探析干部人事档案如何助推选人用人工作

文/内蒙古自治区社会信用管理中心 托娅

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映了干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实际、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。全国各级机关事业单位是高素质、高水平、高层次人才的聚集地，因此，要对干部人事档案进行科学高效、规范精细地管理，对干部的个人特征、业绩水平、工作表现进行全面准确地记录、描述和概括，通过不断提升干部人事档案服务水平，为各级机关事业单位党委（党组）在干部选拔任用、干部队伍建设和宏观管理、组织人事工作研究等选人用人工作方面起到助推作用。本文拟从以下四个方面进行相关探析。

一、干部人事档案对选人用人工作的重要性

（一）提供凭证作用。《干部人事档案工作条例》规定：干部人事档案工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值。干部人事档案全面准确记录了干部职工学习、录（聘）用、职务任免、加入党（团）组织、奖惩和工作业绩等各方面情况。档案材料在时间上具有连续性，是全面真实、完整可靠、具有法律效力的原始凭证材料。

2021年12月，退役军人优待证全国申领发放工作启动，按照相关要求，办理证件需提供《应征公民入伍登记表》、在部队期间的《个人奖励登记表》等相关材料，以此证明个人服役经历。此类材料均在干部人事档案中存放，在办理具体业务时，各级组织人事部门为退役军人提供了证明材料，发挥了档案的凭证作用。此外，在选人用人工作中，要想客观、真实、全面地了解干部的工作表现和德、能、勤、绩、廉等方面的情况，都需要查阅干部人事档案。

（二）提供参考依据作用。组织人事等有关部门日常形成的记载干部个人经历、工作表现、业务能力、政治素质等文字材料，由管档人员按照有关规定进行整理归档。干部（职工）的录（聘）用，每一次职务变动、岗位变化，每年的年度考核情况，全面体现了组织对其的培养情况，体现了干部（职工）综合能力发展变化的各种可能性和可塑性，是历史地、全面地、准确地考察任免、选拔任用、交流引进人才的重要参考依据。党委（党组）酝酿考察人选时，会通过审阅考察人选的干部人事档案，了解和掌握其任职时间、工作能力、德才表现等情况。因此，干部人事档案为各级党委（党组）在干部人才资源配置、领导班子建设等选人用人工作中提供了参考依据作用。

（三）提供把关作用。为进一步贯彻落实《党政领导干部选拔任用工作条例》《党政领导干部选拔任用工作责任追究办法》和《干部人事档案工作条例》要求，规范干部选拔任用相关工作，切实发挥干部人事档案在防止选人用人失察失误以及“带病上岗、带病提拔”方面的重要作用。2012年起，全国各级组织人事部门施行干部任前考察档案审核工作，由专人对考察对象的干部人事档案，特别是“三龄两历一身份”进行严格审核，从严把好选人用人关。对档案存在严重问题的，未查清前暂缓任免程序。此举在各级组织部门选人用人工作中起到了严格的把关作用，在全国上下营造了风清气正的用人环境，进一步提高了选人用人满意度。

二、选人用人工作中干部人事档案存在的主要问题

（一）材料缺失，档案内容不完整。干部人事档案材料的收集、整理和归档应保证真实准确、全面规范。然而在实际工作中，还存在干部人事档案材料未能及时归档、干部个人信息未能及时更新等情况。如年度考核材料、工资审批表、任（免）职材料形成后，未能及时归档；因管理权限变更，干部人事档案转递过程中，一些新产生的材料未能及时转递，造成细节性内容出现断层等。种种情况导致各级组织人事部门难以对干部进行全面、准确、深刻的评价和考核，无法全面掌握干部的真实状态，严重影响用人单位的选拔任用人才工作。

（二）信息化、数字化速度滞后，档案利用率低。《干部人事档案工作条例》规定：干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。干部人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理。

然而在实际工作中，由于管档人员专业知识水平有限、计算机应用水平不高，一些单位仍然以纸质案卷作为管理和服务的主体，档案信息化和数字化速度相对滞后。例如，需归档的纸质材料由于工作人员不会使用计算机软件进行数字化扫描，往往会将材料搁置一旁，导致干部信息数据库的信息录入与更新不及时、信息库掌握的数据和干部人事档案信息不同步，不仅直接影响了档案利用服务的严谨性、准确性，甚至会造成材料的丢失、损毁，对组织人事部门对干部评鉴和选拔任用的客观性与实效性造成不良影响。

（三）专项审核工作中的瓶颈难以突破。2012年以来，按照中共中央组织部要求，全国各级组织人事部门开始实行干部任前档案审核制度，对干部的“三龄两历一身份”进行严格审查，解决了一批干部档案造假、年龄不实、身份虚假、不规范加入党（团）组织等问题，使得干部人事档案成为严把选人用人观的重要手段和主要依据。2014年中共中央组织部印发了《全国干部人事档案专项审核工作实施方案的通知》，全面开展干部人事档案专项审核工作，进一步从严管理干部人事档案，坚决整治涂改造假问题，维护了干部人事档案工作的严肃性和公信力。

但专项审核工作结束后，大部分单位还不同程度地存在着工作标准不高、工作进展缓慢等问题。比如审档人员对政策理解不深、执行不严，对干部基本信息认定不准确；个别干部由于档案中信息记载不一致，又无法提供原始材料和佐证材料，无法认定信息，另册管理，搁置至今。由于另册管理期间，个人信息以干部最早进入单位时组织掌握的法定信息为准，未查清情况、未予以认定前不得列入提拔重用、交流调动等人选，也不得作为奖励、表彰的对象，因此这类专项审核工作难以突破，直接影响了专项审核工作的进度和质量，在各级机关事业单位党委（党组）选人用人工作中设置了障碍。

三、产生问题的原因

干部人事档案材料的真实可靠、信息的完整准确、内容的精确翔实是提供档案服务和利用的基础，档案管理和提供服务的方法、质量以及信息化和数字化建设成效等，都会直接影响档案利用的准确性和实效性，影响各级党委（党组）选拔任用干部的客观公正、全面准确。产生上述问题的原因：一是管档人员思想认识不到位，对档案工作的严肃性认识不足，服务意识不高。个别管档人员在工作中没能认真学习领会政策精神，未能从大局出发，政治责任感和紧迫感不强，干部人事档案服务党委（党组）选人用人工作的基础薄弱。二是对专项审核认定工作中遇到的疑难问题存在畏难情绪和怕得罪人的心理，以观望态度和等靠思想将问题搁置，对审核发现的重要问题没有如实登记、未能严肃处理。

四、利用干部人事档案助推选人用人工作的有效路径

（一）建立干部人事档案规范化管理长效机制。中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》，不仅提出了指导性、政策性意见和可遵循的管理规范，更为近年来干部人事档案管理工作凸显的问题指出了明确方向，为选人用人工作提供了公平公正的平台。各级组织人事部门应分析现有档案管理制度存在的不足和缺陷，根据工作实际和档案管理需求建立相应的管理制度，对档案工作进行优化，进一步提升管理和服务水平。要实现公平公正选用干部，必须发挥好干部人事档案的参考依据作用，必须保证档案的真实性。这就要求组织人事部门根据实际工作情况，继续完善干部任前档案专项审核制度，以高度的责任心和严谨的态度进行审核，确保档案信息的真实性和准确性。专项审核工作要严格按照干部管理权限，以“谁管理、谁考察、谁审核、谁把关、谁签字、谁负责”的工作原则，严格审核标准，严把干部任用关。

（二）各个击破专项审核中的疑难问题。组织人事部门应从思想高度上重视干部人事档案专项审核工作，党委（党组）主要负责人员应把专项审核工作作为重要任务抓细抓实，投入精干力量，加强组织领导，重视审核过程，督促形成结果，从根源上切实维护好干部人事档案的严肃性，真正把这项工作作为匡正选人用人风气的重要举措。

要认真贯彻执行中组部针对干部人事档案专项审核最新答复意见精神，对干部人事档案专项审核工作进行“回头看”，具体从专项审核完成情况、档案缺失材料补充情况、干部基本信息认定情况和档案涂改造假情况入手，重点查找发现基本信息审核认定是否准确，从严从实确保专项审核认定结果经得起历史和实践检验。

要提高重视程度，对档案中缺少原始材料，特别是涉及干部“三龄两历一身份”问题的原始依据材料以及造成重要信息认定存疑的，应下大力气集中解决。对出生时间存疑的，通过查找比档案中记载出生时间材料形成时间更早的档案材料、调取原始户籍底簿等原始材料，或者查阅比档案中记载出生时间材料形成时间更早的父母、兄弟姐妹等近亲属档案等方式，结合本人档案中一贯记载进行比对、综合研判，予以认定；对档案中缺少转正定级审批表、报到证、毕业派遣证等参加工作材料等问题的，通过查找干部录用审批表、录用文件、工资明细、会议记录（纪要）等性质相近的材料，进行研判，予以认定；对干部身份存在问题的，要通过查找会议记录、会议纪要、上级部门批复、录用文件等相关材料进行甄别研判，予以认定。以先易后难、分批次推进的方式，各个击破专项审核中遇到的疑难问题，把干部人事档案作为公道正派选人用人的重要基础性工作来抓。

（三）加快干部人事档案信息化和数字化建设，提高档案利用率。只有档案资料完备、数据精确、管理规范，才能为选人用人工作提供优质服务。因此，要想提高干部人事档案管理的质量和效率，提升服务水平，就必须加快推进干部人事档案信息化和数字化建设，努力实现档案信息管理的精细化和科学化。建立完善的干部人事档案信息库和干部信息平台，全面推进纸质档案与电子档案的同步管理，及时进行数据维护与更新，确保干部信息利用的精准、快捷、实效。还应定期对管档人员进行培训，通过引入新思想、新技术来提高其大局意识、业务素质、知识储备和使用相关软件的能力。要引进高素质人才，充实管档人员队伍，保障信息化和数字化工作的顺利开展。

（四）严格审核，做好档案材料的收集和补充工作。干部人事档案材料要随着干部选拔任用、日常考核等工作的开展不断更新、变化，因此各级管档部门应定期对档案进行审核，依托干部人事档案管理软件将档案缺失材料进行排查。同时还要提高档案材料的鉴别能力，在收集材料时，要从材料是否需要归档、记载信息是否真实、手续是否完备等方面进行审核，切实做好档案材料的收集补充和完善工作，确保档案的完整性、实时性和全面性。在收集档案材料时，要形式多样、方法灵活、严格谨慎，确保档案材料的完整真实，为选人用人的公平公正奠定坚实基础。

五、结语

有效优化干部人事档案管理，不断创新服务理念，提升机关事业单位干部人事档案服务水平，对档案信息进行整合提炼，积极主动提供参考服务，促进各级组织人事部门科学合理开发和培养人才，为选人用人起到助推作用，是机关事业单位组建高素质高水平人才队伍的坚实基础。应结合工作实际，不断建立规范和完善的干部人事档案管理制度，充分发挥干部人事档案的利用价值，加快信息化和数字化建设的步伐，逐个击破专项审核工作中的疑难杂症，细化工作标准，创新工作方式，全面提升干部人事档案管理工作水平，使干部人事档案管理部门成为组织人事工作、队伍建设、人才工作的参谋部与信息库，更好地为选人用人工作提供服务。