国有大型公交企业档案管理模式优化研究

2023-02-22北京公共交通控股集团有限公司刘赞

办公室业务 2023年1期

文/北京公共交通控股（集团）有限公司刘赞

大型企业档案管理主要是对企业发展历史、日常业务、工作内容等资料文件以档案的形式进行集中整理、统计与保管，由于多数国有企业成立时间较早，且体系架构复杂，历史档案呈现出信息多、内容杂的特点，尤其需要进行系统化的档案管理，这样才能有效梳理国有企业的历史轨迹、发展规律以及经营特征。

早期国有企业的档案管理都是以实体档案的方式进行保存，将记录企业发展面貌、历史信息、业务资料的数据、图片、文字等，独立封存在档案文件盒中，并以集中、统一的形式进行管理。后期企业的档案管理模式不断创新升级，电子档案、数字档案等形式正在逐渐替代传统的档案实体管理模式，但对于国有企业存放有海量历史档案文档来说，其档案管理模式的优化升级之路漫长又复杂，需要探索出一条档案实体与电子档案、数字档案相结合的全新管理模式。

一、国有大型公交集团档案管理工作现状

（一）集团档案文综概况。北京公交集团（以下简称“公交集团”）是一家国有控股企业，成立至今已有百年历史。公交集团的主营业务是城市地面公共交通的客运服务，在北京市公共交通发展历史中发挥着至关重要的作用。如今北京城市发展发生了翻天覆地的变化，道路不断扩建，公共汽车、长途客运汽车的数量、规模也呈现跨越式增长。因而公交集团作为历史底蕴深厚的大型国企，记录、收集并存储有海量的历史文档，是北京市室藏档案数量规模最大的代表性企业之一。经数据统计，截至2020年12月底，公交集团及其下属单位共存有258个档案全宗，且拥有文书、会计、科技、合同、声像、实物六大门类档案文卷370378卷，共98257件；同时集团专门为存储档案文件修建的档案库房占地面积多达3115平方米，共有326人从事档案管理工作。

（二）集团档案信息管理系统建设及运用情况。

公交集团由于室藏档案文件过多，在档案管理方面面临着严峻压力，因此自2016年起，集团就在积极推进档案管理的信息化建设，并将电子档案纳入集团信息建设的发展计划中。经过为期1年的软件开发，集团的档案管理系统于2017年1月上线运行，该档案管理系统将档案基础操作软件与信息化系统进行结合，还实现了与OA办公系统的成功对接，不仅能够将已经办结的公文档案直接推动至档案管理系统进行数据录入，而且办公过程中有任何需要查询调用的档案，也能够从档案管理系统中快速找到，并通过信息系统直接调用。由此，公交集团所开发的档案管理系统在现有基础上开发了档案信息检索、查询、数据录入以及调档存档等信息化功能，大大提升了档案管理效率。

虽然公交集团已将开发的档案管理系统向各分公司、子公司及下属二级单位进行了全面推广应用，但由于档案管理系统与OA办公系统、会议系统的对接工作相对繁琐。到目前为止，集团也只完成了33个在用全宗档案管理系统的搭建工作，远不能解决公司所有室藏档案文件的系统化、信息化管理。

（三）集团档案数字化建设情况。公交集团基于档案局“十三五”规划中提到的档案数字化建设及发展目标，自2018年起开始集中力量用于档案数字化建设。一方面，由于数字化系统的全面导入与建设存在较多现实困难；另一方面，由于公司实体档案文件转化为数字档案过程中存在部分技术难题，导致公司档案数字化建设工作进程缓慢。

截至目前，公交集团共拥有专业数字化档案存储柜6个、网络存储设备1个，以及专门用于数字化转换的扫描仪2台，而现有的设备已经转化完成的数字化档案数量为23301件，仅占到公交集团全部档案文卷的23.71%；且这部分数字化档案中，全部进馆存档的问卷仅有10642件，占到总数字化档案文卷数的46%，但这部分进馆数字化档案的存储容量却已经达到4176GB，占到公交集团数字化档案总容量的61%。由此可以看出，公交集团数字化档案建设工作不仅进程缓慢，且数字化设备、存储空间的利用率都不高，数字化档案建设工作有待进一步加强。

二、国有大型公交集团档案管理模式存在的问题

从公交集团当前档案管理工作现状来看，其档案管理模式存在一定的弊端及问题，主要表现在以下三个方面：

（一）档案管理系统的应用存在上下脱节。公交集团组织架构庞大，除了总部的机关单位外，还设有全资子公司、分公司以及二级单位等下属机构。公交集团的全宗档案共有258个，除了总部机关单位外，各基层单位也负责存储及管理一部分卷宗。但从档案管理模式的实际应用情况来看，各基层单位在档案收缴、日常保管、库房标准、安全防护等方面并没有达到集团总部标准，存在较大差距。而且集团总部近年来积极推进的信息化建设、档案数字化建设也仅在总部机关单位和4个二级单位得以有效落实，其他基层单位仍然沿用传统的人工管理模式，在档案信息传导、汇总等方面与集团总部出现脱节，容易出现档案丢失等情况，严重影响了档案管理工作的全面开展。

（二）档案室藏及数字化转换压力较大。公交集团作为大型国有企业，传统的档案管理模式显然已经难以适应新的发展节奏，档案管理的理念、模式及方法都亟须进行优化升级。一步步将档案实体文档转换为数字化档案，并进行规范化、统一化、标准化建设，是公交集团下一阶段的主要发展趋势。

但公交集团由于室藏档案文件数量庞大，所面临的数字化转换形势相较于一般企业要更为严峻。而从目前档案数字化建设情况来看，虽然投入了大量财力、物力及人力，但收效甚微，已经成功转换的数字化档案不足30%，且数字化档案存储空间利用率低下，导致公交集团下一阶段数字化档案建设工作仍然难以达到全面进馆要求，无论是工作量还是实际应用等方面，都会为集团后期档案管理工作带来巨大难度。

（三）高端人才配置难以满足新形势发展要求。

公交集团从事档案管理工作的专职及兼职人员共有326人，虽然人员配置完备，但大多数员工从事的都是相对基础的档案工作。集团具备档案中级职称的专业人员仅有6人，多数员工无法胜任更高级别的档案管理工作，只能负责日常档案接收、查阅、建档、信息录入、装档以及存档等简单工作，档案管理工作中相对困难的编研、数据挖掘、档案信息利用等业务仅有少部分员工可以胜任。

在公交集团档案信息化、档案数字化建设进程中，还缺乏数字化、信息技术、电子档案应用、馆藏空间建构、档案资源整合等专业的高端人才，导致很多深层次的工作难以得到有效开展，现有的人员配置无法满足集团下一阶段的工作发展要求。

三、国有大型公交企业档案管理模式的优化改进方案

（一）公交集团档案管理模式的优化方针。公交集团档案管理模式的优化应遵循以下四点重要方针：

1.问题导向、资源为先。传统的档案管理模式无法满足集团新形势下档案工作的要求，无法跟上公交集团信息化档案建设、数字化档案建设的全新发展目标。公交集团档案管理模式的优化正是建立在解决传统档案管理模式及不足的基础上。因此，公交集团档案管理模式的优化应以问题为导向，认清自身在档案管理工作中存在的短板及不足，科学应用数字化、信息化技术去丰富档案管理工作形式，优先聚焦档案资源板块，从传统的人工建档、收录信息转变为电子建档、数字化资源整合，以此为档案管理模式的优化夯实基础。

2.科学布局、集约高效。公交集团档案管理模式的优化是全局优化，不能局限在总部机关单位与少数几个试点二级单位，应以总部机关单位为中心，面向各子公司、分公司及二级单位进行数字化建设的全方位布局。公交集团在科学布局的基础上，通过上线联通的数字档案系统，就能够实现总部机关单位与全体下级单位之间档案信息的双向传导，省去传统人工导入信息、传输信息的繁琐流程，大大提升档案管理效率，逐步构建集约高效的现代档案管理体系。

3.科技支撑、智能协同。公交集团档案管理模式的优化是建立在信息化、数字化等先进技术的基础上。因此，整体优化方案的制定、推进与落实都需要以科技为支撑，积极推进公交集团信息化档案、数字化档案的建设工作，推进档案管理模式的优化升级。

同时，公交集团应科学运用信息技术手段，在档案管理系统与业务系统、OA系统、ERP系统之间构建信息通道，促进档案工作与集团各项业务工作之间的有效衔接，实现各部门工作的智能协同，以此真正体现档案管理模式优化的作用与价值。

4.强化管理、突出专业。公交集团档案管理模式优化的最终目标是更好地开展档案工作，因此信息化档案建设、数字化档案建设的关键是要落实在管理任务中，实现对集团全系统档案宗卷、文书、合同、科技、会计等各门类的资源整合、科学建档、分类布局，并加快推进电子建档、数字化转档、信息归档与存档等各项管理工作的开展，以此全面提升公交集团档案归档、保管、利用、研究的能力和水平。

（二）集团档案管理模式优化的实践措施。公交集团基于上述四点优化方针，其档案管理模式优化的实践措施应基于以下六个方面具体展开：

1.推进档案治理体系建设。应科学运用信息化技术，促进档案管理系统与OA办公系统的协同配合。从电子建档环节开始，严格落实档案管理标准，基于电子档案注册制进行建档、备档与存档，规范档案工作，并从源头加强对基层单位档案工作的监督管理，有效解决档案缺失、档案信息不全等问题，全面推进档案治理工作的有效开展。

2.推进档案资源体系建设。公交集团档案管理模式的优化应运用信息化、数字化技术加强对档案信息、资源的有效整合，从传统的分级管理模式转变为集约管理模式，对馆藏档案资料进行集中、统一的保管、调取与应用，并在集团内部逐步推广全系统业务、办公系统、新媒体信息与数字档案室的即时归档进程。公交集团通过对档案资源的系统化整合，能够在档案管理工作中以档案中心为龙头，建立实体档案自上而下的档案收缴接收模式，提高归档的标准化和接收质量，实现应交尽交、应收尽收。

3.推进档案安全体系建设。公交集团传统档案管理模式中保管主体为档案实体，海量的档案文本资料容易混淆错漏，还要时刻防范意外事故的发生。在数字化档案建设进程中，公交集团应以档案管理中心为主体，运用信息化手段，逐步推进档案实体文件的数字化转换，通过电子建档与存档能够提高档案文件保管的安全性。以档案管理系统为中心，还能够实现对全系统档案库房的安全防控统筹管理，统一库房安全标准，建立远程数字监控系统，加强库区定期巡检，以此全面提升档案库区技防、安防水平。

4.推进档案利用体系建设。公交集团传统的档案管理模式对档案信息资源整体利用率较低，特别是集团二级单位，不仅日常档案管理工作不够细致严谨，对于馆藏档案更是很少运用，很大程度影响了档案文化的全局建设。因此，公交集团在档案管理模式优化实践中，通过构建档案利用体系，从总部机关单位到各下级单位，全体要求在日常工作中加强对历史档案文件的利用，包括档案文化的建设、档案历史资源的展览与宣传、档案信息与当前工作的结合，全面提升档案利用率，发挥馆藏档案的内在价值。通过档案的有效利用，全面展示百年公交走向国内领先、世界一流的现代公交企业的历程见证。

5.推进档案专业人才队伍建设。公交集团传统档案管理模式的人才队伍整体素养相对不高，且缺乏信息化、数字化等高端人才。因此在档案管理模式优化过程中，应构建高素质人才队伍，重点招聘档案数字化、档案信息化等方向的专业人才，以完备的知识型人才队伍更好地投入开展集团档案的数字化转换工作中，推进档案管理的信息化、数字化进程。

6.推进档案信息化、数字化建设。公交集团档案管理模式的优化，本质上是顺应国有企业及档案管理的数字化转型趋势，以此积极推进档案工作的信息化、数字化进程。因此，公交集团一方面应在档案信息化建设中，构建并完善档案信息共享智慧平台。通过档案信息共享智慧平台，实现电子建档、入档与存档等一系列工作的线上开展，并在档案资源信息化整合的基础上，统一数据格式，统一归档范围，统一立卷标准，统一信息化管理。根据集团内部员工的使用需求，随时调档取档，实现档案信息的最大化共享；另一方面，公交集团应在档案数字化建设中，进一步加强对集团档案的数据挖掘、分析与应用。通过档案的数字化建设，能够从档案数据信息的采集与管理入手，实现对馆藏档案资料的集约化管理，定期完成对档案数据的维护清理，科学应用档案数据、分析数据，从档案数据信息中总结公交集团历史发展规律，展望公交集团下一阶段发展趋势，以实现经济效益与社会效益的双赢。