数字档案保管模式发展思路分析

文/龙口市档案馆 郝磊

近年来，随着“放管服”改革事业的全面深化，为强化档案集中统一管理制度，加快建设数字政府，打造一流的政务环境，山东省档案局、档案馆严格按照国家档案局部署要求，在省委、省政府的高度重视和政策支持下，着力于以数字档案馆建设为抓手，持续推进档案信息化建设，构建智能、便捷、高效的政务生态。在此背景下，龙口市档案馆充分发挥档案服务职能，联合工信、发改等相关部门深入企业展开相应的档案业务指导及宣传工作，针对不同企业的运营发展特点，协助其有序推进档案室建设、档案员培训、档案科学化管理测评等工作，在提升数字档案服务规范化和现代化水平的同时，为龙口市经济高质量发展及优化营商环境创造了有利的先决条件。

一、山东省数字档案保管模式的发展进程

就目前的情况来看，山东省对档案信息化建设发展方面的重视程度与日俱增，数字档案馆方面的建设始终处于全国前列，尤其是在系统建设与政策推动层面，均取得了较为突出的优异成绩。其中，在系统建设层面，青岛市档案局于2003年率先建成了全国首家数字档案馆；山东省档案馆于2008年建成国内首家省级数字档案馆，并陆续建成了集电子文件中心、数字档案馆、自动化办公于一体的数字档案保管服务体系。而在政策推动层面，山东省档案局是2010年《数字档案馆建设指南》的起草单位之一，且与国家档案局并列。之后，山东省档案局先后出台的《山东省省直单位电子档案进馆办法》（鲁档发〔2015〕63号）、《关于加快推进县级国家综合档案馆建设的意见》《数字山东发展规划（2018-2022）》等文件明确指出，山东省档案馆认真贯彻落实国家档案局部署要求，始终坚持“走在前列、全面开创”的发展策略，努力创造出一条具有山东特色的数字档案馆创建之路。由此可见，档案馆要想更好地推进数字档案保管模式发展，必须充分意识到数字档案管理建设的必要性，在积极响应本省数字档案馆建设政策号召的同时，积极探索创新优化数字档案保管模式的发展路径，从而为广大人民群众提供更高水平的档案利用服务。

二、数字档案保管模式创新发展的必要性

（一）有利于提升档案利用服务工作整体水平。数字档案保管模式的创新发展，一方面，可以通过在数字档案管理系统中增设复合检索、二次检索等模块，帮助档案查阅人员快速检索到具体的档案资料或原文链接，即在系统中输入相关档案信息的成文日期、责任者、文件题名等关键词或关键信息，便可查询到全部信息，进一步提升档案信息的利用效率、查准率和查全率，努力为社会公众提供更加高效、便捷的档案检索服务；另一方面，能够依托网络管理平台，彻底改善传统档案管理模式下的“孤本”限制，不断拓展档案信息的利用空间，确保档案信息利用者可以通过广域网或计算机局域网进行档案信息的异地查阅和传输，有利于档案利用服务工作整体水平的提升。

（二）有利于确保档案实体原件的安全和完整。以往的档案信息保存保管模式普遍以纸质版形式为主，不仅需要档案管理单位设置专门的档案室或档案馆，还要指派专业档案管理人员进行相关档案信息的采集、整理、归档和处理，增加了档案资源的管理成本，还可能会因档案室湿度、温度等因素而出现纸质版档案发黄、受损等问题，不利于保障纸质档案信息的完整和真实。通过将纸质版档案转变为数字档案，并对现行的档案保管模式加以创新，既能够大大减少对库存档案原件的复印次数和调阅次数，有效解决纸质版档案在反复利用和保存保管方面的矛盾，又能够在数字档案加工期间对已破损、易碎、易褪色的档案进行及时抢救修复，再通过对这类纸质版档案的数字化转换，切实保障档案实体原件的安全和完整。

（三）有利于提高数字档案的综合服务能力。在数字档案保管模式的发展进程中，始终坚持“以人为本”的档案服务理念，对现行的数字档案管理系统及服务模式进行优化，能够在开发利用珍贵档案信息资源的基础上，客观反映城市的发展变迁，进而为处理各类突发或纠纷事件提供一定的合理化建议。不仅如此，利用数字档案保管模式，可以全面整合现有的档案信息资源，并通过积极吸纳数字化民生档案信息，创建专题民生档案数据系统，进而为本市人民群众解决一系列的民生问题，最大限度地维护广大人民群众的合法权益，提高数字档案的综合服务能力。

三、推动数字档案保管模式创新发展的具体思路

（一）构建自上而下的政府引导机制。目前，我国相关部门在实际的数字档案馆建设进程中，数字档案保管模式的探索普遍呈现出较强的自发性与随意性，且缺少集中统一的长效化发展规划及管控，不利于我国数字档案资源整体管控及发展的体系化和规范化。首先，从地方政府层面讲，如果想更好地推动数字档案保管模式的创新及发展，必须构建自上而下的政府引导机制。对此，龙口市将数字档案馆建设纳入信息化建设的总体规划中，探索适合实施数字档案管理建设的可行性研究报告，确定数字档案分布式保管与集中式保管的具体范畴。市档案局对近年来上级档案工作会议精神和部署要求加以研究，结合龙口市档案馆的数字档案保存保管现状，严格按照国家、省、市档案部门信息化标准要求，加快推动档案基础业务建设的提质增效，以促进档案事业的转型升级和高质量发展。其次，在政府主管部门的引导下，龙口市档案馆构建了专门的数字档案管理机制，选派高学历、高素质的专业档案管理人员全面负责数字档案模式创新优化的全部事宜，同时在严格遵循相关的法律法规及规章政策下，与有保密资质的数字化专业公司通力合作，构建专业的计算机数字化系统，通过创建多保管场景下的档案资源互联机制，实现对各种档案信息的集成化精细化管理。最后，建立了部门联动机制。在成立龙口市各部门单位档案领导小组的基础上，定期组织相关部门单位召开档案工作会议，认真落实数字中国建设重大战略部署，深入学习《“十四五”数字强省建设规划》《数字山东发展规划》《数字机关建设工作方案》等政策文件，定期交流协调相关工作，有序推进各级档案馆的数字档案归档及管理工作，进而为数字档案保管模式发展奠定了坚实的基础。

（二）强化数字档案馆建设的基础保障。鉴于数字档案保管模式的发展本身就是一项兼具复杂性与专业性的系统化工程，除了需要构建完善的机制之外，还应充分考虑到不同发展背景下数字档案的利用需求、技术环境、档案室（馆）保管能力、政府机构改革、档案管理体制等多方因素的变革。根据时代发展需要，有针对性地强化数字档案建设的基础保障。对此，龙口市档案馆主要从以下几个方面入手：第一，加大了专项资金支持和软硬件基础设施建设。向财政申请专项资金，引入先进的数字扫描仪、服务器、磁盘阵列等硬件设施设备，对现行的数字档案管理系统进行升级更新，不断完善数字档案信息资源数据建设，确保数字档案馆硬件水平得以提升。第二，加强对民生档案管理的重视程度。龙口市档案馆在具体工作中，围绕农村房产、职称评审、单位调动、家庭关系证明等涉及民生且群众利用率较高的档案，在系统中设置专题目录，以方便有需要的群众对相关档案进行有针对性的检索利用。第三，通过现场调研、实地考察等方式，积极汲取周边县市的相关经验，结合自身实际，持续推进数字化档案的网络化、一体化建设。

（三）完善档案信息资源数据库建设。随着数字档案建设的不断推进和完善，数字档案管理系统已逐渐演变为挖掘档案信息价值、提高档案资源利用效率的重要载体。因此，不仅需要对现行数字档案管理系统的功能设计和系统架构进行优化，还应不断完善档案信息资源数据库建设。在推动档案数字化、信息化发展的基础上，龙口市档案馆利用数据库技术创建更加高效、便捷的档案数据信息管理中心，以实现档案信息资源的高效共享，进而为提高数字档案服务水平、创新数字档案保管模式提供强有力的技术支持。首先，龙口市档案馆从健全安全保障体系的角度入手，积极建立和完善涵盖数字资源管理、机房管理、设备管理、人员管理和安全管理的规章制度，以实现对数字档案管理系统和数据资源的安全保障，并安排专人对数字档案信息系统安全等级加以测评，结合实际的考察结果，在现行系统中增设指纹识别、多角度监控等多重防护手段，以达到提高数字档案安全防范水平的目的，最大限度地防范因数字档案丢失或被篡改的风险隐患。其次，应用智能化、虚拟化技术手段，将库房管理、编研开发、开放鉴定等业务纳入数字档案馆系统中，实现以往人工管理模式向智能化管理模式的过渡、转型。同时，还对现有的湿温度控制系统、门禁系统、监控管理等系统数据进行整合，积极构建高度集成的数字档案管理平台，进一步优化系统功能，不断提高档案信息的检索查阅效率及服务效果。最后，深化档案信息的开发利用，持续推进档案资源开发和现代化信息技术的深度融合，为各级各部门政务服务应用及辅助决策提供准确、可靠的参考资料，努力开创数字档案保管与大数据融合发展的新格局。

（四）加强高素质档案人才队伍建设。为持续推进数字档案保管模式发展，仅靠完善相关基础保障及档案信息资源数据库建设显然是不够的，还应根据不同时期的数字档案保管要求，加强高素质档案人才队伍建设，从根源上提升各级档案馆的数字化档案保管水平。一方面，加大宣传引导。在现代化技术更新迭代的环境下，引导各机关企事业单位档案管理人员主动转变陈旧、滞后的管理理念和思维模式，加大对数字档案保管模式的深入了解，积极探索适合本地本部门数字档案保管模式的发展路径。为此，龙口市档案馆根据数字档案保管需要，加大对计算机网络等相关专业优秀人才引进力度，广泛吸纳、引入兼具数字档案保管经验和现代技术应用能力的复合型人才，持续优化馆内的从业人员结构；另一方面，针对全市机关单位和镇街区现有的档案管理人员，通过定期组织专业化、系统化的岗前培训、继续教育、知识讲座等多种活动形式，为档案相关从业人员传授最新的档案管理知识、经验和技能，进一步强化现有档案管理人员的职业素养和专项技能，使其更好地完成自身的本职工作。另外，龙口市档案馆还建立健全了责任追究机制及考察机制，鼓励馆内人员积极撰写相关专业论文和信息报道，参加系统化的数字档案管理研讨会和上级组织的档案培训交流活动，持续锤炼馆内档案管理人才队伍的整体素质。通过加强与其他县市档案馆的高效沟通及交流，不断汲取优秀的数字档案保管模式和管理经验，并结合本馆的实际情况和发展现状，对现行的工作机制加以优化创新，组建一支符合数字档案保管模式发展需要的高素质档案人才队伍，为后续推动数字档案发展创新夯实人才根基。

四、结语

综上所述，数字档案保管模式的创新发展尤为重要，是新时期全面提升档案现代化管理水平，持续推进数字档案建设统一部署的关键所在。因此，档案馆必须高度重视数字档案管理模式的创新优化，正确认识加快数字档案馆建设的现实意义，围绕本区域社会需求，通过构建自上而下的政府引导机制，强化数字档案馆建设基础保障，完善档案信息资源数据库建设，加强高素质档案人才队伍建设等，加快推进数字档案保管模式的创新变革。在保证数字档案保管模式与时代发展相契合的同时，助力推动我国档案事业高质量发展。