新形势下档案开放鉴定工作对策探索与路径思考

文/咸宁市林业科学院 丁英萍 王艳丽

档案开放鉴定是连接档案保管与利用的桥梁，是维护党、国家和个人权益的必要条件。随着“以人民为中心”服务理念的深入践行和持续发展，档案部门要认真履行“记录好、留存好”工作职责，围绕“保管好、利用好”时代要求，与时俱进、不断创新，积极打造档案服务平台。目前，已有1000余家档案馆接入全国档案查询利用平台，为社会公众提供跨区域、跨层级利用服务。但是，开放鉴定任务艰巨、专业力量薄弱、鉴定手段落后、机制不健全等因素，仍在一定程度上局限了档案开放工作进程，制约了利用服务效果。

一、档案开放鉴定工作的意义

（一）有利于优化馆藏结构。档案开放鉴定是在馆藏档案封闭期到期前进行的，通过对档案内容进行政治性、保密性、安全性审查，依法完成到期应开放档案的划控程序，做出向公众开放使用或内部控制使用决定的鉴定。从目前各级综合档案馆馆藏结构来看，不论纸质档案或是数字档案，都占据了一定的存储空间，由此也形成了信息需求不断增长与档案拥塞之间的矛盾。档案开放鉴定作为档案资源开放与否的重要环节，直接决定了档案信息资源开放的质量。因此，档案开放鉴定工作的开展有利于对档案利用权限进行综合评估和权衡，及时有效进行筛选和整合，达到优化馆藏结构，盘活档案资源，提高档案利用率的目的。

（二）有利于满足公众需求。档案鉴定开放是档案利用的前提和基础。2021年，新《档案法》对档案开放期限、公布形式、利用方式及档案开放审核等内容进行了明确，档案开放工作也适应新形势进行了调整。2022年8月1日，新施行的《国家档案馆档案开放办法》（以下简称《办法》）标志着档案开放迈出了新的步伐。《办法》重点围绕谁来开放档案、如何开放档案、开放哪些档案、开放档案如何利用等问题进行了阐释，并且对公众利用开放档案、在拓展利用渠道、简化档案利用手续、改善利用服务条件等方面作出了具体解释和规定，明确档案开放工作应遵循合法、及时、平等和便于利用的原则。由此可见，开放鉴定是档案资源从封闭走向开放的必要环节，积极、有序开展档案开放鉴定工作对于提供高效便捷的利用服务，满足社会公众需求，实现档案“资政、育人”效果，共享档案事业发展成果具有积极意义。

二、档案开放鉴定面临的挑战

（一）鉴定任务艰巨。当前，各级档案馆承担着集中保管、开发利用等法定职能，档案资源数量庞大、形式多样。新《档案法》将档案开放期限缩短至25年，既是档案部门回应社会关切、满足群众需求所做出的努力和改变，也是激发档案资源活力，主动适应时代快速发展与进步的自我革新和自我加压。毫无疑问，这将对档案馆提出更高的工作标准和要求，也将带来馆藏档案开放鉴定任务激增的压力。新《档案法》明确提出，尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。新实施的《国家档案馆档案开放办法》在档案开放审核环节明确指出，国家档案馆与档案形成单位或者移交单位共同构成档案开放审核主体。上述条款有效界定了双方的主体责任及法定义务，通常来讲，在一定程度上确实缓解了档案馆开放鉴定任务倍增的重担，但不容忽视的是，档案开放鉴定工作对于档案形成单位或移交单位不仅是新的挑战和难题，还因其专业力量较之档案馆更为薄弱，鉴定质量令人担忧。档案馆如果没有做好与档案形成单位或移交单位在增量档案方面的指导和衔接，工作效率将大打折扣，严重影响档案进馆质量和进度，鉴定任务将只增不减，浪费更多的人力和物力。

（二）专业力量薄弱。档案开放鉴定工作需要政治嗅觉敏锐、专业素质过硬、结合文件内容和特征善于分析和灵活运用，解决具体问题的复合型人才。但就目前开放鉴定专业力量来看，各档案形成单位鉴定人员取得档案专业技术职称的人员为数不多，档案理论研究和紧跟档案前沿信息有所欠缺，开放鉴定甄别和研判能力不足，政策法规和细则把握不准。同时，受传统思想束缚，在开放鉴定中认为只要少开放，就不用担责任和风险，片面理解“宁严勿宽”。比如关于人事任免调动、干部表彰奖励、职称评定等事项应遵循“结果开放、过程控制”的特殊情况处理；具有结论性的决定、通知、通报类文件可以开放；具体研究讨论的过程性文件或记录则应控制，而不是以简单思维方式直接将属性类似的文件“一刀切”，致使本应开放的档案没有正常开放，为后续进馆移交工作带来了不必要的工作量。

（三）鉴定手段落后。档案开放鉴定是实施解除控制和密级工作的法定程序。就目前而言，各级档案馆和档案形成单位或移交单位在档案开放鉴定推进过程中均承担着主体责任，在鉴定工作总量不变、鉴定人员力量不增的情况下，要求依然以人工方式逐卷逐件进行鉴定，其工作量可想而知。同时，在具体实施过程中，开放鉴定控制原则主要依据《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》进行实施，不同单位、不同鉴定人员难免因理解不同而产生差异性和不确定性，开放鉴定质量和水平难以保证。

（四）鉴定机制不健全。开放档案就是对形成到期和保密期满的室藏档案解除控制和密级，依法向社会提供无须审批的公开利用。尽管新《档案法》和《办法》相继实施，但在具体执行过程中绝非易事，档案开放鉴定工作机制是否健全决定着档案开放进程的快与慢。一是主体意识不强。由于档案开放鉴定工作涉及层面广且十分复杂，规定和细则又较为宽泛，导致分类过程中缺乏明显界限和区分。因此，部分单位认为档案最终是要进馆的，档案开放鉴定还是交由综合档案馆专业技术人员鉴别最为权威和专业，自己只要把握宁严勿宽的原则就可以了；或是因为开放鉴定工作量大，过于依赖第三方档案服务机构让其介入关键环节和核心领域，没有意识到只有档案形成单位本身才是最了解各自职能和背景的主体，相比各单位档案员的稳定性和持续性，第三方档案服务机构工作人员往往因为流动性大，能力和水平也参差不齐，其安全性和准确性难以保证。二是历史旧账较多。目前，各级档案馆馆藏档案因年份的累积存量数较大，出现“输入多、输出少”的局面或“重保管轻利用”的现象，存量档案的鉴定已让档案馆不堪重负，加之逐年进馆增量档案的开放鉴定工作使任务更为繁重和艰巨。三是解密工作缓慢。开放是档案资源共享的关键所在，通过开放鉴定才能明确档案共享利用的范围，但在涉密文件的开放鉴定过程中，按照“谁定密，谁解密”的原则，档案形成机关无权处置其他机关或者上级机关的涉密档案。因此，档案部门向原档案形成机关要求解密时，涉密档案开放受阻现象偶有发生。

三、档案开放鉴定的对策和提升路径

（一）加强组织和保障。档案开放鉴定是国家档案馆依法向社会开放馆藏档案前必须履行的法定程序，是处理开放档案与保守国家秘密的必要措施，是具备政治性的档案业务工作。因此，强有力的组织领导是保障档案开放鉴定工作的有效推进器和稳定器。各级档案馆和档案形成单位应高度重视，不能片面认为开放鉴定工作是某部门或档案员个人的工作，应组织人员力量全力配合，形成合力，将任务层层分解、落实到人。档案开放鉴定工作在档案开放鉴定领导小组（委员会）领导下开展，下设开放鉴定工作小组，分阶段分步骤进行鉴定，还可以邀请立档单位档案人员和保密部门工作人员参与，根据实际需要，也可聘请有相关工作经验的人员参加。

（二）提高素质和能力。鉴定人员的业务素质和综合能力直接关系到档案开放鉴定工作是否顺利开展。一方面，通过档案部门组织业务培训来提高各立档单位鉴定人员的业务能力和水平，同时鉴定人员自身也要做到深钻细研，把掌握和运用档案知识作为履行职责和推动工作的必备能力，以此确保档案开放鉴定进馆质量的第一道关；各级档案馆工作人员也可以通过“走出去、请进来”等参观研讨、交流互鉴等方式拓宽眼界、取长补短，将信息触角延伸至各领域各行业，进一步提高鉴定水平和能力；另一方面，充实专业力量，储备专家库。从各部门挑选政治素质过硬、业务水平拔尖的资深档案员或档案职称取得中级以上的人员进行能力再提升和专门培训，组建成优势互补，适应档案新形势、新要求的档案鉴定专家队伍，从而把好档案开放鉴定进馆的最后一道关。

（三）创新手段和管理。随着时代的发展和科技的进步，公众已不再满足单一的档案利用服务模式，应创新举措、加快步伐，推进档案开放进程。一是打破以“卷”为单位的局限。一直以来，因卷内个别文件控制，导致整卷文件无法正常开放利用。应突破传统思维模式，除卷内个别文件属保密范围控制外，其余内容可以采用“文件级鉴定法”，能够更精准有效增加档案公开数量。二是数据挖掘辅助开放。随着信息技术在各领域的开发运用，可以升级管理手段，探索新路径，在档案开放鉴定中尝试引入数据挖掘技术，提升档案开放鉴定工作的准确性和高效性，减少档案开放鉴定工作中的时间成本和人力损耗，使科技赋能档案开放鉴定全流域。比如，可以根据文件性质和文本特征，结合历史背景，将涉及政治事件、对外关系、公民隐私等问题进行主题分析，提炼敏感词和抓取控制使用高频词，通过相关规律摸索与开放控制之间的因果关联，建立档案信息开放与控制使用数据库，形成批处理智能化；依托档案数字化副本，实现鉴定初审、复审、鉴定委员会审定、目录打印、数据分类输出等全流程自动化的档案开放鉴定辅助管理，提升整体工作效率，避免因人工鉴定的主观判断和解读不同造成偏差。

（四）完善机制和流程。健全的工作机制和流程是保证档案开放鉴定工作顺利开展的重要保障。一是加强沟通和协调。档案馆在分期分批接收移交开放鉴定档案的过程中，其工作量非常大，耗时又耗力，应侧重将鉴定关口前移，任务分层处理，引导档案形成单位或移交单位切实发挥主体作用和协同能力，认真做好降解密和鉴定划控工作。在移交过程中，如果对开放鉴定结果持有不同观点和意见，应及时进行沟通和衔接，做到共商共议、共促共进，确保增量档案进馆质量。档案形成单位也应牢固树立大局意识，发挥积极主动性，明晰自身职责和任务，全力配合档案馆圆满完成移交进馆任务。二是规范程序和要求。在开放鉴定工作启动前，应熟悉和掌握开放鉴定相关依据和原则，争取领导重视后，根据实际情况，成立档案开放鉴定领导小组（或委员会）和开放鉴定工作小组两级组织。档案开放鉴定领导小组负责、研究开放鉴定工作重大事项决策；开放鉴定工作小组具体承担基础鉴定工作。开放鉴定工作小组一般由本单位档案管理部门、相关业务科室人员组成。档案员应提前对小组成员进行内部培训和学习，在借鉴档案主管部门制定的办法和标准的基础上，结合行业特点和职能合理划定开放控制范围，细化后形成内部控制标准，避免因把握标准不一造成结论不同。同时坚持“谁形成，谁鉴定”，由文件形成人员或形成部门出具开放鉴定初审意见，并且推荐档案业务精通人员担任开放档案鉴定小组副组长，采取间接鉴定法对基础鉴定结果进行全面复查或重点抽查，纠正鉴定中出现的错误，做出初审结论，从源头上把控好档案开放鉴定质量，避免后期出现重复性工作。三是严格安全和保密。针对开放共享与信息安全产生的冲突和矛盾，必须以维护党和国家的根本利益安全以及方便广大群众了解和利用为出发点，认真执行档案开放鉴定程序和规定，依照相关法律法规有针对性地进行开放；加强档案服务机构管理。提高准入门槛，建议档案部门在组织立档单位档案员统一培训时，将服务机构纳入其中，进行考核后具有相关资质的机构才能进行相关服务；严格控制新进馆档案涉密划控。将新形成的档案开放鉴定文件提前纳入密级审查范围，严把前端控制和利用关口，避免出现档案信息泄露等问题，筑牢档案开放鉴定的“防火墙”。