纸质档案数字化建设的优化路径

2023-02-22山西省吕梁市规划和自然资源局贾艳尼

办公室业务 2023年1期

文/山西省吕梁市规划和自然资源局贾艳尼

《纸质档案数字化技术规范》明确指出纸质档案数字化建设的重要性和必要性，也提出一些具有可行性的实施建议。当前我国纸质档案数字化工作在实践探索中取得显著成果，但也显现出一些矛盾和不足。对此，应从实际情况出发，依托于先进的技术优势，构建数字档案资料库，深化档案收集及处理中的各项业务，兼顾档案开发与档案保护一同推进，实施精细化管理，使之更加提质增效。纸质档案数字化建设是一个长期积累和坚持的过程，需要理论联系实际，最大化地排除安全隐患，全程深化数字化各环节的质量控制。

一、纸质档案的数字化建设的重要性

（一）有助于节约管理的成本费用。纸质档案管理工作庞大繁琐，涉及方方面面的内容，对配备的档案库房，内外环境要求极高，不仅要配备去湿机、灭火器等设施设备，还要满足国家相关法律法规。同时，为维护好纸质档案管理，还需要持续投入大量的人力物力，花费高额的成本管理费用。纸质档案数字化建设，有效弥补和替代传统纸质为载体的不足，将人工读取的档案信息，改进为机读方式，既能节约空间场所，又能节省成本费用。尤为重要的是，极大地方便人们快捷高效查阅的功能。

（二）有助于对档案原始资料的保护。创建电子档案系统，采取数字化录入的方式，可有效替代原件，更好地保护原始资料，增加其使用寿命周期。有了电子档案系统的屏障保护作用，可有效规避人为的抽取、撤换、随意涂改材料等不良行为。同时，与传统纸质档案工作模式相比，数字化的电子档案在操作中更加安全可靠，特别是一些具有历史价值的档案材料，经过专门的数字化处理，能强化对档案材料的妥善管理。此外，在纸质档案数字化推进中，如编目、查阅等，无须调动或挪用原始材料，避免人为损害，为原始档案材料提供更加安全的保障体系。

（三）有助于档案工作的开发利用。在科学技术推动下，计算机技术、扫描技术等优势在各行业领域不断凸显。在纸质档案数字化建设中将丰富多样的档案资源以数字化的形式来保存和管理，既真正提升档案的工作效率，又实现档案信息资源的共建共享。从本质属性上来看，既推进纸质档案的数字化建设，又使纸质档案工作从传统纸质管理模式中跳脱出来，切实打破常规手段的弊端和缺陷，构建档案材料开发利用的良好格局。数字化技术真正实现了档案材料的数据共享，也为人们提供了更加快捷优质的档案服务，其中的档案查询功能将各种档案材料有机整合，依托于档案信息资料库，使人们跨越时间空间的限制，随时随地汲取和学习相关信息。此外，通过全面构建纸质档案的数字化建设，使档案管理部门与其他部门相互连接，促进无纸化办公和网络信息传递，拓宽和延伸档案信息的管理范围，更好地发挥档案管理高效协同作用。

二、当前纸质档案的数字化建设问题

（一）数字化标准不完善。纸质档案数字化建设具有高度的综合性和复杂性，就目前情况来看，数字化标准仍有缺失、相对滞后两大方面问题。一方面，数字化标准仍有缺失，主要是指档案信息管理系统缺乏一些重要程序的实施标准，且各地区实施的数字化情况差异明显，电子档案仅仅具备统一的接手标准，在具体实施上，如数字化副本和纸质档案的移交、处理等，缺乏详细规定，在数字化评估等内容上标准也参差不齐；另一方面，数字化标准相对滞后，由于数字化工作众多，而相应工作标准的创建呈现出静止稳定的状态，这些标准表现出较高的预见性，但随着时代和科技发展，需要进行相应的调整和改进，否则在实际应用中，其滞后性则会尤为显著。

（二）数字化面临安全隐患。其中包括档案实体安全与信息安全、外包安全问题等。一是档案实体安全与信息安全。档案实体安全侧重于档案材料的完整性和安全性，若是保存保护不当，极易出现破损和纸张缺失现象，再加上操作不规范，质量验收欠佳，均会影响到档案安全性和效益性；档案信息安全既涉及纸质载体内容，又牵连到数据内容的完整性和存储状态，数字档案与传统纸质相较而言，具有高效快捷的优越性。然而，也为非法人员的盗取和损害提供了可乘之机，增加信息泄露风险，设备故障、软件更新升级等均会影响到数字图像的正常应用。二是数字化外包安全问题，外包机构的工作人员专业技能及素质参差不齐，缺乏档案安全意识，加之档案部门轻视保密资质工作，数字化过程中将安全保密工作抛之脑后，轻视档案材料的保密操作，随意连接网络，涉密档案处理不当，均会埋下一系列安全隐患。此外，内部监督不当，内控管理体系不完善，都会造成对档案工作的不利影响。

（三）数字化加工中的质量问题。主要表现在目录数字化、全文数字化等。目录数字化操作中，著录信息不规范、不完整，未能创建多级著录等行为，这与《档案著录规则》严重不符，极易降低纸质档案数字化工作质量。全文数字化采用扫描、录入等方式，将纸质档案材料转化为图像资料，在数字化过程中会有成本因素、环境因素、工作量因素、人员因素等质量影响；其中的成本因素为档案部门一味地压缩成本费用，无法达到相应的工作成效；人员因素，特指工作人员专业能力素质参差不齐，操作不合乎规范，难以发现档案风险及问题，对此应及时纠正和加以改进，采取修改和加工等举措，在一定程度上又会耗费大量人力物力。

（四）数字化中的法律问题。其中包括法律效力、著作权、隐私权。首先，法律效力问题是从档案材料的本质属性来定义，纸质档案数字化建设，应严格遵循档案的真实性和原始性下的法律原则，还要为数字化档案管理提供法律保障和决策依据，兼顾纸质档案数字化的处理与保存。其次，档案材料种类繁多，涉及著作权和隐私权，档案部门运用网络技术生产的文献资料，若是与个人隐私相关，需要求得当事人同意后才能公开，以此增强档案工作的安全性和合理性。

三、纸质档案的数字化建设经验总结

（一）档案管理。对档案内容进行适当的整理，并进行标识，保证数字化质量。规范档案目录内容，准备档案数据，对不规范的地方进行修改；在保证档案不受损的前提下拆除文件装订物；依照要求区分同一案卷中的扫描件与非扫描件，剔除无价值文件；针对破损严重或褶皱不平影响扫描质量的文件进行相应的修复处理；制作纸质档案数字化加工交接等级表，将整理好的文件详细记录在案。

（二）档案扫描。准备专业高速扫描仪对档案文件进行扫描，针对纸质较薄、过厚、附有小页面纸张的文件利用平板扫描。在扫描模式的选择上，可根据档案文件实际情况酌情选择黑白、灰度和彩色三种模式。而针对扫描的分辨率而言，常选择的分辨率有200DPI和100DPI，可根据档案原件的清晰度进行适当的调整。

（三）图像深处理。档案扫描完成后，将扫描文件保存为TIFF格式，并对各影像页面进行深处理，保证图像完整、无扭曲、无暗影、无干扰信息。常见的深处理方式有去污点、黑边、纠偏等。深处理后的图像保存为PDF格式。

（四）图像质检。主要是对深处理后的图像进行检查，不符合管理要求的则返回上一环节进行重新处理。检查内容一般为图像清晰度、偏斜度、失真度、页码顺序、是否存在倒置、漏扫、多扫等情况。

（五）图像存储。根据纸质档案的档号对扫描后的图像文件进行命名，并保存至指定路径，以便挂接入库，与档案目录建立起对应关系。

（六）目录建库。依照相关要求，采用通用数据格式构建档案目录数据库。

（七）数据挂接。一方面，在挂接前对数据进行关联检查，核查图像文件的名称是否与档案目录数据库中的档号保持一致，页数和文件总数是否相同，建立相互对应的关系；另一方面，在数字化转化过程中，将形成的目录数据库和图像数据库及时加载至数据服务器端进行汇总，从而利用相应软件实现自动检索、批量、快速挂接。

（八）数据验收。纸质档案数字化建设要保证验收抽检的合格率达到95%以上，若出现挂接错误、图像文件不完整、不清晰、存有错误等情况，则标记为不合格。

（九）双层PDF输出，数据备份。将验收后的图像文件转化为PDF格式，便于之后对档案的利用。同时，对验收合格的完整数据进行及时的备份，保证一式两份，可利用光盘刻录或U盘等方式，备份过程中要确保数据信息和文件数量的完整与准确。

（十）数字化成果管理。采用在线和离线两种方式，借助相应软件对纸质档案数字化成果进行管理，保证其安全、完整且长期可用。

四、优化纸质档案数字化建设的路径

（一）注重统筹布局和合理规划。在开展纸质档案数字化工作前，应事先明确价值取向，做好相关规划工作。一是档案部门应严格遵循相关法律法规及标准，结合国家档案局的部署，将档案工作的落脚点放在“存”与“用”上。二是纸质档案管理人员要全面分析自身档案工作情况，兼顾好档案数字化的扫描、统计、处理等业务工作，注重档案部门与其他部门的沟通交流，充分规划各业务环节及流程，禁忌一味地追求工作速率，积极推进各项工作方案。三是在档案数字化工作实施前后，档案部门应深入调研工作，借鉴和学习国内外先进的档案管理经验及技术，为整个数字化形成决策依据。为充分发挥规范性纸质档案文件的作用，可结合数字化工作开展动态，丰富实施细则及方案，出台具有前瞻性和预见性的指导文件。比如，吕梁市城乡规划局创建的档案馆根据自身情况，制订需求导向、分步实施、本级为主的策略，既解决了经费的问题，又对其他地区具有示范性的效果。

（二）对数字化各环节实施质量控制。数字化中的纸质档案工作不同于其他业务工作，有其特殊性，涉及众多加工流程及环节，很多档案馆在职责职能上差异化明显，在数字化加工流程方面应因地制宜、不断改进。比如，工程项目的档案材料，会应用到大量图纸设计，对此应准备好专业化的图纸扫描仪；再如历史档案材料的处理，涉及许多修复环节，更应规范使用数字化修复技术。与此同时，在数字化过程中，要高度重视各个环节的质量控制，尤其是档案数字化质量，是推进各项工作有序进行的前提和基础，对此各档案数字化部门人员应明确职责，采取责任落实到人的方式，使工作人员具备较高的专业素质。最后，数字化业务环节的执行，需要结合实际情况，创建相符的质量标准，明确规定扫描图像的完整性、清晰度等。

（三）配备充足的数字化设施设备。针对纸质档案数字化建设，一方面，要配备充足的硬件系统，这是数字化开展的首要条件；另一方面，在软件方面，应注重实际的开发利用。围绕相关工作人员，应采取统一专业化培训方式，真正提升软件系统的开发水平。比如，围绕纸质档案数字化实际开发中，深入探讨图像文件的组织结构、脱机存储档案数据载体的选择和管理等，为纸质档案数字化建设提供技术支撑。此外，应稳步推进纸质档案数字化，根据档案部门的自身情况，明确数字化的相应工作，坚持“质量为先”原则，科学准确地做好机读的录入工作，灵活采用技术手段，既要做好数据储存、备份和还原等，又要及时清除数字垃圾，为档案信息管理系统创建安全保障。吕梁市城乡规划局档案馆配备防火墙、漏洞扫描等设施设备，根据数字档案的类型，采用相应的数字加密技术，如设置用户访问权限及范围等，为数字化工作推进构建起长效的安全屏障。

（四）深入对数字化的精细化管理。为实现纸质档案数字化工作的高质量发展，需要创建一套内控管理制度，确保将各项业务工作做精做细，依据相应的管理制度和工作规范，厘清各部门及人员的工作体系，使纸质档案数字化具有安全保障。档案部门应采取各项跟踪监管措施，聚焦关键环节，运用日报、周报等管理工作，持续跟进和监督，及时纠正各种异常问题，制定具有针对性的改进措施。应利用方便快捷的查阅功能，深入推进档案的精细化管理，坚持做到精益求精，不断追求高质量。此外，还要在构建纸质档案数字化平台的基础上，致力于档案开发与合作，在原有工作的数字化体系基础上，延伸相应的数据建设，为档案大数据提供强有力的技术支持。