APP下载

行政机关公文格式常见问题分析

2023-02-22龙岩市新罗区人民政府办公室陈婕

办公室业务 2023年1期
关键词:附件字体正文

文/龙岩市新罗区人民政府办公室 陈婕

一、行政机关公文格式规范化的意义

公文的书写格式较为严谨,严格按照格式要求发布公文,遵守公文格式的相关制度和标准,更好地凸显公文内容,使公文更为整齐和美观,提高公文的有效性和价值。行政机关公文格式规范化具有重要的意义:一是有利于准确传达政策和信息。行政机关是国家行政权的行使者,公文具有规范体式和法定效用,公文格式规范化能有效提高交流沟通的效率。二是有利于维护公文的严肃性和权威性。公文拟定中的流程较为严格,且公文格式自成一体,具有法定效力和规范体式,自起草之初就诠释着国家行政机关的庄严性,规范性公文显示出公文的严肃性和权威性,对行政法规使用的章程、条例、规定等至关重要。三是有利于提高工作质量和效率。公文在起草、审核和签发上都有统一的公文格式,这样可以精简公文处理的时间和效率,为行政机关公文的收、发、整理归档起到提质增效的效果,尤其是在如今公文处理自动化环境下,公文格式规范化可使工作质量和效率倍增。

二、行政机关公文格式常见问题分析

(一)版头部分的公文格式常见问题。在公文的规格样式中,版头部分常见的问题主要有三类:一是发文机关标志名称不全。制发公文的机关单位尚未标注机关名称,使得版头部分不完整。二是发文字号不规范。公文版头的字号和字体有着相应的标注标准,但在公文处理中还存在序号用虚数、错用括号、字号小于3号、字体不标准等多个问题。三是签发人标识不合规定。有的部门在公文发布中字体没有使用楷体,而是其他字体,更有甚者在公文起草和拟定时缺少签发人的签字,公文格式不严谨。

(二)主体部分的公文格式常见问题。1.标题问题。标题问题是行政机关公文格式中的常见问题之一,存在公文标题的字体、字号没有严格按照规定写作的现象,有时用宋体加粗,有时用黑体加粗,字号的选择也存在随意性较大。不仅如此,有些公文中还存在标点符号滥用的问题,顿号、逗号的使用不当以及书名号的重复使用等不规范的现象仍然存在,容易造成歧义。如:《××县人民政府关于转发〈××市人民政府关于转发《××省人民政府关于印发××的通知》的通知〉的通知》;此外,还存在语义重复的问题,在公文中“请求”和“请示”重复出现在一个标题之中,如:《XXX局关于请求解决xxx的请示》。2.正文问题。公文的正文部分格式问题较为多见,主要表现为正文中应用公文的格式不对。具体说来,一是在正文中括号的使用不当,如“依据xx厅〔2022〕28号文《关于xxx的通知》”“xx厅〔2022〕28号文”出现在标题前面就是错误的,标题和引用的发文字号问题尚未理清。二是文中结构层次序数词使用不规范。结构层次序数中第一层是“一、”第二层变成了“1”或者“(1)”,这样的序数词表达在字体和标点上都存在不规范。3.结尾问题。公文结尾部分是公文格式的重点,包括发文机关署名、加盖印章、成文时间等内容。其中,存在发文机关署名和印章不一样的问题,如:“XXX县人力资源和社会保障局”只署名为“XXX县人社局”。加盖的印章不清晰、不居中、不端正,印章使用不规范或错盖在了成文时间以外的地方,成文时间未用阿拉伯数字表示年、月、日等都是公文结尾部分的常见问题。此外,公文排版后不能容下印章时,印章与正文分属两页,且印章页显示“此页无正文”或出现空白页的现象仍然存在。4.附件标识问题。公文附件编排错误也是常见问题之一,附件作为正文内容的组成部分,与公文正文具有同等效力,不少机关单位对附件标识认识不清,经常出现主附分离的情况,影响了公文的规范性。

(三)版记部分的公文格式常见问题。1.主题词问题。现如今,相关条例规定取消了公文主题词,也就是说,在公文格式中,现已不存在主题词的现象,出现主题词的公文格式是错误的。但许多机关在文件制发中经验主义盛行,仍然凭借长期的公文制发经验拟定公文,还是写有主题词,究其原因,主要是由于公文写作单位尚未与时俱进加强公文规范的学习,使得主题词现象时有发生。2.抄送格式问题。首先,是抄送名称不统一的问题,没有严格用“抄送”两个字,而是自主命名为“抄报”“报送”等标识。其次,回行时没有与冒号后的抄送机关对齐,在抄送较多机关时,间隔符号使用不当,用“、”或空格,最后一个抄送机关不标句号等不规范的格式仍然存在,如:县(区)级单位行文需要抄送市级单位的,写成“抄报:市XX局、市XX局、XX中心”。最后,抄送给不该抄送的机关,造成了公文资源的浪费和公文处理部门的工作负担。

三、行政机关公文格式规范化应用的策略

行政机关公文要求按照专业的公文格式进行写作,加强对公文格式的规范化,降低公文中的常见问题的出错率,可以结合当前公文格式中的常见问题,有针对性地进行优化,将公文格式规范化贯穿始终,确保公文的质量。

(一)版头部分公文格式规范化应用的策略。版头部分是重要内容,一是要补全发文机关标志名称。对于制发公文的机关单位,应强调标注机关名称的重要性,在版头中写全机关单位名称。二是发文字号一般位于版头的下空2行,居中排布。有固定的标准和模式,用3号仿宋字体显示,数字符号也有相应的规定,年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注,年份应标全称,在标点符号的使用上,括号的使用应引起重视,用六角括号“〔〕”括入,避免因为括号的不规范影响公文质量。同时,发文顺序号不加“第”字,直接用阿拉伯数字开头,序列号的使用则不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字,尽量不使用自动编号,且机关代字、年号和序号缺一不可。三是签发人的位置在公文的右上角,居右空一字,“签发人”三个字应编排在发文机关标志下空二行位置。

(二)主体部分公文格式规范化应用策略。1.公文标题的规范化应用。公文标题是对公文内容的概括与揭示,公文标题用二号小标宋体,一般不加粗,标题末不能使用标点符号,法规、规章名称可加书名号。多行时采用梯形、菱形和倒梯形,每行词意完整、长短适宜、间距恰当。标题用语不能有歧义,文字表述要用语精炼,说明发文缘由,使人一目了然。如《XXX局关于请求解决xxx的请示》,在公文标题中出现了“请求”和“发请示”两个动词,应改为《xxx局关于解决xxx的请示》;如《××县人民政府关于转发〈××市人民政府关于转发《××省人民政府关于印发××的通知》的通知〉的通知》应改为《××县人民政府关于转发〈××省人民政府关于印发××的通知〉的通知》。2.正文部分的规范化应用。行政机关公文的正文部分主要起到申述观点、叙事明理的作用,正文中括号的使用应出现在标题之后,如“xx厅〔2022〕28号文《关于xxx的通知》”,“xx厅〔2022〕28号文”就应置于标题后面,改为“《关于xxx的通知》xx厅〔2022〕28号文”,字体通常为3号仿宋体字,公文首页必须显示正文,按照规范的格式叙事具体内容。文中结构层次序数词使用方面,一级标题用黑体“一、”,二级标题用楷体加粗“(一)”;三级标题用仿宋GB2312加粗“1.”;四级标题用仿宋GB2312加粗“(1)”,公文应严格按照正文结构层次序数词行文。3.结尾部分的规范化应用。公文的结尾应简明概括全文,结尾可用“特此通知”“特此报告”“妥否,请示复”等。公文末尾阐明公文生效、实施的日期,日期落款一旦注明时间即可生效。在发文机关署名、加盖印章、成文时间方面注意格式的规范化,特别需注意发文机关的署名要与印章署名一致。在加盖印章方面,用红色印章,印章显示应清晰、居中、端正,下压成文日期,作为公文生效的凭证。成文日期必须用阿拉伯数字将年、月、日标全,月、日不编虚位(即1不编为01)。此外,公文排版不得出现空白页或“此页无正文”的字样,以防止对公文原文的人为添加和篡改。4.附件标识的规范化应用。附件在公文排版中也有明确的格式要求,附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。对“附件”字体的使用和空格有要求,“附件”二字及附件顺序号在左上角顶格显示,应使用3号黑体字。附件标题居中编排在版心第三行,其中对于附件内容的格式,要求同正文一致。

(三)版记部分公文格式规范化应用的策略。

1.抄送的规范化应用。文件如有抄送机关,需要根据抄送机关的数量进行合理安排,在字体的选择上,一般用4号仿宋字体标明抄送机关名称,在印发机关和印发日期上一行,左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号。对行政机关公文抄送的规范如下:一是要统一抄送名称。严格用“抄送”两个字,力求标准化和统一化的标识。二是“抄送”回行应与冒号后的“抄送机关”对齐。根据抄送机关的性质,在抄送较多机关时间隔符号使用逗号“,”隔开;当抄送机关间是并列关系的,它们之间的符号应当使用顿号“、”,最后一个抄送机关应清晰标明句号“。”。三是“抄送”公文的严谨性。精选抄送机关单位,避免给不需要的机关单位抄送。此外,从抄送机关的排列顺序上看,若按隶属关系分,即根据行政单位上级和下级的关系,从上至下的顺序依次为:上级机关、平行机关、下级机关;若按系统分,即根据行政单位不同组织和部门的关系,从高到低的顺序依次为:党委、人大、政府、政协、纪委、法院、检察院、军队、下级政府和本级政府各部门。2.印发机关和印发日期的规范化应用。印发机关是公文的印制主管部门,在字体选择上印发机关的字样采用4号仿宋字体,印发日期也应采用4号仿宋字体。需要注意的是,在编排上对印发机关和日期应排版在末条分隔线之上,同时注意字体和版面的空格,一般要求印发机关左空一字,印发日期右空一字,严格按照要求进行空格。在数字的使用上,统一使用阿拉伯数字标全年、月、日,后加“印发”二字。如:“二O二二年三月二日印发”或“2022年03月02日印发”都不规范,应改为“2022年3月2日印发”。

四、结语

行政机关公文格式中存在许多常见问题,在公文处理中应引起重视。应加大对行政机关公文规范教育培训,通过定期或不定期的培训,加深对公文规范性的认识,提高公文格式的规范化管理,增强公文处理的规范性和权威性。与此同时,还要健全行政公文审核与评估制度,发挥行政机关公文审核的职能作用,对不规范的公文要及时提出问题,严格把好公文格式关,坚持不懈地提高公文质量和行政效率,使公文更好助力行政机关各项工作的开展。

猜你喜欢

附件字体正文
大型外浮顶储罐安全附件常见问题
更正声明
更正启事
附件三:拟制定的标准汇总表
字体的产生
关于TSG 07——2019附件M与TSG Z0004——2007内容的对照
新型武器及附件展呈
组合字体
大鼠脑缺血/再灌注后bFGF和GAP-43的表达与神经再生
字体安装步步通