新医改背景下做好档案编研工作的建议

2023-02-22海南省人民医院李倩

办公室业务 2023年1期

文/海南省人民医院李倩

医院档案编研是以医院馆藏档案资源为研究对象，对其进行收集、分析、研究、整理和加工的过程，以满足医院和社会的利用需求。医院档案是医院管理过程中产生的信息资源，具有保存价值，是医院运营决策的重要依据和参考。在新医改背景下，立足医院馆藏档案，做好新时代医院档案编研工作，可以更好地发挥档案资政职能、弘扬医院优秀文化、增添档案利用活力，推动医院高质量发展。

一、新医改背景下医院档案部门如何做好档案编研工作的概述

2018年，政府工作报告提出，深化公立医院医疗改革，协调推进医疗价格、人事薪酬、药品流通、医保支付改革，提高医疗卫生质量，解决群众看病就医难题。为进一步深化公立医院改革，推进现代医院管理制度建设，国务院办公厅于2019年印发的《关于加强三级公立医院绩效考核工作的意见》（国办发〔2019〕4号），在全国范围内启动三级公立医院绩效考核工作。在第十三届全国人民代表大会第三次会议上，李克强总理在政府工作报告中再次强调要“深化公立医院综合改革”。可见国家医改顶层设计对医药、医疗、医院命运影响深远。新一轮医改启动十余年中，医药改革基本完成并取得大突破，其中推进分级诊疗制度建设、建立健全现代医院管理制度、加快完善全民医保制度、推进药品供应保障制度建设等成为当前医改重点，未来依然有很多问题等待解决。公立医院决策者对医改政策的了解和实施情况，关系到医院未来的生存与发展。

医院档案部门（含日常档案和病案），馆藏了上级主管部门的相关指示文件、医院运营与内部管理过程形成的相关文件以及反映医疗质量的相关文书，因此档案部门要主动对医改相关档案资料和文献进行编研，主动服务医院决策者政策需求，是医院档案工作者服务医院中心工作的体现。

二、新医改背景下医院档案部门做好档案编研工作的现实意义

（一）有利于推进医院高质量发展。医院档案是医院医疗活动最真实的记载，是医院在日常医疗、教学、科研、管理、承担公共卫生管理和健康等方面最真实的记录，如患者病例、党建、各类管理规则制度、工作方案措施、器械设备、基本建设项目、财务管理数据等，是医院发展最有力的佐证。如医院在“十三五”收官，充分酝酿“十四五”规划之际，档案部门从新医改要求角度出发，全力助推医院高质量发展，以“十三五”期间医疗质量、科研立项、专科建设、学科发展、人才引培等为专题进行档案编研，为“十四五”规划写作小组提供充分的背景资料，使其在全面分析医院现状的基础上，得以科学提出医院“十四五”战略目标、总体发展思路和重点工作方向，助力推进医院高质量发展。

（二）有利于服务医院中心工作，提升档案部门在医院的地位。医院的发展取决于决策的科学性。例如海南省自贸港建设背景下允许国内外优秀资源来海南省投资办医院，市场竞争尤其激烈。决策者如何提升决策的科学性，是医院发展中的重要问题。在新医改背景下，医院档案管理部门主动编研医院医疗改革相关成果，将医院历年来的决策进行编研。编研成果能够使决策者透过档案去把握医院整体的运营状况，从而作出有效的科学决策，提升医院的长期管理水平，使医院在激烈竞争中获得高质量发展。

三、新医改背景下医院档案管理部门开展档案编研工作的难点及解决对策

（一）新医改背景下医院档案管理部门开展档案编研工作的难点。具体有如下方面：

1.医院决策者对档案工作的忽视。简单来说，就是档案管理是医院非主流、非中心工作。院领导可能认为，管好档案实体就行，没必要进行更多的投入，也缺少了对档案的总体规划。

档案管理工作最大目的之一，在于提供利用。如何做到高效、充分利用，以达到最大经济效益和社会效益，是被大多数医院管理者忽略的问题。在传统意义的机关档案中，通常被认为是一些涉及工作秘密的资料，导致利用与服务脱钩，也导致日常工作出现重复发文的现象，浪费工作时间。

2.医院档案管理部门工作人员综合能力不强。当前，档案工作在大多数医院内部未受重视，许多医院将档案管理工作定义为资料的收集与保管，忽视了档案在医院发展中的信息支撑作用，甚至被管理者视为单位的“养老部门”，这也是导致医院在档案专业人才的配备方面严重不足，结构不科学，专业技能不强。同时，对档案工作人员的梯队建设缺乏规划，档案工作者个人多忙于处理日常的收集整理和保管工作，缺乏培训和学习，导致其专业能力和整体素质很难适应医院高质量发展的需要。

（二）破解新医改背景下医院档案管理部门开展档案编研工作难的对策。具体有如下方面：

1.提升决策者对档案工作的重视度。医院决策者对档案工作的态度和重视程度，影响了该单位档案工作的发展程度，这又取决于决策者对档案工作价值的认识程度。（1）提升档案工作的价值。为使决策者增强档案意识，宣传是必要手段，要经常上报文件内容，使决策者对档案有印象从而产生作用；在做好档案收集保管工作的基础上，充分发挥档案的利用价值，以多种形式展现给决策者，尤其是一些与医疗业务相关的档案编研成果，会使决策者看后受到启发。（2）把档案工作列入领导的议事日程。这是医院档案工作走进决策者工作视野的先决条件，也是有序推进医院档案工作、发挥档案价值的必备条件。档案人员通过充分发挥主观能动性，主动规划档案工作，争取领导的重视，为医院档案事业的发展创造良好条件。因此，档案部门要围绕医院的中心工作，解决近期医疗重点、难点工作，做好档案工作的年度计划，争取将档案工作计划内容写入医院年度总结，进入院领导的议事日程。

2.提高档案工作人员综合能力的建议。（1）不断提高档案工作人员的政治站位。档案工作的服务方向、管理对象及实质决定了其具有政治性，通过加强党的路线、方针、政策的学习，进一步增强档案在政治上的坚定性、敏锐性和鉴别力。（2）树立良好的职业道德。职业道德同职业活动紧密联系，体现在日常工作的观念、习惯和信念等方面。这就要求医院档案工作人员观念上要有高度的工作责任感，行动上要讲究细心，默默奉献，同时又要扎实掌握档案工作技能，涉猎广博的相关专业知识，不断开阔视野，优化知识结构，提高综合素质，增强政治意识，树立起可靠、敬业的职业理想，主动围绕医院的中心工作开展档案工作。（3）增强档案工作人员的编研意识。档案编研意识薄弱是医院档案工作者的短板。医院为医疗技术单位，档案工作部门不容易受到重视，导致很多档案管理人员存在“重管轻用、有编无研”的现象，而没有开展对档案价值的充分挖掘和传播影响。档案资料是医院的宝贵财富，是医院发展途中的“巨人肩膀”，档案编研的成果不仅能满足档案领域或者某些特定情况下的需求，还能满足人们利用档案的需求。（4）提高档案工作人员综合文化知识水平。档案种类有传统意义上的机关档案、科研档案、人事档案、会计档案、基建档案等，涉及多学科知识，档案编研工作不仅要具备文学、哲学、历史学等知识，还要具备文件管理、档案管理和保护等方面的专业知识。为适应新医改背景下医院高质量发展需求，医院有必要创造条件对档案编研人员外送培训，不断强化和提升档案编研人员的专业技能，同时鼓励档案工作人员要结合自己的岗位工作，边学习边操作，自我提高。（5）提高档案工作人员信息收集能力。丰富的档案信息资源是档案编研工作的前提和基础，每项档案编研工作就是一次知识信息的整合、更新过程，更是一次信息资源深挖的过程。档案工作人员需要熟练掌握档案信息处理技能，提升信息收集渠道和收集能力，通过对档案及相关扩展信息进行一系列处理，如信息收集、信息选择、信息加工等，形成档案信息资源，为服务对象提供高质量针对性地利用。同时，档案工作人员还要善于借助网络技术平台，广开征集渠道，拓宽征集思路，弥补档案信息的不足。尤其在开展新医改背景下，档案编研涉及的信息资源从国家层面到医院层面，文件来源广泛，档案编研工作者通过网络平台，可了解医改政策的沿袭和使用者对相关信息的需求，从而最大限度地为医院决策者服务。

四、做好档案编研工作的建议

（一）拟订计划。拟订计划是做好档案编研工作的前提。档案部门在年初制定档案工作计划时，要紧扣医改工作和医院中心工作，将档案编研工作纳入档案管理年度计划中，服务医院中心工作，做到有的放矢。

（二）确定主题。确立主题就是确立档案编研工作的重心和方向。医改是一个大主题，涉及医疗、医药和医保等内容，这就要求档案编研工作人员要研究当前公立医院医改的重点、难点问题，充分调研国家层面、当地政府部门、本单位有关医改的信息资源分布与档案收归现状，以医院决策者对医改信息的需求为导向，有针对性地确立编研主题，从而更好地契合医院决策者的需求，做到有目的地对医院档案信息资源进行整合，以实现用户需求与档案编研成果的匹配，为公立医院决策者解决医改重点难点问题提供政策参考，更好地服务于医院中心工作。同时，要兼顾医院的职能部门的需求。医院内设的职能部门，是落实医院决策者工作部署的具体执行部门，档案部门只有主动协助相关职能部门，按工作职能类别提炼契合职能部门需求的相关编研主题，才能使医改信息的编研成果有机会成为医院决策者的参考信息，从而发挥利用价值。例如立足医院自身实际，通过与科研教学部门合作以医改背景下的教学科研工作为主题的编研、与医务护理部门合作以医改背景下的临床研究为主题的编研、与医学装备部门合作以专业设备为主题的编研等，将最能体现医院特色资源进行充分挖掘，为决策者打造医院特色历史政策材料提供支持。

（三）素材选择。档案室馆藏丰富的档案资料是编研素材的重要来源，在确定档案编研主题的基础上，充分了解医院馆藏与主题相关资料，对每一项医改政策出台后公立医院内部相关工作发生的变化以及产生的相关资料进行收集。编研要从决策者的视角出发，对档案编研的素材进行选择、收集、整理，深度挖掘公立医院决策者阶段性对医改信息的需求的焦点，为提炼医院决策者的阶段性对医改信息的需求焦点，就要研读相关文件，如医院的五年发展规划、年度工作计划及阶段性的综合改革方案等。但单位档案室的馆藏资料不是唯一的档案编研素材来源。编研工作者在立足本单位档案资料的基础上，要多途径选择社会面与主题县相关的素材。例如每年政府工作报告都有对上一年医改工作回顾和对当年医改工作的安排；为进一步深化公立医院改革，推进现代医院管理制度建设，国务院办公厅于2019年印发《关于加强三级公立医院绩效考核工作的意见》（国办发〔2019〕4号），在全国范围内启动三级公立医院绩效考核工作。2022年海南省政府出台《海南省推动公立医院高质量发展实施方案》，详细部署了为建立健全现代医院管理制度、建设健康海南提供有力保障的措施。这些都可以成为编研的主题，以形成系统的医改政策编研成果。以海南省人民医院2021年全面启动推行公立医院综合改革为例，这是医院的中心工作之一。作为档案工作人员，有必要了解医院综合改革方案内容，通过医改政策主题的档案编研成果，揭露新一轮医改政策实施以来的政策导向变化以及公立医院相应发生的变化，分析编研成果与解决当前公立医院医改重点难点问题的关系。

（四）编排加工。素材资料选择后，按照一定的体例要求，将整个档案编研成果进行统一编排及一定结构上的加工完善，如汇编、文摘、简介、史志等等。要注意编研成果的多样化，如文字形式、图片形式、数据形式等。也有根据决策者的决策需要，依据医院档案资料，进行摘录、缩编档案内容的二次加工编研；也有立足医院档案资料，按既定的主题进行系统深入的分析进行的三次加工编研。通过编排加工，进而探索建立面向医院决策者提供的个性化、专业化的档案信息资源推送。