文书档案管理信息化建设利用率与安全保护研究

梁汉冬 广西壮族自治区横县公路养护中心

事业单位是为经济社会发展提供公益服务的主体,是我国社会主义现代化建设的重要力量。近年来事业单位的发展受到了人们越来越多的关注和重视，在党和政府的带领下迈进了发展新阶段。与此同时，受到信息化建设不完善、安全保障不到位等问题的影响，部分事业单位的文书档案管理工作还存在一些不足，现简单介绍文书档案管理信息化建设的现状及其意义，对提高文书档案管理信息化建设水平，保障档案安全的有效措施进行分析。

传统纸质文书档案管理工作一直存在管理效率较低、文书档案破损严重等一系列问题，这明显不符合事业单位文书档案管理的准确性、高效性要求。信息化技术的出现和应用，给诸多行业带来了前所未有的发展契机，将文书档案管理工作和信息化技术结合起来，是提升文书档案管理效率的不二之选，再加上完备的安全保护技术支持，事业单位的文书档案管理工作水平必将会更上一层楼。

文书档案管理现状及特点

传统文书档案管理现状

新时代下，很多事业单位的文书档案管理工作进入了新阶段，但是仍然存在一些突出问题亟待解决，比如信息化建设落实不到位，造成这一现象的主要原因一是文书档案管理思路没有及时更新，很多事业单位的领导层忽略了文书档案管理信息化建设的实际意义，未及时给予有力的资金支持；二是部分事业单位文书档案管理人员的综合素质有待提升，在文书档案管理工作不受重视的情况下，很多事业单位的文书档案管理岗位都由其他工作人员兼职，这部分工作人员虽然在自己的本职工作中有所建树，但是没有接受过专业的文书档案管理教育，这使得他们对文书档案管理的信息化建设知之甚少，最终的档案管理效果可想而知。因此，当前传统文书档案管理现状不容乐观，相关工作人员应尽快认识到文书档案管理信息化建设的意义，并采取有效措施保证文书档案的安全，这是现阶段事业单位文书档案管理工作的重中之重。

文书纸质档案与电子档案的特点

纸质档案是指记录在纸质文件上的档案资料，常见的纸质档案有报纸、日记、文书、证明、合同等。每个人的书写方法不同，字迹也各不相同，除非是经过长期的训练，否则不可能出现两种高度吻合的字迹，因此纸质档案资料被仿造的可能性极低，安全系数也相对较高。但是，纸质档案有一个不容忽视的问题，便是其保存难度相对较大，容易受外部环境和空气中含水量的影响出现霉斑、破损等情况。另外，纸张是由木浆制作而成，容易遭受虫子侵蚀。因此，在纸质档案的保存过程中，需要密封性相对良好的储物空间，还需要投入大量的财力和人力。此外，在对相关资料进行查阅和搬运的时候，也容易造成纸质资料的破损，一旦发生突发事件，将会给档案造成不可挽回的损坏。

电子档案是指利用多媒体信息技术在移动终端记录的档案资料，是信息时代发展出来的产物。相比于传统纸质档案，电子档案的内容和数据相对较多，但是通过轻便小巧的CD卡和U盘就可以进行保存，更方便传输。区别于传统纸质档案，电子档案的构成更加多元化，电子档案中不仅有文字信息，还涵盖丰富的图片、视频、音频，内容更加简洁明了，信息覆盖更加全面。另外，电子档案的传播并不受时间和空间限制，只要网络畅通就可以完成档案的调取和传输，避免在借阅的过程中出现档案损毁或遗失的情况。随着科技的进步，档案的数量日渐增多，传统纸质档案的管理过程相对复杂，一些机密性较高的档案，还需要层层审批才能借阅。而在使用电子档案时，只需在检索框中输入关键词，就可以获取所需资料，大幅度提升了档案管理和查询的时效性。

文书档案管理信息化建设的意义

第一，能够提升文书档案管理效率。在文书档案管理信息化建设之前，档案管理人员往往只能通过人工方式对文书档案进行收集、整编、管理等，工作量非常大，所耗费的时间比较长。而在进行信息化建设后，文书档案管理开始朝着网络化、自动化方向发展，录入到数据库的文书档案可反复调用，电子档案也不存在纸质档案风化、破损的问题，整体的管理难度会有所下降。在传统的纸质档案管理保存过程中，如果出现相关文件资料摆放不整齐或者忘记归档的问题，工作人员需要将所有的档案重新归档。但是这一过程可能会导致档案资料顺序混乱，工作人员又需要重新对相关档案进行排序、装订等，无形中增加了工作量。而且纸质档案资料的存储往往需要大量空间，简陋狭窄的环境不利于纸质资料的存放，对调取工作也会产生一定的影响。进入信息化时代后，将纸质档案转变为数字化档案，不仅使档案的查找调取更加便捷，还能在一定程度上节约存储空间，即使是仓库缺乏的情况下，大量的档案资料也能得到妥善保存。文书档案管理信息化建设可以降低成本，减轻工作人员的工作量，提升文书档案管理的效率。传统纸质档案的存储归档工作难度相对较大、管理效果较差。文书档案管理信息化建设，不仅可以使文书档案的存储归档工作更加轻松有效，文档查找也更加快捷。第二，文书档案管理信息化建设使文书档案查询和调阅的难度减小。在传统文书档案管理模式下，工作人员需要根据入库信息到档案室中翻阅档案，从繁杂的档案资料中找出所需内容，整个过程效率低、时间长，不符合新时代事业单位高效的需求，而完成信息化建设后，工作人员可根据需求，采取模糊查询、组合查询、分类查询等多种方式在数据库中快速检索文书档案，这样可以提升文书档案服务水平，对文书档案管理的发展有一定积极作用。在对纸质档案进行数字化处理时，档案管理部门需要根据实际情况，重点关注档案信息化的转化速度和可用范围。针对实际意义相对较低、应用价值不足的档案资料可以延后数字化。将珍贵资料、历史信息、实用性高的数据、历史意义重要的资料优先处理，避免出现资料的遗漏和损毁。在对纸质档案数字化时，必须要重点注意相关信息和数据的真实性，将需要归档处理的数据全部收集，复印资料也必须保持原样，并进行统一的归档和管理。在上传信息时，应将数据和图像全部上传到计算机系统中，形成格式统一的文本资料，方便工作人员利用搜索引擎完成档案查询。除此之外，文书档案管理信息化建设还要根据我国的相关法律法规，针对电子档案的归档与管理制定科学合理的管理机制，在实际过程中，应始终保持操作的规范性，确保档案资料的管理和查询更加标准化。根据我国的相关规定，电子档案和传统纸质档案一样具备同等的法律效应。针对无法永久存储、保存意义较低的电子档案，还有不能转化为电子档案的纸质档案，可以只用单一的档案形式完成归档，档案管理信息化建设的重要保证就是档案一体化。

提高文书档案管理信息化系统利用率的有效措施

完善文书档案管理信息化长效机制

第一，尽快建立规范性机制。在信息化技术高度发展的今天，文书档案管理信息化建设已成必然，在此过程中工作人员应对元数据进行综合收集，在录入数据系统的时候也需要采取扫描等方式尽可能保存文书档案的原貌，从而保证文书档案管理的规范性。同时，还需将现有的文书档案中难以识别的图像信息转化为文本内容，从而让后续的模糊检索、条件检索等更加顺畅。另外，在进行文书档案管理信息化工作的时候，还需要秉持分离式的规范原则，根据不同文书档案的特征，按照不同的管理规定开展工作，从而确保文书档案管理的有效性。在对文书档案进行信息化处理时，应保证数字档案管理符合真实性要求，将原有数据全部完成信息化处理，归纳进电子档案信息管理系统进行统一归档、保存。另外，在复制纸质档案中的相关资料时，应对纸质档案中的全部信息进行扫描，将图像、音频等资料转变为文本数据，为搜索引擎的创建和使用提供便利条件。除此之外，还要严格注意档案信息格式的标准化和统一化，建立科学有效的电子档案管理机制，将国家制度的相关规定作为参照，全面了解档案管理工作的职责所在。另外，在对电子档案进行管理时，依照离散式的行为规范，建立相应的管理制度，保证电子档案的归档工作更加合理有序，避免重要资料和信息丢失。

第二，建立实用性机制。文书档案管理信息化工作模式的落实可以提升档案管理的效率，工作人员必须根据本单位的实际情况，对文书档案管理信息化建设的范围进行分析，并从全局出发对档案内容进行处理，对其中重要的、易丢失和破损的文件优先进行处理，对那些有保存价值、但使用价值比较低的文书档案，可适当地暂缓其录入，真正做到“好钢用在刀刃上”，提升文书档案管理信息化建设的有效性。在文书档案管理信息化建设过程中，将纸质文档和电子文档进行同步归档是其中十分重要的步骤。在初步完成信息化档案建设后，工作人员需要重点关注纸质文档和电子文档之间的转化，降低转化过程中出现的数据丢失问题和数据安全隐患。为提升档案资料的安全系数，工作人员在将纸质文档和电子文档进行同步处理时，可以选用同种管理模式，保证两类档案信息的连续性，更有利于档案管理信息化的有序开展。

加强文书档案管理信息化建设

第一，要提升档案管理人员的综合素质。目前，一部分事业单位的文书档案管理工作仍然存在问题，其主要原因是档案管理工作人员的综合素质有待提升，他们在长时间的工作中适应了纸质档案的特点，因此在接触信息化、电子化文书档案管理时，往往力不从心，这显然不符合文书档案管理信息化建设的要求。因此在今后的发展中，必须着力提升档案管理工作人员的综合素质，通过组织有效的培训活动、聘请专家学者到单位举办讲座等方式，把文书档案管理信息化建设的要求和适应方法准确传达给工作人员。第二，要尽快建立科学的文书档案管理模式。在传统的文书档案管理模式中，人工管理是主要的管理手段，但是在信息化建设完成后，事业单位需要认识到文书档案管理模式的转变，从年度预算、政策措施等方面为文书档案管理信息化提供支持，确保信息化档案的利用率。

做好文书档案管理信息化安全保护工作的策略

加大组织领导力度

事业单位的文书档案管理部门承担着重要的档案管理工作，因此必须建立文书档案管理信息化模式下的管理新方法，并采取行之有效的任务分配制、责任落实制等，保障文书档案管理信息化的安全性。工作人员要严格执行相关的安全保障制度，并提升管理人员的信息化安全意识，将档案信息化安全问题纳入工作人员定期培训的内容中，发挥部门的组织管理作用。同时，还需尽快建立安全管理及维护制度，确定文书档案管理信息化系统的安全维护周期等，以事业单位的角色与互联网企业达成合作意向，提升文书档案信息化安全建设的效率。

定期组织管理人员参加培训活动

文书档案管理工作人员是规避信息化安全风险的主力军，必须要做好工作人员的培训工作。首先，要让他们认识到文书档案信息化的安全风险，加深其责任意识，使之在保障信息安全的过程中发挥应有的作用。其次，要做好档案管理信息化安全保障措施的培训，让每一个文书档案管理工作人员都能在合理利用档案信息化系统的基础上，了解和熟悉安全保障措施，有效规避信息化安全问题。

做好内部安全防范工作

文书档案管理的信息化建设是一把双刃剑，它有效地提升了文书档案管理的效率和便利性，但同时也增加了文书档案丢失、泄露的风险，因此，档案系统内部的安全防范是保证文书档案管理安全性的必然手段。在工作中可通过加强内外网通道管理工作、有效处理计算机中文件内容等方法，降低出现信息安全问题的概率。同时还可以通过落实权限审核制度、利用文件加密技术等方法，规避不必要的安全风险。比如：管理人员可运用防火墙、动态监测技术提高文书档案的安全性，通过利用专门的系统，更好地应对外部入侵以及网络病毒，第一时间阻断对信息安全有害的程序软件，对存在安全隐患的文件及时进行清理。同时管理人员也可对信息数据进行加密，利用技术手段使重要数据变为乱码，只有掌握解密手段的人才能实现数据还原，最大程度地提高数据信息的安全性。此外，工作人员还要做好文书档案的备份工作，确保当电子文书档案受到损坏时能够及时修补档案数据信息，恢复档案内容。例如：系统灾难恢复，即采用光盘备份服务器，将备份在磁带库中的硬盘内容恢复至灾难机。这样无论灾难机的数据容量有多大，都可以存放在备份设备的备份系统中，实现统一管理；数据远程复制，是指将数据在另外的地方实时生成可用备份，该方法的优势在于副本数据立即可用，且无数据恢复时间，但也存在数据复制系统的价格较高，需要额外硬盘存储空间的不足之处。

事业单位的文书档案管理质量影响着其发展水平，因此必须要顺应时代发展趋势，积极主动地进行文书档案管理信息化建设，通过完善文书档案信息化建设长效机制、加大组织领导力度、做好内部安全防范工作等一系列措施，保证文书档案管理信息化建设的效果。在今后的工作中，还需要不断探索保障文书档案信息化安全的措施，推动事业单位文书档案管理工作的综合发展。