的是提高企业的销售量和销售额，企业要优化应收账款管理，要控制企业呆坏账，控制收款风险。因此，企业要构建完善的信用风险管理体系，在对客户进行管理时借助RPA技术在客户关系管理系统中对基础数据进行管理。RPA技术能够对客户的相关数据进行收集，在客户关系管理系统中按照预先设定的管理规则，对各类指标进行自动获取，并合理测算客户的评分，由RPA系统自动筛选符合企业要求的客户。对于不符合企业要求的客户要谨慎合作，同时RPA系统能够对应收账款自动进行账龄分析，当款项即将逾期的由系统提示催收，有利于优化应收账款的控制模式。

第二，形成跨网络数据采集机制。在客户签订合同之后生成了应收账款流程，业务部门与客户签订合同之前，由客户关系管理系统采集客户的相关资料，并通过对客户信用分析，决定是否对客户进行授信。通过跨系统采集数据，在客户关系管理系统中对客户信息进行管理，包括更新客户的数据以及注销、新建数据，借助RPA技术的应用能够让客户各类信息在RPA系统中进行更新，降低了人工操作带来的低效率问题。

第三，优化开票管理流程。在签订合同之后，合同通过影像扫描系统进行扫描识别，并针对合同中的关键数据进行梳理，完成合同信息的处理，之后通过影像识别系统进行扫描识别。ERP系统导出开票相关数据，并以此进行开票。各分支机构要通过信息系统核对开票信息是否合理，在确认之后将已确认的信息传递至财务共享中心，由财务共享中心的人员对开票信息进行初审，并由RPA技术对开票信息以及客户关系管理系统中的数据进行对比与复核，之后自动完成对账。

（四）应付账款管理智能化

在应付账款管理流程中，要借助RPA技术对财务共享模式进行优化。在应付账款管理流程中包括采购管理、发票管理。

第一，采购环节的优化。在应付账款管理流程中，首步环节是企业和供应商之间开展采购的环节。基于业财一体化的理念，财务共享中心要由采购部门对采购业务进行处理。在发生交易之前，企业就已完成了对供应商相关数据的构建，并实现了数据和ERP系统数据之间的衔接。通常而言，集团所涉及的供应商数量较多，企业采购的产品种类多、变化较快，在传统模式下，采购人员处理各类数据的工作量较大。借助RPA技术能够在采购环节对供应商的数据进行自动化录入，仅需要企业在系统中编写对应的爬虫程序之后，采购部门在与供应商进行招标、谈判过程中，所发生的各类数据都能够借助爬虫程序进行采集。在完成对采购数据的采集之后，由RPA系统自动发出编码指令，并根据相关编码规则生成对应供应商唯一的编号数据。通过这样的方式，有效减少了原管理流程中人工更新数据导致更新效率低下、准确性不足的问题。同时在建立了供应商数据基础上，财务共享中心还能够根据预设的关联规则算法对供应商进行评分。若所采集的相关数据表明供应商存在异常，例如供应商伪造业务数据或资质认证，则由人工智能系统自动进行识别并进行提示。通过这一方式能够有效帮助集团对供应商进行审核，审核通过则由集团与供应商进行合作。在对供应商发出订单之后，供应商的货物到达企业，由企业的仓储部门进行验收入库。财务共享中心根据验收入库的情况通知供应商发出可开票的对账信息。另外，在采购环节活动中，对账环节会产生大量的明细数据，对账环节的效率和质量在很大程度上决定了后续采购阶段的风险。集团可以设置专门的对账日，在对账日供应商登录集团所设定的网站与财务共享中心进行电子对账，财务共享中心在收到供应商提交的电子对账单之后，启用RPA对账外挂程序，该程序中有人员预设的逻辑判断函数，对于入库单、订单等信息逐一核对，若核对时出现错误由RPA系统自动显示不匹配项目，并由人员进行进一步检查。只有所有的项目匹配完毕并确认无误，之后才由供应商开具正式的发票。RPA技术模式与传统管理模式相比，能够避免人员录入大量数据的问题，不仅能够降低人工更新数据导致偏差，还能够大幅提高管理效率。借助RPA程序中完成与供应商数据核对，大幅降低了结算环节的风险，切实提高采购管理的质量。

第二，发票管理流程的智能化。发票管理是应付账款管理环节的中间环节，也是整个业务流程中工作量最大的环节。在这一环节，集团要对供应商的发票数据进行全面审核，众多的发票数据中，大量纸质发票要求耗费较多时间处理。RPA技术下，通过扫描仪对纸质发票进行扫描，并将发票转化为电子影像子之后批量采集相关数据。在纸质发票数据采集过程中，通过嵌入RPA技术，利用影像识别技术根据预设的规则对发票关键信息进行快速识别，包括识别发票号、发票代码、单位名称、账号、金额等相关信息。对于不符的问题，RPA向人工反馈非通过识别的数据，要求重新扫描识别未通过的发票数据。如果发票数据通过确认规则，则对发票数据进行真伪验证。RPA系统通过供应商开具的发票信息，批量导出信息，之后按照发票代码的信息进行关联管理，并由RPA系统将发票代码在收集的验证平台中进行真伪查验。若查验后表明发票信息异常的，要求供应商进行后续处理，通过了真伪查验的，由财务共享中心的人员根据ERP系统中的采购信息匹配入库单信息、订单信息、发票数据等方面信息，RPA技术根据系统中的逻辑判断函数对入库单信息、订单信息、发票数据等进行自动处理，若匹配失败由供应商对发票信息进行更改，若匹配完成则进入下一个环节。如果供应商提供的发票是增值税专用发票，还要进行进项税抵扣。在这一过程中RPA技术能够模拟人工操作登录到税务机关的增值税发票确认平台中，将发票自动上传至发票确认平台查验。借助RPA技术的管理，能够大幅提高发票管理的效率。一方面，在发票识别环节，借助RPA技术能够有效利用图像识别技术对发票中的相关信息进行扫描识别，大幅提高了发票信息处理的效率，并提高了发票获利的准确性。另一方面，在发票的查验及认证以后，基于逻辑判断规则对发票数据进行自动识别，人员仅需要处理少量异常状况的信息，能够大幅降低人工干预的问题，借助RPA技术完成模拟手工登录、手工输入、手工确认的步骤，大幅提高了工作效率，并降低了工作成本。

结语

随着信息技术高速发展，财务共享中心的模式被越来越多集团所应用。财务共享中心通过将分散的财务管理工作进行系统化处理，有效提高了企业财务数据的准确性和实用性。智能化财务共享中心的建设是财务共享中心发展的趋势，有助于改进财务共享中心管理水平。在智能化模式下，财务共享中心建设并非一蹴而就，而是循序渐进的过程。在未来开展财务共享中心建设的过程中，企业要进一步优化智能化的管理模式，充分借助RPA、影像扫描、ERP等信息系统，让财务共享中心为企业各项工作的开展提供支持，从而充分发挥财务共享中心的价值。