新形势下提高党政机关档案管理工作的路径探析

文/陕西汉中勉县发展和改革局 张春花

随着社会发展速度的不断加快，党政机关各项工作开展有了更高的标准和要求。档案管理工作关系着党政机关的业务开展情况和整体管理水平，在实际工作中，需要有效整理与保管档案，并对档案的实际使用情况加以记录，优化档案的查询和使用方式，提高档案的实际利用效率。做好党政机关的档案管理工作，对各个部门乃至单位整体工作效率和水平都具有重要影响。因此，需要党政机关领导加大重视力度，并采取合理的优化路径，完善具体的档案管理工作，全面提升档案管理水平，从而保证党政机关各项工作的长期稳定开展。

一、党政机关档案管理工作的重要性

在党政机关各项工作的落实过程中，档案管理和利用是十分重要的一项内容，一旦档案的处理方式不够正确，可能造成资料泄漏、文件损毁等相关问题，因此需要党政机关对档案管理工作加大重视。具体来说，党政机关针对单位内部的相关文件资料，需要及时做好收存、编号以及备份等工作，从而确保能够有序处理，节约工作时间，有效总结工作开展情况。结合当前机关工作现状进行分析，可以发现其工作内容十分复杂，这也使得党政机关内部的档案内容相对较多，通过有效处理档案，可以确保机关档案工作满足具体的社会发展需求，实现机关档案的科学化、信息化以及现代化管理，从而全面提升党政机关的工作质量和效率。

二、党政机关档案管理工作现状和优化对策

（一）软硬件设施。党政机关的档案管理工作由于档案管理方面的软硬件设施缺乏，进而导致档案管理有相应的弊端存在。工作设施与工作进度具有密切联系，通过完善具体的工作设施，可以为各项工作的有效开展提供保障。在实际管理档案时，由于档案文件数量比较庞大，进而导致管理人员的工作进度相对缓慢，容易出现相关错误问题。在实际保存档案时，多数档案文件会在办公室一角摆放，并未准备一个封闭空间来存放档案文件，这也导致容易出现文件损毁和丢失等问题。目前，多数机关单位的档案部门还未有效普及信息技术的应用，仍然采用传统的书写等级方法，从而导致档案管理容易受到人为因素带来的影响，增大了档案管理的错误率，对档案管理工作的高效和有序开展造成影响。

对此，在档案管理工作开展过程中，需要对软硬件工作设施加以配备，从而进一步保证档案管理工作的有序开展。针对软件分类、筛选等问题，在信息化技术水平不断提升的背景下，在实际工作中采用信息化技术，可以使工作效率得到有效提高。对此，党政机关单位应对信息化技术加以应用，配备具体的软硬件设施。例如，可以在文件登记过程中运用电脑管理技术，从而为文件的检索与查找提供方便。与此同时，机关单位还应对专门的档案库房进行配置，对文件集中管理与保存。

（二）档案管理制度。结合党政机关的档案管理现状进行分析，可以发现部分机关单位的档案管理制度不够完善，进而对档案管理工作的有序开展造成阻碍。具体来说，在实际的档案管理工作中，由于管理制度不够完善，进而导致档案管理工作出现相关错误问题。部分党政机关单位未高度重视档案管理工作。因此，没有明确档案管理的工作界限和工作的具体职责，缺乏专人对档案类别的管理，导致在后续借调档案时出现相关错误，例如没有对往来记录加以登记，这样在有档案管理问题出现时无法及时追究相关责任人，也不利于档案管理工作的顺利开展。对此，党政机关单位在具体开展档案管理工作时，需要制订出完善的管理制度，从而确保此项工作的高效开展。在实际管理档案时，相关机关单位应通过完善管理制度，使管理人员的工作职责和习惯得到优化。结合档案管理中的问题详细制订解决方案，明确具体的档案管理工作流程，使管理人员在实际工作中出现的失误情况得到减少，强化各部门之间的工作配合，全面提升档案管理工作质量。

（三）档案管理人员专业素质。目前，党政机关的档案管理人员多数为退休人员或者一些劳动能力相对较差的人员，其在实际工作中往往采取死板和机械的工作方式，只是整理和保管档案，或者对档案资料的借调往来加以记录，未明确分类档案，管理手段缺乏，进而导致档案容易出现损毁或者丢失等问题。除此之外，由于管理方式不够科学和有效，因此在对档案进行借调时，通常需要花费较长时间去寻找，过程比较麻烦。

想要使档案管理工作质量和效率得到有效提高，还应对档案管理人员的综合素质加以提升。在实际管理档案时，党政机关单位应招聘专业对口的管理人员进行专门管理档案。对于专业管理人员而言，其应在档案管理方面具有丰富经验，并能紧随时代变化及时转变自身的想法与思维，严格按照社会发展要求对档案管理方式加以改善，从而有效推动档案管理工作的顺利开展。在具体提高相关档案管理人员的工作能力时，需要对其加强培训，具体需要落实一对一培训活动，并要严格检查管理人员的学习成果，组织开展具体的教育工作，从而使相关档案管理人员的思想认识得到提升，综合素质得到有效提高。

三、新形势下提高党政机关档案管理工作的有效路径

（一）精心编研。对于档案编研工作而言，需要从更深层次去研究和开发档案信息资源，以此来为企业的改革和发展提供高品质服务。通过开展具体的编研工作，可以有针对性地鉴别和筛选档案资料信息，并在具体的整理和加工之后，将其编辑成相应的二次文献，确保能够集中、准确、全面以及系统地管理档案资料信息。档案编研作为一类研究性工作，需要确保相关工作人员的专心、用心、静心以及精心。在实际开展编研工作时需要做到主动开发，需要在具体的工作当中有效落实精心编研的思想，当企业有需要时主动进行编研，而当企业急需时，则需要做到超前编研，确保实现各个门类的精心编研。企业档案的编研成品具有多种类型，但无论哪一种都需要结合档案原始材料来编研具体的事实材料以及数据。相关使用者在对编研成果加以享受时，可以对文化力量和历史厚重产生深刻感受，并使其能够充分尊重历史和敬仰文化。

（二）创新技术管理。想要有效实现党政机关档案的现代化管理目标，需要全面加强电子文件和档案管理工作，以促进档案管理工作的现代化发展。电子文件主要是在数字环境和设备当中生成，采用数码形式在光盘、磁盘以及磁带等载体中有效存储，可以通过计算机等相关数字设备，实现电子文件的处理和阅读，还可以在通信网络上对文件加以传送。电子文件包括文档、报表、信件、图纸以及文书等，在具体归档之后，可以被称之为电子档案。针对电子档案的特点进行分析，具体包括以下两个方面：首先，信息具有非人工识读性。电子档案主要以数字代码形式存在，因此需要通过计算机的特定程序进行解码，这样使用者方可以对档案加以识读。其次，对系统的依赖性。在实际使用电子档案时，需要对计算机系统加以运用。在此过程中，档案部门需要严格按照档案统一管理的相关原则，对电子文件的管理和收集等责任加以承担。所以，档案部门需要全过程地监控和管理电子文件的归档、鉴定、积累以及形成，使电子文件的归档质量得到保证。在具体归档时，需要对电子文件的归档范围加以明确，其具体包括文件本身和硬件平台说明，同时还需要电子文件操作和应用等系统软件的有力支持，因此需要做好系统软件的备份工作。

（三）服务创新。科学技术是党政机关档案管理工作发展的主要动力。档案管理并非一项闭合工作，而是要有效体现出服务性。随着科学技术的快速发展，在党政机关档案管理工作中对智能化和信息化技术进行了有效应用，这不仅可以使信息时效性和准确性得到保证，而且还可以使档案管理工作质量和效率得到提高。因此，在实际创新党政机关档案管理时，需要有效提升服务质量，为其他部门的工作开展提供优质服务，使档案管理工作的重要价值得到有效体现。党政机关部门需要对档案管理工作在主观意识上加大重视，加大科学技术、资金以及人力的投入，从而使档案管理的智能化和信息化建设水平得到提升，有效创新服务模式。除此之外，还需要对工作人员加强培训，增强其自身的操作技能。与此同时，档案管理部门需要对档案在线数据信息查询库进行建立，为使用者提供更为简单和快捷的档案查阅服务，从而提升档案查询效率。

（四）加快档案信息化建设进程。在党政机关档案管理工作开展过程中，需要有效运用计算机技术，从而更好地存储和检索档案信息，并实现档案的网络化管理。想要有效实现此目标，需要相关档案管理人员提高自身的信息化意识，并对档案管理的软硬件设备加以完善，科学合理地构建档案数据库，从而实现档案的信息化和网络化管理。在我国信息化技术快速发展的背景下，通过应用先进的信息技术，可以使档案管理水平得到有效提高，因此党政机关需要全面加强档案管理的信息化建设，从而更好地满足新形式的发展需求。在此过程中，还需要相关党政机关创新服务，有效开展档案信息服务工作，具体可以从以下方面入手。首先，需要树立起正确的信息服务理念，加强主动服务。相关档案管理部门需要针对信息来源以及共享需求具备高度敏感性，对系统用户的潜在需求进行调查和了解，从而保证不同层次服务工作的针对性，有计划地开发和加工电子文件信息资源，并将其转化成具体的信息产品。其次，需要对档案服务渠道加以拓展，以档案资料为资源，对相关文学书籍、历史知识读物以及人物传记等进行编辑。

四、结语

随着信息技术的快速发展，党政机关在开展档案管理工作时应有效采用先进的科学技术，使档案管理工作效率得到提升。相关党政机关需要及时创新自身的档案管理工作理念，对信息化技术加以运用。同时，还需要分析当前阶段工作中的不足，采取有效对策加以解决，使档案管理能够向着科学化、信息化和精细化的方向转变，全面提升党政机关的档案管理水平，保证机关各项工作的高效有序开展，从而保障社会的稳定发展。