探究信息化背景下的采购供应链管理措施

王照峰 王孟妍 连志东 中车青岛四方机车车辆股份有限公司

在经济社会发展的过程中，企业的规模逐渐扩大，所涉及的生产种类愈加丰富。在此背景下，供应链管理逐渐趋于纵向发展，其内容更加复杂，一旦管理不当，便会直接影响企业的利润状况。由此可见，围绕信息化背景下采购供应链管理进行研究，对于扩大企业竞争实力，提升信息化水平具有重要意义。

一、采购供应链管理的特点

供应链管理是现代企业发展的重要管理形式，相比于传统的企业管理来讲，使用采购供应链管理方式可以在单一采购分析的基础上加强企业与供应商之间的联系，有效地减少信息不对称性的产生。在信息化模式使用过程中，供应商可以提前结合不同企业的实际情况进行物料的规划，确保物料的供应可以满足企业实际的生产需求；而对于企业来讲，则可以在采购物料之前不断调整对材料的标准和要求，并将其反馈至供应商，为供应商物料提供数据依据。在采购供应链管理的过程中，企业能够更加明确不同物料种类的采购目的以及需求，规避采购时的混乱现象，减少中间成本。例如在传统采购管理中，若是直至库存不足时才进行信息反馈会很容易导致企业的物料中断，出现一定的浪费状况。而新型的采购供应链管理形式则可以利用信息化技术的运用搭建信息管理平台，及时追踪和反映库存状况和入库物料信息，帮助管理人员随时随地地掌握企业物料数据。与此同时，信息化平台的使用打破了传统采购管理中买卖双方的对立关系，其高效的信息共享性能提升了双方之间的信息资源运用质量和效率。因此从供应商与企业的关系层面来看，信息化采购供应链管理的使用使企业与供应商之间形成了一种新型合作关系，是推动企业综合发展的重要支持[1]。

二、传统采供供应链管理存在的问题

以供应商的角度进行分析，供应商通常只能收到订单内容，并不能详细的了解企业的未来生产需求进行长期的供货规划以及准备。例如现阶段很多企业的需求计划中只有关于物料的MRP 系统完成运作，且该系统仅提供合理化的采购建议，并不能够与供应商进行信息沟通并商讨下一阶段的需求内容，即使设置了此功能，大多数的企业也仅是利用邮箱的方式提供产品需求预测计划。这对于供应商来讲十分不利，一旦供应商没有及时地进行产能以及材料的准备，则会出现延长交货时间的状况。而以企业采购管理人员的角度来看，采购工作人员需要利用人工计算的形式分析交货的相关安排，需要周期性地提供材料数据给供应商，以此作为后续货物处理的依据。这种无法自动化进行规划安排，需要人工进行设计的方式很容易产生计算失误或者信息延迟发布的情况，不利于企业的经济效益保障。此外，人工采购寻源与报价需大量的时间成本。采购寻源工作是指采购管理人员进行供应商的选择，是降低企业采购过程成本费用的重要内容。此过程若是没有信息化技术加以支持，则会浪费大量的时间成本和作业周期，且获取到的供应商信息存在局限，无法更全面地掌握市场物料的价格状况，一旦材料质量以及性价比难以达到需求，则会产生非常不利的影响。而在报价阶段，采购人员的议价主要是以手工形式进行，在获取到材料信息之后要先对目标供应商发布价格询问信息，之后完成商讨最终完成报价。在此过程中企业若是作降价处理，则要及时地向供应商申请材料降价，否则便会产生大量的经济损失，然而若是单一进行人工处理没有信息化、自动化技术的支持，则很难确保时效性[2]。

三、现有采购供应链管理信息化的不足

第一，供应链管理数据信息整合存在不足。对于企业的采购供应链管理人员来讲，其主要会关注供应商的综合实力、产能状况以及管理制度是否达到标准，以上信息只能够寻求供应商单位提供充足的资料。但是就目前情况来看，以上信息数据并没有真正实现信息化共享，在研发、品质保证信息等方面依旧使用传统的邮件形式，可见信息化平台搭建并不完善。第二，供应商评估工作涉及供应商材料处理、季度稽核等内容，然而很多企业在此方面依旧是以纸质档案为主，信息化资料较少，且并没有全面的信息化审查要求，以至于最终的结果内容在反馈、优化、全面、真实性方面难以达到要求。第三，现阶段，很多企业的品质管理内容并没有进行信息化，在问题收集、追踪、整合、记录方面是以人工的形式开展，很容易产生遗漏数据的状况，且并不能确保供应商会第一时间阅读相关文件，整体时效性较差，很容易延长发货的时间。与此同时在监督与管理方面极易产生数据错误的状况，没有体现监督的作用。

四、基于信息化的采购供应链管理优化路径

（一）需求管理与需求计划信息化

需求管理是指结合产品未来需求预测状况进行分析。在过去需求管理的主要内容是在订单需求的基础上按照不同客户的要求进行数据计算，之后将信息传递至供应商，供应商根据具体内容完成产能分配以及生产规划。而在信息化发展背景下，此环节的信息处理与传递便可以运用SCM 系统完成，系统会自动将资料进行整合之后按照需求状况将预测信息传递至供应商，供应商只需要确认信息之后完成备料即可。在此过程中若是存在新型材料，工作人员则可以在SCM 系统中发布需求数据信息，之后等待供应商确认。在此系统的运作背景下，供应商可以获取需求预测信息，提前做好产能的规划，有效地提升了信息传递质量和效率，降低时间成本。需求预测管理是指采购人员进入到系统中进行预测信息的查询，之后计算并完成数据差异查询。当差异大于25%，则存在产能与需求信息不匹配的状况，系统会实时通知采购管理人员，而采购人员则能够看到所有详细数据并进行确认。由此可见，信息化SCM 系统的运用有利于帮助采购供应链管理人员以及供应商规避风险，强化企业运行效果。而需求计划的信息化则主要是针对原有企业ERP 系统无法提供库存动态追踪并自动化生产与计算交货排程的状况。新型的SCM 信息化管理系统在原有的ERP 以及MRP 系统基础上会按照不同材料的需求、库存状况等信息自动化计算和生成交货排程意见信息，采购人员可结合实际需要选择运用此建议或者人工修改。在此过程中，SCM 系统的约束条件会保证生产计划的可行性。其中库存约束会结合物料库存状况自动化生成生产规划，而顺序约束则是在多需求订单的背景下进行顺序排序和整理，实现优先生产，防止出现延迟交货等状况，降低企业采购供应链管理的工作量以及难度[3]。

（二）采购寻源信息化

结合信息化技术搭建企业供应链管理采购寻源系统可以有效降低寻源过程中的时间成本，拓展供应商可选择范围。寻源系统中包括大量的供应商注册、管理以及认证信息，企业可利用系统的使用进行信息的筛选，有效提升寻源的质量和效率。此外在询价方面，SCM 信息化系统支持新材料以及新机种的在线报价互动需求，企业可先发布需求至平台中，平台会利用大数据计算完成推送，供应商在收到企业的询价需求之后便可结合自身状况进行报价工作。此种实时互动操作功能满足了采购环节中对信息时效性的需要，不仅节约沟通商讨过程中的时间，还能够减少人工处理的工作量，使整个采购议价工作更加透明、公开。

（三）实现采购信息数字化管理

在技术不断发展的过程中，除了上述的SCM 新型信息化采购供应链管理系统，其他类型的智能化技术也可以被运用在实际运用管理工作中，有效地降低采购人员的工作量，确保企业的预算管理、成本管理等工作的整体质量。对于企业采购来讲，涉及的环节较多，主要是围绕资金与订单两个内容。若是进行人工的计算则不仅有失误的可能还会花费大量的精力。因此在后续的工作中需要针对以上两个内容进行系统化的升级。例如在信息化技术的帮助下追踪每一笔采购过程中的资金去向，确保资金用途科学，规避成本浪费等。与此同时，企业要科学地开展订单信息数字化管理，并利用系统确认每一次库存补充的数量，从而规避缺货以及库存存货较多的情况产生。而对于供应商来说，则需根据订单情况确认生产，防止产能剩余。总之，信息化采购供应链管理可实现信息共享，确保信息管理质量，减少供应链的总成本支出。

（四）构建采购物资管理信息化模块

采购管理工作是物资管理中的重要组成部分，构建信息化模块有助于完善采购管理体系，使管理人员更加清楚地了解不同物资种类的实际状况，并结合市场动态数据进行优化与调整。在模块构建的过程中，需围绕采购、入库以及后期库存管理等方面进行，其中最重要的便是采购管理。在模块应用过程中，采购人员只需要结合生产物资需要制定采购计划并将相应的数据信息上传至系统中即可。平台会利用信息输送的形式连接企业与供应商双方，并确认物料的价格以及数量最终形成订单数据信息。此外在模块运作的背景下，订单处理情况全程可知，企业可追踪供应商的生产情况。而在入库之后信息化模块也会同步更新库存，并智能追踪库存出库情况，帮助采购人员了解下一阶段的采购需求[4]。

在信息化平台的帮助下，供应商在运输货物之前会联系企业的工作人员利用信息化系统开立通知单之后再完成送货，这样有助于帮助企业在通知单开立的过程中获取不同订单情况下供应商的送货情况以及具体数据信息，并提前安排好仓库存储规划，避免出现呆滞物料的现象。传统的ERP 系统中材料部分的账务无法与实际情况相对应，只能借助数量信息了解大致内容，而信息化系统的运用，则可以利用过往入库、出库情况追踪材料发料等信息，真正实现货物的先进先出，提高库存管理的标准化质量。此外，采购供应链管理对于可见度以及可追踪的需求较高，而信息化软件的使用，则可随时掌握货物状态，并清楚了解交货、入库、使用等信息。

（五）建设采购管理信息化系统

在物资采购的过程中，物流运输尤为重要，一旦物流管理存在问题，则会延长物资采购周期，造成企业的经济损失。为此要求企业应建立系统化的采购物流管理信息化系统，在系统使用时，企业可追踪物流数据并掌握出库时间、预计送达等数据，分析企业是否存在物流风险。即使在运输过程中出现问题，系统也会及时地传递数据内容，给予企业足够的时间与供应商商讨解决对策，有效降低双方的损失。

（六）加大对采购供应链信息化管理的重视

1.制定科学的企业采购管理制度

企业管理制度是确保不同环节管理质量和水平的重要保障，因此采购管理制度的制定尤为关键，是采购人员开展工作的准则与规范。从制度制定的角度来看，采购管理体系是一种监督采购人员工作标准的制度，对于违反制度要求的采购行为，管理人员可根据制度情况进行处罚。与此同时，在制度保障下采购管理工作能够更加公开透明，防止采购环节出现资金取向不明确等情况，规避企业经济风险。在此基础上，企业也需要针对采购供应链管理信息化需要设置监督管理小组，确保每一项采购工作都被纳入系统中，并根据系统步骤进行后续管理，增强采购管理的科学性与合理性。

2.增强工作人员信息化能力

企业信息化管理水平与工作人员的信息化水平有直接的关系。为此要求企业的采购人员需不断提升自身能力，在保障业务质量的基础上不断学习信息化技术操作知识，提升信息化运用水平。与此同时，企业要定期地组织讲座，并邀请业界的专业人士进行信息化培训，增强业务处理能力及企业采购供应链管理综合实力。在此基础上，企业还应增强思想教育力度，并利用宣传形式，使采购管理的工作人员正确看待信息化技术运用的重要性，自觉主动参与信息化管理工作中。其他部门，也要配合采购供应链管理人员的工作，及时利用系统软件，传递相应信息，例如预算方案等，使采购人员更便捷地获取数据内容，并规划下一阶段的采购目标。总而言之，企业采购供应链管理影响企业的成本管控等多个内容，而信息化系统以及技术的使用，不仅可以减少对人力、物力的使用，还能够最大限度地提升数据信息的共享质量以及真实性，帮助管理人员全方位的追踪和掌握采购环节信息，减少成本花费，确保经济效益，为企业全面信息化管理提供帮助[5]。

五、结论

综上所述，采购供应链管理是企业进行信息化建设的关键部分，即使现阶段我国依旧存在采购信息化不对称、不全面的问题，但企业依旧要加大对信息化技术的运用，满足时代发展需要。在未来的工作中，管理人员需结合企业现实需要，科学选择信息化技术与系统，并在使用过程中，不断进行系统完善与升级，提升企业经济效益，为企业后期战略发展创造良好的条件。