企业物资采购成本管理与控制

曹金玉 浙江清心茶业有限公司

实行企业物资采购成本管理和控制，一是为了增加企业的经营效益。在企业经营中，减少成本支出是提高企业经济效益的最有效手段，而物资采购成本在整体的成本控制管理中占据非常大的比例。二是能够提高企业在产品定价方面的竞争优势。在当前的市场环境下，企业采用成本控制，既能确保产品的价格优势，又能有效地减少生产成本，从而确保企业在激烈的市场竞争中处于有利地位。三是通过实施成本管理来提升企业的成本控制能力，从而改善企业的内部成本控制，并对与成本有关的生产过程进行优化和规范化。

一、企业物资采购成本概述

第一，物资价格。这是决定物资采购成本的关键。由于企业所需物资种类繁多、数量众多，因此，无论哪一种物资的价格上涨，都会使企业的采购成本大幅上涨。反之，物资的价格又会间接地影响到企业的经营成本。通过对物资采购过程中的物资价格进行控制，可以实现最优的采购成本管理。

第二，物资数量。物资数量对物资采购成本的影响是不容忽视的。企业在采购物资时，一般采用采购计划作为指导，而采购计划中对每一物资的采购数量都有一个清晰的规定。如果物资的消耗速度太快，则会导致相应的物资采购量和采购费用增长。同时，企业在开展新项目时，还必须进行物资的再采购，从而提高了物资的采购成本。

第三，市场环境。市场供求对物资采购成本的影响主要有两个方面：一是供不应求时，物资的价格会上升，而物资的采购成本也会随之上升。二是供过于求时，物资的价格会下跌，这时的物资采购成本则在预算范围内。

第四，运输成本。在物资购买完毕后，及时将物资运送至指定地区，并要求有专门的运输工具。通常情况下，随着运输距离的增加，所需的货物数量和所需的物流成本也会随之增加，而在短途运输中所耗费的物流成本用也会随之减少，因此，企业必须制定出一套合理的运输计划，合理地选择合适的运输模式，以减少成本，从而实现对物资采购成本的控制。

二、企业物资采购成本管理和控制存在的问题

（一）企业员工素质偏低

企业物资采购成本管理与企业管理者、采购人员、财务人员关系密切，而且与其职业素质密切相关。若没有工作经验、实际操作技能欠缺，将对物资的采购成本管理与控制造成消极的影响。就拿采购员来说，他们要清楚地了解物资的用途。同时，他们必须能够精确地把握物资行情走势，并具备很强的沟通与协商能力。从而保证企业在物资采购过程中的质量，减少了采购成本，保护了企业的利益。但是，有些企业对物资的采购却不重视。委派的采购员职责不明、工作态度消极、不负责任、无法有效地控制物资的采购成本。有些采购者与供货商勾结，以次充好，任意定价，牟取巨额利润，但对企业的利益造成了极大的损害。如果不能及时发现并进行惩罚，就会给企业的经济带来很大的损失。

（二）采购流程不规范

规范化的物资采购流程可以为采购工作提供稳定可靠的依据，确保采购工作的高效有序进行。在确保物资采购的合理化、规范化的先决条件下，企业依照生产计划和总体目标的需求，最大限度地降低物资的采购成本。然而，一些企业往往只会购买他们所缺少的东西，而不会进行统一的采购。不仅是因为采购成本高，还因为资源的配置不科学，造成了生产过程的大量浪费。其中最突出的问题是，各部门间的信息交流不畅，造成了物资的重复采购和物资采购的高昂费用。另外，有些企业对物资的采购管理也不够严格，导致采购人的违法行为被轻易掩盖，如果不能有效地控制腐败，那么，企业的利益就会受到威胁。

（三）采购模式不合理

随着科学技术的飞速发展，各种先进的技术不断地被运用到各个领域，企业对物资采购的方式也越来越多，从而使其具有了更大的灵活性。但是，在我国的部分企业中，信息化建设却是一个相对落后的过程。目前，我国大部分的企业还在使用传统的物资采购方式，通过招标的方式进行采购，难免会由于“人情关系”而内定中标供货商。另外，还有一些供应商通过恶意压价、行贿等手段，使招标工作的公平性受到影响，从而使物资的采购周期和成本不断上升，进而使企业在市场竞争中的优势不断减弱。另外，企业的物资库存不合理，具体表现为，错误地估计了物资的价格，或者存在大量的库存问题，增加了日常的维护和管理工作难度，又或者是因为缺少应急物资，导致了物资的短缺，导致了采购的成本难以控制。

（四）库存管理不完善

物资采购成本与库存管理是互相补充的两种工作。为确保生产工作的连续进行，企业既要确保充足的库存，又要防止大量的库存占用企业的资金。部分企业未按规定进行物资的储存，缺乏对仓库环境的严密监测。假如仓库过于老旧，没有充足的防风能力，便会被自然环境腐蚀，进而造成物资的使用性能降低。如果把这种物资用于生产中，就不能保证产品的质量。还有一些企业没有定时检查清理积压物资，对物资的保养不到位，造成了物资采购计划的不合理，从而影响了企业对物资的采购成本控制和管理。

（五）供应商选择不当

在市场经济条件下，有许多的优质供货商可供选择。在物资采购中，如果企业不了解和审核供应商的资质，选择的供应商不合格，将会对物资的质量造成很大的影响，不能满足生产工作的需要。有的企业过分关注自己的经济效益，在采购时往往只考虑利润，忽视了物资的质量。采用这种物资进行生产工作，不仅导致了生产工作的效率和质量都不高，而且与预期的目标有很大的出入，影响了企业的经济效益，损害了社会的形象，极大地制约了企业发展速度。

三、有效进行采购成本控制的对策

（一）构建科学合理的物资采购流程

在进行物资采购之前，企业要对自身的生产状况进行全方位的深入分析，了解其实际需要，并制订出合理的采购方案。根据现有物资的数量，结合当前的生产、运行情况，确保所购物资满足企业的需求，减少物资的浪费，减少库存。全面地了解和掌握企业的生产情况，制定更为完善的采购计划，统计采购的物资数量、种类、时间，以确保物资的合理利用。然而，在进行采购时，必须将物资的库存问题摆在首位，以确保企业的正常生产。除此之外，在实际的物资采购中，要对采购成本进行科学合理的预算，并按照物资的类型来进行资金的分配，以确保企业有充足的资金。在实际采购过程中，务必拟定出科学合理的物资采购方案，并进行科学合理的管理。借助对实际物资使用状况的深入分析，可以使企业的成本管理体系更为科学化，并能严格地实施有关的规章制度。企业的物资采购管理人员，要清晰自身的职责，要定期进行物资盘点，在物资欠缺的状况下，及时地向企业提出采购需求，确保物资的供给。

（二）企业物资采购管理中的信息化应用

第一，订单最基本的信息是物资信息。订单信息主要包含商品信息、供应商信息、资金信息等。采购数字化的重点在于订单的数字化。与此同时，实现订单信息的数字化管理，便是对采购信息进行有效的管理。第二，有利于存储和检索信息。为更高层次的程序应用提供了可能性。供应商的资料包含许多的衡量标准，其中主要有供应商信用，交货质量，评价和及时性。采用通用的供货商关系管理体系，可以方便企业和供货商进行长期的交流。企业采购是企业在采购过程中，通过选择和控制供应商，实现企业长期采购的利益。第三，资金信息是数字采购中最重要的信息。随着金融信息化程度的提高，采购信息的处理日益便捷，各类重要的数据在任何时候都能获取。实现企业经营目标的首要目的就是对资本的管理，特别是关键设备中的资本金比例高，这将直接影响到企业的收益最大化。

（三）加强对物资采购过程的控制

第一，在采购过程中，要制订合理、科学的采购方案，严格按计划进行物资采购，保证各环节的科学、合理。第二，在采购方式方面，要把现代信息技术与创新的采购手段结合起来，如网上购物、第三方采购、全球采购、公共采购等。所以，必须对物资进行科学的采购与供给，以确保供应链、物资的管理及存货的高效运作。在采购方面，企业采购部门应采取多种采购模式，从多个渠道进行采购，密切跟踪市场动态，提高供求关系，以达到最佳的效果。将供应商整合和高质量供应商筛选，融入采购过程中，为企业提供了最有价值的物资，同时也为企业的未来发展奠定坚实的基础。

（四）强化组织人员管理

为了有效地提高企业的成本管理，需要加强企业管理人员的素质和能力。企业可以定期组织有关部门的员工进行培训，主要是了解成本管理的基本理论和技巧，以此来提升成本控制人员的整体素质。另外，企业还可以定期组织员工进行成本管理讨论会，以纠正管理者的工作态度，从而提升成本管理的质量和效益。在管理、采购员方面，可以建立责任追究机制，以此来制约管理者与采购者的行为，并建立相应的奖励与惩罚机制。对于表现优异的员工，企业可以在精神上、物质上予以奖励，但对于表现不好的，可以适当地予以处罚。采用以上方法对企业的管理者和采购者进行约束，激发其工作的主动性，有效地促进企业的成本管理与控制。同时，要根据企业的具体情况，建立一套与之相适应的物资信息管理体系，建立一套科学、合理的、符合企业实际的采购要求的审计体系，以达到对整个采购流程的最优化，最大限度地提升企业的成本控制效果。

（五）建立健全管理体系

在管理体系的基础上，建立科学的采购计划，企业采购必须全面考虑到企业发展的特殊需求。在制定物资采购计划时，应对现有物资进行全面的清点，并确定物资的具体种类、价格、入库时间等，以便对物资的可利用时间进行精确的预测。然后，根据预测的结果，在以往的物资采购经验基础上，确定合适的供货商，确定资金预算，并协调进料时间。严格遵守采购的基本原理，从每一个细节做起，确保物资采购费用的准确，有效地防止浪费。同时，要建立较为完备的物资采购管理系统，及时准确地将采购计划、成本、合同等信息及时地传达到各有关部门。为以后的成本分析、管理和控制奠定良好的基础。

（六）采用先进的采购模式

随着信息技术的飞速发展，为了降低因信息延误而造成的损失，可以借助建立专门的物资采购成本管理系统和企业与供应商的信息共享平台。在网络环境下，企业应该尽量保证网络购物与网络信息的连贯性。新型的互联网采购模型的优势有：电子商务减少了彼此之间的交流时间，实现了全部的硬件交易。以更加透明的方式，在信息交流平台上获取所需的全部资料，并能在较短的时间内获取有关资料。高级采购是企业发展的一个重要环节，它能有效地加快物流信息的更新，达到迅速的物流配送，避免了存货的增长，避免了积压成本问题和物资成本管理的影响。

（七）采购价格管理措施

在企业的物资采购计划中，企业需要根据时代的发展，对其进行改进。企业经营者应根据企业日常物资的需要，对原物资的前期采购价格与现行市场价格进行比较，以预测未来原物资的价格变动趋势，并据此制定出更为合理的采购价格和时间。对大型或重点项目，采用公开招标的方法，了解市场状况，并选择质量好、信誉好的供应商。除此之外，如果不进行投标或配送的情况下，则必须通过市场询价，使所采购的物资具有最佳的价格比。

四、结束语

为了更好地进行物资采购管理，必须对采购过程中出现的问题进行分析。各企业在物资采购过程中应充分认识到各自的优势与劣势，以提高物资采购的效果和质量，并将其成本降至最低。在我国社会发展的同时，也在不断地推进社会主义市场经济的建设。企业要适应这种变化，就务必改变过去的物资采购成本管理控制方法。按照企业的实际情况，拟定企业的发展总体目标，拟定有关的成本控制管理制度，不断改进自身的物资采购成本控制措施，使采购人员的作用最大化，提升企业的经济效益。