事业单位文书档案管理效率的提升路径探讨

2023-02-22太原市城市排水管理中心冯亚峰

办公室业务 2023年1期

文/太原市城市排水管理中心冯亚峰

文书档案是事业单位在行政管理活动中产生的，由通用文书转化形成的档案资料，主要包括上级的指示、命令，下级的请示、报告，以及决定、通知、简报、会议记录、计划总结等内容。文书档案管理的效率高低，直接影响单位业务工作的开展。《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出，要全面推进档案治理体系、档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，提高档案管理效率，充分发挥出档案的功能价值。以下结合实践，探讨事业单位文书档案管理效率的提升路径。

一、文书档案管理的重要作用

文书档案具有一定特殊性：一是综合性强，涉及范围广。二是保密性高，属于单位内部的机密文件。三是阶段性，一般以半年或一年为一个归档阶段。对事业单位而言，文书档案是档案业务的核心，不仅具有参考价值，而且能提供检索服务，因此管理工作具有重要作用。

（一）文书档案是档案业务的核心。事业单位在日常业务运行中，会形成大量的文书档案，由档案管理机构进行统一管理。之所以说文书档案是档案业务的核心，原因包括两点：第一，在档案管理中，文书档案管理占据了大部分时间，要求工作人员拿出足够的精力，单位配置足够的资源，才能对文书档案进行收集、分类、归档、保管，并结合单位实际需求进行档案的开发利用。第二，文书档案管理中积累的经验，可用在其他档案的管理中，有助于工作人员及时发现档案管理问题，并采取有效的整改措施，从而提高档案管理质量。

（二）文书档案具有参考价值。第一，单位处理业务时，通过查阅文书档案，能准确、全面、客观地了解单位的运行情况，避免业务上出现差错。第二，单位业务活动执行期间，涉及多个法令、规章或决议，通过查阅文书档案，可作为法令的依据。第三，文书档案是开展研究工作时最正确、最直接的原始资料，尤其在撰写业务报告、学术报告时，文书档案能提供最佳参考。第四，文书档案记录了部门和人员的工作成绩，是进行绩效考评的参考依据。

（三）文书档案能提供检索服务。事业单位在寻找依据、技术参考、实施管理、提供历史资料时，均会对文书档案进行检索。如今，事业单位的公共服务职能更加多元化，单位必须对文书档案进行集中管理，结合档案使用需求提供检索服务。而且，未来的检索服务范围不再局限于单位内部，而是不断扩大，满足社会民众对文书档案的信息需求，突出单位的社会服务职能。

二、事业单位文书档案管理效率的影响因素

（一）制度因素。第一，工作制度不完善。文书档案的管理制度，主要包括档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用等内容，涉及档案管理的基本要求、工作流程和机构设置等。工作制度不完善，会导致管理工作出现盲目性和随意性，影响正常的工作秩序，进而降低档案管理效率。第二，机构设置不合理。文书档案管理中，管理机构设置不合理、人员岗位职责不明确，也会影响档案管理效率。例如：机构设置关系到岗位职责与分工，职能部门的职权不清晰，容易造成多头管理、重复管理的问题，且出现问题难以追究责任，降低档案管理效率。第三，管理流程复杂。管理流程能引导管理工作有序开展，但管理流程过于复杂，不仅会延长工作时间，还可能造成档案信息失真，影响档案管理效率。

（二）人员因素。第一，管理理念落后。经济社会的变化、事业单位的改革、信息技术的进步，对文书档案管理工作提出新的要求。事业单位只有及时更新管理理念，才能适应外界环境的变化。第二，角色定位偏差。档案管理人员的角色定位，也就是档案管理岗位的职责、任务、目标等。事业单位在改革后，按照规范要求设置专门的档案管理机构，改善了缺乏专业人员、其他部门人员兼职的现状。但是，部分管理人员的角色定位有偏差，工作积极性、主动性不足，也会影响档案管理效率。第三，工作能力不足。文书档案管理中，工作人员的自身能力不足，也是影响管理效率的重要因素。例如理论知识、专业技能、信息设备操作能力、语言沟通能力等。工作人员没有树立终身学习的理念，单位没有实现人才培训的常态化，也会降低档案管理效率。

（三）技术因素。第一，信息化建设滞后。伴随着信息技术的普及，事业单位已经认识到信息技术在文书档案管理中的重要性，但档案信息化管理系统建设滞后，主要原因包括：个别领导思想陈旧，认为档案管理对提高单位效益的作用不明显，为信息化建设活动带来阻力；单位在信息化建设上投入的资金不足，缺少先进的软硬件设备支持，信息化档案管理只是空谈。第二，部门沟通不畅。文书档案管理信息化，一方面减轻了工作人员的工作量，从大量重复性的工作任务中解脱出来；另一方面加快了信息传输速度，实现了档案信息的共享。然而，部分单位由于部门机构层级复杂，沟通互动少，甚至存在部门壁垒和“信息孤岛”，削弱了信息技术的优势，导致档案管理效率低下。

三、事业单位文书档案管理效率的提升路径

（一）闭环管理。闭环管理就是从档案的收集开始到档案的利用为止，将其作为一个闭环系统，管理过程中根据信息反馈进行动态调整，及时解决存在的问题，从而实现质量持续提升。1.设计闭环管理接口。闭环管理接口，就是上一个任务与下一个任务之间的节点。以归档接口为例，代表全部归档流程完成，可以进入保管环节；反之则是等待归档，不能进入保管环节。在OA系统的辅助下，文书档案的归档接口时间，应在财务部门履约付款之前，确认归档后才能进行收付款。2.完善闭环管理机制。文书档案的归档可能涉及多个部门，需要各部门的协作配合，如办公室、人事部门、财务部门等。完善闭环管理机制，首先，要完善归档机制，明确部门职责分工，各部门之间加强沟通互动，以确保管理工作顺利进行。其次，要建立信息反馈机制，听取各方的意见和建议，实现管理活动的优化。最后，档案的整理、鉴定、查询等环节要满足规范标准要求，才能进入下一环节。3.增强闭环管理能力。在文书档案闭环管理中，工作人员应不断提升个人管理能力。树立全局意识和前瞻性思维，保持高度敏感性，熟练掌握文书档案的管理流程。了解最新的规章制度，工作中严格执行相关标准要求，避免盲目操作、随意操作。此外，在信息技术应用过程中，要树立安全防护意识，管理活动中避免文书档案信息泄露、丢失。4.实现闭环管理效果。要想实现闭环管理效果，首先，要提高文书档案的归档率。基于闭环控制理念，上一个任务完成才能进入下一个任务，这样能提高上一个接口部门的工作主动性，严格按照管理标准和要求开展工作。其次，闭环管理不再以年度为单位，而是动态实时归档。以合同档案为例，合同签订后应及时移交，避免在外部进行流转，为后续收付款环节打下基础。最后，在闭环管理模式下，上一个环节的工作开展情况，会对下一个环节造成影响，文书档案形成后应从被动催缴转变为主动移交，提高归档的主动性。

（二）规范化管理。规范化管理又称为标准化管理，主要是发挥出制度的约束作用，实现目标计划化、组织系统化、业务流程化和控制过程化。将其用在文书档案管理中，有助于降低成本、提高效率。1.提高思想认识。规范化管理的第一步，是提高工作人员对文书档案管理的思想认识，树立正确的管理理念。为此，一方面，应组织档案管理部门及其工作人员，深入学习档案管理的系统知识，尤其转变单位领导的思想，使其看到档案管理的长远意义，大力支持管理工作开展；另一方面，应在单位内加大宣传力度，利用宣传栏、会议、官网、微信公众号等多种媒介，宣传文书档案管理的意义、方法，营造出积极向上的工作氛围，提高各部门、各人员的配合程度。2.完善制度建设。完善的管理制度，能为文书档案工作提供依据和保障，有助于强化人员的责任意识，约束人员的工作行为，促进各项管理制度的落实。第一，工作开展中，应推行人性化管理理念，激发工作人员的热情；明确岗位职责和工作内容，实现制度性约束；加强监督审核，促使工作效率和质量不断提升。第二，注重绩效考核，落实奖惩机制。根据工作人员的表现、业绩，给予适当的奖励或惩罚，用来激发工作人员的能动性。3.强化部门协作。文书档案管理关系到事业单位的整体运行，与各部门之间关联密切。要想提高文书档案的管理效率，应该强化部门协作，以获得档案管理上的支持与配合。对档案工作人员而言，应学习掌握人际沟通技巧，了解单位内不同部门的业务开展情况，与其他部门的人员互动交流，打破部门壁垒，真正实现档案信息资源的共享。

（三）信息化管理。信息化就是将信息技术引入档案管理中，通过转变业务流程、管理方式和组织方式，重新整合内外部资源，最终提高管理效率和效益。大量实践证实，将文书档案进行信息化管理，是提高管理效率的有效手段。1.打造管理信息系统。第一，合理设计文书档案资源管理模块，充分运用信息技术在数据采集、存储、统计、处理上的优势，简化文书档案管理流程，提高档案查询效率，促进管理水平的不断提升。第二，完善软硬件设施。以文书档案的查询为例，可采用关键词查询、档案编号查询等多种方式，提高信息查询的灵活性。另外，根据文书档案的来源、内容、归档时间等情况设置标签，也有助于后续进行查询。第三，打造文书档案信息化管理平台，增加可视化功能，提高管理系统的可操作性。除满足日常业务需求以外，还要为文书档案的开发利用打下基础。2.落实监督工作。第一，对文书档案管理信息化进行监督，把控档案资料管理的各个环节，确保管理上没有空白和死角，从而保证管理水平的持续提升。第二，有条件的单位，应设置文书档案信息化监督小组，定期对档案的信息化管理工作进行监督，一旦发现问题及时上报，通过技术分析明确问题原因，给出科学可行的应对措施，从源头上消除管理隐患。第三，工作人员应严格执行电子档案的管理制度，围绕技术操作开展专项培训活动，通过提升自身综合素质，为文书档案管理保驾护航。3.加强安全管理。文书档案信息化管理，必须做好安全保密工作。第一，工作人员要把握好管理权限，采用分级管理机制，根据工作岗位要求，设置对应的管理权限，避免工作人员越权操作。第二，针对文书档案的使用者制订合理的授权许可借阅制度，经过授权许可后，才能在权限范围内查询、阅读、利用文书档案，避免档案信息泄露。第三，信息化管理平台在应用过程中，应定期更新系统，使用安全防护技术，例如防火墙、数据加密、杀毒软件等，有效防范黑客攻击和病毒入侵。

四、文书档案管理工作实践

笔者在太原市城市排水管理中心档案室就职，主要工作内容包括：单位档案的收集、整理、归档、借阅、处置；参与重大项目竣工验收，并督促指导竣工资料及时归档；以及档案资料的安全保密工作。在市政排水工程竣工资料归档及管理中，工作实践总结如下：

（一）竣工档案管理要求。第一，工程竣工验收后，由施工单位会同建设单位、设计单位共同对工程进行全面检查验收，正式签署竣工交验文件，要求书写规整、清晰、签字齐全。第二，由质量监督部门进行工程质量竣工等级核定，签发《工程质量竣工核验证书》。第三，竣工档案资料在收集、整理、归档、借阅、处置过程中，均要做好安全保密工作，严格执行规范要求，按照权限对使用者开放；尤其要加强借阅管理，避免档案资料丢失、泄露。

（二）竣工档案报送要求。第一，竣工档案要满足完整性、准确性、系统性要求，各种签证手续完备，字迹清晰并且是原始件。第二，建设单位应组织督促和协同施工单位检查施工技术资料的质量，不符合要求应限期修改、补齐、甚至重做。第三，全部施工技术资料应在竣工验收后，按协议规定的时间，移交给建设单位。其中，应移交给市城建档案馆的竣工档案，从工程竣工验收之日起6个月内移交完毕；此类档案要做到一式三套，原件交市城建档案馆，其他两套分别移交建设单位和使用单位。